Hur du praktiskt tillämpar ramavtalet Bemanningstjänster 2012

1. Hur du praktiskt tillämpar ramavtalet Bemanningstjänster 2012 • Uppdaterad 2013-07-01

2. Innehåll • UK mål med upphandlingen • Marknadsförutsättningar • Ramavtalet omfattning • Avtalets villkor • Nyttor med SKI:s Ramavtal • Våra referenser • Leverantörer • Avropsstöd • Uppföljning • Frågor och Svar

3. Så tänkte jag när arbetade med FFUn Målen vid upphandlingen av Bemanningstjänster 2012 - Erbjuda myndigheter bemanningstjänster för de vanligaste efterfrågade personalområdena - Relevant kompetens hos personal - Konkurrensutsätta priserna vid avrop för att sänka kostnaderna - Administrativt förenkla den förnyade konkurrensutsättningen genom mallar och beskrivningar - Erbjuda två typer av avrop: tidsbestämda uppdrag alternativt succesiva avrop under längre period då kund inte i förväg exakt vet när personal behövs - Hänsyn till lokala förhållanden - uppdelning i 21 geografiska anbudsområden - Låga priser pga. förväntat stora volymer - Kollektivavtalsliknande villkor och andra relevanta krav för personal   Ramavtalens syfte är att förse myndigheternas stora behov av personal vid arbetstoppar eller frånvaro av ordinarie personal säger Peter Svensson, ansvarig upphandlingskonsult

4. Marknadsförutsättningar (I) Bemanningsföretagen är en arbetsgivar- och branschorganisation för personaluthyrnings-, omställnings- och rekryteringsföretag med 500 medlemsföretag, varav drygt 400 är auktoriserade bemanningsföretag och/eller auktoriserade omställningsföretag. Antal anställda • Branschen har 61 100 årsanställda (2012), vilket är 95 procent av alla anställda i bemanningsbranschen. • 40 procent är arbetare och 60 procent tjänstemän. Källa: Bemanningsföretagen en bransch- och arbetsgivarorganisation för företag med verksamhet inom uthyrning, omställning och rekrytering. Bemanningsföretagen Marknadsandelar

5. Marknadsförutsättningar (II) Penetrationsgrad på arbetsmarknaden • Bemanningsbranschens penetrationsgrad på arbetsmarknaden var 1,3 procent år 2012. Penetrationsgrad är ett mått på hur stor andel av den sysselsatta befolkningen som arbetar i ett bemanningsföretag. • 135 000 personer var anställda i bemanningsbranschen någon gång under 2012. Källa: Bemanningsföretagen en bransch- och arbetsgivarorganisation för företag med verksamhet inom uthyrning, omställning och rekrytering. Bemanningsföretagen Omsättning totalt 2012 • Omsättningen i branschen var 25,1 miljarder kronor. • Omsättningen för de 35 största företagen var knappt 21 miljarder kronor.

6. Ramavtalet omfattar Bemanningstjänster inom fyra (4) huvudkategorier:1. Administration2. Ekonomi3. Personal4. FastighetFöljande yrkeskategorier kan avropas: 1. Administration Assistent Receptionist/Telefonist/Allroundkontorist Sekreterare/ChefsassistentRegistrator2. Ekonomi Controller Redovisningsekonom Ekonomiassistent Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning 3. Personal Personalhandläggare/Personal-administratör Lönehandläggare/Löneassistent4. FastighetVaktmästare, arbetsledande Vaktmästare/Fastighetsskötare Fastighetsförvaltare Fastighetsvärd/Husvärd Servicereparatör/Fastighetsreparatör Drifttekniker

7. Avtalsperiod apr 2013 – nov 2014. Genomförd av SKI i eget namn Avrop sker med förnyad konkurrensutsättning Klausul som reglerar ev. anställning av uthyrd personal vid UM/UE Revisionsmöjlighet (uppföljningskontroll) är avtalad. Villkor

8. Nyttor… med SKI:s Ramavtal • Snabba leveranser av personal till myndigheter • Lång erfarenhet hos de leverantörer som avtal är tecknade med • Möjlighet för kund att själv beskriva utbildning och kompetens hos personal utifrån mall vid behov • Genomgående låga priser för samtliga yrkeskategorier. • En samhällsekonomisk nytta genom att myndigheter snabbt kan tillsätta personal i viktiga positioner inom ex ekonomi, personal och service • Avtalet möjliggör en kostnadsbesparing mellan 7 – 20%

