KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK

1. KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK Maarit Outinen, Stakes specialplanerare Tjänster för kommuner Kristiina Hellstén, Åbo stad Tupu Holma, Kommunförbundet

2. Kundbedömning1: feedback från patienter, anhöriga,användare av service.. Kundbedömning2: feedback från beställaren, partnern, köparen… Extern bedömning (auditering):görs av en oberoende part eller köparen Olika sätt att bedömma kvalitet Självbedömning:personlig, teamet, arbetsenheten, organisationen Benchmarking: Jämförelse av egen verksamhet mot den bästa möjliga förebilden Intern bedömning: intern bedömning av organisationens verksamhet och handlingssätt Kollegial bedömning:ömsesidigt mellan kollegor i samma verksamhetsområde Tupu Holma 2003

3. JÄMFÖRELSER • NÄR OCH VARFÖR • Efter de första perioderna av kvalitets-utvecklingen börjar man sakna en ”spegel”: • vad har andra gjort? • vad kunde vi lära oss om andra? • hur har vi själv lyckats?

4. ”TRADITIONELLT” STUDIEBESÖK ? • ofta effektlös, för generell/ytlig nivå • besöket förbereds dåligt • man utvärderar inte hur man • kan dra nytta till • den egna verksamheten • av det man lärt sig • man ger inte feedback • till ”värdarna”

5. PEER REVIEW? Utveckling av verksamheten inom en grupp peers (kollegor) i samma yrkesgrupp eller som arbetar med samma problem. Gruppen evaluerar systematiskt och kritiskt varandras handlingssätt Evalueringen baserar sig vanligtvis på kriterier överenskomna på förhand, men också på yrkeskunnigheten av en erfaren kollega På grund av evalueringen görs rekommendationer för förbättring av verksamheten Tupu Holma 2003

6. BENCHMARKING? • att lära sig genom utmärkta prestationer •  kallas också jämförelse med rekordnivån, • sökandet efter topprestationer • effektiviteten av egen verksamhet, kvalitet och egna processer jämförs med de bästa konkurrenter eller andra i spetsen  syfte: genom jämförelsen ta ett kliv framåt • i verksamheten • Tupu Holma 2003

7. VARFÖR UTVECKLADES ETT NYTT (KVALITETSUTVECKLINGS)VERKTYG? • Behov av ett nytt, lätthanterligt och förmånligt verktyg • Mera effektiva studie- och andra liknande besök • Behov av en metod för att stöda steget från själv- bedömning till att dra nytta av en extern partner • På vilket sätt kunde man utveckla inbördes?

8. UTVECKLING AV MODELLEN • vid LASSO2 –projektet prövades olika verktyg för • bedömning, till exempel besök • genomgång av litteratur (fanns inte mycket) • idéer från Holland (practice visit; visitatie-metoden) • utvärderingsseminarium 11/2002 • år 2003 pilotprojekt vid Stakes; 91 mycket • olika organisationer deltog • modellen publicerades preliminärt i LaatuPala • 1/2003 och var fri att användas i testsyfte • guiden publicerades 10/2004

9. ENKEL MODELL - KOLLEGOR PÅ STUDIEBESÖK Att utveckla arbetet med människor i samma yrke, i likadana arbetsenheter eller som har ett gemensamt problem/verksamhet; kärn- punkten i modellen är ett besök

10. KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK GEMENSAM FÖRBEREDNING OCH PLANERING MED PARTNERN VÄLJANDET AV EN PARTNER BESÖKET/ BESÖK HOS PARTNERN UTVÄRDERING AV BESÖKET OCH NYTTAN SAMT SLUTSATSER OM NYTTJANDET I EGET ARBETE RAPPORTERING INLÄRNING, BLI UTVECKLAD, UTVECKLING, FÖRÄNDRING

11. VAD ÄR KÄNNETECKNANDE FÖR KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK? • planerat och målinriktat besök • spegling av den egna verksamheten mot partnerns • verksamhet • att inhämta upplysningar genom diskussioner, • observationer eller med hjälp av överenskomna frågor • (fråge-/minneslistor) eller andra kriterier • omedelbart feedback till partnern • efter besöket utvärdering av egna behov för • utveckling, tydliga förslag till förbättringsåtgärder och • beslut för att förbättra verksamheten • Metoden kollegor på utvcklingsbesök används inte för betygsättning eller för att ge ett utlåtande gällande partnerns verksamhet!!!

12. ÄMNE/FOKUS FÖR UTVECKLING OCH BEDÖMNING • vårdpraxis, verksamhetsprocess, arbetssätt • kvalitetskriterier, kriterier för bra vård och • hur det realiseras • kvalitets- eller andra problem i arbetet • patienjournaler eller andra dokumenter eller • dokumenteringspraxis • vårdresultat (statistik, nyckeltal, jämföringstal mm.) • kvalitetsystemet eller en del av systemet = nästan vilket ämne som helst som kan utvecklas!

