1 / 75

HeTa-information

HeTa-information. Våren 2011. Förv.mag. Seija Mäenpää. Övriga chefer. IT-chef fil.mag. Hannu Kallinen Personalchef ped.mag. Johanna Laitila. Lagändring om servicecentret.

serina-murphy
Download Presentation

HeTa-information

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. HeTa-information Våren 2011

  2. Förv.mag. Seija Mäenpää

  3. Övriga chefer • IT-chef fil.mag. Hannu Kallinen • Personalchef ped.mag. Johanna Laitila

  4. Lagändring om servicecentret • I maj 2010 godkändes att evangelisk-lutherska kyrkan inrättar ett servicecenter för bokföring och löneräkning som betjänar kyrkans ekonomiska enheter. • Lagen träder i kraft 2012 med en övergångstid på fem år. • Inom övergångstiden ska kyrkans alla ekonomiska enheter bli kunder hos servicecentret.

  5. Lagändring om bokföringen • KL 15 kap., Församlingens ekonomi, 6 § Kyrkostyrelsens anvisningar och bestämmelser Kyrkostyrelsen ger vid behov närmare föreskrifter om församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas bokföring och löneräkning samt närmare anvisningar om den övriga ekonomiskötseln och revisionen. • KO 15 kap. Församlingens ekonomi 14 § upphävs; (Kyrkostyrelsen meddelar vid behov närmare anvisningar om hur budgeten skall göras upp, om fastställande av inkomstskatteprocenten, om skötseln av egendomen, om hur drätseln skall ordnas, om bokföringen och om verkställandet av revision.)

  6. Vad kommer servicecentret att ta hand om? KO 22 kap. 3 b §: ”Kyrkostyrelsen sköter bokföring, inköpsfakturor, inköpsreskontra, försäljningsfakturor, försäljningsreskontra, bokföring av anläggningstillgångar, löneräkning, reseräkningar och kostnadsfakturor samt betalningsrörelsen i anslutning till dessa.”

  7. KYRKANS CENTRALFOND • ANNAN VERKSAMHET: • KYRKOSTYRELSEN • DOMKAPITLEN • UNDERSTÖD • FÖRSAMLINGS-AVGIFTER KYRKANS PENSIONS-ANSTALT PENSIONS-AVGIFTER KYRKANS SERVICECENTER FÖR EKONOMI- OCH PERSONALFÖRVALTNINGEN (HETA) SERVICEAVGIFTER

  8. HeTa-modellen 2017

  9. Övergångsperioden 2012–2017 en stor utmaning Samtidigt pågår andra stora förändringar i församlingarna: • Personalinbesparingar uppstår till följd av medlemsdatasystemet Kirjuri • Verksamheten ska anpassas till de minskade skatteintäkterna • Församlingarnas strukturändringar fortsätter

  10. Faktorer som underlättar HeTa-omställningen • Gemensamt program • Utbildning • Distansarbete • Understöd till alla enheter med färre än 6 000 medl., som inte kan dra nytta av ändringen och har en ekonomianställd. Understöd ges i fyra år (100, 75, 50 och 25 % av första årets servicecenteravgift).

  11. Identifierade risker med HeTa • Projektet håller sig inte inom tidsplanen, omfattningen eller investeringsuppskattningen. • Församlingsenheterna kan inte genomföra personalinbesparingar (pensioneringar, rekrytering). • Servicecentrets och församlingsenheternas roller och ansvar blir oklara. • Ändringen av arbetssätt misslyckas. • Servicecentret förlorar kundfokuseringen.

  12. HeTa har ändå chans att lyckas, eftersom • övergångsperioden är tillräckligt lång • varje församlingsenhet har egen övergångstid för att kunna dra nytta av pensioneringar • utbildning och stöd minskar friktionsfaktorerna under övergången • centraliserad planering, gemensamt program och samtidiga processer underlättar övergången för kunderna.

  13. Även fortsättning med nuvarande system har sina risker... • När skatteintäkterna minskar blir församlingarna tvungna att spara in på kärnverksamheten och utveckling av verksamheten. • De nuvarande problemen förstärks, t.ex. kostnadseffektivitet, kompetensbrist, kompensering vid pensioneringar. • Den kyrkliga organisationens ovilja att ändra strukturer eller utvecklas får negativ publicitet.

