Les bonnes pistes de l’archivage du dossier patient

1. Les bonnes pistes de l’archivage du dossier patient Salon Santé Autonomie 28 mai 2013

2. Sommaire Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP 1 Retour d’expérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 2 3 Aspects réglementaires de l’archivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 4 Politique d’archivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques d’Archivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA 5 6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spitéri, ANAP 2

3. Sommaire Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP 1 Retour d’expérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 2 3 Aspects réglementaires de l’archivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 4 Politique d’archivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques d’Archivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA 5 6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP 3

4. Le Projet NHG (Nouvel Hôpital de Gonesse) du Centre Hospitalier de Gonesse Le Contexte • Bâtiment • 82 700m2 • 640lits et places • Choix Technologiques • Les tablettes multimédiaau lit des patients (téléphone, télévision,...) • Le dossier Patient ne circule plus  • Une intégration forte des dispositifs Bio-Médicaux • La robotisation du laboratoire • L’automatisation des transport : AGV (Tortues) • La Pharmacie • La robotisation de la pharmacie pour la préparation des médicaments • Le Plein-Vide • Les armoires sécurisées Ouverture NHG Automne 2014

5. et Peu de déplacement du personnel = transports automatisés (Tortues) Optimisation des déplacements Optimisation des surfaces Au niveau des services (Consultations Externes, Unités de soins) Au niveau du Rez-de-Jardin Accessibilité aux informations, En temps réel Optimisation du temps de travail Déplacement Rangement Moins de papier Pas de circulation du dossier papier « risque de disparition » Intégration à la source, proche du temps réel, Informations produites par le service Documents extérieurs La Stratégie NHG Les Principes - NHG

6. Stratégie et PrincipesMise en œuvre Pas de circulation du dossier papier Gain / surfaces Numérisation des Dossiers Patients des Archives • 1/ Structuration et Organisation pour Scan de la totalité du DCP= archive 0 • 2/ Au fil de l’eau • Les nouveaux documents • Accessibilité permanente aux archives numérisées et au DMC depuis Cristal-Net • Accès direct au dossier numérisé en cas d’arrêt de Cristal-Net ET Alimentation Dossier numérisé – Archive 0 Accès au DCP « à l’identique du papier »

7. Numérisation des dossiers Patients des Archives  Mise en œuvre, dans le service des archives • Phase de numérisation de masse des archives vivantes (2,5 ans) • Evaluation 88000 dossiers – 7.203.000 pages • Atelier de numérisation • Dépollution des dossiers • Identification des documents à publier vers Cristal-Net • Géo-référencement des radios • Avant l’ouverture de NHG • Phase de mise en œuvre du logiciel de Numérisation • Au fil de l’eau • Intégration Cristal-Net • Signature électronique des documents numérisés • Copie fidèle et conforme • Horodatage • Tiers de confiance • dispositif est conforme aux dispositions de l’article 1348 du Code Civil mouvement des dossiers

8. Numérisation des dossiers Patients des Archives  Mise en œuvre, dans les services de soins Prescription et administration des soins informatisée Déploiement en cours (85% de déploiement) Evolution des organisations Dictée numérique Circuit de validation informatisé des courriers, Comptes rendus… Intégration dans le service des informations produites ou reçues (Fil de l’eau) Dès la création d’un document, intégration dans le Dossier Patient Informatisé Directement sur Cristal-Net OU Manuscrite ScannériséeIntégration automatique dans Cristal-Net et le Système d’Archivage Electronique (SAE) Enregistrement et intégration dans Cristal-Net des documents extérieurs Lettre du Médecin Traitant Documents des Pompiers Résultats d’examens extérieurs… ScannériséeIntégration automatique dans Cristal-Net

9. Numérisation des dossiers Patients des Archives  Mise en œuvre, dans les services Médicotechniques Intégration des comptes rendus dans Cristal-NET (Opérationnel) Anapath (DIAMIC) Biologie (LaboServeur) Résumé de Passage aux Urgences (DMU) EFN (Xplore) Imagerie Médicale (Xplore) PACS Anesthésie (OPESIM) Examens de Laboratoire réalisés à l’extérieur Arrêt de la production des comptes rendus papier