13. BESÖK FÖR INBÖRDES UTVECKLINGTILLÄMPNING AV MODELLEN • Ensidigt besök • Ömsesidigt besök • Multilateralt besök • Andra typer av besök

14. KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK VS. PDCA -CIRKELN 7. Slutsatser och framtidsplaner: (finns de nya ämnen/partner och mer att lärä sig?) 1. Välj ämnet (vad vill man jämföra? för vilket ändamål behövs en spegel? 2. Klarlägg nuläget: (självbedömning: hur fungerar det hos oss) A act P plan 6. Sätt i gång: träna, befästa (man inympar nya ideér i praktiken) 3. Analysera orsak, definiera vad skall göras: (behov att få veta, hur det fungerar hos andra) C check D do 4. Genomför förbättringsåtgärder, ordna skolning eller träning om det behövs (planering och genomföring av besöket för inbördes utveckling) 5. Kolla påverkningar: vad lärde vi oss, kunde vi förbättra vår verksamhet? Tupu Holma 2003

15. ERFARENHETER AV ANVÄNDARE • + enkel, praktisk och lätt att använda • + ingen träning eller skolning behövs • + checklistan är nyttig • + ger nya idéer • + stöder byggandet av nätverk • + svårast att begränsa ämnet och att hålla • sig vid det valda temat

16. VARFÖR METODEN KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK MED I VERKTYGSLÅDAN? •  för att kunna göra tillsammans med kollegor • få nya insikter och idéer ömsesidigt • lätt att använda • motiverar till dokumentering och inhämtning av upplysningar •  hjälper till att reflektera på sitt eget arbete •  ger mod för att berätta om sitt arbete till andra • gör verksamheten mera synbar och transparent •  med hjälp av externa ögon kan man identifiera • ’blinda punkter’

17. PÅ VILKET SÄTT PÅVERKAR FEEDBACK?(sk. Johar-fönster)

18. A B A B C D D C BETYDELSE AV FEEDBACK ENHET UTAN FEEDBACK ENHET SOM DRAR NYTTA AV FEEDBACK

19. KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK GEMENSAM FÖRBEREDNING OCH PLANERING MED PARTNERN VÄLJANDET AV EN PARTNER BESÖKET/ BESÖK HOS PARTNERN UTVÄRDERING AV BESÖKET OCH NYTTAN SAMT SLUTSATSER OM NYTTJANDET I EGET ARBETE RAPPORTERING INLÄRNING, BLI UTVECKLAD, UTVECKLING, FÖRÄNDRING

20. KOLLEGOR PÅ UTVECKLINGSBESÖK 1. BÖRJA MED ETT BESLUT ATT ANVÄNDA METODEN VÄLJ PRELIMINÄRT UTVECKLINGSÄMNET • Prioritera och begränsa: vilket ämne är viktigast och på vilket sätt det kan begränsas • Konkretisera ändamålet: vad vill man bekanta sig med, varför behövs en spegel. Med detta sätter man grund för diskussioner med både ledningen och den möjliga partnern

21. BÖRJA MED ETT BESLUT ATT ANVÄNDA METODEN (forts.) • GÖR BESLUTET ATT ANVÄNDA METODEN, • UTKRISTALLISERA SYFTET • Diskutera i enheten/med gruppen, varför välja just dennna metod och vilken nytta vi kan få • Gör klart, vilken roll den skall ha i enhetens kvalitets- utveckling • Försäkra att ledningen accepterar metoden och dess användning, kom överens om resurser (tid, resekostnader) • Dokumentera övervägningarnas resultat och att man förbundit sig att använda resultat för förändringar -> från början en enhetlig uppfattning, grund till rapportering

22. 2. VÄLJ EN PARTNER • SÖK MÖJLIG PARTNER OCH BÖRJA FÖRHANDSPLANERING • Leta efter en passlig partner och ta kontakt. Förbered för kontakttagande en kort beskrivning om enheten (primärdata,max A4, tabellform). Gör också en presentation av deltagarna. • Gör partnern bekant med metoden • Kom överens med partnern om ensidigt/ömsesidigt besök

23. (2. VÄLJ EN PARTNER forts.) •  Kom överens om praktiska saker: förberedelserna före • besöket, innehållet, datum, tidschema mm. • Fråga efter beskrivande material: broschyr, primärdata mm. • Sänd partnern motsvarande material • Informera egen personal att en partner hittats och hur processen fortsätter

24. 3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET • TILLSAMMANS MED PARTNERN • DEFINIERA OCH BEGRÄNSA ÄMNET • Klargör detaljerade mål för besöket: vad vill vi bekanta oss med och varför? • Begränsa ämnet tillräckligt: begränsningen ökar djupheten • Definiera mycket noggrant och konkret ämnet som jämförs • Kom överens vilka ska delta i besöket och vilka vi önskar träffa vid besöket hos partnern

