Séminaire Comment créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007

1. SéminaireComment créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2007 Réaliser des documents lisibles par tous Mardi 10 juin 2008 Sylvie Duchateau, Association BrailleNet Dominique Burger, INSERM, Association BrailleNet Jérôme Adam, Easylife conseil, « Osez simplifier la vie » Philippe Beraud, Microsoft France

2. Bienvenue à toutes et à tous • A cette 3ième session du séminaire • Déroulé de notre journée • Accueil • 9h30 – 11h00 • Pause et démonstrations • 11h15-12h30 • Pause Déjeuner et démonstrations • 14h00-15h30 • Pause et démonstrations • 15h45 – 17h30 • Conclusion

3. Pourquoi ce séminaire • L'accessibilité numérique est une nécessité • Des plateformes de consultation de plus en plus diverses • Le contenu d’un même document électronique sert à de multiples usages • De plus en plus de personnes concernées • Un instrument de lutte contre l'exclusion des personnes handicapées et des personnes âgées • De nombreuses mesures simples permettent de faciliter le quotidien de ces personnes • Un document électronique pourra être consulté par tous

4. Pourquoi ce séminaire • L'accessibilité numérique est une nécessité • Elle garantit non seulement un accès égal à tous mais contribue également à la qualité, l’ergonomie et à la facilité d’utilisation • Cf. Livre-blanc « L’accessibilité de quoi s’agit-il ? » • http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=b7864e09-be31-49d4-a608-9907d72e8720&displaylang=fr

5. Pourquoi ce séminaire • L'accessibiliténumériqueest une obligation • 2002 : Résolution du Parlement Européen sur l’accessibilité des sites Web publics et de leurs contenus (EP resolution 2002-0325) • 2005 : Loi votée par le parlement français le 11 février 2005 – Article 47 • 2007 : Adoption par les Nations Unies de la Convention relative aux Droits des Personnes Handicapées le 13 décembre 2006 - signée par 118 pays (par la France en mars 2007)

6. Pourquoi Microsoft Office Word 2007 • Le traitement de texte est le premier outil de création de documents électroniques • Tout le monde (ou presque) utilise un traitement de texte • C'est le premier outil dans la chaîne éditoriale • Microsoft Office Word est un des traitements de texte les plus utilisés au monde

7. Pourquoi Microsoft Office Word 2007 • Plusieurs versions depuis 1989 • Microsoft Office Word 2007 offre une prise en compte accrue de l’accessibilité • Les principes abordés dans cette formation restent valables pour les versions précédentes • Guide en ligne « Créer un document accessible avec Word 2003 » • http://www.braillenet.org/guides/msword2003/ • Formation en ligne « Créer un document accessible » • http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC063800961033

8. Objectifs du séminaire • Appréhender les points fondamentaux • Mieux comprendre ce qu'est un document accessible • Observer l'impact et l'intérêt de l'accessibilité sur des exemples • Apprendre à créer un document accessible avec Microsoft Office Word 2007 • Etre capable de vérifier ses productions • Savoir évaluer l'accessibilité d'un document • Disposer des ressources nécessaires pour aller plus loin

9. Nouveautés de Microsoft Office Word 2007

10. L’interface de Word en 1989 • Word ne comptait que 100 fonctionnalités

11. demo Nouvelle interface

12. Éléments de la nouvelle interface • Ruban contextuel à la place des menus déroulants • Bouton Office pour accéder aux fonctionnalités les plus courantes • Amélioration de l’aide • Prévisualisation du résultat avant clic • Barre flottante • Zoom • Barre de menu personnalisable

13. Ruban Office • Le contenu du ruban varie en fonction de la tâche effectuée et présente les commandes le plus à même d‘être utilisées pour cette tâche • Onglet : une zone d’activité • Groupe : jeux de commandes connexes pour un type de tâche • Commandes 3 1 2

14. Ruban Office • Pour en faciliter la prise en main • Ruban personnalisé «  Prise en Main  » • https://code.msdn.microsoft.com/Release/ProjectReleases.aspx?ProjectName=OfficePriseEnMain&ReleaseId=217 • …Avec un accès immédiat à l’ensemble des liens utiles • Ex. «  Guide interactif de référence des commandes de Word 2003 et Word 2007 » • http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HA100744321036.aspx • http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=9044790B-4E24-4277-B714-66D7B18D0AA1&displaylang=en

