Làm thế nào để giữ mối liên hệ gắn bó với cử tri?

1. Làm thế nào để giữ mối liên hệ gắn bó với cử tri? Người trình bày:Ông Nguyễn Văn Mễ, Nguyên Chủ tịch HĐND, Trưởngđoàn ĐBQH tỉnh Thừa Thiên- Huế khoá XI

2. I-Giữ mối liên hệ với cử tri có ý nghĩa thế nào? + Nghĩa vụ về mặt đạođức và pháp lý: cử tri là người uỷ thác + Tính chất của Nhà nước “của dân, do dân, vì dân” đòi hỏi có quan hệ mật thiết với nhân dân; lắng nghe tâm tư nguyện vọng, học tập kinh nghiệm, sáng kiến của nhân dân + Trách nhiệm giải trình và chịu sự GS của nhân dân + Giữ liên hệ với nguồn xuất phát của mọi sáng kiến chính sách; + Sự đồng thuận và sự nỗ lực của họ sẽ quyết định sự thành bại của bản thân CS. “Dễ một lần không dân cũng chịu. Khó vạn lần dân liệu cũng xong”

3. II- Một số nguyên tắc và những v/đ chung + Duy trì các mối liên hệ với cử tri là trách nhiệm, là nhu cầu thiết thân của người ĐBDC. + Tôn trọng; lắng nghe và thấu hiểu ngườiđối thoại; tìm hiểu nguyên nhân thực sự của v/đ họ đặt ra; biết cách gợi mở; biết cách làm dịu nỗi bức xúc của họ. + Am hiểu về phong tục, tập quán; nếp sống văn hoá của từng dân tộc; từng địa phương. + Không từ chối liên hệ theo yêu cầu cử tri mà không có lý do chính đáng; đặc biệt là khi có yêu cầu của những người có ảnh hưởng lớn + Chuẩn bị luôn là yếu tố có tính quyết định; kiểm soát tốt thời gian; chủ động dự kiến giải pháp xử lý các tình huống phức tạp.

4. III- Các hình thức duy trì liên hệ với cử tri + TXCT trước và sau kỳ họp; báo cáo kết quả hoạt động, kết quả giải quyết các yêu cầu và kiến nghị của cử tri vào cuối năm; + Tiếp dân định kỳ 2lần/thg; được công bố công khai 6 tháng/lần. + Liên hệ với cử tri trong hoạt động thường xuyên với các nhóm đối tượng khác nhau ( gặp cộng đồng các doanh nghiệp; gặp công nhân các khu công nghiệp; thăm các khu tái định cư..) + Liên hệ qua hoạt động thông tin:TTđiện tử (website, email, blogs); ĐT nhà và ĐT cơ quan; đường dây nóng trong và giữa các kỳ họp;giao lưu trực tuyến; + Qua phương tiện cổ động như bản tin về hoạt động cơ quan và ĐBDC; kỷ yếu các kỳ họp; ấn phẩm khác… + Liên hệ qua xem xét, kiến nghị giải quyết đơn thư KN,TC.

5. III- Các hình thức giữ mối liên hệ với cử tri(tt) + Thu nhận thông tin phản hồi qua hoạt động GS. + Giữ liên hệ qua phương tiện TTĐC; qua các kênh thông tin chuyên đề như chương trình” Nói và Làm” của Đài truyền hình TPHCM; chương trình “ Tiếng nói cử tri’ của ĐPTTH Vĩnh Phúc. + Qua các hoạt động tham vấn công chúng khác như: gặp gỡ các bên liên quan;tổ chức các buổi điều trần; điều tra XHH; các đoàn khảo sát thực địa; họp dân ở khu vực dân cư; hội thảo chuyên đề; đối thoại bàn tròn; tham khảo cá nhân; tham vấn các tổ chức nghiên cứu độc lập; tham vấn chuyên gia; thảo luận theo nhóm nhỏ; hòm thư dân nguyện; … + Trong các hình thức nói trên; hình thức được áp dụng phổ biến nhất là TXCT trước và sau kỳ họp, tiếp dân; hop dân ở khu vực dân cư; khảo sát thực địa; qua giải quyết đơn thư KN,TC; qua diễn đàn BC. Các hình thức khác chiếm tỉ lệ còn thấp.

