Paper 418/3 2005 May/June

1. Paper 418/3 2005 May/June

2. Task C – data maniputation - ACCESS • Lo primero que hay que hacer el IMPORTAR el archivo SCA6MOB.CSV que nos bajamos de Internet o que venía adjunto al e-mail • Para eso abrimos Access, al hacer esto tenemos que darle un nombre a la base de datos y guardarla en nuestra carpeta. En este caso en particular podemos llamarla SCA5MOB para que coincida con el nombre del archivo. OJO hay que abrirla como base de datos en blanco. • Hacemos un clic en File • Hacemos un clic en Get External Data • Hacemos un clic en Import

3. Como este archivo no es una base de datos en donde dice File Type buscamos Text file, de esa forma vamos a visualizar en nuestra carpeta que es donde lo guardamos el archivo SCA5MOB.CSV que aparece con un icono de Excel porque la Windows lo asocia con ese programa.

4. Como es un archivo de texto donde cada campo viene separado por una coma, nos abrirá una ventana que nos mostrará los campos Hacemos un clic en Siguiente

5. Nos aparece una ventana donde nos dice que tipo de separador de campo estamos usando, en nuestro caso es la coma. Aparece la opción de seleccionar que la primer fila contiene los nombres de los campos y no campos así que hacemos un clic en el cuadradito y automáticamente la primer fila cambia como vemos a continuación Hacemos un clic en Siguiente

6. Ahora aparece una ventana que nos da la opción de colocar los datos en una nueva tabla o en una tabla que ya existe. En nuestro caso dejamos lo que está seleccionado en una nueva. Hacemos un clic en Siguiente

7. Ahora aparece una ventana que nos muestra los campos que tiene la tabla nueva y que tipo de campo es, por ejemplo: numérico, texto, fecha, etc. En nuestro caso no tenemos que modificar nada así que directamente… Hacemos un clic en Siguiente

8. En la siguiente ventana nos da la opción de ponerle una clave principal como nos muestra en el paper los datos y no aparece tal campo elegimos que no coloque clave y nos desaparecerá la columna con las claves: 1,2,3…. Hacemos un clic en Siguiente

9. En la siguiente ventana lo único que tenemos que hacer es ponerle nombre a esa tabla, en nuestro caso le dejamos el que ya tiene. Hacemos un clic en Finalizar y termina la IMPORTACION

10. Ahora seguimos con el punto 21 Estando en Tablas, hacemos doble clic sobre la tabla que acabamos de crear SCA5MOB y se abre, luego de abierta insertamos los 3 registros que nos piden que ingresemos.

11. Ahora seguimos con el punto 23 Para poder hacer este Report (Informe) como piden determinada información no toda la que tiene la tabla tenemos que hacer antes un Query o Consulta, para hacerla vamos a usar el asistente o wizard.

12. Ahora seguimos con el punto 23 Una vez que enviamos todos los campos porque nos piden todos los campos hacemos clic en Siguiente y nos aparece otra ventana, volvemos a hacer clic en Siguiente y nos aparece la siguiente ventana donde colocamos el nombre, yo elijo ponerle el nombre del Report porque así no tengo que tipearlo después “Nokia phones in stock”, y ubico más fácilmente la consulta. Y clic en Finalizar.

13. Ahora seguimos con el punto 23 Ahora vemos el resultado de la consulta que todavía no hemos modificado entonces nos vamos a la vista Diseño, desde la Escuadra.

14. Ahora seguimos con el punto 23 Ahora vamos a armar la consulta, en Criteria es donde podemos filtrar los registros. Donde nos pide que Make sea Nokia, significa que debajo del campo Make en la fila de Criteria voy a escribir Nokia.

15. Ahora seguimos con el punto 23 Donde nos pide que ordenemos en forma ascendente por el campo Talk time hacemos un clic en Order y nos da la opción Ascendente o Descendente, elegimos con un clic y listo. Cerramos la consulta así pasamos al Report.

16. Ahora seguimos con el punto 23 El Report es Informe en castellano y sólo sirve para mostrar los datos, ya sea imprimiéndolo o mostrándolo por pantalla. Para hacerlo nos conviene usar el Asistente o Wizard que siempre nos va a guiar y va a resultar más sencillo.

17. Ahora seguimos con el punto 23 Seleccionamos todos los campos porque nos pide todos y hacemos un clic en Siguiente. Allí aparece la siguiente ventana que sirve para agrupar por un campo pero como no nos pide que agrupemos hacemos un clic en Siguiente.

18. Ahora seguimos con el punto 23 La siguiente ventana nos permite ordenar por un campo pero como nosotros ya lo hicimos en la consulta query no lo hacemos aquí y hacemos un clic en Siguiente.

19. Ahora seguimos con el punto 23 La siguiente ventana elegir como queremos ver el Informe en Columnas, en forma Tabular o Justificado, elegimos Tabular. Algo muy importante nos deja elegir Vertical u Horizontal, (Portrait or Landscape). Nos piden Portrait así que si no está hacemos un clic allí y clic en Siguiente.

20. Ahora seguimos con el punto 23 En la siguiente ventana debemos elegir un diseño para nuestro Report, colores, tipo de letra, etc. Aparecen distintas opciones elegimos una y clic en Siguiente.

21. Ahora seguimos con el punto 23 Por último nos aparece una ventana que nos da la opción de cambiarle de nombre como nosotros ya le habíamos dado el nombre que nos piden hacemos un clic en Finalizar.