Séminaire de formation Méthodes d’Audit Personnel 2005

1. Séminaire de formation Méthodes d’Audit Personnel 2005

2. S O M M A I R E • Introduction • Fondamentaux comptables • Approche de la démarche d’audit • Rappel des objectifs d’audit • Revue du contrôle interne • Révision des comptes • Conclusion • Rôle et responsabilité de l’assistant

3. Fondamentaux comptables • Les principes français divergent encore de façon forte avec les normes IAS/IFRS • IAS 19 : Avantages du personnel : • impose la comptabilisation de tous les avantages accordés au personnel, notamment ceux postérieurs à la période d’emploi (couvertures sociales, indemnités de départ à la retraite, IFC) • Hiérarchie des régimes de prestations : • Règle du « corridor » • Une formation spécifique sur cette norme existe au cabinet ; elle est dispensée à partir du niveau RM • IFRS 3 : Share based payements : vise essentiellement le système des stocks options et des plan d’épargne d’entreprise. • Absence de comptabilisation en principes français tant que les options ne sont pas exercées Régimes à prestations définies Régimes à cotisations définies

4. Cycle Personnel OBJECTIFS D’AUDIT

5. Risques généraux DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : Fait générateur Personnel fictif Risque social EXHAUSTIVITE REALITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT

6. Objectifs d’audit TRAVAUX Revue du contrôle interne, rapprochement comptabilité - livre de paie - DADS Revue du contrôle interne, test de « cut off » Revue du contrôle interne, méthodes et principes comptables, contrôle sur pièce Revue du contrôle interne Revue du contrôle interne, contrôle sur pièces Circularisation, contrôle sur pièces Comparaison avec les données auditées (exactitude et exhaustivité) OBJECTIFS • Exhaustivité • Sur la bonne période • Correcte imputation • Concerne l’entreprise • Correcte évaluation • Réalité • Information en annexe

7. Cycle Personnel REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

8. 2. Revue du contrôle interne 2.1.Objectifs du contrôle interne pour le cycle Personnel 2.2. Principaux intervenants 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.4. Utilisation des conclusions pour la revue des comptes au final : actualisation du programme de travail

9. 2.1 Objectifs du contrôle interne – Cycle personnel • les charges relatives au personnel sont réelles et concernent l ’entreprise • toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées • toutes les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées, centralisées • les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel • le personnel est payé conformément aux décisions de la direction • l ’entreprise s ’acquitte normalement des charges sociales et retenues • l ’entreprise respecte la réglementation

10. 2.2 Principaux intervenants • Principaux services intervenants • Embauche et suivi du personnel • Calcul des provisions Service du personnel Service production • Saisie des temps • Établissement des paies Service paie Service comptable • Enregistrement de la paie Service trésorerie • Paiement des salaires

11. 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.3.1. Principales phases du cycle 2.3.2. Revue de procédures 2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires

12. 2.3.1. Principales phases du cycle • Respect de la réglementation Le contrôle interne doit garantir que : • Les dispositions de la convention collective, des accords internes à l’entreprise (congés payés, primes, retraites…) sont appliquées. • Les livres légaux (livre de paie, entrées-sorties, main d ’œuvre étrangère, registre, inspection du travail…) existent et sont régulièrement tenus à jour. • La société respecte bien les règles relatives à l’établissement d ’un bilan social. • Les rémunérations des dirigeants sont conformes aux décisions les concernant. Relever les éventuels variables (primes, avantages, stocks options…) afin d’en contrôler la comptabilisation et la déclaration. • La société est à jour dans le règlement de ses cotisations.

13. 2.3.1. Principales phases du cycle • Toute décision d’embauche est autorisée par une personne responsable. • Chaque embauche donne lieu à la création d’un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié et l’ouverture d’un fichier du personnel. • Les dossiers individuels sont mis à jours. • Les éléments de la paie et les dossiers individuels sont en adéquation. • Embauche et suivi du personnel Le contrôle interne doit garantir que :

14. 2.3.1. Principales phases du cycle • Saisie des temps Le contrôle interne doit garantir que : • Les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie sont séparées. • L’enregistrement des temps de présence est automatique pour éviter les erreurs humaines ou fraudes éventuelles. • Les relevés d’heures sont établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise habilités n’ayant pas accès au calcul ou à la préparation des paies. • Un système fiable d’autorisation et de contrôle des heures supplémentaires existe. • Un suivi des absences (vacances, maladie…) formalisé existe (pointage, feuille de présence, fiche individuelle tenue par le chef de service…) et soit transmis systématiquement au service paie.

