Case Kopplingen mellan biståndsbeslut och personalresurser på särskilt boende

1. Case Kopplingen mellan biståndsbeslut och personalresurser på särskilt boende Maria Åberg, Ola Ugarph, Malin Claesson Uppdrag av Högsby kommun 2013-08-30

2. Metod • Vi har använt oss av telefonkontakter till några av Höglandskommunerna. Därutöver har vi kontaktat kommuner såsom Trosa (genom PWC), Mönsterås och Västervik. • I några kommuner har vi inte lyckats nå rätt person såsom Växjö och Sävsjö. • En sammanställning har därefter dokumenterats ner för att få en bild av de olika kommunernas nuläge. Se följande bilder. • Dokument som vi har tagit del av förmedlas också vidare till Högsby kommun via Pernilla De Vries.

3. PWC Kontakt: Margaretha K Larsson • VI fick kontakt med Margaretha som förklarade modellen BoR (behovs och resursanalys). • Modellen har funnits sedan 2004 och den har hela tiden utvecklats. Nu även webbaserad. • Modellen är kopplad till biståndshandläggningen och biståndsbeslutet. • Modellens styrka förutom att mäta omvårdnadsbehovet är att den även innefattar sociala aktiviteter, planeringstid, dokumentation samt att den baseras på lokala förutsättningar som till exempel förflyttningar. • Resultatet blir en viss vårdtyngdspoäng och därefter hamnar brukaren i en nivågruppering som i sin tur genererar pengar till verksamheten. • Det finns också en bassumma/rum även om rummet står tomt så genererar det en viss summa pengar. • En gång i månaden rapporteras ”vårdtyngden” in och genererar pengar till verksamheten. • Tidigare mer schablonbaserad vårdtyngd/boende. Nu individanpassat behov. • Bifogar dokument från PWC om BoR

4. Trosa kommun • Trosa kommun arbetar aktivt med frågan och arbetar efter en modell från ”Kommunal Sektor” (PWC och tidigare Komrev). Vi har fått Trosa kommun rekommenderat av PWC som ett gott exempel, där modellen används på ett fullgott sätt. • Kontakt Trosa kommun Mia Kihlstrand (äldreomsorgschef), tel. nummer 0156-520 44. • Använder sig av ett hemtjänstbeslut(biståndsbeslut) trots att det är ett särskilt boende. • Biståndshandläggaren jobbar nära de särskilda boendena, även efter själva beslutet. • Varje kund blir i slutändan bedömd ekonomiskt utefter resurser som personen har behov av. Kunden får alltid det personalbehov som han eller hon har beslut om och därmed rätt till. • Resursbehovet är relativt konstant över tid men med vissa svängningar. Det blir en ökad flexibilitet av nyttjandet av personalen som flyttas mellan olika avdelningar efter behov. • Erfarenheten är att det är kostnadseffektivt och att man nyttjar resurserna bättre. • Medarbetarna lägger inte egna scheman. Enhetschefen gör det i samråd med personalen. Trosa kommun tror ej på att det är bra för verksamheten att medarbetarna lägger egna schema. • Biståndsbeslutet följs upp minst efter var tredje månad. • Systemet har gjort att färre vikarier har behövt användas. Ordinarie personal nyttjas på ett mer effektivt sätt. • Personalen har blivit mer flexibla. • Trosa kommun tar emot studiebesök…. (Per-Uno Nilsson) • Har inget bemanningscenter, de anser sig vara för små. • Bifogar fyra dokument från Trosa kommun som beskriver schabloner-bedömning, kostnad/brukare, hemtjänstpeng, värdighetsgarantier.

5. Arbete i respektive kommun som vi kontaktat/försökt kontakta Nässjö kommunHar inget fungerande system idag. Sävsjö kommun VI har gett upp, får inte tag i dem… Vetlanda kommun Arbete pågår av en arbetsgrupp som jobbar med att ta fram en flexiblare modell för att möta kundernas varierande omsorgsbehov. Har inga biståndsbeslut som det är idag. Till nästa år är planen att en modell ska finnas för att kunna implementera detta. Idag finns en fast schablon 0,638 tjänst/boende och personal flyttas intep g a varierande omsorgsbehov mellan avdelningarna/boendena. Områdeschefer i Vetlanda som arbetar med frågan är Ann-Christine Granberg och Karin Carlson. Vetlanda har bemanningscenter och ett ”rörligtidsavtal” Växjö kommun Vi har gett upp, får inte tag i dem..

6. Eksjö kommun • Eksjö Mogården, enhetschef Anneli 0381-36287 samt biståndsenheten, handläggare Ann-Catrin Henrysson 0381- 36705 • 0,57 tjänst per boende oavsett behov. • Eksjö kommun har ett bemanningscenter • Om en plats står tom 1-2 veckor så justeras inte personalen. Kostar mer än det smakar. Mäter inte vårdtyngd på boendet. Det finns en schablon för insatser och dess tidsåtgång. Finns 3 kriterier man tittar på som ska uppfyllas för att få särskilt boende. Vid ett bifall på beslut läggs en beställning med anledningen till beslutet till enheten/enhetschefen som ska ta emot brukaren. I dagsläget görs ingen uppföljning från biståndet efter det att brukaren placerats på boendet. • Mönsterås kommun • Biståndsenheten Charlotte Dahlström 0499-17396 och enhetschef Ulrika Axelsson 0499-17750 • Finns en schablon vid bedömning inför biståndsbeslut. Schablonen ger en summa timmar och insatser som följer med brukaren till boendet. Ingen uppföljning. • Kommunen har en bemanningspool för vikarier. •  Får ett uppdrag som innehåller beviljade timmar och insatser. Förflyttningstiden är synlig i uppdraget. • Har befintlig personal och kan i dagsläget inte anpassa bemanning utifrån uppdrag. Enda sättet är att övertrassera budget och låta bli att sätta in vikarier när det finns tomplatser. Mäter inte vårdtyngd på boendet. • Mönsterås har varit på besök i Trosa och tycket att det kan vara värt att titta vidare på.

7. Västerviks kommun • Kontaktperson Joakim Nyman 0490-25 52 95 • Västervik använder sig av en vårdtyngdsmätning som är relaterad till personalresurserna på respektive boende. • Instrumentet för vårdtyngdsmätningen har efter hand justerats bland annat med att demenspoängen ska väga lika mycket som de somatiska. • Vårdtyngdsmätningen genererar olika nivåer som i sin tur ger olika antal personaltimmar. • Nu är Västervik i arbete med att fördela resurserna mer tydligt mellan de olika brukarna så att de får rätt tid utförd enligt beslutet.

8. Casegruppens reflektioner Det här är ett område som få kommuner verkar ha kommit speciellt långt med i sitt arbete. Flera kommuner vill utveckla området och har tillsatt grupper såsom Högsby och Vetlanda. Nyttja varandras kunskaper och erfarenheter så att inte alla behöver ”uppfinna hjulet på nytt”. Kommunerna vill koppla vårdbehovet hos kunden till personalresurser. Vissa kommuner har bemanningscenter och arbetstidsavtal som kan vara till gagn i arbetet. Ta lärdom av varandra gällande avtal och kringorganisation. Den enda tydliga modell vi har funnit är PWC:sBoR. Vi rekommenderar er att göra ett studiebesök hos Trosa kommun som verkar arbeta intensivt efter modellen och uttalar nöjdhet gällande modellen. Vi uppfattar det som det finns ett stort utvecklings- och förbättringsområde i denna fråga, vilket skulle gagna både brukare och utförare.