6. IV- Một số hình thức khác ở các nước + Tiếp dân ở văn phòng nghị sĩ (chưa thể áp dụng rộng rãi ở VN); + Tạo điều kiện cho nhân dân tham quan, nghiên cứu, thực tập hoạt động của cơ quan dân cử; + Tiếp dân lưu động; tại một địađiểm bất kỳ có đủđiều kiện và có những hình thức thông tin phù hợp cho công chúng… + Hình thức điều trần như ở QH Mỹ; nghị viện Úc… + Hoạt động vận động hành lang (lobbying) cũng là kênh liên hệ giữa các nhóm lợi ích ngoài xã hội với nghị sĩ QH như ở Mỹ.

7. V- Các bước thực hiện các hình thức liên hệ với cử tri 1- Làm tốt công tác chuẩn bị + Có sáng kiến về việc liên hệ, tiếp xúc cử tri. + Xây dựng KH chung và KH chi tiết + Phải kiểm tra VP về tất cả các khâu chuẩn bị: thông báo mời các đối tượng liên quan tham dự buổi tiếp xúc; phối hợp với các đơn vi trong việc chuẩn bị cơ sở VC đảm bảo việc tiếp xúc , liên hệ với cử tri đạt kết quả tốt nhất. + Yêu cầu VP cung cấp các VBQPPL; thông tin, tư liêu có liên quan đến ĐP,đối tượng mà ĐBDC sẽ liên hệ, tiếp xúc; giúp ĐB nắm chắc những v/đ “nỗi cộm” + Cần hội ý trướcđể phân vai rõ: ai sẽ trình bày; người nào sẽ tiếp thu; cơ quan điều hành nào sẽ giải trình tại buổi tiếp xúc; ai làm nhiệm vụ thông tin cho công chúng … + Lưu ý vấn đề ngôn ngữ, phong tục khi tiếp xúc cử tri DT ít người.

8. V- Các bước thực hiện các hình thức liên hệ với cử tri (tt) 2- Thực hiện việc liên hệ, tiếp xúc + Phổ biến công khai, trước hết là khu vực dân cư mà ĐB sẽ tiếp xúc, đảm bảo thông tin đếnđược và họ có đủ thời gian để thu xếp. + Nếu cử tri đăng ký gặp riêng ĐB và có yêu cầu giữ bí mật về cuộc gặp thì phải có cách thông báo và chọn địađiểm tiếp xúc phù hợp. + Cơ quan và ĐBDC chủ trì việc tiếp xúc, liên hệ với cử tri theo phương án chuẩn bị; thường xuyên kiểm tra; đánh giá kết quả thực hiện của các tập thể , cá nhân theo sự phân công và phù hợp với hình thức tiếp xúc. + Chỉ đạo việc thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho việc ra QĐ và GS cũng như kiến nghi các cơ quan chức năng xem xét giải quyết.

9. V- Các bước thực hiện các hình thức liên hệ với cử tri tt) 3- Đối thoại, phản hồi, giữ liên hệ + Lập b/c đánh giá kết quả thực hiện thông tin hai chiều giữa ĐBDC với cử tri; phân rõ thông tin có liên quan đến chủ trương, chính sách; thông tin về các vụ việc cụ thể; những vấn đề cần tiếp tục đối thoại, xác minh. + Chủ trì họp hoặc tự mình xem xét để thống nhất nội dung b/c; kiến nghị gởi cơ quan dân cử và các đơn vị liên quan. Đề xuất phương hướng triển khai các bước tiếp theo. + Phân công một số cán bộ kiểm tra, đôn đốc giải quyết các kiến nghị và giữ mối liên hệ với ngườiđã góp ý kiến để có hình thức phản hồi chung hoặc phản hồi riêng. + Phân công đeo bám,theo dõi kết quả giải quyết của các cơ quan,cá nhân có thẩm quyền đối với các việc nỗi cộm, các vụ khiếu kiện phức tạp. + Giữ mối liên hệ với các cơ quan truyền thông; với cử tri để XD sự hợp tác.