  14. Vad har gjorts? • Arbetsgruppen HeTa-PiTo • Arbetsgruppen HeTa-IT • Arbetsgruppen HeTa-SiSu • Ledningsgruppen • Juridiska arbetsgruppen

  15. Arbetsgrupperna i full gång

  16. LEDNINGSGRUPPEN LEDNINGSGRUPPEN Projektchefen Projektgrupperna IT-arbets- gruppen Planering av Pilot- och Juridik övergången verks.ställen Organisationen för HeTa-beredningen

  17. Arbetsgruppen för pilottestning och verksamhetsställen, HeTa-PiTo • Saloniemi Anne ordf, projektchef • Ahonen Arja Uleåborgs ksamf • Anttonen Päivi Laukaa förs. • Isotalo Ritva Lahtis ksamf • Jakobsson Marja Esbo ksamf • Korhonen Timo Kuopio ksamf • Ruotsalo Pertti Reso förs. (Raisio) • Yliluoma Tapio Pemar förs. (Paimio) • konsulter

  18. HeTa-PiTo:s arbete • Kriterierna för val av verksamhetsställe • Analys av de 20 största orterna i Finland • Närmare analys av 7 städer

  19. Kriterier och mått för val av verksamhetsställe

  20. Kriterierna för val av verksamhetsställe • Personal 60% • Tillgång till yrkeskunnig personal • Språkkrav • Lönekostnader • Verksamhetsmiljö 30% • Verksamhetsmiljö, kultur • Tillgång till experttjänster • Tillgång till ICT-stödtjänster • Utbudet av utbildning och vuxenutbildning • Kommunikationer • Levnadskostnader • Lokaler 10% • Prisnivån på hyreslokaler

  21. Orter som togs med i analysen • De till invånarantalet 20 största städerna i Finland : • Helsingfors, Esbo, Tammerfors, Vanda, Åbo, Uleåborg, Jyväskylä, Lahtis, Kuopio, Kouvola, Björneborg, Joensuu, Villmanstrand, Tavastehus, Rovaniemi, Vasa, Seinäjoki, Salo, Kotka, S:t Michel • Arbetsgruppen ansåg att en stor stad kan vara tillräckligt attraktiv för servicecentrets blivande personal. • I jämförelser skapar stora städer i allmänhet bättre förutsättningar för servicecenterverksamhet än små orter.

  22. Jämförelse mellan kostnad och kvalitet Helhetskyrkans perspektiv – Första skedet av grundandet • Kvalitetsfaktorer • Tillgång till yrkeskunnig personal • Språkkrav • Arbetsmiljö, arbetskultur • Köp av tjänster/tillgång till experthjälp • Tillgång till ICT-stödtjänster • Tillgång till utbildning och vuxenutbildning på orten • Kommunikationer och smidighet i arbetstrafiken • Levnadskostnader • Kostnadsfaktorer • Löner • Lokalkostnader • Rekrytering 5,0M€ 4,7M€ 4,5M€ Årlig kostnad 4,2M€ 4,0M€ 3,7M€ 3,5M€

  23. Jämförelse mellan kostnad och kvalitet Helhetskyrkans perspektiv – Första skedet av grundandet • Kostnader som beaktats är löner, rekrytering och lokaler • Kostnaderna har beräknats utifrån kontor med 50 anställda • De beräknade kostnaderna är rekrytering 4 000 €/st delat på 5 år (investering), lokalbehov 10 m2/pers. • Lönekostnad i snitt 50 000 €/pers. • I lönekostnaderna inkluderas lönerna för servicecentrets personal och för den personal som blir kvar i församlingarna • Den totala kostnaden är direkt jämförbar med antalet anställda som övergår till centret 5,0M€ 4,7M€ 4,5M€ Årlig kostnad 4,2M€ 4,0M€ 3,7M€ 3,5M€

  24. Jämförelse mellan kostnad och kvalitet Servicecenterperspektiv – Stabiliserad situation • Kostnader som beaktats är löner, rekrytering och lokaler • Kostnaderna har beräknats utifrån kontor med 50 anställda • De beräknade kostnaderna är rekrytering 4 000 €/st delat på 5 år (investering), lokalbehov 10 m2/pers. • Lönekostnader i snitt 50 000 €/pers. • I servicecentret ingår lönerna för servicecentrets anställda 2,62M€ 2,61M€ 2,60M€ Årlig kostnad 2,59M€ 2,57M€

  25. Sju utvalda orter • För den mer detaljerade analysen valdes följande städer ut på basis av kostnads- och lämplighetsfaktorer: • Vanda, Tammerfors, Åbo, Uleåborg, Jyväskylä, Lahtis, Kuopio • Vanda utsågs som representant för huvudstadsregionen • Salo uteslöts eftersom arbetsgruppen redan hösten 2010 hade konstaterat att trafikförbindelserna inte var tillräckliga

