TRABAJO DE ADMINISTRACION FINANCIERA II

1. TRABAJO DE ADMINISTRACION FINANCIERA II TEMA: ADMINISTRACION DEL EFECTIVO GRUPO # 7: • Celia Vera • DignaZambrano • Frank Alarcón • Maritza Alomoto • JackelineZuñiga • Patricio Ortiz Guayaquil, Septiembre 27 del 2012

2. Administración del efectivo Las corporaciones emplean sistemas de administración de efectivo cada vez mas sofisticado con objetivo de vigilar su efectivo y valores negociables y mantener la liquidez que necesitan con el costo mas bajo posible. El efectivo y los valores negociables se manejan juntos, porque los segundos son muy líquidos y es posible transferir fondos de una forma a la otra de manera rápida y económica.

3. MOTIVOS PARA MANTENER EL EFECTIVO • Hay tres motivos básicos para mantener efectivo. • La demanda para transacciones: La necesidad de efectivo para poder efectuar las transacciones en efectivo esperadas de una compañía. • La demanda por precaución: La necesidad de efectivo para enfrentar contingencias inesperadas o extraordinarias con un colchón de efectivo. • La demanda especulativa: La necesidad de efectivo para poder aprovechar oportunidades de inversión que pudieran presentarse. • Saldos Compensadores: Saldos en excesos que se dejan en el banco como compensación indirecta por préstamos extendidos u otros servicios bancarios.

4. DETERMINACION DEL SALDO OPTIMO EN EFECTIVO • EL EQUILIBRIO ENTRE LA RENTABILIDAD Y EL RIESGO • El equilibrio de la rentabilidad de una empresa y el riesgo, es la relación de los ingresos y los costos generados por el uso de los activos de la empresa, ya sean corrientes y fijos. • En las actividades productivas se pueden incrementar los ingresos o disminuir los costos. Estos dependiendo que la empresa no sea capaz de pagar sus cuentas a medida que se venzan.

5. Características del equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo • Cuanto mayor sea el capital de trabajo neto de la empresa, menor será su riesgo. • Cuanto mayor sea el capital de trabajo neto, mas liquida será la empresa, es decir, menor será su riesgo de volverse técnicamente insolvente. • Con estas definiciones, podemos demostrar el equilibrio, entre ellos considerando los cambios en los activos y pasivos corrientes por separados.

6. Cambios en los activos corrientes • La manera en que el cambio del nivel de los activos corrientes de la empresa afecta el equilibrio entre la rentabilidad y riesgo se demuestra usando la razón de activos corrientes a activos totales. • Esta razón indica el porcentaje de los activos totales que es corriente para ilustrarla, asumiremos que el nivel de los activo totales permanece sin cambios. • Cuando la razón aumenta, es decir, cuando los activos corrientes aumentan, la rentabilidad disminuye. ¿Por qué ? Por que los activos corrientes son menos rentables que los Activos fijos.

7. Los activos fijos • Los activos fijos son más rentables por que agregan más valor al producto, que los activos corrientes. • Sin activos fijos, la empresa no podría fabricar el producto. • El efecto del riesgo disminuye a medida que aumenta la razón de activos corrientes a activos totales. • El aumento de los activos corrientes incrementa el capital de trabajo neto, reduciendo así el riesgo de insolvencia técnica.

8. Cambios en los pasivos corrientes • El cambio de los pasivos corrientes afecta a la empresa debido a su equilibrio, rentabilidad y riesgo. • Para esto se utiliza la razón de pasivos corrientes a activos totales. • Esta razón indica el porcentaje de activos totales que se ha financiado con pasivos corrientes. • Cuando la razón aumenta, la rentabilidad aumenta los activos

9. Cambios de los pasivos corrientes ¿ Por qué ? • Porque la empresa usa más financiamiento de pasivos corrientes, que es menos costos y menos financiamiento a largo plazo. • Los pasivos corrientes son menos costosos porque sólo los documentos por pagar, que representan el 20 % de los pasivos corrientes del fabricante típico, tiene un costo.

10. Cambios en los pasivos corrientes • Los demás pasivos corrientes son básicamente deudas por las cuales la empresa no paga ningún cargo o interés. • Cuando aumenta la razón de pasivos corrientes a activos totales, el riesgo de insolvencia técnica también aumenta. • Porque el aumento de los pasivos corrientes disminuye, también el capital de trabajo neto. • Los efectos opuestos en la utilidad y el riesgo se debe a una disminución de la razón de pasivos corrientes a activos totales.

11. CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO • La comprension del ciclo de conversion del efectivo en unaempresaes de muchaimportancia, para la administraciónfinanciera a cortoplazo. • Este cicloapoya el analisis de la administracion de los activoscorrientes y de los pasivoscorrientes

12. DINERO COBROS COMPRA DE MATERIA PRIMA O MERCANCIA • CICLO DE CONVERSION DE • EFECTIVO VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR FABRICACION CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO SALIDA DE EFECTIVO • ENTRADA DE EFECTIVO

13. CALCULO DEL CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO • El C.O. Es el tiempoquetranscurredesde el inicio del proceso de la produccion hasta el cobro del efectivo de la venta del productoterminado. • CICLO OPERATIVO = EDAD PROMEDIO DE INVENTARIO + PERIODO DE COBRO • El C.O. menos el PeriodoPromedio de Pago, es lo queconocemoscomo C.C.E. y representa el tiempo en el que los recursos de la empresapermaneceninmovilizados. • CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO = CICLO OPERATIVO – PERIODO PROMEDIO DE PAGO

14. Ejercicio: MAX COMPANY VENTAS ANUALES = 10’000.000 COSTO DE VENTAS = 75% DE VENTAS COMPRAS = 60 % COSTO DE BIENES VENDIDOS EDAD PROMEDIO DE INVENTARIO = (EPI) 60 DIAS PERIODO PROMEDIO DE COBRO = (PPC) 40 DIAS PERIODO PROMEDIO DE PAGO = (PPP) 35 DIAS CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO DE MAX 60 + 40 – 35 = 65 DIAS

15. LINEA DE TIEMPO DEL CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO DE MAX EPI + PPC – PPP = CCE 60 + 40 – 35 = 65 DIAS

16. Estrategia para administrar el ciclo de conversión de efectivo Un Ciclo de Conversión de Efectivo positivo, significa que la empresa debe utilizar los pasivos negociados (como lo son los préstamos bancarios) para mantener sus activos operativos. Los pasivos negociados tienen un costo preestablecido y explícito, por lo que la empresa se beneficia minimizando su uso para mantener su operación. Los pasivos negociados mínimos se pueden llevar a cabo mediante las siguientes sugerencias: Libro principios elementales para el manejo del efectivo autor HECTOR MARIN RUIZ

17. Estrategia para administrar el ciclo de conversión de efectivo 1.- Rotar el inventario tan pronto como sea posible sin caer en “0” existencias, ya que esto afectaría directamente a las ventas y a las Cuentas por Cobrar y a la realización de la cartera • 2.- Cobrar las Cuentas por Cobrar tan pronto como sea posible sin perder ventas por políticas de cobranza inadecuadas, o de alta presión.

18. Estrategia para administrar el ciclo de conversión de efectivo • 3.- Administrar los tiempos de envío, procesamiento y compensación para reducirlos cuando se cobre a los clientes e incrementarlos cuando se pague a proveedores, es decir, mayor rapidez en la cobranza y mayor dilación negociada sin intereses para los pagos a proveedores. • 4.- Pagar las cuentas por pagar tan lento como sea posible sin dañar la calificación de crédito de la empresa. Libro principios elementales para el manejo del efectivo autor HECTOR MARIN RUIZ

19. TECNICAS DE LA ADMINISTRACION DE LA FLOTACION • Efectivo flotante.- Es la diferencia entre el saldo disponible o el cobrado de la compañía en el banco y el saldo en libros de la compañía. • Flotante de desembolso.- Cuando extendemos un cheque, nuestro saldo en libros se reduce en el monto del cheque, pero nuestro saldo disponible o cobrado en el banco no se reduce hasta que el cheque recién se aplica. • Flotante de Cobro- El flotante negativo que se crea entre el momento en que depositamos un cheque en nuestra cuenta y el momento en que ya están disponibles los fondos.

20. TECNICAS DE MANEJO DEL FLOTANTE.- • SE UTILIZAN VARIOS MECANISMOS PARA MANEJAR EL FLOTANTE: • TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS • CUENTAS CON SALDO CERO • DESEMBOLSO CONTROLADO • PROCESAMIENTO CENTRALIZADO DE CUENTAS POR PAGAR • CAJAS DE SEGURIDAD