10. VI- Một số kỹ năng để giữ mối liên hệ với cử tri 1- Kỹ năng trình bày, thuyết phục, tạo sự đồng thuận + Thực hiện sự giao tiếp với cử tri; + Kết hợp hài hoà ngôn ngữ và những biểu hiện phi ngôn ngữ; + Đòi hỏi phải trả lời các câu hỏi (Ai nghe?Về việc gì? Nói thế nào? Bao lâu? Có hay không sự hổ trợ của các phương tiện?) + Cần tìm hiểu kỹ tình hình KT-XH; phong tục tập quán; các v/đ bức xúc; + Chuẩn bị tốt để làm rõ thông điệp khi trình bày; có dàn ý trước khi nói; suy nghĩ về phương thức biểu cảm với vài KN bổ trợ khi nói. + Thông điệp nên đượcđưa vào phần trọng tâm của bài nói hoặc ngay trong phần đầu và đựoc nhắc lại trong phần kết luận.

11. VI- Một số kỹ năng để giữ mối liên hệ với cử tri (tt) + Ngoài việc xác địnhđúng v/đ trọng tâm còn phải biết cách xây dựng lập luận để khẳng định sự đúngđắn của các quyết sách được ban hành hoặc của nhận định tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ KT-XH.(a- Lập luận dựa vào hệ thống giá trị chung.b- Lập luận dựa vào quyền thế.c- Lập luận dựa vào chứng cứ logic).Số liệu, tư liệu dẫn chứng phải thực sự “ biết nói”. + Khi truyền đạt cần tìm những dẫn chứng cụ thể ở ĐP, đơn vị nơi ĐB gặp gỡ cử tri; làm rõ những kiến nghị của họ đãđược tiếp thu như thế nào khi cơ quan DC quyết định CS; những v/đ bức xúc nào của họ đã và đang được xem xét giải quyết. Điều đó sẽ làm tăng sức thuyết phục của bài thuyết trình và củng cố lòng tin của cử tri đối với ĐB. + Phải kiểm soát tốt thời gian nhất là trong trường hợp 2,3 cấp cùng TXCT tại 1 địađiểm; tránh trùng lặp và ưu tiên thời gian nghe cử tri phản hồi.

12. VI- Một số kỹ năng để giữ MLH với cử tri (tt) 2- Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin + Biết khai thác tốt nguồn thông tin chính thức; các nguồn bổ sung; đặc biệt qua các cuộc TXCT; qua BC; chuyên gia, tư vấn. + Chú ý thẩm tra tính đầyđủ, chính xác của thông tin,đặc biệt là các thông tin cốt lỏi thông qua cơ quan giúp việc và trong một số trường hợp ĐB phải tự mình xác minh, làm rõ. + Phải thận trọng, khách quan khi tiếp nhận thông tin; không để hình thành định kiến ban đầu vì dễ dẫn đến sai sót trong nhận định và quyết định sử lý. + Chỉ đạo VP làm tốt việc tổng hợp, xử lý thông tin, giúp ĐB phát hiện những vấn đề có tầm chính sách và kịp thời định hướng giải quyết những yêu cầu cụ thể.

13. VI- Một số kỹ năng giữ mối liên hệ với cử tri (tt) 3- Về cách tổ chức và điều hành cuộc họp + Cần chỉ đạo việc lập KH chi tiết, xác định rõ thời gian dành cho từng việc, từng ĐB khi trình bày b/c và quĩ thời gian để thu thập ý kiến phản hồi căn cứ vào thời điểm tiếp xúc; đối tượng tham dự; và yêu cầu phối hợp giữa HĐND các cấp… + ĐB phải đến sớm trước giờ khai mạc; nhắc VP kiểm tra tất cả các khâu chuẩn bị; thống nhất lại việc phân công của chủ toạ, thư ký; giao tiếp ban đầu với cử tri. + Nên lấy ý kiến về chương trình và phương pháp làm việc để tạo sự thống nhất ngay từ đầu. + Bám sát kịch bản nhưng khi cần nên hội ý để linh hoạt điều chỉnh trong khuôn khổ cho phép để tạo môi trường thuận lợi nhất cho giao tiếp. Mỗi người trình bày phải làm chủ thời gian; làm rõ thông điệp; tham khảo lẫn nhau tránh trùng lập, gây nhàm chán.

