Anton Räsänen, projektipäällikkö Oulun seutu

1. EPI – Pohjois-Suomen sähköisen hankintatoimen innovatiivinen kehittäminen ja organisointiOulun Logistiikan ja HaAvi-lehden hankintaseminaari19.4.2007 Anton Räsänen, projektipäällikkö Oulun seutu

2. Puheenvuoron tavoitteet • Antaa kuva EPI-hankkeesta ja tulevista sähköisistä toimintatavoista ja hyödyistä • Toimittajien näkökulman esille tuominen vuoropuhelun muodossa • Toimittajien näkökantojen huomioiminen EPI-kehittämistyössä

3. Taustoja EPI-hankkeelle • Oulun seudun palvelustrategian toteuttamisohjelman kärkihanke • Kunta-Time työryhmän keihäänkärkialue • JUHK-e –hanke • ePohjois-Suomi – Tietohallinnon yhteistyöstrategia hanke: Tietohallinnon hankintayhteistyön käynnistäminen, Yhteiset prosessikartat ja tietojärjestelmähankkeet… • Euroopan komissio on ilmaissut tavoitteekseen, että vuoteen 2010 mennessä kaikilla Euroopan hallinnoilla on kyky suorittaa julkiset hankinnat 100 prosenttisesti sähköisesti

4. Taustoja EPI-hankkeelle • Tarjontaketjun (SCM) hallinnan merkitys on voimistunut JOT –ajattelun kautta • Asiakkaan ja toimittajan välinen operatiivinen toiminta mahdollisimman tehokkaaksi ja virtaviivaiseksi poistamalla päällekkäisiä rutiineja ja tuottamatonta aikaa • Kustannusten tehostaminen (Hinnan ja prosessikustannusten pienentäminen) • Prosessin laadun parantaminen • Vastataan sekä osto-organisaatioiden, että toimittajien tarpeeseen toimia sähköisesti • Tavoitteena päästä eroon hitaista manuaalisista toimintatavoista

5. Yhteistyötahot

6. Hankkeen tavoitteet ja viitekehys HANKINTATOIMEN SÄHKÖINEN TOIMINTAMALLI JA ORGANISOINTI TIETOJÄR-JESTELMÄT TIETOTAITO TOIMINTAMALLI PROSESSIEN YHTENÄISTÄMISEKSI JULKISEN SEKTORIN HANKINTAPROSESSI • Strategisen toimintamallin kehittäminen Pohjois-Suomen sähköiselle ja verkostoituneelle hankintatoimelle 1.1. Selvittää tietojärjestelmäarkkitehtuuri ja tietojärjestelmävalinnat hankintatoimen sähköiselle toimintamallille 1.2. Tietohallinnon hankintayhteistyön kehittäminen ePohjois-Suomi – Tietohallinnon yhteistyöstrategia hankkeen mukaisesti

7. Hankinnan nykytila Hankkijaorganisaatio Toimittajat Tarviketoimittaja www email puh. email fax ??? puh. fax puh. email Palvelutoimittaja fax fax puh. www ??? puh. email fax fax puh. www email Laitetoimittajat ??? Paikalla asiointi fax • Monivaiheiset, päällekkäiset prosessit

8. EPI - Hankkeen visio Hankkijaorganisaatio Hankintajärjestelmä ”Pohjois-Suomen hankinnat toteutetaan verkostoituneesti, hyödyntämällä sähköisiä työkaluja yhteisenhankintaprosessin vaiheissa” Toimittaja Toimittaja Yhteinen hankintaprosesi Toimittaja Toimittaja