10. Méthodologie - Préparation Préparations des consultations ++++ Gérer au préalable les doublons Accompagnement d ’un groupe de médecins (4 ou 5 par AMA) Observation Réponses Meilleures utilisations pour une rapidité de réponse Nouveaux médecins Epuration du dossier papier par les AMA Installation Maquettage Test Eté 2013 début de la numérisation Préparation de la Numérisation Accompagnement Numérisation des Archives Médicales

11. La procédure d’Appel d’Offre Dialogue Compétitif Publication : 6 septembre 2012 Remise des candidatures :8 octobre 2012 Audition des 4 candidats : 16 octobre 2012 Groupe d’audition : Médecin responsable GDR, DIM, Responsable des Archives, Coordonnatrice des AMA, DSI Remise de l'offre initiale 5 novembre 2012 Auditions du 1er dialogue les 15 et 16 novembre 2012 Elimination de 2 candidats Auditions du 2ième dialogue les 18 et 19 décembre 2012 Présentation offre finale le 25 février et 1 mars 2013 : Présence du Directeur Commission de choix 18 mars 2013

12. Communication Interne sur le projet et Présentation du Projet au Directoire du 14 février 2012 Présentation de la méthodologie de numérisation au Directeur le 31 juillet 2012 Présentation de l’avancement du projet au Directoire du 13 novembre 2012 Le projet La méthodologie L’appel d’offre en cours Présentation du Projet à la CME du 27 novembre 2012 Présentation de l’avancement du projet au Directoire du 27 mars 2013 Présentation prévu : prochaine CME en juin 2013 Les différentes présentations validations par les instances

13. Les principes, la mise en œuvre et les impacts

14. Les principes, la mise en œuvre et les impacts

15. Sommaire Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP 1 Retour d’expérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 2 3 Aspects réglementaires de l’archivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 4 Politique d’archivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques d’Archivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA 5 6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP 15

16. Les dossiers patient sont des archives • Le code du patrimoine définit ce que sont les archives • Article L 211-1 : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » • Les dossiers patient sont donc des archives, dès leur création et quel que soit leur support (électronique ou papier) Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 16

17. Les dossiers patient peuvent être des archives publiques • Les établissements publics produisent des archives publiques. • Les établissements privés chargés d'une mission de service public ne produisent des archives publiques que dans le cadre de cette mission. Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 17

18. Des obligations pour tous les établissements: La gestion de l'information médicale • Définition du contenu du dossier patient (code de la santé publique - CSP-, article R 1112-2) • Des règles d'accès et de communication (CSP , art. L 1111-7, R 1111-1 et 2 et R 1112-1 et 4) • Une durée de conservation fixée par décret (CSP, art. R 1112-7) : 20 ans à compter de la dernière venue • Un encadrement de l'externalisation (CSP, art. article L 1111-8) Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 18

19. Des obligations pour tous les établissements: La protection des données à caractère personnel • Un encadrement strict par la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 19

20. Une reconnaissance par la loi de la valeur juridique de l'écrit numérique • Code civil, articles 1316, 1316-1 à 4. • Art. 1316-1 : « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 20

21. Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public • La gestion de l'information numérique • Le référentiel général de sécurité (arrêté du 6 mai 2010) • Le référentiel général d'interopérabilité (arrêté du 9 novembre 2009) • Ces deux référentiels ont valeur réglementaire et sont la conséquence de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 21

22. Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public • La gestion des archives publiques • Des règles générales énoncées dans le livre II du code du patrimoine (CdP, parties législative et réglementaire). • Des règles particulières établies par le service interministériel des Archives de France sous la forme de circulaires interministérielles contraignantes. Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 22

23. Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public • La gestion des archives publiques • Les hôpitaux sont responsables de la conservation de leurs archives (CdP, art. L 212-4 et 8) pendant la durée réglementaire de conservation. • Ils doivent ensuite verser celles qui ont un intérêt historique à un service public d’archives. • Tout document d'archives publiques est sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des Archives de France (CdP, art. L 212-4 et R 212-1 à 4). • Toute destruction est contrôlée (CdP, art. L 212-2 et 3). Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 23

24. Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public • L’externalisation des archives publiques est encadrée • Si un établissement public ou privé chargé d'une mission de service public souhaite externaliser la conservation de documents ou de données, elle doit le faire chez un prestataire agréé par l'administration des Archives de France (CdP, art. L 212-4 et R 212-19 à R 212-31). • Cet agrément s'ajoute pour le numérique à celui du ministère de la santé. • L’externalisation ne décharge pas l’hôpital de ses responsabilités sur ses archives. Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 24