14. VI- Một số kỹ năng giữ mối liên hệ với cử tri (tt) 3- Về cách tổ chức và điều hành cuộc họp + Nên tạo điều kiện cho mọi ĐB trong đoàn, tổ luân phiên xuất hiện tại môt buổi TX hoặc tại những nơi khác nhau để nâng cao sự tự tin và từng bước khẳng định hình ảnh của ĐB trước công chúng. + Trước khi nghe phản hồi từ CT, cần tóm tắt các chủ đềđối thoại; qui định thời gian tối đa cho 1 lượt phát biểu; quyền can thiệp khi cần thiết của chủ toạ; quyền của cử tri nêu kiến nghị sau buổi tiếp xúc. + Việc điều hành của chủ toạ phải rõ ràng, dứt khoát; bám những nguyên tắc làm việc đã thoả thuận ban đầu. Khi có tình huống phát sinh phức tạp, ngoài dự kiến cần tỏ thái độ bình tĩnh và vận dụng kỹ năng thuyết phục, hoá giải để “ hạ nhiệt “. Chủ toạ và ĐB cần có thái độ tôn trọng; lắng nghe;không nên nhận xét ngay việc đúng sai của các ý kiến phát biểu; khi cần thiết có thể nêu câu hỏi để làm rõ v/đ. + Căn cứ các loại v/đđược phân nhóm để người tiếp thu giải trình một cách ngắn gon; nhưng không bỏ qua những kiến nghị chủ yếu.

15. VI- Một số kỹ năng giữ mối liên hệ với cử tri (tt) 4- Kỹ năng học tập, áp dụng một hình thức mới + Nghiên cứu về một số kiến thức cần thiết về hình thức mới về liên hệ với cử tri để hiểu và quán triệt nhận thức về ý nghĩa,tầm quan trọng, lợi ích và tính khả thi của nó. + Tham khảo kỹ các bước của qui trình; nội dung của công việc trong các bước; các chỉ dẫn chủ yếu. Yêu cầu VP tiếp cận chuyên gia hoặc người hướng dẫn để tiếp thu những v/đ tác nghiệp. + Đối chiếu vớiđặc điểm tình hình ĐP, đơn vị để có cách vận dụng phù hợp. Lưu ý là một kịch bản dù hoàn chỉnh đếnđâu cũng không thể hoàn toàn thích ứng với mọi hoàn c ảnh; chỉ nên tuân thủ những nguyên tắc chung và phải tìm ra cách làm có hiệu quả nhất phù hợp vớiđiều kiện cụ thể của ĐP. + Phải chọn điểm chỉ đạođể rút kinh nghiệm,hoàn chỉnh qui trình trước lúc nhân ra diện rộng. + V ận dụng các tiêu chí đánh giá khi tiến hành sơ, tổng kết; xác định mặt tốt, chưa tốt để bổ khuyết chỉ đạo thực hiện trong lần tiếp theo

16. VI- Một số kỹ năng giữ mối liên hệ với cử tri (tt) 5- Kỹ năng tựđánh giá, rút kinh nghiệm + Chuẩn bị từđầu qui trình theo dõi, đánh giá hoạt độngđang được triển khai; phân công người phụ trách chụp ảnh hoạt động theo từng phân nhóm. + Từng người nêu nhận xét, đánh giá và thảo luận tập thể để có sự thống nhất chung về những vấn đề chủ yếu. + Trao đổiđể tìm ra một kịch bản tối ưu và chung nhất có thể áp dụng trong thời gian tới. Kịch bản phải được khái quát thành mô hình, qui trình có bướcđi; nội dung hoạt động trong các bước; các công cụ và kỹ năng sẽ được sử dụng; các nguồn lực cần thiết để thực hiện. + Nêu ra những việc nên làm và nên tránh…