9. EPI – hankkeen missio ja eteneminen 1/5 2006 – 6/11 2006 1/5 2006 – 30/4 2007 1/5 – 31/10 2007 1/11 2007– 31/3 2008 1/4 2008 – NYKYTILA KEHITTÄMISTYÖ TIETOJÄRJESTELMÄN HANKINTA TOIMINTAMALLIN JA TIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO TUOTANTOKÄYTTÖ Nykytilan kuvaaminen Kehittämiskohteiden tunnistaminen ja priorisointi Toimintamallin ja järjestelmän käyttöönoton hallinta Uusien toimintamallien ja tietojärjestelmien tuotantokäyttö Tarjouspyyntö Nykytilan analysointi Prosessikuvaukset Prosessien kehittäminen Ominaisuustaulukko Juhk-e, Teho-TIVI, Kunta-time, Oulun seudun hankintatoimen kehittäminen ja sähköistäminen, Kuusamon kaupungin, Taivalkosken ja Posion kuntien hankinnan ja logistiikan konsultointi Tietojärjestelmän siirtäminen tuotantoon perustuen uuteen toimintamalliin Jatkuva parantaminen ja kehittäminen Vaatimusmäärittely Yhdenmukaiset, tavoitteita vastaavat prosessit Sopimusneuvottelut Vaatimusten ja tarpeiden määrittäminen Muutoksen hallinta EPI-strateginen toimintamalli / Yhteistyötason määrittäminen

10. Luonnos hankinnan tietojärjestelmäkokonaisuudesta SCM HILMA 1. Tarjouspyynnön julkaisu 2. Tarjouksien tekeminen 1. Toimittajaportaali Toimittajat Tavarantuottajat 2. Kilpailutus Hankkija organisaatio 2.1. Keskitetty 2.2. Hajautettu 2.3. “Mini” 3. Tilaukset 4.Ostotilauksen välitys toimittajalle 3. Tuotekatalogit 5. Lasku operaattorille 4. Tilausjärjestelmä 6. Verkkolaskun välitys asiakkaalle Sanomanvälitysoperaattori

11. Kustannusnäkökulma hankintoihin OSTOHINTA • Hankintoihin liittyvien prosessikustannusten suuruudeksi on arvioitu keskimäärin 15 - 30% varsinaisten hankintojen arvosta. • Julkisella sektorilla prosessikustannuksia lisää erityisesti hankintaprosessin byrokraattisuus ja tasapuolisen kilpailuttamisen tarve Hankinnan suunnittelu Vaihtoehtojen etsiminen Kilpailuttaminen Valinta Tilaaminen (Kuljetukset) Vastaanotto ja käsittely Jälkitoimitukset Reklamaatiot Varastointi Hallinto Prosessi-kustan-nukset Kokonais- kustan-nuk set

12. Mistä sähköisessä hankinnassa on kysymys? Nykytila Hankinta hinta • Hankintojen suorituskyvyn mittaaminen • Edellytykset entistä paremmalle hankintojen johtamiselle Hankinta hinta • Kilpailu-mahdollisuuksien ja saavutettavuuden parantaminen • Suurien tarjousmäärien tehokas käsittely Sähköinen tavoitetila Hankinta-hinta • Hankintasopimusten noudattaminen • Alhaisemmat hankintahinnat Hankinta-hinta Kilpailuttamisen prosessi-kustannus K • Kilpailuttamisen • nopeampi kokonaistoteutusaika • Hankintakustannus • / hankinta alenee • Suoraviivainen ostoprosessi: • Tilausvaiheen puoliautomaattinen tiliöinti ja laskun automaattinen kohdistaminen tilaukseen • Laskujen kierrätys organisaatioissa vähenee ja nopeutuu • Tilauskustannus • / tilaus alenee • Tilausvirheiden vähentäminen K T Tilaamisen prosessi-kustannus T K • Substanssiosaamisen tehokas kytkeminen kilpailutusprosessiin (Riippumattomuus ajasta ja paikasta) • Hankintaprosessin laadun parantaminen T L Laskutuksen prosessi-kustannus L L • Sähköinen laskunkierto • Sähköinen laskunkierto • Sähköinen kilpailutus • Sähköinen tilaaminen • Sähköinen laskunkierto • Sähköinen kilpailutus