15. Raccourcis Clavier • Touches accélératrices pour le ruban • Des raccourcis pour chaque bouton du ruban • Des raccourcis qui nécessitent souvent moins de touches • Activées via la touche ALT et visibles via des badges • Egalement disponibles dans une aide technique par le biais de la technologie Microsoft Active Accessibility (MSAA) • Ex. ALT + F + I pour afficher les options de Word 2007

16. Raccourcis Clavier • Et les anciens raccourcis via la touche ALT ? • Toujours utilisables, mais comme les anciens menus ne sont pas disponibles, aucune indication ne s'affichera à l'écran pour rappeler sur quelles lettres appuyer • Nécessité de connaître toutes les touches de chaque raccourci pour pouvoir les utiliser • Un message invite à continuer la séquence pour la touche d'accès rapide Office 2003 ou à appuyer sur la touche ECHAP

17. Raccourcis Clavier • Via la touche CTRL indépendamment du ruban • Restent inchangés par rapport aux versions précédentes de Word • Ex. CTRL+C pour Copier ou CTRL+ALT+1 pour Titre 1

18. Raccourcis Clavier • Déplacement au sein du ruban • Les touches DROITE et GAUCHE permettent d'accéder aux onglets adjacents • La touche HAUT permet d’activer la barre d'outils Accès rapide • La touche BAS permet d'accéder à l'onglet actif afin de se déplacer ensuite à l'aide des autres touches de direction • La touche TAB permet de passer d'une commande à l'autre au sein d'un groupe, avant de passer au groupe suivant • Activer différent éléments • La touche F6 permet d’activer successivement le document ouvert, les volets Office ouverts, la barre d'état en bas de la fenêtre et le ruban

19. Raccourcis Clavier • Pour aller plus loin • « Raccourcis Clavier du système Office 2007 » • http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101562731036

20. Evolution des formats Office Open XML Office 2007 Formats Office Open XML Formats binaires Office 2003 Prise en charge de XML Office XP Premier format XML pour Excel Office 2000 Innovation Propriétés de document XML Office 97 Formats de fichiers binaires conçus en 1994

21. Evolution des formats Office • Microsoft Office Word 2007 • Nouveau format de fichier Office Open XML par défaut • Nouvelles extensions de fichier • .docx pour un document Word 2007 • .dotx pour un modèle Word 2007 • Lecture/Enregistrement des anciens formats (binaires) • Versions précédentes d’Office • Lecture/Enregistrement du nouveau format avec le Pack de compatibilité

22. Compatibilité avec les anciens formats binaires • Pack de compatibilité • Conversion de fichiers au cas par cas • Pour Microsoft Office XP et 2003 • http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=fr

23. Compatibilité avec les anciens formats binaires • Mode de compatibilité • Edition et sauvegarde des fichiers dans l’ancien format binaire • Fonctionnalités d’Office 2007 désactivées

24. En guise de préambule

25. demo Comment les personnes handicapées lisent des documents électroniques : démonstration d'une aide technique

26. Donner une alternative aux éléments non textuels

27. Donner une alternative aux éléments non textuels • Objectifs • Donner une alternative aux éléments non textuels… • Photos, diagrammes, cartes, graphiques (SmartArt), dessins, etc. • …en utilisant correctement les texte de remplacement et légende • Le texte de remplacement décrit au mieux le contenu de l’élément non textuel lorsque celui-ci ne peut être affiché ou perçu • La légende permet de référencer l’élément non textuel dans le contexte • La légende doit être placée en dessous de l’élément de façon à pouvoir être conservée lors de la publication au format DAISY XML

28. Donner une alternative aux éléments non textuels • Procédure • Donner un texte de remplacement de la fonction de l‘élément non textuel dans le contexte où il se trouve • Onglet « Texte de remplacement » de la boîte de dialogue « Taille » / « Format de la forme automatique » • Pas disponible pour les graphiques et les formules mathématiques • Compléter l’élément non textuel par une légende • Groupe « Légendes » de l’onglet « Références »

29. Donner une alternative aux éléments non textuels • Nouveauté de Microsoft Office Word 2007 • Groupe « Illustrations » de l’onglet « Insertion » • Outils Graphiques SmartArt • Listes, processus, cycle, hiérarchie, etc. • Intégration des graphiques via Microsoft Office Excel 2007 • Histogrammes, courbes, secteurs, etc.