17. Thử phân tích nguyên nhân của việc Cử tri thiếu tập trung? I-Về nội dung 1- Có phải cử tri thiếu hứng thú khi người truyền đạt không nhằm đúng sự quan tâm và những vấn đề bức xúc của họ? 2- Có phải bạn đưa cho họ quá nhiều con số “ khô khan” nhưng không “biết nói”? 3- Có phải cử tri thấy nhàm chán với nội dung bạn nêu ra vì hình như họ đã nghe thấy ở đâu đó? 4- Có phải cử tri không tìm thấy trong phần trình bày của bạn những nội dung chính sách mà họ đã kiến nghị? 5- Hình như bạn chỉ nói những việc ở tầm vĩ mô; nắm không chắc tình hình ĐP; không biết rõ đặcđiểm VH đồng bào các DT.

18. Thử phân tích nguyên nhân của việc Cử tri thiếu tập trung? II- Về hình thức 1- Nhiều người cho rằng cách tổ chức hội nghị báo cáo NQ các kỳ họp HĐND còn mang tính “khuôn mẫu”;với một chương trình xếp đặt quá chặt chẽ. Theo bạn ý kiến đóđúng hay sai? 2- Trong các buổi tiếp xúc CT, kỹ năng chủ yếu thườngđược sử dụng là thuyết trình;tổng hợp và sử lý thông tin còn các KN khác để thúc đẩy quan hệ hai chiều ĐB-CT được sử dụng rất hạn chế? Bạn có thể kể tên 1,2 kỹ năng khác ngoài 2 KN trên 3- Có người cho rằng cách bố trí phòng họp ở phần lớn các ĐP chưa tạo được không khí thân thiện khi TXCT; bạn có đồng ý không? Nêu một khả năng thay đổi tốt hơn.

19. Thử phân tích nguyên nhân của việc Cử tri thiếu tập trung? III- Về cách điều hành 1- Có khi nào bạn đếnđịađiểm họp mà chỉ có rất ít cử tri không? Có bao nhiêu lần tiếp xúc trong năm chỉ có “đại cử tri” là CB chủ chốt ở thôn xã tham dự?Bạn có nắm chắc là buổi họp đãđược thông tin rộng rãi không? 2- Theo bạn có cách nào đểđảm bảo tại cuộc họp sẽ có mặt những CB lãnh đạo bộ máy điều hành cùng cấp và các ngành liên quan tham dự? 3- Làm thế nào đểđề phòng nguy cơ” cháy giáo án” khi cuộc họp biến thành một cuộc tiếp dân để nhận đơn thư KN,TC; khi một số cử tri chiếm diễn đànđể liên tục phát biểu về chống tiêu cực; về sự thiếu công bằng trong thực thi chính sách KT-XH? 4- Nên tổ chức sự phối hợp giữa HĐND với MTTQ và CQĐP nơi TXCT như thế nào để tốt hơn?

20. Một số kiến nghị Những việc nên làm + Nên làm tốt công tácchuẩn bị và kiểm tra công tác của các đơn vị, cá nhân tham gia TXCT. Có phương án dự phòng và giải pháp xử lý các tình huống phức tạp. + Nên tiếp xúc với nhiều nhóm cử tri: người LĐ tại khu dân cư; CB chủ chốt; công nhân các DN; công chức, LLVT…tuỳ theo chủ đề + Nên hạn chế cách bố trí ĐB ngồi ở ghế chủ toạ xa cao còn cử tri ngồi ở phía đối diên. Cách bố trí này khó tạo ra không khí thân thiện và có thể gây ra tâm lý ngại phát biểu. + Nên bố trí cho ĐB ngồi gần và có thể đối thoại trực tiếp với cử tri. Việc bố trí ngồi theo chữ O, chữ U với micro được chuyển trực tiếp cho CT muốn phát biểu sẽ tạo hiệu ứng tốt, khuyến khích ý kiến phản hồi.