25. Des outils pour s’y retrouver • Des fiches-conseil sur le contexte réglementaire du dossier patient. • Une annexe présentant l’essentiel des textes législatifs et réglementaires à connaître pour sécuriser la gestion de l’information dans les établissements de santé Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 25

26. Sommaire Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP 1 Retour d’expérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 2 3 Aspects réglementaires de l’archivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances Politique d’archivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue 4 Déclaration des Pratiques d’Archivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA 5 6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP 26

27. Définition de la politique d’archivage • C’est une brique de la gouvernance de l’établissement qui contribue à la gestion de son patrimoine, • Elle constitue l’expression des besoins de cet établissement pour son archivage en termes de sécurité et de services attendus, tant en interne qu’en externe. Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 27

28. La démarche 1/2 : • Elle se divise en trois grandes étapes • Mettre en place une démarche en mode projet efficace, • Construire la politique d’archivage, • Faire vivre la politique d’archivage. Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 28

29. La démarche 2/2 :

30. Construire la politique d’archivage • Recenser l’existant • Documents papiers et numériques/référentiel • Pratiques en interne et en externe/niveau de sécurité • Formaliser • Chiffrer • Valider Attention : 1 - cadre législatif 2 - processus à mettre en œuvre papier/numérique Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 30

31. Les besoins • Estimer les moyens nécessaires en mode routine • Quels moyens matériels ? • Quels moyens humains ? • Quelles compétences ? • Quel plan d’action ? Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 31

32. Le suivi de la politique d’archivage • Il faut impérativement accompagner le projet • Création d’un comité de suivi, • Evaluation de la politique d’archivage, • Contrôle de l’application de la politique d’archivage • Actualisation de la politique d’archivage. Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 32

33. Sommaire Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP 1 Retour d’expérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 2 3 Aspects réglementaires de l’archivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances Politique d’archivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue 4 Déclaration des Pratiques d’Archivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA 5 6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP 33

34. Principe de la DPA • Document décrivant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs/besoins définis dans la politique d’archivage JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie 34

35. Positionnement de la DPA PA PSSI DPA Cahier des charges MOO JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

36. Prérequis • Existence d’une PA (cf. définition des besoins) • Solution(s) d’archivage mise(s) en œuvre • Interne • Externe JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie 36

37. Les principaux éléments de la DPA • Objectifs • Périmètre / champ d’application • Intervenants • Infrastructures • Principes de sécurité (compléments / PSSI) • Description des principales fonctions (formats) • Suivi / évolution • Annexes (éléments complémentaires et évolutifs) JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie 37

38. Exemple d’infrastructure JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

39. Présentation de l’information (ex. OAIS) JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

40. Documents CDA R2 (à implémenter) JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

41. De l’OAIS au CDA Information empaquetage Information pérennisation entête entête Corps non structuré Corps non structuré JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

42. Fonctions du SAE PIV (SIP), paquet information versée (submission) PIA (AIP), paquet information archivée PID (DIP), paquet information diffusée (dissemination) JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

43. Fonction Versement JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

44. Fonction Stockage JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

45. Complément sécurité • S’assurer du respect (comment ?) des critères • Intégrité du contenu informationnel • Confidentialité (contrôle accès / droits-habilitations) • Origine de l’information (signature, …) • Intelligibilité (compréhensible par l’humain) • Caractère authentique et pérenne du document JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie 45

46. Prévoir les évolutions incontournables • Evolution technologique (matériel / logiciel) • Modification des besoins de la PA • Changement d’infrastructure technique (ex hébergement) • Ajout de nouvelles fonctionnalités renforçant les fonctions de base (meilleure ergonomie) • Traitement de la signature électronique • … JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie 46

47. Sommaire Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP 1 Retour d’expérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 2 3 Aspects réglementaires de l’archivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 4 Politique d’archivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques d’Archivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA 5 6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP 47

48. Cible : • Directions des établissements de santé publics ou privés • Objectifs : • Fournir les éléments essentiels permettant de structurer et gérer l’archivage des dossiers patient • Offrir des arguments nécessaires à la mobilisation des acteurs Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 48

49. Enjeux de l’archivage du dossier patient Légaux et réglementaires Stratégiques Enjeux Immobiliers Médicaux Scientifiques et historiques Organisationnels et financiers Techniques Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 49

50. Gains générés par l’archivage 50 Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie