Vienošanās Nr.2009/0001/1DP/1.2.1.1.4/08/IPIA/VIAA/001

1. 1.2.1.1.4.apakšaktivitāte "Sākotnējās profesionālās izglītības pievilcības veicināšana“(seminārs finansējuma saņēmēja – IZM - sadarbības partneriem – 07.04.2009.) Vienošanās Nr.2009/0001/1DP/1.2.1.1.4/08/IPIA/VIAA/001

2. Saturs • Aktivitātes 1.2.1.1.4. ieviešanas nosacījumi • Prasības projekta īstenošanai • Personāla iesaiste projektā • Darba līgumi, uzņēmuma līgumi – galvenās pazīmes, normatīvais regulējums • Projekta attiecināmie izdevumi un tos attaisnojošie dokumenti • Kam jāpievērš uzmanība - biežāk pieļautās kļūdas projektu īstenošanā un iepirkumu veikšanā • Publicitātes un vizuālās identitātes prasības ESF finansētā projektā

3. Aktivitātes 1.2.1.1.4. ieviešanas nosacījumi (1) • Tiek īstenota saskaņā ar Ministru kabineta 2008.gada 21.jūlija noteikumiem Nr. 578 (turpmāk – MK) • Starp VIAA un IZM noslēgta Vienošanās par Eiropas Sociālā fonda projekta īstenošanu Nr.2009/0001/1DP/1.2.1.1.4/08/IPIA/VIAA/001 • Projekta īstenošanas un attiecināmo izmaksu periods 02.03.2009. - 31.08.2013. • Attiecināmi ir maksājumi, kas veikti projekta īstenošanas laikā un ne vēlāk kā mēneša laikā pēc projekta īstenošanas termiņa beigām

4. Aktivitātes 1.2.1.1.4. ieviešanas nosacījumi (2) • Atbalstāmā darbība - mērķstipendiju fonda nodrošināšana un mērķstipendiju piešķiršana izglītojamiem akreditētās profesionālās izglītības iestādēs, kuras īsteno profesionālās izglītības programmas šādās prioritārās izglītības tematiskajās jomās: inženierzinātnes un tehnoloģijas, arhitektūra un būvniecība (MK 13.p.); • Mērķstipendiju izglītojamajam piešķir, sākot ar otro mācību gadu (MK 64.p.); • Mērķstipendijas apjoms no 20 līdz 50 latiem (MK 48.2.p.); • Mērķstipendiju var piešķirt līdz 10 mēnešiem kārtējā mācību gadā (MK 68.p.).

5. Aktivitātes 1.2.1.1.4. ieviešanas nosacījumi (3) Finansējuma saņēmējs – Izglītības un zinātnes ministrija (IZM) ar katru profesionālās izglītības iestādi noslēdz sadarbības līgumu, kurā ietver vismaz šādus noteikumus (MK 16.p.): • mērķstipendiju fonda apmēru; • mērķstipendiju fonda finansējuma sadalījumu pa gadiem atbilstoši projekta finansēšanas plānam; • pārskata sniegšanas kārtību, maksājuma pieprasījuma iesniegšanas termiņus un apmērus; • veicamos pienākumus projekta īstenošanā.

6. Aktivitātes 1.2.1.1.4. ieviešanas nosacījumi (4) Profesionālās izglītības iestāde (1) – MK 66.p.: • izstrādā un, saskaņojot ar IZM, apstiprina mērķstipendijas piešķiršanas nolikumu atbilstoši IZM izstrādātajām vadlīnijām profesionālās izglītības iestādēm par noteikumiem mērķstipendiju piešķiršanai profesionālās izglītības iestāžu izglītojamajiem. Profesionālās izglītības iestādei ir tiesības mērķstipendijas piešķiršanas nolikumā noteikt papildu nosacījumus, kad mērķstipendiju nepiešķir; • izveido mērķstipendijas piešķiršanas komisiju, kuras sastāvā iekļauj profesionālās izglītības iestādes administrācijas, pedagoģiskā personāla un izglītojamo pašpārvaldes pārstāvjus;