  26. Preciserad förfrågan om intresse av anställning hos servicecentret • Riktades till anställda inom ekonomin i alla ekonomiska församlingsenheter med hjälp av Webropol 18.1.2011 – 26.1.2011 • Intresset för anställning hos servicecentret på de utvalda orterna kartlades • Intresse för anställning • Orter där man vill arbeta • Förstahandsval • Intresse för distansjobb • Ekonomisk församlingsenhet • Sammanlagt gavs 597 svar (finskspråkiga 580, svenskspråkiga 17) • Potentiella intresserade 346 (58%) • Inte intresserade 251 (42%) • Intresserade av distansjobb 381 (64%)

  27. Potentiella intresserade totalt 346

  28. Resultatet av ortsjämförelsen

  29. Alternativ för verksamhetsställen som analyserades • Borgå • Vasa • Jakobstad • Kristinestad

  30. Arbetsområden för verksamhetsställena i analysen • Till varje verksamhetsställes arbetsområde räknades de orter som finns inom en 50 kilometers radie • För varje verksamhetsställes-alternativs område räknades antal personer som säger sig vara intresserade av en anställning vid servicecentret • Antalet anställnings-intresserade räknades med i varje alternativ till vilkets område deras nuvarande verksamhetsställe hör (överlappning av områden endast vid Vasa-Jakobstad)

  31. Resultat av verksamhetsställejämförelsen

  32. Kostnads- kvalitetsjämförelse 1/2 Hela kyrkans synvinkel • Kostnader som beaktats är rekryterings-, löne- och hyreskostnader • För beräkningarna vid uppskattning av kostnader har antagande om 50 personers kontor gjorts(beaktat 1/3 distansarbetare) • De beräknade kostnaderna är rekrytering 4000€/st. delat på 5 år (investering), utrymmesbehov 10m2/pers. och lönekostnad i genomsnitt 50000€/pers. • Som lönekostnader räknas arbetstagare som är rekryterade och stannar hos församlingen

  33. Kostnads- kvalitetsjämförelse 2/2 Servicecentrets synvinkel • Kostnader som beaktats är rekryterings-, löne- och hyreskostnader • För beräkningarna vid uppskattning av kostnader har antagande om 50 personers kontor gjorts • De beräknade kostnaderna är rekrytering 4000€/st. delat på 5 år (investering), utrymmesbehov 10m2/pers. och lönekostnad i genomsnitt 50000€/pers. • Som lönekostnader räknas arbetstagare som hör till servicecentret

  34. Val av placeringsorter Kyrkostyrelsens plenum beslutade att kyrkans servicecenter får verksamhetsställen på följande orter: • Uleåborg • Lahtis • Kuopio • Borgå (svenskspråkigt)

  35. Uppgiftsfördelningen mellan kontoren • Uleåborg och Borgå ger full service, dvs. sköter alla arbetsprocesser. • I Lahtis och Kuopio sköts så kallade volymtjänster; behandling av utgifter samt löneräkning.

  36. Pilotförsök • Uleåborg, Rovaniemi, Ylivieska, Kiiminki, Kalajoki, Nivala, Oulainen, Haapavesi, Haapajärvi, Sievi, Alavieska, Paltamo, Utajärvi och Hailuoto. • Pilotprojektet inleds i slutet av 2011. Definieringsarbete behövs genast i början av hösten 2011. • Pilotförsamlingarna blir de första kunderna.

  37. Pilotförsamlingarna geografiskt

  38. Upphandling av program, HeTa-IT-gruppen gjorde definitioner • Saloniemi Anne ordf., projektchef • Flythström Ingeborg ekonomichef, Sjundeå ksamf • Heikkinen Erkki IT-chef, Esbo ksamf • Hokka Irma ekonomichef, Åbo o. S:t Karins ksamf • Karjalainen Aimo dataadm.chef, Kyrkostyrelsen • Lindfors Mona ekonomichef, Lovisanejdens ksamf • Pekkarinen Pentti IT-chef, Uleåborgs ksamf • Sjöberg Juha systemplanerare, Hfrs ksamf • Venäläinen Päivi personalchef, Kyrkostyrelsen • Ängeslevä Martti IT-chef, Kuopio ksamf