9. Våra Referenser • 455 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet • 12 avropar på detta avtal idag (juli-13) • Eskilstuna Kommun, Familjebostäder, Laholms Kommun, Lidingö Stad, Partille Kommun, Region Halland, Rättviks Kommun, Skolfastigheter i Stockholm AB, Stockholm Stads Bostadsförmedling AB, Storstockholms Brandförsvar, Sundbybergs Stad, Vimmerby Kommun

10. Leverantörer Pema People AB • Britt-Marie Landström, +46 (0)11-130076 britt-marie.landstrom@pemapeople.se Uniflex Sverige AB • Elin Strandberg, +46 (0)8 555 368 00 elin.strandberg@uniflex.se StudentConsulting Sweden AB • Jessica Hising, +46 727 404707 jessica.hising@studentconsulting.se

11. Leverantörer Manpower Aktiebolag • Marie Mehlin, +46 (0)40 660 63 73, Fax:+46 (0)40 670 17 89SKL.Kommentus@manpowergroup.se Proffice AB • Malin Emond, +46 (0)8 787 17 00, Fax:08-553 419 15bidteam@proffice.com Bemannia AB • Pär Dahlund, +46 (0)8 84 53 00, Fax:+46 (0)8 648 09 00upphandling@bemannia.se

12. Vad händer innan anmält avrop För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att du, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att du som har gällande ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s ramavtal under det egna gällande ramavtalets giltighetstid. Du som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop via vår webbplats. • I vår avtalsdatabas hittar du samtliga ramavtal som vi har upphandlat. Ramavtalet Bemanningstjänster 2012 hittar ni på Ramavtal Bemanningstjänster 2012 . Har du fått inloggningsuppgifter från oss via post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn. Som inloggad kan du även avanmäla dig från avtal. Vem kan avropa? För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste du på förhand ha bekräftat din avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i bilaga ”Avropsberättigade” till ramavtalet.

13. Vad händer efter anmält avrop • Du får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan • Om du använder Tendsign som avtalsdatabas kan du få avtalen utspeglade in i er egen databas i anslutning till avropsanmälan • Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att leverantörer vet vilka som anmält sig för • Leverantör tar påföljande måndag kontakt med dig eller den som angivits som kontaktperson i samband med avropet för frågor om den förnyade konkurrensutsättnigen • Var tydlig med när den förnyade konkurrensutsättningen ska ske och hur du vill att leverantören fortsatt ska agera • Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören • Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst

14. Avropsstöd • Vägledning för förnyad konkurrensutsättning på ramavtalet Bemanningtjänster 2012 • Mer utförlig information hittar du på vår hemsida, där det även finns mallar att fylla i Ramavtal Bemanningstjänster 2012

15. Avropsstöd • Med flera antagna leverantörer och ett avropsförfarande i form av förnyad konkurrensutsättning erbjuds flexibla och framför allt träffsäkra lösningar för aktuellt bemanningsbehov. Vid varje tillfälle är det bara de bemanningsföretagen som verkligen kan leverera som kommer att svara på avropet. Det bidrar också till att nya priser kommer in varje gång. - Konkurrensutsättningen kan genomföras för en längre tidsperiod, till exempel ett år i taget. Det gör att när du är i behov av personal från en dag till en annan kan du snabbt få in en resurs utan att behöva gå igenom den förnyade konkurrensutsättningen vid varje enskilt fall, säger Peter Svensson, ansvarig upphandlingskonsult på SKI.

16. Avrop • Avrop sker genom att du genomför en förnyad konkurrensutsättning. • Du kan avropa extern personal för längre eller kortare tid. • Behov kan finnas vid arbetstoppar, sjukfrånvaro eller annan frånvaro av ordinarie personal för bestämda uppdrag eller extra behov avseende en eller flera yrkeskategorier. • Information om hur den förnyade konkurrensutsättningen ska genomföras inkl. mallar som kan användas ser du på bild 17-18.