7. Aktivitātes 1.2.1.1.4. ieviešanas nosacījumi (5) Profesionālās izglītības iestāde (2) – MK 66.p.: • nodrošina mērķstipendijas saņēmēju atlasi; • katru mēnesi izdod rīkojumu par mērķstipendiju piešķiršanu; • izmaksā mērķstipendijas izglītojamajiem, nodrošinot izmaksu atsevišķu uzskaiti grāmatvedībā; • sagatavo un iesniedz informāciju par mērķstipendijas fonda izlietojumu; • nodrošina projekta dokumentācijas atsevišķu reģistrāciju un glabāšanu.

8. Aktivitātes 1.2.1.1.4. ieviešanas nosacījumi (6) • Mērķstipendiju nepiešķir šādos gadījumos (MK 49.p.): • ikmēneša sekmju vērtējumā izglītojamā mācību sasniegums ir mazāks par četrām ballēm vai nav ieskaitīts, vai ir neattaisnoti mācību stundu kavējumi, un tie pārsniedz divas mācību stundas vienā mācību nedēļā; • izglītojamais atrodas ieslodzījuma vietā; • izglītojamais veselības stāvokļa vai kāda cita iemesla dēļ ir akadēmiskajā atvaļinājumā; • izglītojamā ir grūtniecības un dzemdību atvaļinājumā; • papildus stipendijai, kas noteikta normatīvajos aktos par valsts budžeta finansēto stipendiju saņemšanas kārtību, izglītojamais saņem arī citu normatīvajos aktos noteiktu valsts atbalstu noteiktas nozares izglītības programmas apguvei.

9. Prasības projekta īstenošanai (1) • Sagatavots projekta vadības un grāmatvedības organizācijas apraksts, izstrādāta projekta lietu nomenklatūra; • Nodrošināta atsevišķa projekta grāmatvedības uzskaite; • Nodrošināta atsevišķa projekta dokumentācijas reģistrācija, vai arī tā ir identificējama iestādes dokumentu reģistrācijas sistēmā; • Nodrošināta projekta dokumentācijas uzglabāšana (pieejami visu dokumentu oriģināli) līdz 2021.gada 31.decembrim;

10. Prasības projekta īstenošanai (2) • Nodrošināta projekta ietvaros nepieciešamo iepirkumu veikšana, normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos piemērojot atbilstošas publiskā iepirkuma procedūras; • Visā projekta dokumentācijā, t.sk. grāmatvedības dokumentācijā nodrošināts Vienošanās numura - 2009/0001/1DP/1.2.1.1.4/08/IPIA/VIAA/001 – lietojums; • Ievērotas publicitātes un vizuālās identitātes prasības (tālāk sniegts detalizēts prasību izklāsts); • Attiecināmās izmaksas skaidri identificējamas, pārbaudāmas un nodalāmas no citām izmaksām.

11. Projekta attiecināmie izdevumisadarbības partneriem • Attiecināmās izmaksas attiecībā uz projekta sadarbības partneriem - mērķstipendijas piešķiršanas izmaksas profesionālās izglītības iestāžu izglītojamajiem (MK 48.p.): • projekta īstenošanā iesaistītās profesionālās izglītības iestādes personāla atlīdzība par sadarbības līgumā noteikto uzdevumu izpildi (mērķstipendijas saņēmēju atlase, mērķstipendijas izmaksa un uzskaite, atskaišu sagatavošana par mērķstipendijas fonda izlietojumu un citi sadarbības līgumā noteiktie uzdevumi); • mērķstipendija inženierzinātnes un tehnoloģijas, arhitektūras un būvniecības programmu profesionālās izglītības iestāžu izglītojamajiem.