  39. HeTa-systemhelheten samt tillhörande register och system HeTa-systemhelheten Ekonomiska församlingsenheter Andvändare/Hantering av användaridentiteter (TYP/IHA) Hantering och övervakning av anslutningar Arbetstidsuppföljn., passerkontroll Fakturering från egna system Portal – blanketter och fönster Personalförvaltn. system Fastighets- system Intern redovisning Huvudbokföring Inköps- och säljreskontra Resurs- hantering Ekonomiplanering / rapportering Register över anläggningstillg. Begravningsverks. Fakturacirkulation Löne- räkning Reseräkn. och kostnadsfakturor Bokföring av anläggningstillg. Allm. fakturering Betalningsrörelse Kyrkans övriga gemensamma datasystemtjänster Person- och anställnings- register* Produkt- register Kundregister Leverantörs-register Kirjuri e-posten evl.fi Kyrknätet Externa anslutningar E-faktura-operatörer Banker *Person- och anställningsregister anskaffas separat från den övriga HeTa-programhelheten.

  40. HeTa-systemhelheten • Huvudbokföring • Bokföring av anläggningstillgångar • Allmän fakturering • Löneräkning • Rese- och kostnadsräkningar • Betalningsrörelse • Fakturacirkulation • Inköps- och säljreskontra • Intern redovisning • Blanketter + hantering och övervakning av anslutningar

  41. Program kvar i församlingarna • Ekonomiplanering/rapportering • Fastighetssystem • Begravningsverksamhet • Resurshantering • Register över anläggningstillgångar • Personalförvaltningens system • Arbetstidsuppföljning, passerkontroll • Fakturering - via egna program

  42. Upphandling av IT-tillämpningar... Upphandlingen gäller • den primära lösningen (bokföring, intern redovisning, bokföring av anläggningstillg., fakturacirkulation, allmän fakturering, köp- och säljreskontra) • separata lösningar (löneräkning, rese- och kostnadsfakturor, betalningsrörelse och portallösning)

  43. Upphandling av IT-tillämpningar... • Förhandlat förfarande • Meddelande om anbudsansökan i HILMA i november • Ansökningar i december • Deltagare i förhandlingarna utsågs i januari • Förhandlingar 1.3–11.4.2011, tot. ca 40 möten

  44. Upphandling av IT-tillämpningar... • I förhandlingarna deltog konsulter inom datasystemsupphandling, projektchefen, fackexperter och en upphandlingsjurist • Anbudsbegäran skickad v. 16 • Anbud 13.5.2011 • Ämbetskollegiets beslut juni

  45. Upphandling av IT-tillämpningar… • Den primära lösningen: Siemens, Logica, Fujitsu • Lönesystemet: Logica, Aditro, Mepco • Rese- och kostnadsräkningar: Basware, Siemens, Logium • Betalningsrörelse: Opuscapita, Basware, Siemens • Portal: Siemens, Affecto, Fujitsu

  46. Servicecentret (SiSu-gruppen) • Saloniemi Anne ordf. projektchef • Anetjärvi Sari Kirkon hallintovirkamiehet ry • Hietakangas Maija-Liisa ekonomiplan.chef, Kyrkostyrelsen • Jossas Esko Kyrkliga fackförbund inom Akava • Kietäväinen Katariina arbetsmarknadsavd., Kyrkostyrelsen • Marjamäki Asta ekonomichef, Kankaanpää förs. • Rasila Ritva SVTL rf • Tiainen Soile Fackför. för kyrkans kontorspersonal • Vatanen Esko Kyrkfackets union • Virtanen Kari ekonomichef, Savonlinna- Sääminki förs.

  47. Servicecentrets organisation har plarnerats med utgångspunkt i verksamhetsmålen • Smidighet • Kundfokusering • Effektivitet • Kvalitet • Kundservice • Hantering av verksamhetsmiljön

  48. Kyrkomötet Ledningsforum Kyrkostyrelsens plenum • Ledningsforum på första nivå (Definieras i förvaltnings- och styrningsmodellen) Servicecentrets direktion Servicecentrets ledningsgrupp Lokalkontorets möte Lokalkontorets möte Lokalkontorets möte 2. Ledningsforum på andra nivå Gruppmöte Gruppmöte

  49. Vilka är servicecentrets primära uppgifter? LEDA SERVICECENTRET UTVECKLA SERVICECENTRETS VERKSAMHET TILLHANDAHÅLLA SERVICE KUND-HANTERING PROCES-SER SYSTEMSTÖD FÖR SERVICE-PRODKTIONEN KUND-SERVICE SERVICECENTRETS STÖDFUNKTIONER

More Related