21. Las transferencias electrónicas son mas costosas que emitir un cheque, pero reduce el costo del flotante porque su efecto es inmediato. • Cuentas con saldo cero (csc) son cuentas de desembolso que mantienen un saldo de cero. Los fondos se transfieren automáticamente cuando se presentan cheque de una csc. • Desembolso controlado.-Utiliza cuentas de desembolso de varios bancos además de la cuenta maestra en le banco principal de la compañía. Los bancos notifican a la compañía cuanto dinero necesitan y la compañía envía los fondos necesarios a los bancos electrónicamente, también el banco cuando hay fondos en exceso se los envía electrónicamente. • Procesamiento centralizado de cuenta por pagar.- Al centralizar las cuentas por pagar el gerente de efectivo sabe cuando se deben pagar todas las facturas y se asegura que haya fondos disponibles. El pago oportuno crea una buena relación con los proveedores y reduce sus saldos de efectivo. • Cajas de seguridad.- Son apartados postales donde se depositan los cheques que lleguen, se contrata a un banco para que procese los cheques y los cobre. Compañía puede reducir sustancialmente su flotante, reduce tiempos y disponibilidad.

22. ADMINISTRACION DE INGRESOS Y EGRESOS • Los presupuestos de entrada y salida de efectivo solo proporcionan información sobra las posiciones futuras del efectivo de la empresa, mientras que los estados proformas incluyen cálculos esperados de los activos, pasivos y el estado de resultados, los gerentes financieros pueden utilizar estimaciones fiscales derivadas del estado de resultado cuando elaboran el presupuesto de entrada y salida de efectivo. • Estado de resultado proforma.- Es un resumen de los ingresos y egresos esperados de la empresa en un determinado periodo en el futuro, que termina con el ingreso neto(perdidas) de dicho periodo. • El pronostico de ventas es la clave para programar la producción y calcular los costos, los gastos generales, ventas y administrativos casi siempre se presupuestan por anticipado y no son muy sensibles a las fluctuaciones de las ventas, después se calculan otros ingresos y gastos, los intereses pagados para determinar el ingreso neto antes de los impuestos fiscales, se calculan las tasas fiscales para determinar el ingreso neto después de impuestos.

23. 3.8 DESARROLLO DEL PRESUPUESTO DEL EFECTIVO • El Presupuesto de Efectivo consiste en el cálculo anticipado de las entradas y salidas de efectivo cuyos objetivos básicos son: • - Conocer los sobrantes o faltantes de dinero y tomar medidas para invertir adecuadamente los sobrantes y financiar los faltantes. • - Identificar el comportamiento del flujo de dinero por entradas, salidas, inversión y financiación en períodos cortos y establecer un control permanente sobre dichos flujos. • - Evaluar la razonabilidad de las políticas de cobro y de pago. • - Analizar si las inversiones en títulos valores y otros papeles negociables dan posibilidad de conservar el poder adquisitivo del dinero y si hay sub o sobre inversión. • El logro de los objetivos reseñados, a través del presupuesto de tesorería, cobra importancia en virtud de su relación directa con los activos y pasivos corrientes y éstos permiten medir la liquidez de cualquier organización.

24. La esencia del presupuesto de caja es la planificación financiera, entendida ésta como aquel • proceso mediante el cual la empresa plantea proyectos financieros de largo plazo, como expresión cuantitativa • de sus planes estratégicos; y de corto plazo, como expresión cuantitativa de sus planes tácticos u • operativos, en los cuales se contemplan la proyecciónde las ventas, los costos, los gastos, los activos y pasivos • requeridos para lograr las metas propuestas. • En el contexto de la planificación financiera,, el Presupuesto de Efectivo es uno de los presupuestos más importantes en el proceso de planeación, permite reflejar no sólo los ingresos y egresos en efectivo que tendrá la organización durante el período considerado en la planeación, sino que, además, permite diagnosticar y sugerir la forma de financiación que debe utilizar la organización para lograr los objetivos trazados.

25. Partiendo del pronóstico de ventas se desarrolla el presupuesto de producción con todos los requerimientos necesarios para llevar adelante dicho proceso productivo, es decir, las necesidades de materia prima, de mano de obra, de gastos de fabricación, además se estiman los gastos administrativos y financieros para el período presupuestado, así como los ingresos y gastos extraordinarios previstos. • Una vez estimados todos los ingresos, costos y gastos del período se estructura el presupuesto de efectivo con aquellos que generarán entradas o salidas de efectivo, junto con los cobros y pagos en efectivo pendientes del período anterior. • Los ingresos, costos y gastos erogables que no generan entradas y salidas de efectivo durante el período presupuestado, se registran como pendientes de cobro y de pago en el balance general presupuestado. La última etapa del presupuesto maestro consiste en estructurar los estados financieros básicos proyectados,