12. Personāla iesaiste projektā (1) Personālu projektā var piesaistīt, pamatojoties uz: 1) darba līgumu*; 2) papildvienošanos pie darba līguma, rīkojumu par darba slodzes procentuālu sadalījumu starp pamatdarbu un darbu pie konkrētā projekta ieviešanas*; 3) uzņēmuma līgumu. * - ! nepārsniedzot maksimāli pieļaujamo virsstundu apjomu (saskaņā ar Darba likuma 136.p. 5.daļu)

13. Personāla iesaiste projektā (2) • Projekta īstenošanā iesaistītā personāla projektā nostrādātais darba laiks ir jāspēj pamatot ar projekta ieviešanas intensitāti; • Projekta attiecināmajos izdevumos var iekļaut tikai tās atalgojuma izmaksas, kas maksātas par darbu saistībā ar konkrēto projektu; • Atskaitēs par padarīto darbu var iekļaut tikai tos darbus, kas pildīti konkrētā projekta ietvaros.

14. Darba līguma definīcija • Darba likuma 28.pants nosaka: “Darba devējs un darbinieks savstarpējās darba tiesiskās attiecības nodibina ar darba līgumu. Ar darba līgumu darbinieks uzņemas veikt noteiktu darbu, pakļaujoties noteiktai darba kārtībai un darba devēja rīkojumiem, bet darba devējs — maksāt nolīgto darba samaksu un nodrošināt taisnīgus, drošus un veselībai nekaitīgus darba apstākļus.”

15. Darba līgumu raksturojošās pazīmes • Darba līgumā darba rezultāts noteikts vispārīgi (piemēram, veikt projekta vadītāja pienākumus); • Darbiniekam ir pienākums ievērot darba devēja norādījumus attiecībā uz darba laiku un darba kārtību; • Darbinieks, veicot darba pienākumus, izmanto darba devēja resursus – telpas, iekārtas, darbarīkus; • Darba devējs darbiniekam apmaksā atvaļinājumus, slimības lapu A.

16. Darba līgumu slēgšanas normatīvais regulējums • Darba līguma noslēgšanu regulē Darba likums; • Atbilstoši Publisko iepirkumu likuma 3.panta pirmajai daļai šo likumu nepiemēro, ja pasūtītājs slēdz līgumu par fizisko personu pakalpojumiem saskaņā ar darba līgumiem.

17. Uzņēmuma līguma definīcija • Civillikuma 2212.pants nosaka, ka ar uzņēmuma līgumu viena puse uzņemas izpildīt otrai par zināmu atlīdzību ar saviem darba rīkiem un ierīcēm kādu pasūtījumu, izgatavot kādu lietu vai izvest galā kādu pasākumu.

18. Uzņēmuma līgumu raksturojošās pazīmes • Uzņēmuma līgumā darba rezultāts noteikts konkrēti (piemēram, izstrādāt mācību materiālu). Uzņēmuma līguma priekšmets nevar būt vispārīga darba veikšana; • Līguma izpildes rezultātu nodod ar pieņemšanas – nodošanas aktu; • Uzņēmuma līguma izpildi fiziska persona veic, izmantojot savus resursus (telpas, iekārtas), patstāvīgi veic pakalpojumu ārpus darba tiesiskajām attiecībām, pamatojoties uz uzņēmuma līguma nosacījumiem.

19. Uzņēmuma līguma slēgšanu reglamentējošie normatīvie akti • Civillikums; • Publisko iepirkumu likums, t.i. Pasūtītājam pirms uzņēmuma līguma slēgšanas ir jāpiemēro Publisko iepirkumu likumā noteiktās iepirkuma procedūras.

20. Projekta attiecināmie izdevumi un tos attaisnojošie dokumenti (1) • Personāla atlīdzība par sadarbības līgumā noteikto uzdevumu izpildi – ja noslēgts DARBA LĪGUMS: • Darba līguma, papildvienošanās pie darba līguma, rīkojuma kopija; • Amata apraksta kopija, ja amata pienākumi nav atrunāti līgumā; • Kopējā noslodzes lapa (VIAA izstrādāta veidlapa); • Detalizēta darba laika uzskaites lapa – aizpildāma gan pilnas, gan nepilnas slodzes gadījumā (VIAA izstrādātas veidlapas); • Darba samaksas aprēķins, kurā atspoguļota aprēķinātā summa, nodokļu aprēķini no algas un izmaksājamā summa; • Maksājumu apliecinošs dokuments ar vienošanās numuru. Ja maksājums veikts elektroniski, vienošanās numuru norāda maksājuma mērķī.

