Sharing Penerapan Audit Internal

1. Sharing Penerapan Audit Internal EkonomatKeuskupanAgung Jakarta Surabaya, 1 Juli 2013

2. LaporanKeuanganParokiadalahsuatukebutuhandankewajibanParoki Tercermindalam : • ArahDasar Pastoral KAJ : DilandasispiritualitasGembalabaikdanpelayananmurahhati; salahsatudarirencanakegiatantersebutdilaksanakandenganmengembangkantatalayanpastoral berbasis data. • StatutaRegioJawaPasal 139 Ayat 7; arahanmentaatiKitabHukumKanonikmengenaipengelolaanhartabendagerejawidenganmemberikanLaporanPertanggungjawabankepadaUskup. • PerubahanAnggaranDasar PGDP 2008 Pasal 13 mengenaikewajibanmenyelenggarakanpembukuandanmenyampaikanlaporankeuangan. • SuratKetentuanUskupAgung Jakarta No. 2302/3.4.0/2003 butir 5; PermintaanUskupAgung Jakarta kepada PGDP supayamenerapkanPedomanKeuanganParokidanmensosialisasikankepadaperangkatnya, dimaksudkansupayapengelolaanhartabendaKeuskupandisetiapParokidapatdilaksanakansecarabenar, akurat, danakuntabel.

3. Perangkat yang dipersiapkanuntukmewujudkanLaporanKeuanganParoki • MembuatPedomanKeuanganParoki (PKP-KAJ), dimulaitahun 2003 yang kemudiandievaluasidandisempurnakanberdasarkanmasukanselamakunjungan/visitasidanpertemuan-pertemuandengan PGDP; sampaidengan yang terakhir PKP-KAJ Tahun 2012. • Menyediakanperangkatlunakakuntansisebagai media pembukuandanmemberikandukunganimplementasinyadiParoki. • MerekrutKaryawan yang memilikilatarbelakangpendidikanakuntansi, yang bertugasmelakukan audit laporankeuanganparokidanpendampinganpetugaspembukuanparoki. • Mengadakanpelatihankeuangankepadapetugaspembukuan, bendaharaparoki, perangkat PGDP, dan Pastor yang berkaryadi KAJ. • Melakukanvisitasikeparokiuntuksosialisasidanmengetahuisejauhmana PKP-KAJ diterapkan. • MewajibkanParokimemilikipetugaspembukuan, denganmemberikandukunganberupabantuanpenggajianbagiparoki yang tidakmampusecarafinansial.

4. Audit LaporanKeuanganParokisebagaisarana dialog mewujudkantatalayankeuangan yang terpadu, kredibel, danakuntabel. Melalui Audit LaporanKeuanganParoki: • MendorongParokiuntukmenerapkansistemdanprosedurkeuangan yang sesuaidengan PKP-KAJ, AnggaranDasar PGDP, danKetentuan-ketentuanUskupAgung Jakarta besertastafnyadenganmenyampaikantemuan, usulanperbaikankepadaDewanParoki, danmenerimatanggapandankomitmenatasusulanperbaikantersebut. • Sebagaisarana PGDP untukmengungkapkanpertanggungjawabanpengelolaanhartabendaparokisecaratransparan. • MemberikaninformasipengelolaanhartabendadanaktivitasparokikepadaUskupAgung Jakarta (melaluiEkonom KAJ) danbagian-bagiandalam Kantor KAJ (Seperti Biro Tanah danBangunan, Personalia, dansebagainya) • Memberikandukungankepada PGDP untukmenerapkantatalayankeuanganparoki yang mendukungsistempengendalian internal kepadaseluruhperangkat PGDP.

5. TeknisPelaksanaan Audit Paroki • PGDP yang akandiauditdiberikaninformasitentangpelaksanaanaudit padaawaltahun. • Pelaksanaan Audit ParokidiawalidenganPreliminary Reviewuntukmengetahuiinformasipengelolaankeuanganparoki yang diperlukanuntukproses audit selanjutnya. • Melakukanpemeriksaandokumenolehstaf internal audit berdasarkanprosedur audit yang telahditetapkanberdasarkan PKP KAJ, AnggaranDasar PGDP, danKetentuan-KetentuanUskupAgung Jakarta besertastafnyadituangkandalamdaftartemuandanusulanperbaikan (Management Letter) yang di-reviewoleh Tim KeuanganPendamping Internal Audit. • Ekonomat KAJ menerbitkanDaftarTemuandanUsulanPerbaikan yang disampaikankepada PGDP untukdibahasdalamrapat PGDP dandisampaikanpadasaatFinal Review kepada Tim Keuangan (termasukdidalamnyaEkonom KAJ) tanggapanbesertakomitmenperbaikan. • PGDP wajibmenyampaikantanggapan audit secaratertulis 2 (dua) minggusetelahFinal Review, Data tersebutdipergunakanuntukmelihatperkembanganparoki 1 (satu) tahunselanjutnyamelaluivisitasi