13. Hankkeen hyödyt EPI-alueille (Hankkijoille) • Säästöjä ostohinnoissa ja ostokustannuksissa • Hankintasopimusten noudattaminen • Alhaisemmat hankintahinnat • Villin ostamisen vähentäminen • Suoraviivainen ostoprosessi: Tilausvaiheen puoliautomaattinen tiliöinti ja laskun automaattinen kohdistaminen tilaukseen • Laskujen kierrätys organisaatioissa vähenee ja nopeutuu • Tilauskustannus/tilaus alenee • Tilausvirheiden vähentäminen • Kilpailuttamisprosessin selkeyttäminen ja tehostaminen • Helpottaa ja yksinkertaistaa tarjouspyyntöjen jättämistä • Lainsäädännön vaatimusten mukainen kilpailuttamisprosessi (standardiprosessi) • Substanssiosaamisen tehokkaampi kytkeminen kilpailuttamisprosessiin • Kilpailuttamisprosessin laadun parantaminen • Tarjousten käsittely sähköisesti (Tarjousvertailun tekeminen) • Hankinnan nopeampi kokonaistoteutusaika • Hankintakustannus/hankinta alenee • Toimittajien saavutettavuus parantuu • Oikeaa tuotetta, oikean laatuisena • Tarjoukset ja tarjouspyynnöt • keskitetysti yhdessä paikassa • Vähentää tarjouspyyntöihin liittyvien tiedusteluiden tarvetta • Painopisteen siirtäminen operatiivisesta työstä suunnitteluun ja strategian toteuttamiseen • Suorituskyvyn mittaaminen • Lisää edellytyksiä hankinnan paremmalle johtamiselle (Hankintojen seuranta, ohjaaminen ja resursointi) • Hankinnan hallinnasta kohti kokonaisvaltaista toimitusketjunhallintaa • Yhteistyön syventäminen toimittajien kanssa • Sähköinen arkistointi ja paperittomuus

14. Hankkeen hyödyt toimittajalle • Säästöjä toimittajan prosessikustannuksissa • Tarjouspyynnön käsittelyyn kuluvan ajan pienentäminen • Tarjouspyynnöt keskitetysti yhdestä paikasta • Tilausvirheiden vähentäminen (Tilaukset siirtyvät oikeassa muodossa toimittajille) • Tilauksen käsittelykustannus / tilaus pienenee myös toimittajan osalta • Kilpailuttamisprosessiin liittyvän laadun parantaminen ja tarjouksen suunnitteluprosessin tehostuminen • Helpottaa ja yksinkertaistaa tarjousten jättämistä • Puuttuvien tietojen eliminointi tarjouksista Järjestelmä ”herjaa” puuttuvien tietojen osalta • Järjestelmä ohjeistaa tarjouksen tekemisessä • Tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tekeminen • Toimittaja voi keskittyä oman ydinalueensa osaamiseen • Tieto luotettavasti tarjouksista vastaaville henkilöille • Tarjousten tekeminen aikarajojen puitteissa • Papereiden tulostamis-, käsittely- ja lähettämisrutiinien minimointi • Riippumattomuus ajasta ja paikasta • Yhteistyön syventäminen asiakkaan kanssa • Hankinnan hallinnasta kohti toimitusketjunhallintaa • Hankintojen läpinäkyvyyden parantaminen toimittajalle päin • Tarjouspyyntöjen reaaliaikainen seuranta • Informointi tulevista kilpailutuksista toimittajaportaalin kautta (viesti toimittajan sähköpostiin tarjouspyynnöstä) • Vähentää tarjouspyyntöihin liittyvien tiedusteluiden tarvetta • Tiedonkulun parantuminen, hankintaprosessin molemminpuolisen kokonaisajan lyhentäminen

15. KYSYMYKSIÄ? KIITOS! ____________________________________________________________ Anton Räsänen Projektipäällikkö GSM: 044 703 1889 Oulun Seutu Fax: (08) 5584 1731 e - mail: anton.rasanen@ouka.fi Sepänkatu 18A, PL 54 90015 Oulun kaupunki ____________________________________________________________ www.ouka.fi/seutu