17. Förnyade konkurrensutsättningens steg • Beskriv ditt behov av personal • Skicka en avropsförfrågan till samtliga fem (5) ramavtalsleverantörer per huvudområde och geografiskt område • Använd mallen Inbjudan Avrop Bemanningstjänster 2012 • Skicka avropsförfrågan skriftligen per brev eller e-post till leverantörerna. • Ange en tidsfrist för när svar från leverantörerna ska vara dig tillhanda • Inkomna anbud öppnas först när tidsfristen gått ut • Du värderar inkomna anbud där anbud med lägst pris antas • Du skickar tilldelningsbeslut (ditt val av anbud) till samtliga leverantörer med en motivering till beslutet

18. Avrop - mallar • Nedan mallar hittar du på • Bemanningstjänster 2012 Under respektive Ramavtalsleverantör • Mall Inbjudan Avrop Bemanningstjänster 2012 • Mall Anbudsöppningsprotokoll Bemanningstjänster 2012 • Mall Tilldelningsbeslut Bemanningstjänster 2012 • Mall Kontrakt Bemanningstjänster 2012

19. Avropsförfrågan Innehåll i avropsförfrågan I avropsförfrågan anger du följande: • Efterfrågad yrkeskategori • Aktuell arbetsplats • Under vilken tid uppdraget ska utföras. Du kan ange en specifik tidsperiod eller en längre tidsperiod, t.ex. 1 år, under vilken enskilda beställningar kan göras.   • Precisering av de arbetsuppgifter som ska utföras och den yrkeskompetens som personalen ska ha. Preciseringen ska utgå från de beskrivningar som är angivna för varje yrkeskategori i bilaga 01, Yrkeskategorier. • Bilagorna hittar du under respektive ramavtalsleverantör Bemanningstjänster 2012 • Beroende på vilket behov du har kan preciseringen innefatta hela beskrivningen för respektive yrkeskategori eller delar av den.

20. Avropsförfrågan Ålderskategori. • Du anger vilken ålderskategori personalen ska vara i. Normalfallet är att du anger samtliga tre ålderskategorier.   • Vid särskilda omständigheter kan du ange enskilda ålderskategorier. Sådana undantag från normalfallet kan vara att man vill uppmuntra speciella insatser för att öka sysselsättningsgraden för vissa ålderskategorier, t.ex. unga eller äldre arbetstagare.

21. Avropsförfrågan Timprisintervall • Det timprisintervall som ska gälla i den förnyade konkurrensutsättningen, dvs. det pris/timme inom det angivna timprisintervallet som du anser är rimligt att betala för den efterfrågade personalen. En rekommendation är att du anger ett timprisintervall som motsvarar det som jämförbar tjänst hos er. Om du är osäker på vad en rimlig timkostnad är rekommenderas att ange ett brett timprisintervall. • Det timprisintervall som du anger får inte under- eller överstiga följande fastställda timprisintervaller.

22. Avropsförfrågan • Du anger även om den förnyade konkurrensutsättningen ska gälla prisfaktorn för obekväm arbetstid. Du ska i så fall ange med hur många procent den ska viktas, 10 % - 50 %. Ju högre procentsats som du anger desto högre andel obekväm arbetstid förväntas personalen arbeta. • Med obekväm arbetstid menas arbete mellan kl. 18.00 – 07.00, måndag – fredag samt kl. 00.00 – 24.00, lördag, midsommarafton, jul- och nyårsafton samt söndagar och helgdagar. Med normal arbetstid menas arbete mellan kl. 07.00 – 18.00, måndag – fredag, exklusive lunch.

23. Leverantör Månadsvis rapportering av avropad försäljning Informera om ev. byten av kontaktpersoner till SKL Kommentus SKI Följsamhet lokalt mot centralt avtalade villkor och priser Omsättningsredovisning i regelbundenhet och rimlighet Krav gällande skatter och avgifter, ekonomisk ställning samt avtalad leveransförmåga Verktyg för kontroll, förutom direkta kontakter med leverantörer och UM/UE Redovisningar från leverantörer Fakturakopior mm. Inhämtas från UM/UE Uppföljning

24. Kontakt för frågor Kundtjänst

25. SKL Kommentus InköpscentralVi gör hållbara affärer för Sveriges kommuner, landsting och regioner