26. Presupuesto de Presupuesto de ventas producción Presupuesto de requisiciones de materia prima Presupuesto de Mano de Obra Presupuesto de Gastos Indirectos de Fabricación Presupuesto de Costo de Producción y Ventas Presupuesto de Gasto de Venta Presupuesto Gastos de Administración Presupuesto de Estado de Resultados de Operación presupuestado Presupuesto de Efectivo Presupuesto de Adiciones de Activo no Circulante Estado de Resultados Balance General Flujo de efectivo presupuestado presupuestadopresupuestado

27. EMPRESA XYZ S.A. Presupuesto de Efectivo o de Caja Para los 3 meses que terminarán al 31 de marzo del año 20xx Enero Febrero Marzo TOTAL • Saldo inicial del efectivo xxx xxxxxxxxx • Ingresos • Ventas del Período xxx xxxxxxxxx • Cobro a clientes cuentas atrasadas xxxxxxx xxxx • Otros Ingresos xxx xxxxxx • Total de efectivo disponibles antes del financiamiento (A) XXXX XXXXXXXXXXXX • Egresos • Desembolso por compras xxx xxxxxxxxx • Desembolsos de mano de obra directa xx xxxxxx • Desembolsos de gasto de fabricación xxx xx xxx xxx • Desembolso por gastos de administración xx xxxxxx • Desembolso por gastos de ventas xx xxx xx xx • Desembolso por pasivos a corto y largo plazo xx xxxx xxx • Compra de activo fijo xxx xxxxxxxxx • Egresos totales (B) XXXX XXXXXXXXXXXX • Saldo mínimo de efectivo deseado xx xxx xx xxx • Total de efectivo necesario XXX XXXXXX XXXX • Excedente o faltante -xxx xx xxx xx • Financiamiento • Préstamos xxx xxx • Colocaciones • Pagos xxx xxx • Retiro de colocaciones • Intereses gastos xxx xxxxxxx • Intereses ganados • Financiamiento neto (C) xxx -xxx -xxx • Saldo final de efectivo XXXX XXXX XXX

28. Estructura del Estado de Flujo de Efectivo (EFE) • El EFE se puede presentar por dos métodos, uno conocido como el método directo y el otro como método indirecto, en ambos la estructura general se refleja en tres grupos de actividades, a saber, movimiento de efectivo por actividades operacionales, de inversión y de financiamiento. Es importante tener claro, antes de seguir, a que se refiere el método directo y el método indirecto así como cada uno de los valores que se agrupan en cada tipo de actividad. • Método directo: En el EFE es el método que calcula el efectivo neto proporcionado por las actividades operativas en la forma de cobros menos las erogaciones operativas. • Método indirecto: En un EFE es el método que ajusta la utilidad neta para que sólo refleje los ingresos y egresos en efectivo. • Las empresas están obligadas a presentar el EFE como un estado financiero básico, por cualquiera de los dos métodos, el más utilizado es el método indirecto por la facilidad de información requerida para su estructuración y su interpretación, no obstante el método directo es mucho más completo en cuanto a la información detallada que reporta en el sub grupo “Movimiento de efectivo por actividades operacionales”.

29. 3.9 ADMINISTRACION DEL FLUJE DE EFECTIVO (ENTRADAS Y SALIDAS) • un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero. • NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE CONOCE • Para poder administrar el efectivo, es conocer tanto la forma en que éste se genera, como la manera en que se aplica o el destino que se le da. Esta información la proporciona el estado de flujo de efectivo. • El dinero generado básicamente por cobros a clientes derivados de la venta de inventarios o de la prestación de servicios, menos los pagos a proveedores y las erogaciones para cubrir los costos necesarios para poder vender, comprar y producir los artículos vendidos durante el período cubierto por la información, es el efectivo neto generado por la operación.  • La capacidad para generar efectivo por medio de la operación, permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y su salud financiera. 

30. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRAR EL FLUJO DE EFECTIVO? • su administración es tarea en la cual están involucradas todas las personas que trabajan en la empresa. Lo que cada individuo haga (o deje de hacer) va a afectar de una manera u otra el efectivo de la empresa.  • Por ejemplo:  • - El fijar el precio de venta para los inventarios afectará el flujo de efectivo, ya que el precio influye sobre el tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el monto de efectivo que se generará.  • - Al definir y decidir a quién se le venderá a crédito y en qué términos y bajo qué condiciones, determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito durará "almacenado" en cartera y su monto.  • - El dar motivo para que el cliente esté insatisfecho, obtenga una queja en contra de nuestra empresa, provocará que sus pagos se demoren hasta que su insatisfacción haya sido eliminada.  • - La negociación con los proveedores definirá tanto los montos de los pagos como la frecuencia o rapidez de los mismos.  • - El riesgo que se esté dispuesto a correr ante la posible eventualidad de no contar con la materia prima requerida por producción, o los artículos necesarios para cubrir los pedidos de los clientes, así como el tiempo que toma la conversión de la materia prima en un artículo terminado, define el nivel de inventarios y los inventarios son dinero almacenado en materia prima y en artículos terminados 

31. LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO • Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada. Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho.  • Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero. 

32. PRIMER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" Ejemplo:  - Incrementar el volumen de ventas,  - Incrementar el precio de ventas  - Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución)  - Eliminar descuentos. • SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" Ejemplo:  - Incrementar las ventas al contado  - Pedir anticipos a clientes  - Reducir plazos de crédito. • TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se denen disminuir las salidas de dinero" Ejemplo:  - Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores)  - Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.  - Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad)  • CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" Ejemplo: - Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.  - Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar 

33. FUNCIONAMIENTO EN LA PRACTICA DE LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL EFECTIVO. • Algunas empresas han obtenido logros muy importantes en su administración del efectivo, aplicando los cuatro principios mencionados, siguiendo un procedimiento más o menos parecidos al que se describe a continuación.  • 1.-) Bautice el proyecto con un nombre lo suficientemente descriptivo y sugestivo. Por ejemplo:   • - "Programa de Administración Efectiva del Efectivo" (PADEE)  • - "Plan para el Manejo Eficiente del Efectivo (PEMEDE)  • 2.-) Divulgue en toda la empresa la existencia de este plan o programa, enseñando el objetivo general que se persigue con el mismo. • 3.-) Celebre reuniones con grupos relativamente pequeños (no más de 15 personas) para facilitar su funcionamiento y alentar la participación de cada uno de los asistentes. El grupo debe de estar integrado por personas que representan cada una de las distintas áreas que constituyen la empresa: Compras, producción, ventas, crédito y cobranza, recursos humanos, contabilidad, tesorería, etc. 

34. El objetivo de esta reunión, cuya duración puede fluctuar desde 8 horas hasta 16 horas, es detectar áreas de oportunidad de mejorar la forma en que la empresa está administrando actualmente su flujo de efectivo.  Para lograr este objetivo, es necesario primero explicar a los participantes en la reunión como se genera y aplica el efectivo en una empresa. En seguida se debe lograr que detecten que el flujo de efectivo es responsabilidad de todos, así como otros aspectos relevantes a la administración de efectivo.  En seguida de esta etapa de inducción, es recomendable que cada participante, en forma individual y estructurada, reflexione cómo cada una de las principales actividades que efectúa en su trabajo afectan y se ven afectadas por el flujo de efectivo de la empresa.  Esta reflexión tiene el propósito de que cada individuo "aterrice" a su propia realidad, su participación directa o indirecta, en el flujo de dinero de la empresa.  • Una vez logrado esto, se divide a los participantes en pequeños grupos (tres o cuatro personas en cada uno de ellos), para que en equipo identifiquen síntomas, definan problemas y ofrezcan soluciones a situaciones reales a su trabajo. Después de que cada subgrupo hizo su tarea, se reúne todo el grupo y se comparten y discuten los problemas afectados. 

35. Tanto la reflexión individual como la búsqueda y discusión en grupos, deben estar referidos a la aplicación de los cuatro principios de la administración de efectivo. Esto implica que se responda cada uno de los participantes, ¿Qué puedo hacer (o dejar de hacer) para:  - Incrementar las entradas de efectivo?  - Acelerar las entradas de efectivo?  - Disminuir las salidas de efectivo?  - Demorar las salidas de efectivo? 

36. Cómo producto final de la reunión, se genera un listado con los problemas detectados, así como las posibles soluciones propuestas • 4.-)  Integre un comité responsable de :  - Seleccionar en base a su importancia (monto, urgencia, etc) los problemas detectados en la reunión.  - Nombrar a los responsables de llevar a la práctica la propuesta.  - Establecer calendarios para las acciones que se van a tomar (u omitir).  - Dar seguimiento a cada uno de los proyectos 

37. BIBLIOGRAFIA • FUNDAMENTO DE ADMINISTRACION FINANCIERA. • DECIMA SEGUNDA EDICION • SCOTT BESLEY - EUGENE F. BRIGHAM • FUNDAMENTO DE ADMINISTRACION FINANCIERA. • DECIMA EDICION • J. FRED WESTON - EUGENE F. BRIGHAM • PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION FINANCIERA. • DECIMA PRIMERA EDICION • LAWRENCE J. GITMAN