6. Kecemasan PGDP menghadapipelaksanaan Audit Paroki • Anggapanbahwa audit itumenyeramkan, hanyamencari-carikesalahansaja • Pengalaman-pengalamanpribadianggota PGDP dengansuasanasepertidikantor yang bersangkutan yang dirasatidaksesuaiditerapkandiinstansiGereja. • Belumpernahmengalamipemeriksaan/audit, hanyamelihatdanmendengardi media. • Kekhawatiranjika yang dilakukansalah, menyalahiketentuan KAJ danmendapatkansemacamhukuman.

7. BeberapaTanggapanPositifdari PGDP mengenaipelaksanaan Audit Paroki • SebagianbesarParokimemintadilakukan audit setiaptahun. • Audit yang dilakukanEkonomat KAJ tidakmencari-carikesalahanmelainkanmenemukankelemahansistempengendalian internal danmemberikanusulanperbaikanuntukpenyempurnaansistem yang telahditerapkanParoki, selainitujugamengungkapkanbeberapahalpositif yang telahditerapkanolehParoki yang membuatbanggaPengurus. • Melaluiperjumpaandalamkesempatan audit danjugahasiltemuan yang disampaikanmembantuDewanParokimendorongdanmemberikanpengertiankepadaperangkat PGDP untukmengimplementasikansistem yang sesuaidengan PKP – KAJ. • Hasil Audit yang disampaikandijadikanbahanevaluasioleh PGDP dalammenjalankantujuankhaspelayananpengelolaanhartabendagerejaberdasarkan KHK 1254 butir 2 (pelayananibadatilahi, kehidupanparapelayan, karyapelayanansucidanamalkasih, danperhatiankepada yang berkekurangan)

8. Pelaksanaan Audit diParoki • KeuskupanAgung Jakarta telahmelakukan Audit LaporanKeuanganParokisebanyak 48 Paroki, sedangdalamproses audit 3 Paroki, belumdilakukan audit 12 Paroki. • Dari 48 Paroki yang diauditterdapat 5 Paroki yang kesulitanmenerapkan PKP KAJ danmemFollow uptemuan Audit disebabkanterbatasnya SDM; 14 Parokisedangberupayamewujudkanpenerapan PKP-KAJ, dan 29 Parokisudahmengimplementasikansebagianbesar PKP-KAJ. • Dari 29 Paroki yang telahsebagianbesarmengimplementasikan PKP-KAJ, 19 Parokimendapatkanpenghargaanatassegalaupayadanjerihpayahnyamenerapkan PKP-KAJ diParoki. Diharapkan ke-19 Parokitersebutmenjadisumbermotivasibagiparoki-parokididekenatnya, membantuimplementasi PKP-KAJ.

9. Beberapahasiltemuan yang umumnyaterdapatdiParoki • Kesesuaian/kepatuhanterhadapAnggaranDasar PGDP. • PenerapanAnggaranDasar PGDP Pasal 9 • TidakmemohonijintertuliskepadaUskupAgung Jakarta berkaitandenganpenggalangandanaberupahutangkepadaumatparoki. • TidakmemohonijintertuliskepadaUskupAgung Jakarta berkaitandengan Pembangunan danRenovasi • Menyimpanuang yang bukandenganinstrumentabungan, giro, dandeposito (ditempatkandalambentukreksadanamenyebabkanuang yang dikelolatidakkembali). • Kelalaiandanketidaktahuanpengurus PGDP tentanghakmewakilisegalatindakanatasnamabadangerejaadalahKetuaUmum, sekretaris, danbendahara (biasaterjadipadasaatmemintaijinke KAJ olehpengurusPanitia Pembangunan Gereja, penandatanganperjanjiankontrakkerjadengankontraktor)