30. Donner une alternative aux éléments non textuels • Evaluation • Vérification depuis l’onglet « Texte de remplacement » • Conversion en HTML et vérification de la présence de l’attribut ALT • Vérification avec un logiciel de lecture d’écran

31. demo Bons et mauvais exemples

32. Donner une alternative aux éléments non textuels • Avantages • Contenu de ces illustrations accessibles pour ceux qui n'ont pas accès à l'écran • Alternatives textuelles et légendes conservées lors de conversions dans d'autres formats • Ex. cas de l’attribut ALT en HTML • Meilleure gestion des illustrations • Navigation vers une illustration • Constitution d’une table des illustrations

33. Bien structurer un document

34. Bien structurer un document • Objectifs • Structurer le document • Créer des listes, ou des listes numérotées • Insérer des notes

35. Bien structurer un document • Procédure • Utiliser correctement les paragraphes • « Ce qui est compris entre deux retours chariot » • Utilisation des commandes du groupe « Paragraphe » de l’onglet « Accueil » • Contrôle de l’alignement, de la justification, du positionnement, de l’interligne, de l’espacement entre paragraphes, etc.

36. Bien structurer un document • Procédure • Hiérarchiser le texte à l'aide de titres • Utiliser les fonctions appropriées uniquement pour structurer le texte • Groupe « Style » de l’onglet « Accueil » • Mode plan • Respecter la hiérarchie sans sauter de niveau de titre

37. Bien structurer un document • Procédure • Utiliser les listes numérotées ou non • Commandes « Puces » ou « Numérotation » du groupe « Paragraphe » de l’onglet « Accueil » • Commandes de retrait pour la gestion des sous-listes • Procédure au clavier pour une gestion automatique des listes • Taper * ou 1 puis ESPACE ou TAB

38. Bien structurer un document • Procédure • Utiliser les notes (bas de page et fin) • Deux parties liées : marque d’appel et le texte de la note correspondante • Groupe « Notes de bas de page » de l’onglet « Références »

39. Bien structurer un document • A éviter • Structuration logique du document par des fonctions de mise en forme du texte • Gestion de la mise en page par des espaces ou des retours à la ligne • Création de listes avec des tirets ou symboles spéciaux

40. Bien structurer un document • Évaluation • Affichage des marques de paragraphes • Mode plan • Vérification de la nature des listes (en plaçant le curseur sur un élément pour vérifier si l'icône correspondante est activée) • Navigation dans les notes et retour dans le texte • Utilisation d’un logiciel de lecture d'écran

41. demo Bons et mauvais exemples Avec en fil conducteur un exemple d'un document inaccessible Référence Web : http://www.sante.gouv.fr/htm/dossiers/telephon_mobil/rapport_zmirou.htm

42. Bien structurer un document • Avantages • Navigation facilitée • Facilité de gestion et de modification de la présentation graphique • Conservation de la structure lorsque le document est exporté dans d'autres formats

43. PAUSE 15 minutes • Desmatériels vous sont présentés à l'occasion des pauses de cette journée • http://www.ceciaa.com/ Reprise à 11h15

44. Utiliser les tableaux à bon escient

45. Utiliser les tableaux à bon escient • Objectifs • Déterminer si un tableau est nécessaire • Penser un tableau pour qu'il soit accessible

46. Utiliser les tableaux à bon escient • Pertinence d’un tableau • Données formatées ? • A deux dimensions ? • Volume de données ? • Tableau accessible • Perception/existence d’une description générale • Ex. Titre du tableau • Uniformité ou non du tableau • Capacité à identifier chaque cellule et sa signification dans le contexte • Ex. Fusion de cellules • Plusieurs tableaux simples plutôt qu’un tableau complexe

47. Utiliser les tableaux à bon escient • Procédure • Utiliser la fonction « Insérer un tableau » du groupe « Tableaux » de l’onglet « Insertion » • Créer un tableau uniforme de préférence • Donner un titre aux lignes et aux colonnes • Empêcher les coupures de ligne • Utiliser les fonctions de formatage proposées • Insérer une légende de tableau

48. demo Bons et mauvais exemples

49. Utiliser les tableaux à bon escient • A éviter • Ne pas utiliser les tableaux pour mettre le texte en forme, en particulier créer des colonnes • Ne pas inclure d’illustrations au sein de tableau • Ne pas imbriquer les tableaux, et à un degré moindre fusionner les cellules • Ne pas couper les lignes • Ne pas inclure de cellule vide • Pas de lignes blanches ou d’espaces à des fins de formatage

50. Utiliser les tableaux à bon escient • A retenir • Formater des données • Donner des en-têtes de colonnes et de lignes explicites • Une cellule contient une information ! • Préciser une légende