21. Một số kiến nghị Những việc nên làm + Khi tổ chức TXCT ở các đơn vị cơ sở, thường một tổ ĐB phải di chuyển qua nhiều xã, phường khác nhau. Cần tạo điều kiện cho ĐB luân phiên trình bày hoặc tiếp thu ý kiến phản hồi.Tối thiểu nên có 2 ĐB lên diễn đàn trong 1 buổi. + Khi cần thiết, ĐB có quyền yêu cầu chủ toạ cho phép giải thích thêm đểđi đúng trọng tâm và kiểm soát được thời gian. + Ngoài thư ký được phân công tại chổ để ghi biên bản và tổng hợp, cần có chuyên viên giúp tổ ĐB theo dõi để kịp thời kiến nghị điều chỉnh tại HN và bổ khuyết chỉ đạo các cuộc sau. + Nên có sự trao đổi giữa chuyên viên VP với thư ký về việc ghi chép, hệ thống theo nhóm để tiện tổng hợp chung. TK tổng hợp các kiến nghị của CT theo thẩm quyền giải quyết của các cấp CQ,không đùnđẩy lên cấp trên. Chủ toạ nên mời đại diện UBND các cấp giải thích thêm trước khi ĐB phát biểu tiếp thu.

22. Một số kiến nghị Môt số điều cần tránh + Đến địađiểm chậm hơn CT; kết thúc cuộc họp quá muôn. + Bố trí nơi họp không thuận tiện, thiếu điều kiện âm thanh, ánh sáng , thông gió cần thiết ; bố trí cách ngồi ngăn cách giữa ĐB với cử tri. + Để xảy ra sự cố KT do thiếu chuẩn bị ; thiếu kiểm tra; phân công không rõ ràng và chưa có phương án dự phòng. + Trình bày theo kiểu lên lớp, nặng một chiều.Phát biểu với giọng nói quá nhỏ, đềuđều gây nhàm chán ; quá lệ thuộc vào tài liệu chuẩn bị sẵn hoặc nhầm lẫn nội dung, số liệu do không kiểm tra kỹ trước khi truyền đạt. Tránh nói nhiều hơn nghe. + Thông điệp không rõ ràng, thiếu trọng tâm; lặp lại thông tin đãđược phổ biến rộng rãi mà không nêu đượcđiểm mới.

23. Một số kiến nghị Môt số điều cần tránh (tt) + Có biểu hiện quan cách; thiếu tôn trọng ngườiđối thoại; thiếu bình tĩnh hoặc phản ứng thái quá khi có ý kiến “nghịch nhĩ”; đặt câu hỏi dưới hình thức truy vấn dễ gây căng thẳng + Không cắt ngang lời của ngườiđối thoại (trường hợp rõ ràng vi phạm cac qui định về TXCT cũng phải khéo léo nhắc nhở người phát biểu tôn trọng qui định về bám chủ đề; bảo đảm thời gian) + Tiếp thu không đúng và đầyđủ v/đ cử tri nêu ra; chưa tổng hợp, khái quát thông tin một cách có hệ thống. + Không trả lời khi chưa nắm vững v/đ hoặc qua loa, hứa hẹn cho xong. + Trong điều hành, cần lưu ý v/đ có tính nguyên tắc là không để HN biến thành diễn đàn công kích cá nhân; phát biểu lạc đề,vượt quá thời gian.

24. KẾT LUẬN Duy trì sự liên hệ với cử tri có phạm vi rộng lớn hơn nhiều so với hoạt động TXCT; Việc đổi mới và nâng cao chất lượng, hiệu quả các hình thức liên hệ với cử tri có tính cấp bách Ngoài việc đổi mới các hình thức phổ biến như tiếp dân, TXCT; giải quyết đơn thư KN,TC vv… cần mở rộng các hình thức khác nhưđiều tra xã hội học; tham vấn các bên liên quan; yêu cầu giải trình tại các UB, HĐDT(QH); tại các ban HĐND… Đối với các hình thức mới cần tạo sự thống nhất trong HTCT; giữa cơ quan DC và cơ quan điều hành về KH triển khai; vừa làm vừa rút kinh nghiệm.