21. Projekta attiecināmie izdevumi un tos attaisnojošie dokumenti (2) • Personāla atlīdzība par sadarbības līgumā noteikto uzdevumu izpildi – ja noslēgts UZŅĒMUMA LĪGUMS: • Iepirkuma dokumentācija; • Uzņēmuma līguma kopija; darba uzdevuma kopija, ja veicamie darbi nav atrunāti uzņēmuma līgumā; • Nodošanas - pieņemšanas akts (VIAA izstrādāts formāts), detalizēta darba laika uzskaites lapa (ja uzdevuma specifika paredz atskaitīšanos pa stundām), rezultātu apliecinošie dokumenti; • Kopējā noslodzes lapa (VIAA izstrādāta veidlapa); • Darba samaksas aprēķins, kurā atspoguļota aprēķinātā summa, nodokļu aprēķini no algas un izmaksājamā summa; • Maksājumu apliecinošs dokuments ar vienošanās numuru. Ja maksājums veikts elektroniski, vienošanās numuru norāda maksājuma mērķī.

22. Projekta attiecināmie izdevumi un tos attaisnojošie dokumenti (3) • Mērķstipendija izglītojamajiem: • Mērķstipendijas piešķiršanas nolikums; • Rīkojums par mērķstipendijas piešķiršanas komisiju; • Protokoli par lēmuma pieņemšanu piešķirt mērķstipendiju; • Ikmēneša rīkojums par mērķstipendijas piešķiršanu un izmaksu; • Profesionālās izglītības iestādē jābūt pieejamiem – sekmju un nodarbību apmeklējuma žurnāliem u.c. mērķstipendijas izmaksu pamatojošiem dokumentiem; • Maksājumu apliecinošs dokuments ar vienošanās numuru. Ja maksājums veikts elektroniski, vienošanās numuru norāda maksājuma mērķī.

23. Projekta attiecināmie izdevumi un tos attaisnojošie dokumenti (4) • Attiecināmi ir tikai tādi maksājumi, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem; • Attaisnojuma dokumenti jānoformē atbilstoši likuma „Par grāmatvedību” prasībām: • latviešu valodā; par vērtības mēru lieto Latvijas Republikas naudas vienību — latu; rekvizīti, identifikācijas dati: iestādes nosaukums, reģistrācijas numurs, adrese, dokumenta nosaukums, numurs un datums, saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums; mērītāji (daudzumi, summas); dalībnieki (darījumā tieši iesaistītās personas) un par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgo personu paraksti. • Atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem var būt obligāti arī citi papildu rekvizīti (zīmogs un citi), kurus paredz attiecīgie normatīvie akti.

24. Dokumentu iesniegšana VIAA (attiecas uz IZM) • Izdevumus attaisnojošo un rezultātus apliecinošo dokumentu saraksts; ziņojumu, maksājuma pieprasījuma formas, VIAA izstrādātās standarta veidlapas u.c. dokumenti: www.viaa.gov.lv (ESF 2007-2013 -> Dokumenti -> Projekta īstenošana -> 1.2.1.1.4) • Pie 1.pārskata perioda jāiesniedz: • Sadarbības līgumu kopijas, nolikumu, rīkojumu par komisijas izveidi kopijas, ar personālu noslēgto līgumu kopijas u.c. dokumenti; • Ja minētajos dokumentos tiek veikti grozījumi, tad attiecīgie dokumenti jāiesniedz pie nākamajiem pārskata periodiem.

