BAB XI SISTEM INFORMASI

1. BAB XISISTEM INFORMASI

2. Konsep Dasar Sistem • Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dan dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. • Suatu sistem dapat terdiri dan sistem-sistem bagian (subsystems). • Misal, sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. • Masing-masing subsistem dapat terdiri dan sub sistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen.

3. Konsep Dasar Sistem (2) • Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. • Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated).

4. Karakteristik Sistem • Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai: • komponen-komponen (components), • batas sistem (boundary), • lingkungan luar sistem (environments), • penghubung (interface), • masukan (input), • keluaran (output), • pengolah (process), dan • sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

5. Komponen sistem • Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. • Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. • Setiap sistem, tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. • Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

6. Komponen sistem (2) • Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar lagi yang disebut dengan supra system. • Misalnya: suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar disebut dengan supra system. • Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. • Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. • Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra system dan industri adalah supra dari supra system.

7. Subsistem, Sistem, Supra sistem supra sistem Supra dari supra sistem sistem supra sistem subsistem sistem Sub dari subsistem subsistem

8. Batas sistem • Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. • Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan • Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

9. Lingkungan luar sistem • Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. • Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. • Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. • Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

10. Penghubung sistem • Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. • Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. • Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. • Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

11. Masukan sistem • Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. • Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). • Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi • Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran • Sebagai contoh di dalam sistem komputer program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

12. Keluaran sistem • Keluaran adalah hasil dan energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. • Keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. • Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

13. Pengolah sistem • Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. • Pengolah akan merubah masukan menjadi keluaran. • Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. • Sistem akuntansi akan mengotah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

14. Sasaran sistem • Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). • Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. • Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. • Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

15. Sub sistem r Sub sistem Sub sistem boundary boundary Sub sistem Sub sistem proses output input Karakteristik Suatu Sistem

16. Klasifikasi sistem 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (physical system). • Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. • Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. • Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

17. Klasifikasi sistem (2) 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). • Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. • Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. • Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. • Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

18. Klasifikasi sistem (3) • 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). • Sistem tententu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. • Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. • Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. • Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

19. Klasifikasi sistem (4) 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). • Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. • Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. • Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). • Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

20. Klasifikasi sistem (4-2) • Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. • Karena sistem bersifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. • Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

21. Sistem pengendalian Persediaan berdasarkan komputer File induk perusahaan Laporan unit Akhir barang Manusia yang menentukan Barang mana yang perlu dipesan manusia Order pembelian Sistem Terbuka Pengendalian Perusahaan

22. Sistem pengendalian Persediaan berdasarkan komputer File induk perusahaan Unit akhir dibandingkan dengan Reorder point dalam proses Komputer untuk menentukan Barang yang akan dipesan Unit <=reorder Order pembelian Sistem Relatif Tertutup Pengendalian Persediaan

23. Pengendalian sistem • Supaya sistem dapat terus melangsungkan hidupnya, maka sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai sistem pengendalian. • Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control system), pengendalian umpan maju (feed forward control systdn) dan pengendalian pencegahan (preventive control system).

24. PENGOLAH KELUARAN MASUKAN SISTEM PENGENDALIAN UMPAN BALIK Sistem Pengendalian Umpan Balik • Bentuk dasar dari sistem yang sederhana terdiri dari masukan, pengolah dan keluaran yang tidak menyediakan suatu sistem pengendalian. • Untuk maksud pengendalian, dapat ditambahkan suatu sistem pengendalian umpan balik sebagai berikut ini. PENGOLAH KELUARAN MASUKAN

25. Sistem Pengendalian Umpan Balik (2) • Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. • Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan-penyimpangan akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjutnya.

26. Sistem Pengendalian Umpan Balik (3) Sistem pengendalian umpan balik mempunyai 4 komponen dasar, yaitu: 1. Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya 2. Suatu sensor (censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut. 3. Suatu unit pengendali (control unit) yang membandingkan hasil ukuran sensor dengan suatu standar (standard). 4. Suatu unit pengatur (activating unit) yang menghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukan proses selanjutnya.

27. Sistem Pengendalian Umpan Balik (4) • Contohnya adalah sistem themostat di dalam alat pendingin (air conditioner). • Kondisi temperatur yang dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh suatu sensor dan dibandingkan dengan standar temperatur yang tidak menyebabkan ruangan menjadi lembab. • Bila temperatur terlalu dingin, maka tungku pemanas (furnace) sebagai unit pengatur dalam thermostat akan di hidupkan. • Bila temperatur terlalu panas, maka tungku akan dimatikan dan alat pendingin akan bekerja kembali. • Seandainya alat pendingin tidak mempunyai pengendalian ini, maka ruangan akan inenjadi lembab dan tujuan dan alat pendingin tersebut tidak akan tercapai.

28. PENGOLAH KELUARAN MASUKAN SENSOR UNIT PENGATUR UNIT PENGENDALI STANDAR Sistem Pengendalian Umpan Balik (5)

29. SISTEM PENGENDALIAN UMPAN MAJU • Sistem pengendalian umpan maju (feedforward control system) disebut juga dengan istilah positive feedback (umpan balik positip). • Positive feedback mencoba mendorong proses dan sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. • Sistem pengendalian umpan maju ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik. • Di dalam sistem pengendalian umpan balik, pengendalian dilakukan setelah keluaran dihasilkan. • Pengendalian seperti ini dianggap mempunyai kelemahan bilamana penyimpanan dan keluaran dengan standar sangat besar. Padahal keluaran ini merupakan hasil yang sudah terlanjur terjadi dan dapat mengakibatkan hal yang sangat fatal.

30. SISTEM PENGENDALIAN UMPAN MAJU(2) • Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hasil balik yang baik atau positif merupakan konsep dari sistem pengendalian umpan maju. • Untuk hal-hal yang dianggap dapat terjadi penyimpangan yang besar dan tidak boleh terjadi, dilakukan pengendalian umpan maju. • Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik yang positif, maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. • Selama proses terjadi di dalam sistem, selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila mulai terjadi penyimpangan sebelum terlanjur fatal pada keluarannya.

31. SISTEM PENGENDALIAN UMPAN MAJU(3) • Contohnya pada sistem akuntansi yaitu pada sistem perencanaan kas akan sangat berbahaya dan bisa berakibat fatal bilamana saldo kas suatu ketika menjadi sangat kecil atau bahkan menjadi defisit sehingga aktivitas perusahaan dapat terganggu. • Untuk mengatasi hal ini, maka penerapan sistem pengendalian umpan maju diterapkan dengan meramalkan arus dari saldo kas di masa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas. • Kondisi yang dikendalikan adalah semua proses kegiatan perusahaan dan keputusan yang mempengaruhi tingkat saldo kas.

32. SISTEM PENGENDALIAN UMPAN MAJU(4) • Bila saldo kas yang terjadi berada diluar batas saldo kas yang telah dianggarkan, maka cepat-cepat dilakukan tindakan pengaturan untuk memperbaiki saldo kas. • Sebagai pengatur adalah manajer keuangan yang akan melakukan tindak penyesuaian terhadap saldo kas (misalnya dengan melakukan pinjaman bank jangka pendek, menginvestasikan kelebihan dana dan lain sebagainya).

33. SISTEM PENGENDALIAN PENCEGAHAN • Sistem pengendalian pencegahan mencoba untuk mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan untuk masuk ke dalam sistem. • Sistem pengendalian intern (internal control) merupakan contoh penerapan dari sistem pengendalian pencegahan. • Penerapan kebijaksanaan-kebijaksanaan, metode-metode dan prosedur-prosedur di dalam sistem pengendalian intern dimaksudkan untuk mencegah hal-hal yang tidak baik yang mengganggu masukan, proses dan hasil dari sistem supaya dapat beroperasi seperti yang diharapkan.