15. 2.3.1. Principales phases du cycle • Établissement de la paye Le contrôle interne doit garantir que : • Le personnel est payé conformément aux décision de la direction. • La réglementation est correctement appliquée (base, taux, horaires, convention collective…) • Un contrôle des calculs est effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou financier. • Un rapprochement des éléments de paie avec le dossier individuel ainsi qu’avec le suivi réalisé par les chefs de service soit réalisé périodiquement. • Les éléments variables (primes, indemnités, etc.) sont régulièrement visés par un responsable et concordent avec les termes du contrat de travail.

16. 2.3.1. Principales phases du cycle Enregistrement de la paie Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des éléments de paie. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates. Intervention du département SI

17. 2.3.1. Principales phases du cycle • Paiement des salaires Le contrôle interne doit garantir que • Le paiement est réalisé par le service trésorerie (indépendant du service paie et comptabilité). • Les délais de paiement des salariés et organismes sociaux sont raisonnables. • La procédure d’octroi d’avances aux salariés est respectée.

18. Calcul des provisions Le contrôle interne doit garantir que : 2.3.1. Principales phases du cycle • Les bases sont correctes et exhaustives. • Les hypothèses de calcul sont satisfaisantes (provisions pour IDR ou licenciement) • La provision est admise au regard du règlement CRC 2000-06 (restrictions pour la provision pour licenciement…). • Le traitement fiscal est maîtrisé et appliqué. • La séparation des exercices est respectée : le dispositif de clôture et la procédure d’arrêté doit permettre un recensement des charges à payer à la clôture (notamment, les éléments variables des rémunérations.)

19. Les outils Entretiens Analyse des procédures écrites Documentation juridique interne et externe Flow chart Tableaux forces/faiblesses Tests Recommandations 2.3.2. Revue de procédure

20. 2.3.3. Compétences nécessaires • Compétences nécessaires Exemple: Audit social limité de la SAS X

21. 2.4. Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche • Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter • Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, • Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence • Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final • Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision • Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

22. Cycle Personnel 3. REVISION DES COMPTES

23. 3. Révision des comptes 3.1. Préparation du final 3.2. Travaux de contrôle finaux 3.3. Rédaction d’un mémo de synthèse 3.4. Contrôle de l’annexe

24. Préparation des circularisations • sélection des organismes sociaux et avocats à circulariser • préparation et envoi des lettres • mise en place d’un tableau de suivi Anticipation du final • Transmission d ’une liste des documents à obtenir • Prise de rendez-vous avec les interlocuteurs des différents services (RH, paie, comptabilité, trésorerie, retraite…) • Mise à jour du programme de travail du final 3.1. Préparation du final

25. Cycle Personnel 3.2. TRAVAUX DE CONTRÔLE FINAUX

26. 3.2. Travaux de contrôle 3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse 3.2.2. Revue analytique 3.2.3. Comptes des charges 3.2.4. Comptes de bilan 3.2.5. Césure des charges de personnel 3.2.6. Organismes sociaux - circularisation 3.2.7. Litiges - circularisation

27. 3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse • Rappel rapide des principes exposés en méthodologie globale • Présentation des comptes concernés : • ACTIF : 42 - Créances sur le personnel • 43 - Créances sur les organismes sociaux • PASSIF : 42 - Dettes vis-à-vis du personnel • 43 - Dettes vis-à-vis des organismes sociaux • RESULTAT : 641 - Salaires et traitements • 645 - Charges sociales 647 - Autres charges liées au personnel (ticket restaurant…)

