Diklat Penyetaraan Arsiparis Tingkat Ketrampilan Propinsi Jawa-Barat Bandung, 7-8 Juni 2006

1. PROGRAM ARSIP VITAL dan PENGAMANAN ARSIP Diklat Penyetaraan Arsiparis Tingkat Ketrampilan Propinsi Jawa-Barat Bandung, 7-8 Juni 2006

2. Sedikit Perkenalan MUSTARI IRAWAN Jakarta, 21 JUNI 1959 website: www.anri.go.id Master of Public Administration, University of the Philippines, 1994 Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Indonesia, 1985 PNS di ANRI sejak tahun 1987 Pangkat dan Golongan : Pembina Tk.I, IV/B Anggota Tim Revisi UU No.7 th.1971 dan SiPATI Kepala Subdirektorat Bina Program Diklat 2000-2003 Kepala Subdirektorat Akreditasi & Sertifikasi Kearsipan 2003-Kini Staf Pengajar D III Kearsipan Unpad 1995 -2000 Staf Pengajar D III Manajemen Informasi Dokumen, S1 Kearsipan Program S2 Kearsipan, Informasi dan Perpustakaan, UI -kini Staf Pengajar S1 Manajemen Kearsipan, STIA – LAN, - kini

3. LATAR BELAKANG BENCANA/MUSIBAH Gempa bumi, tsunami, kebanjiran, kebakaran, dll. DOKUMEN/ARSIP VITAL - Dokumen/arsip yang mengandung informasi mengenai status hukum, hak, kewajiban dan aset organisasi/instansi - Bila hilang tidak dapat diganti dan menghambat pelaksanaan kegiatan instansi PROGRAM Diperlukan suat u program untuk melindungi dan mengamankan dokumen/arsip vital negara terhadap bencana/musibah

4. DASAR HUKUM Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:SE/06/M.PAN/3/2005 Tentang PROGRAM PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA TERHADAP MUSIBAH/BENCANA. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 06 Tahun 2005 Tanggal 27 April 2005 Tentang PEDOMAN PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA TERHADAP MUSIBAH/ BENCANA

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 06 Tahun 2005 Tanggal 27 April 2005tentangPEDOMAN PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA TERHADAP MUSIBAH/ BENCANA SE MENPAN NOMOR:SE/06/M.PAN/3/2005, Tanggal 9 Maret 2005 Pemerintah Provinsi Instansi Pusat Pemerintah Kab/ Kota BUMN/ BUMD

6. TUJUAN Menetapkan dokumen/arsip vital Menentukan tanggung jawab program Mengidentifikasikan bencana potensial Menentukan metode perlindungan Menentukan fasilitas penyimpanan

7. PENGERTIAN  Arsip vital Adalah arsip dinamis yang mutlak penting untuk kelangsungan hidup suatu organisasi dalam kondisi darurat/bencana.  Program arsip vital Suatu metode yang sistematis dalam memilih, melindungi, dan meyediakan dengan segera arsip vital bagi: kelanjutan operasional organisasi; perlindungan hak individu dan pemerintah; rekonstruksi organisasi.

8. KEGIATAN Identifikasi Dokumen/arsip Vital Negara Perlindungan dan Pengamanan Dukumen/arsip Vital Negara Penyelamatan dan Pemulihan Dokumen/arsip Vital Negara

9. KRITERIA DOKUMEN/ARSIP VITAL Merupakan prasyarat keberadaan organisasi, karena tidak dapat digantikan secara administratif maupun legalitasnya Untuk menjamin kelangsungan aktivitas instansi bila terjadi bencana Bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi Kebijakan strategis instansi

10. IDENTIFIKASI DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA Pembentukan Tim Langkah-langkah Identifikasi a. Analisis Organisasi b. Pendataan c. Pengolahan Hasil Pendataan (analisis hukum dan analisis resiko) d. Penentuan Arsip Vital e. Penyusunan Daftar Arsip Vital

11. ANALISIS ORGANISASI • Memahami struktur, tupoksi org. • Mengidentifikasi fungsi2 substansi & fasilitatif • Mengidentifikasi unit2 kerja yg melaksanakan tugas & fungsi yg menghasilkan arsip sesuai dng kriteria arsip vital • Membuat daftar yg berisi arsip vital & unit kerja pencipta.