34. KONSEP DASAR INFORMASI • Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. • Sumber dan informasi adalah data. • Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. • Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. • Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilal piutang dagang. • Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

35. KONSEP DASAR INFORMASI (2) • Misal informasi “menabrak” merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini hanya menerangkan suatu kejadian saja yaitu menabrak. • Kesatuan nyata, yaitu apa yang ditabrak, oleh siapa, dengan apa dan dimana tidak dijelaskan oleh informasi tersebut. • Supaya informasi menjadi lebih berguna dan lebih mempunyai arti bagi penerimanya, seharusnya berbunyi: “Ali mengendarai mobil dan menabrak tiang listrik di jalan Kaliurang kilometer 5” Kesatuan nyata dan kejadian

36. SIKLUS INFORMASI • Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. • Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. • Data dapatberbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alfabet, angka-angka, bentuk-bentuk, sinyal-sinyal, gambar-gambar, dan sebagainya. • Contoh: • Dalam kegiatan suatu perusahaan, misal dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data penjualan selama periode tertentu. • Faktur tersebut masih belum dapat bercerita banyak kepada manajemen.

37. SIKLUS INFORMASI (2) • Untuk keperluan pengambilan keputusaan, maka faktur tersebut perlu diolah untuk menjadi suatu informasi. • Misal: • - Informasi laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna bagi manajemen untuk menetapkan besarnya konsumsi dan bonus. • - Informasi laporan penjualan tiap-tiap daerah, berguna bagi manajemen untuk pelaksanaan promosi dan pengiklanan • - Informasi laporan penjualan tiap-tiap barang, berguna bagi manajemen untuk mengevaluasi barang yang tidak laku atau kurang laku terjual

38. SIKLUS INFORMASI (3) SAY RR A RAJA DNG MBA OM PUTER DATA INFORMASI DIOLAH SAYA SEDANG BELAJAR KOMPUTER (Bentuk yang lebih berarti) (belum berarti)

39. SIKLUS INFORMASI (4) Laporan Penjualan Tiap-tiap salesman DIOLAH Laporan Penjualan Surabaya Bulan Agustus 2002 Laporan Penjualan Barang Tertentu Bulan Agustus 2002 Kumpulan Faktur

40. SIKLUS INFORMASI (5) Proses (model) Input (data) Output (informasi) Dasar data Data (ditangkap) Penerima Hasil Tindakan Keputusan Tindakan

41. KUALITAS INFORMASI • Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. • Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. • Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. • Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke peneriman informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

42. KUALITAS INFORMASI (2) • Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. • Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. • Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. • Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. • Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

43. KUALITAS INFORMASI (3) • Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. • Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

44. NILAI INFORMASI • Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya mendapatkannya. • Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. • Masalahnya adalah berapa harga yang harus dibayar oleh perusahaan untuk mendapatkan informasi tersebut. • Perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem inforniasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan.

45. NILAI INFORMASI (2) • Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. • Pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness, atau cost-benefit.

46. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI • Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai: • suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.

47. KOMPONEN SISTEM INFORMASI • Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu : • blok masukan (input block), • blok model (model block), • blok keluaran (output block) • blok teknologi. (technology block), • blok dasar data (database block) • blok kendali (control block). • Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

48. KOMPONEN SISTEM INFORMASI (2) pemakai pemakai input model output pemakai pemakai teknologi Dasar data kendali pemakai pemakai

49. KOMPONEN SISTEM INFORMASI (3) BLOK MASUKAN • Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. • Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. BLOK MODEL • Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasar data dengan cara yang tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

50. KOMPONEN SISTEM INFORMASI (4) BLOK KELUARAN • Produk dan sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. BLOK TEKNOLOGI • Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dari pekerjaan sistem informasi. • Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem keseluruhan. • Teknologi terdiri dan 3 bagian utama, yaitu, : • perangkat lunak (software), • perangkat keras (hardware) dan • brainware.