28. Objectifs Travaux à effectuer 3.2.2. Revue analytique • Comprendre l’évolution des principaux postes • Orienter les travaux à effectuer sur le cycle • Rappel des principes méthodologiques • Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur et %) • Étudier mois par mois la cohérence du montant des salaires comptabilisés (ratio charges de personnel / CA ou VA) • Calculer le ratio charges sociales/masse salariale (global et par catégorie de salarié) et examiner mois par mois la cohérence de son évolution, • Analyser les principales variations des postes de bilan et de charges : par entretien, par recoupement avec les évolutions des postes de charges, Exercice n°1

29. Travaux à effectuer 3.2.3. Comptes des charges • S’assurer de l’exhaustivité des comptes de charges tels qu’ils apparaissent dans la balance générale • Etablir ou contrôler le rapprochement des salaires comptabilisés avec les salaires déclarés (DADS) et figurant sur le livre de paie • Rapprocher les montants comptabilisés en charges patronales des chiffres théoriques déterminés à partir de la DADS • Contrôler l ’état des personnes les mieux rémunérés. Objectifs

30. Objectifs Travaux à effectuer 3.2.4. Comptes de bilan • S’assurer de l’exhaustivité, de la réalité, de la correcte évaluation des comptes de bilan tels qu’ils apparaissent dans la balance générale • Rémunérations dues : rapprochement avec le livre de paie (doit correspondre au dernier mois), vérification de l ’apurement • Comité d’entreprise : vérifier et justifier le solde compte tenu des obligations de l ’entreprise (en général 1% de la masse salariale) • Avances : s’assurer du caractère licite et de leur dénouement sur l’exercice suivant • Provisions pour CP, primes, participation, intéressement, IDR : contrôler l’évaluation (formule légale ou contractuelle) et le traitement fiscal. Exercice n°2

31. 3.2.5. Césure des charges de personnel • S’assurer de la correcte application du principe de séparation des exercices. • Salaires et primes : la revue du CI a mis en évidence les éléments variables des rémunérations, dont il s’agit ici de s’assurer du correct provisionnement. Sinon, test sur les bulletins de la période suivante des commerciaux, cadres supérieurs, etc. • Indemnités de licenciement : si des décisions ont été prises vérifier que les provisions utiles sont comptabilisées (prévenir le RM). • Notes de frais : s’ils sont significatifs vérifier que les charges afférentes au dernier mois sont bien provisionnées. Objectifs Travaux à effectuer

32. Objectifs Travaux à effectuer 3.2.6. Organismes sociaux - circularisation • S’assurer de l’exhaustivité des dettes. • S ’assurer qu’aucun détournement n’a eu lieu. • Comparer la comptabilité avec les réponses obtenues • En cas de non réponse, réaliser un contrôle sur pièce (rapprochement des soldes aux déclarations)

33. Objectifs Travaux à effectuer 3.2.7. Litiges - circularisation • S’assurer de l’exhaustivité des dettes et de l ’appréhension exhaustive des risques. • S ’assurer de leur correcte évaluation. • Comparer la comptabilité avec les réponses obtenues. • Revue des litiges latents avec le responsable du personnel.

34. 3.3. Mémo de synthèse • Rappel des objectifs poursuivis • Rappel de la terminologie, de la réglementation spécifique et des conclusions de l ’intérim (et des points à suivre N-1) • Présentation des données chiffrées : • présentation synthétique des données financières et sociales (effectif, dernier contrôle Urssaf) • éléments de la revue analytique • Récapitulatif des travaux effectués (indexé avec les sous sections) • Points notés (indexés avec les travaux) • Conclusion

35. 3.4. Contrôle de l’annexe • Doivent être mentionnés en annexe : • Tout changement de principes et méthodes ainsi que son impact sur les comptes, • Les circonstances qui empêchent de comparer le poste d’un exercice sur l ’autre, • La ventilation par catégorie de l’effectif moyen, • Les méthodes de calcul et le montant des provisions comptabilisées, • Toute autre information nécessaire à l’utilisateur : restructuration, contrôle de l’Urssaf, litiges latents avec le personnel, négociations salariales...

36. Conclusion Rôle de l’assistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : • Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche • Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les contrôle alternatifs