12. PENDATAAN • Dilakukan setelah analisis org. • U/ mengetahui secara pasti jenis2 arsip vital pd unit kerja yg potensial • Pendataan menggunakan formulir yg berisi info: org pencipta & unit kerja, jenis (series) arsip, media simpan, sarana temu kembali, volume, periode, retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi & sarana simpan, kondisi arsip, nama & waktu pendataan

13. PENGOLAHAN HASIL PENDATAAN • Analisis hukum/legalitas (hak & kewajiban, tuntutan individu/org, status duplikasi) • Analisis resiko /bila hilang/musnah (waktu & biaya u/ merekonstruksi inform, waktu & biaya yg tidak produktif/hilangnya kesempatan saat arsip tsb hilang)

14. Penentuan Arsip Vital • Proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data. • Dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan Jenis-jenis arsip vital

15. CONTOHDOKUMEN/ARSIP VITAL 1.Kebijakan strategis (asli) 2. MOU dan Surat perjanjian dalam dan luar negeri 3. Bukti kepemilikan asset 4. Hak paten, copy right 5. Batas negara dan antar wilayah 6. Personel File 7. Berkas perkara di Pengadilan, dan lain-lain 8. Dokumen pengelolaan keuangan negara

16. Instansi : Walikota Unit Kerja : Bagian Perlengkapan Jenis arsip : Gambar gedung Media : Kertas Sarana temu kembali : Agenda Volume : 1 bok Kurun waktu : 1990 - 1994 Jangka simpan : selama gedung masih ada Tingkat keaslian : Asli Sifat : penting Lokasi simpan : Bagian Perlengkapan Sarana simpan : Lemari tahan api Kondisi arsip : baik Nama : Firmansyah Waktu pendataan : 19 Juli 2005 CONTOH FORM PENDATAAN ARSIP VITAL

17. CONTOH FORMDAFTAR ARSIP VITAL

18. PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA Faktor Perusak (bencana alam & manusia) Metode Perlindungan (dispersal/duplikasi & vaulting) Pengamanan Fisik (sistem pengamanan ruang penyimpanan; bahan, lokasi dan struktur bangunan) Pengamanan Informasi (pengaturan akses: oleh siapa dan bagaimana)

19. PENGAMANAN FISIK ARSIP • Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan sistem akses, alarm dsb • Penggunaan bangunan kedap air/ ditempatkan pada tingkat ketinggian yang bebas banjir • Penggunaan struktur bangunan yang kuat • Penggunaan struktur bngunan dan ruangan yang tahan api

20. Pengamanan Informasi Arsip • Memberikan kartu identifikasi • Mengatur akses petugas • Menyusun prosedur tetap • Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi akses • Menjamin arsip dpt diketaui oleh petugas yang berhak: * indeks primer * indeks sekunder

21. PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN

22. Pelaksanaan Penyelamatan • Dalam bencana besar  membentuk tim, memindahkan, melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan, pergantian shif, rotasi pekerjaan • Dalam bencana skala kecil  dilakukan oleh unit-unit fungsional dibantu dengan unit keamanan dan pemilik arsip • Prosedur Pelaksanaan:

23. PROSEDUR PELAKSANAAN • Pengepakan sebelum memindahkan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang aman  arsip dibungkus dan diikat • Pembersihan  memilah dan membersihkan arsip secara manual kemudian disiram dg cairan alkohol atau thymol • Pembekuan  mendinginkan sampai 40 derajat C • Pengeringan  mengeringkan dg vacum pengering atau kipas angin • Penggantian arsip yang ada salinannnya yang berasal dari tempat lain • Pembuatan back up seluruh arsip • Memusnahkan arsip yang sudah rusak dg BA

24. Prosedur Penyimpanan Kembali • Jika penyimpanan tidak rusak , ruangan dapat dibersihkan • Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital • Penempatan kembali arsip • Arsip elektronik disimpan di tempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya

25. SELESAIMustari Irawan Mengucapkan: &TERIMA KASIH