10. PenerapanPasal 8 Ayat 2 mengenairangkapjabatankepengurusanbadangerejatidakdiperkenankan (Anggota PGDP merangkapjabatansebagaianggota PPG) PenerapanPasal 13 mengenaipembukuan, PGDP belummenyampaikanlaporankeuangantepatwaktukepadaKeuskupanAgung Jakarta. Kesesuaian/kepatuhanterhadapKetentuanUskupAgung Jakarta besertastafnya: KelalaianmenerapkanketentuanUskupAgung Jakarta No. 2297/3.4.1/2003 mengenaipengumpulandanadiparoki-paroki KAJ; Huruf E, Butir 5 tidakdiijinkanpengumpulandanakhususmelaluikolekteuntukkaryakelompokatauorganisasimasyarakatkatholik trans-parokial. KelalaianmenerapkanketentuanUskupAgung Jakarta No. 2302/3.4.0/2003 mengenaipengurusanhartabendakeuangankeuskupan yang adadiparoki, butir 2 mengenaihal yang tidakdibenarkanmelakukanpenyimpananuangdalampengelolaanluarbiasa (saham, obligasi, koperasi, reksadana, dsb.) tanpaijintertulisdariUskupAgung Jakarta. KetentuanUskupAgung Jakarta No. 0910/3.4.0/99 dan 053/7.17/2008 tentangpengelolaankaspastorandanpembukuankaspastoran, belumsemuamemahamidanmenerapkan.

11. KetentuanUskupAgung Jakarta No. 348/3.4.1/2008, No. 319/3.4.1/2009, danKetentuanEkonom KAJ No. 488/3.5.1.5/2008 mengenaihal-hal yang harusdenganpersetujuantertulisdariUskupAgung Jakarta kurangdiperhatikan. KetentuanUskupAgung Jakarta No. 103/3.4.0/2008, KetentuanEkonom KAJ No. 487/3.5.1.5/2008 dan No. 487/3.5.1.5/2008 tentangpemanfaatandana papa danpenyampaianlaporandanaterikatbeberapaparokibelummelaksanakan. KetentuanUskupAgung Jakarta No. 320/3.4.1/2009 dan No. 323/3.4.1/2009 mengenaiuangsakudanlibur imam, beberapakomunitaspastoranbelumsesuaipenerapannya. Kesesuaian/kepatuhanterhadapPedomanKeuangan KAJ LaporanKeuangan yang disampaikantidaktepatwaktudantidaklengkap. Belummemiliki Tata LayanKeuanganParoki TertibAdministrasi voucher dankelengkapan voucher, sistemdanprosedur yang diterapkanlemahdarisegipengendalian internal. SistempengarsipanbelumsepenuhnyadiParoki. Sistempengelolaankasbelumsesuaidengan PKP (diantaranyapenerapankasimprest, kassementara, dankasbesar)

12. Pengelolaanrekening bank tidakatasnama PGDP dantidakdisertaidengansuratpernyataankepemilikanrekeningbermeterai. KepemilikanAsetGerejatidakatasnama PGDP Tidakmemilikidaftarasetdanidentifikasiaset, sertakontrolaset yang lemah. Belumkonsolidasilaporankeuanganstasi, laporankeuanganseksi (seperti St. Yusuf, PSE, Ayo Sekolah) danlaporanpanitiapembangunangereja. Belummulaidisosialisasikewajibanlingkungandankelompokkategorialmenyampaikanlaporanaktivitas. Pemeriksaanterhadaplaporankeuanganparoki Tidaktertibpengelolaankas, pengelolakastidakdapatmenunjukkanposisikas per tanggalpemeriksaanfisikkas. Bagian/seksimengeloladana yang cukupbesar, kurangnyapengawasandariDewanParokimenyebabkanpenempatandanadiluarketentuanUskupAgung Jakarta, setelahdilakukanpemeriksaan, diketahuidana yang dikelolasudahtidakada. Kurangtertibnyapengelolaandana, sehinggadana yang sifatnyaterikatuntukintensitertentutercampur.

13. Tidakdapatmenunjukkansaldopadalaporankeuangandengandokumen-dokumenpendukungtransaksiseperti (daftarpiutang, daftaraset, danapembangunan, dsb.) disebabkanterbatasnyainformasi yang diperolehdaribagianterkait. Belumdiaturpengelolaandana yang sifatnya ‘menganggur’ untukkemudianditempatkankedalaminstrumen lain yang sesuaidenganketentuanUskupAgung Jakarta. Kurang-tertibnyapengarsipandokumen-dokumenkepemilikanaset (khususnyatanah) yang seharusnyadisimpandi Biro Tanah danBangunan KAJ; danpengarsipantandaterimaatasdokumen yang diserahkanke BTB-KAJ.