25. Kam jāpievērš uzmanība – pieļautās kļūdas (1) • Bieži vien tiek iesniegti līgumi, kas ir reģistrēti ar vienādu numuru, bet to saturs ir dažāds; • Līgumi tiek slēgti par katru mēnesi, nevis par visu projekta īstenošanas laiku; • Līgums tiek nosaukts par uzņēmuma līgumu, kaut gan patiesībā tas ir darba līgums - galvenais nav līguma nosaukums, bet gan līguma saturs – pievērst uzmanību darba līguma un uzņēmuma līguma pazīmēm; • Darba pieņemšanas – nodošanas aktus nav parakstījušas tās abas puses, kas līgumu noslēgušas (visbiežāk kļūda tiek pieļauta no „Pasūtītāja” puses, kad līgumu noslēdz atbildīgā amatpersona, bet aktu paraksta projekta vadītājs (nav pilnvaras par to, ka drīkst parakstīt));

26. Kam jāpievērš uzmanība – pieļautās kļūdas (2) • Līgumos, rīkojumos, maksājuma u.c. dokumentos netiek lietots pilns vienošanās numurs; • Darba laika uzskaites lapās (ja, piemēram, persona projektā iesaistīta uz nepilnu slodzi) tiek uzrādīts konstants (nemainīgs) stundu skaits katru dienu/katru mēnesi – tas neatspoguļo patieso projekta ieviešanas situāciju; • Izstrādātie darba uzdevumi un amata apraksti netiek parakstīti; • Līgumā nav noteikta konkrēta līguma summa (piemērs/citāts no noslēgta līguma “... samaksa tiek veikta, balstoties uz Projekta finansēšanas plānu”).

27. Kam jāpievērš uzmanība – pieļautās kļūdas (3) Biežāk pieļautās kļūdas saistībā ar stipendiju izmaksām: • Ticis pārsniegts MK noteikumos noteiktais mērķstipendijas apmērs; • Nav nolikuma par mērķstipendijas piešķiršanu; • Rīkojumā norādītā mērķstipendijas summa atšķiras vai nu no maksājuma uzdevumā norādītās, vai arī no maksājuma pieprasījumā iekļautās summas utml.

28. Biežāk pieļautās kļūdas iepirkumu veikšanā – uzņēmuma līgumi (UL) • Ļoti bieži UL darba uzdevumos noteiktajiem uzdevumiem ir darba līguma pazīmes (pienākumi, nav noteikts apjoms, vērsti uz procesu, nevis konkrēti noteiktu rezultātu); • UL nav pievienots darba uzdevums/vai UL tekstā nav noteikti konkrēti uzdevumi, t.i. nav noteikts konkrēts darba apjoms: • piemēram, “veikt koordinatora pienākumus”; • Pieņemšanas – nodošanas akti (PNA) – kļūdaini, nekonkrēti. Problēmas ar izvērtēšanu pret UL noteikto darba uzdevumu; • PNA tiek iekļauti paveiktie uzdevumi par periodu pirms UL noslēgšanas, tiek veiktas korekcijas dokumentācijā: • piemēram, ar korektoru vai zīmuli.

29. Biežāk pieļautās kļūdas iepirkumu veikšanā –iepirkumi līdz 10 000 LVL • Netiek iesniegtas izdrukas no pasūtītāja mājas lapas, kas apliecina, ka piecas dienas pirms iepirkuma veikšanas un piecas dienas pēc tam, kad pieņemts lēmums par līguma slēgšanu, ir publicēti informatīvie paziņojumi pasūtītāja mājas lapā internetā – tiek iesniegti dažādi Word dokumenti, bet ne izdrukas; • Iepirkumi tiek sadalīti vairākos mazākos iepirkumos, bet, summējot plānotās līgumcenas, tās pārsniedz 10 000 LVL robežu, kur jāpiemēro cita iepirkuma procedūra.