25. 3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET forts. • KONTAKTA PARTNERN PÅ NYTT • Reservera tillräckligt tid för detta skede: desto bättre ni • förbereder er, desto säkrare att ni får resultat • Kontakta partnernså många gånger som behövs för • klarläggning av situationen • Överväg om ’nyckelpersonerna’ i båda enheter borde träffas före besöket (speciellt vid ett ömsesidigt besök) • Säkerställ att få träffa de viktiga/riktiga personerna • Kom överens om en möjlig rundvandring • Gör ännu en gång klar för partnern, vad besöket förutsätter

26. 3. FÖRBERED OCH PLANERA BESÖKET forts. • UTARBETA FRÅGE-/MINNESLISTAN OCH BESÖKPLANEN • Kolla genom självbedömning hur besöksämnet förverkligas på den egna enheten. Tänk efter på vilket sätt ni kan besanna/begrunda det: t.ex. processbeskrivningar, instruktioner, resultat • Sätt upp en fråge- /minneslista till besöket: anteckna kriterier, frågor eller dylika som hjälper till vid diskussioner • Överväg om kunskap eller färdighet fattas; t.ex. intervju- eller observationsteknik, rapportering • Utarbeta en detaljerad besökplan: tidsschema, arbetsfördelning vid och efter besöket, vem frågar, vem antecknar osv. • Sänd besöksplanen och minneslistan till partnern

27. 4. GÖR BESÖKET • Först kolla med partnern/deltagarna besökets syfte, mål, plan, tidsschema osv. • Bekanta er med omgivningen, utrustningen osv. (rundvandring) om det ingår i programmet gjord på förhand • Under besöket diskuteras, frågas, observeras utvecklingsämnet med hjälp av fråge-/minneslistan. Anteckna som planerat. • Vid slutet av besöket ge feedback: slutsatser av tankar och ideér som besöket framkallat. Använd tillräckligt tid till gemensam bedömning och diskussion • Utvärdera tillsammans erfarenheter av användning av metoden • Kom överens, hur rapporteringen skall göras

28. 5. UTVÄRDERA BESÖKET, DRA NYTTA AV RESULTAT • Gå igenom efter besöket: vad lärde vi oss? vilka saker förstärkte våra uppfattningar? vad har vi lyckats med? vad skall utvecklas? Vilka nya idéer? • Upprepa samtidigt egna uppfattningar om partnerns verksamhet och bedöm om ’kollegor på utvecklingsbesök’ känns passande för vår kvalitetsutveckling • Gör slutsatser och kom överens på vilket sätt ni skall använda och dra nytta av besöksresultat: gör entydiga förslag om förbättringsätgärder, anteckna dom och kom överens om ansvar, arbetsfördelning och tidsschema. • Fäst extra uppmärksamhet vid uppföljning och bedömning av åtgärder

29. 6. RAPPORTERA BESÖKET • Samla in allt material, som accumulerades under förberedning, planering och genomföring av besöket • Skriv (båda parterna) rapporten för eget bruk/ömsesidigt bruk • Skriv t.ex. enligt följande struktur: - beskriv fakta: vem besökte vem och varför (inledning) - kortfattat förberedningssteg (samt uppsättande av minneslistan) - genomförda bedömningar och hur det gjordes - slutsatser och upptäckter: vilka förbättringsårgärder och hur genomförandet uppföljas, vem har ansvaret

30. RAPPORTERA BESÖKET (forts.) • - Utvärdera besöket: vad gick bra? Vad borde vi förbättra • nästa gång? • - Bedöm hur besöksmodellen passar för vår användning • Sänd rapporten till partnern och till ledningen av egen organisation.

31. 7. LÄR DIG, UTVECKLA DIG, UTVECKLA • VERKSAMHETEN, FÖRÄNDRA • Genomför överenskomna förbättringar enligt planen • Befäst och inympa besökets resultat in i det vardagliga arbetet • Följ efter enligt planen, t.ex. genom självbedömning eller genom separata undersökningar vilka resultat besöket har givit: har verksamheten förändrats enlig förbättringsåtgärden

32. 8. REDSKAP FÖR KVALITETSUTVECKLING • Utvärdera behovet av nya besök, leta efter partner och skapa nya nätverk för samarbete. • Före nya besök läs igenom rapporterna av tidigare besök, fäst speciell uppmärksamhet till vad vi har lärt oss om användning av metoden och idéerna gällande utveckling av metoden • Dokumentera i verksamhetshandboken (eller kvalitetsplanen, kvalitetsprogrammet) att metoden kollegor på utvecklings- besök är en av metoderna för kvalitetsutveckling