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CREATIVE OFFICE 추진 사례

문서관리 시스템 (F/S, EDMS) 구축 사례. 화일링 시스템. CREATIVE OFFICE 추진 사례. D 사. 문서관리 시스템 (F/S, EDMS) 구축 사례. 1. 추진개요. 1) 추진목적 1)-1. 사무환경 개선을 통한 자발적인 의식개혁 1)-2. 정보흐름 중심의 문서분류 체계 재구축으로 사무능률 향상 및 효율화 1)-3. 눈으로 보는 관리 구현 2) 추진사 및 기간 2)-1. 1 차사 : H 사외 7 개사 2)-2. 2 차사 : D 사의 7 개사

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  1. 문서관리 시스템 (F/S, EDMS) 구축 사례 화일링 시스템 CREATIVE OFFICE 추진 사례 D 사

  2. 문서관리 시스템 (F/S, EDMS) 구축 사례 1. 추진개요 • 1) 추진목적 • 1)-1. 사무환경 개선을 통한 자발적인 의식개혁 • 1)-2. 정보흐름 중심의 문서분류 체계 재구축으로 사무능률 향상 및 효율화 • 1)-3. 눈으로 보는 관리 구현 • 2) 추진사 및 기간 • 2)-1. 1차사 : H사외 7개사 • 2)-2. 2차사 : D사의 7개사 • 2)-3. 3차사 : D사외 7개사 • 3) 추진내용 • 3)-1. 문서 효율화 • 3)-2. CLEAN OFFICE • 4) 추진조직 • 4)-1. 각사. 전담 CO팀 편성 (TFT) • 4)-2. 구성 : CO담당중역 1인, CO팀장(부장급), CO팀원(과장, 대리급), CO리더(각부서 과장급) • 5) 추진방법 • 5)-1. CO추진 예비조사 • 5)-2. CO추진 발대식 및 교육 (사장포함 전임직원) • 5)-3. CO리더 교육 • 5)-4. 추진 내용별 세부지도, 진단 (그룹점검, 각사 사장점검) • 5)-5. 결과 보고회 • 6) 추진지도 • 6)-1. KMAC 전문위원 (김창호 위원 외 1명)

  3. 문서관리 시스템 (F/S, EDMS) 구축 사례 2. 세부 추진 STEP • 1) 문서 효율화 • 1)-1. 사전준비 : 조직 구성, 상세 계획 확정, 현황판 및 홍보활동, 설문서 작성 • 1)-2. 교육실시 : 전직원, 추진리더 • 1)-3. 현상파악 : 문제점 조사, 분류체계 방향제시 • 1)-4. 분류체계 작성 : 각 부(팀)초안 작성 • 1)-5. 추진리더 WORKSHOP : 작업방법, MANUAL 설명 • 1)-6. 분류정리 : 보존, 이관, 폐기 • 1)-7. 보존년한, 목록표 작성 • 1)-8. 추진리더 WORKSHOP : 문서 작성법 개선 • 1)-9. 문서 작성법 개선 • 1)-10. 문서관리 규정 개정 : 신규 작성 및 확정 (5매 이내) • 1)-11. 총점검 및 보고회 • 1)-12. 사후관리 • 교육 : 추진리더 LEVEL-UP, 연수 • 문서정리의 날 : ITEM별 선정 운영 • 반기별 정기점검, 평가 도입 • 문서 분류체계 재점검 • 문서 간소화 전개 (LESS PAPER OFFICE) • OA화 기반구축 • COMPUTER, 광화일, MICRO-FILM연계(현재 신전자문서 관리 SYSTEM 구축 – 전자결재 등)

  4. 문서관리 시스템 (F/S, EDMS) 구축 사례 • 2) CLEAN OFFICE • 2)-1. 교육 실시 (MIND 혁신) : 전직원, 추진리더 • 2)-2. 현상파악 : “우리 사무실 현재 이렇습니다” 사진 전시회, 사내방송 • 2)-3. 사무 2행 : 개인주변 등 사무환경개선을 실시함 • 2)-4. 사무 효율화 • 회의 효율화 (사무 LOST 산출) • 보고 효율화 (사무 LOST 산출) • 2)-5. 사무환경 개선 • 기본방침 결정 • 개선목표 설정 및 개선 계획 수립 • 실시계획 (수납, SPACE, COMMUNICATION, ZONNING. LAY OUT, 가구, 집무환경)

  5. 문서관리 시스템 (F/S, EDMS) 구축 사례 3. 추진결과 (실시 효과) • 1) 문서 효율화 • 1)-1. 문서 삭감율 (1차사 : 43%, 2차사 : 45%) • 1)-2. 문서 폐기량 (1차사 : 97톤, 2차사 : 105톤) • 1)-3. 문서 검색시간 단축 : 1분이내 검색 (실시전 7~20분) • 1)-4. 사무효율 향상 인지도 (1차사 97% 긍정, 2차사 94% 긍정) • 1)-5. 정보 공유화 • 1)-6. 보존년한 현실화 • 1)-7. 비규격 문서의 체계적 관리 • 1)-8. 문서관리 규정 개정 • 2) CLEAN OFFICE • 2)-1. 디스켓 정리 등 절감율 (1차사 40%, 4천만원, 2차사 41% 5천백만원) • 2)-2. 개인사물 추방 (1차사 65%, 2차사 61%) • 2)-3. 기능적 사무공간 창출 (1차사 249평, 2차사 304평) 4. 추진시 문제점 1) 개인주의 및 이기주의에 의한 타성 타파의 어려움 (의식 개혁 측면) 2) 체계적인 사고접근 미흡 3) 문서 사장화 및 개인 사물화

  6. 문서관리 시스템 (F/S, EDMS) 구축 사례 4. 사후관리 1) OA화 접목에 따른 지속적 관리 DSN 정보시스템 PIMS (GOOD DAY) WINC • 경영 • 기획 • 총무 • 인사 • 경리 • 생산 • 일정관리 • 업무진행관리 • 서류함관리 • 문서수발관리(문서작성 결재, 보고, 쪽지통, 회의) • 전자게시판 • 자료정보관리 • 구매자재 • 영업 • 품질경영 • 정보 LESS PAPER OFFICE 가택근무 현실화 • CREATIVE OFFICE 유지관리 • 일상업무 혁신 생활화 (모든 업무는 PIMS에서 관리) FLOW 출근 GOOD DAY 접속 일정·업무확인 : 문서, 정보 수신 및 발신 일상업무 실행 업무 및 정보작성, 보고 문서화일 정리 [국내·왜 출장업무도 위 FLOW와 같이 접속되어 업무수행]

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