30. Biežāk pieļautās kļūdas iepirkumu veikšanā – iepirkumi virs 10 000 LVL • Iepirkuma līgums tiek slēgts ātrāk, nesagaidot 11.dienu pēc dienas, kad publicēts paziņojums par lēmumu IUB mājas lapā; • Nepilnīga iepirkuma dokumentācija (t.sk. pretendentu piedāvājumi) – nav visu protokolu, kas atspoguļo procedūras norisi, protokolos nav ietverta informācija par procedūras norisi – nav minēti piedāvājumu iesniegšanas datumi, piedāvājumu izvērtēšana, kritēriji, pēc kuriem pieņemts lēmums utt.

31. Biežāk pieļautās kļūdas iepirkumu veikšanā – visos iepirkumos (1) • Plānotajā līgumcenā/ vai pretendenta piedāvātajā cenā nav paredzēti visi nodokļi, t.sk. darba devēja VSAOI - ir gadījumi, kad jau specifikācijā tiek minēts, ka finanšu piedāvājumā ir jāraksta summas bez nodokļiem; nepareizs procedūras uzsākums ietekmē visu procedūru un beidzot iepirkumu, t.i. pieņemot lēmumus un slēdzot līgumus, parādās atšķirīgas summas; • Līgumi tiek noslēgti par atšķirīgām summām nekā ir minētas piedāvājumā un iepirkuma komisijas lēmumā;

32. Biežāk pieļautās kļūdas iepirkumu veikšanā – visos iepirkumos (2) • Noslēgto līgumu darbības laiks neatbilst specifikācijā noteiktajam - tiek noslēgti uz īsāku termiņu, bet par summu, kas piedāvājumā atbilst ilgākam izpildes termiņam. Ja ir objektīva nepieciešamība samazināt termiņus, proporcionāli ir jāsamazina arī līgumcena; • Pasūtītājs akceptē un slēdz līgumu ar pretendentu, kura piedāvājums neatbilst tehniskajai specifikācijai: • Fiziskas personas finanšu piedāvājumā vai pieteikumā iepirkumam nav norādīta pretendenta piedāvāta cena/ tiek minēts, ka strādās par pasūtītāja piedāvāto cenu utml.; • Darba izpildes termiņi – specifikācijā noteikts viens, piedāvājumā cits uml.

33. Publicitātes un vizuālās identitātes prasības ESF finansētā projektā

34. Saistošie normatīvie akti • Komisijas regula (EK) Nr.1828/2006 (II nodaļas “Regulas (EK) Nr.1083/2006 noteikumu īstenošana” 8. un 9.pants) • MK 2007.gada 26.jūnija noteikumi Nr.441 “Eiropas Savienības fondu publicitātes un vizuālās identitātes prasību nodrošināšanas kārtība” (6. -10.punkts) • Saistošie MK noteikumi par ES struktūrfondu aktivitātes īstenošanas kārtību

35. Obligātās prasības • informācija projekta dalībniekiem un sadarbības partneriem par finansējuma avotu – ESF • visos dokumentos (līgumos, rīkojumos, vēstulēs u.c.) atsauce uz projekta finansējuma avotu – ESF • ne retāk kā reizi 3 mēnešos aktualizēta informācija interneta mājas lapā (ja tāda ir) • vizuālās identitātes prasības

36. Vizuālās identitātes prasības • Eiropas Savienības logo ar atsauci uz ES • ESF logo ar parakstu “Eiropas Sociālais fonds” • sauklis “Ieguldījums tavā nākotnē” (attiecas uz informatīviem materiāliem utml.) (!) maza izmēra informatīvajos un reklāmas laukumos/priekšmetos var lietot tikai ES logo un atsauci uz ES

37. ES logo

38. ESF logo

39. Nepareizs logo lietojums

40. Logo uz krāsaina fona

41. Ievērojiet! • vairāku logo rindā ESF logo ir pirmais no kreisās • palielinot vai samazinot logo, tos nedrīkst deformēt • nav ierobežots logo minimālais un maksimālais izmērs

42. Paldies par uzmanību!