Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce – opis projektu i przegląd rezultatów

1. Międzynarodowe seminarium „Efektywność funkcjonowania bibliotek – standardy” Warszawa, 23.11.2007 Analiza funkcjonowania bibliotek naukowych w Polsce – opis projektu i przegląd rezultatów Lidia Derfert-Wolf Biblioteka Główna Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy

2. Biblioteki naukowe w Polsce • biblioteki szkół wyższych • państwowe • niepaństwowe • wybrane biblioteki publiczne • biblioteki Polskiej Akademii Nauk • biblioteki instytutów naukowo-badawczych • biblioteki specjalne/branżowe

3. Pomiary efektywności i statystyka biblioteczna w Polsce • brak systemu narodowej statystyki bibliotecznej • brak instytucji rozwijającej narzędzia i metody oceny bibliotek • brak ujednoliconych kryteriów do oceny i porównań funkcjonowania bibliotek • formularze Głównego Urzędu Statystycznego - co 2 lata • brak danych finansowych • brak danych nt. źródeł elektronicznych • niewystarczające do badań porównawczych • ogólnikowe traktowanie bibliotek przez Państwową Komisję Akredytacyjną • rankingi uczelni publikowane w tygodnikach – wg bibliotekarzy niewłaściwe dane o bibliotekach

4. Zespół ds. Standardów dla Bibliotek Naukowych • utworzony (nieformalnie) w 2001 r. • 2004 r. - Porozumienie w sprawie realizacji projektu "Analiza funkcjonowania polskich bibliotek naukowych” • prace Zespołu wpisane do zadań Konferencji Dyrektorów Bibliotek Szkół Wyższych • skład Zespołu – 10 przedstawicieli bibliotek naukowych • koordynator - Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu • projekt częściowo finansowany ze środków Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

5. Cele projektu • opracowanie metody oceny funkcjonowania bibliotek naukowych • pozyskiwanie danych do bazy komputerowej w celu opracowania wskaźników i standardów dla bibliotek naukowych • prowadzenie badań porównawczych • opracowywanie i publikowanie rocznych raportów

6. Prace dotychczasowe • analiza literatury i rozwiązań w innych krajach • opracowanie i modyfikacje kwestionariusza ankiety • opracowanie i modyfikacje programu komputerowego do gromadzenia i analizy danych z ankiet • gromadzenie danych • analiza danych z ankiet 2002 – 2005 • promocja

7. Kwestionariusz ankiety - wzorce • PN ISO 11620:2006 Informacja i dokumentacja. Wskaźniki funkcjonalności bibliotek • PN ISO 2789:2005 Informacja i dokumentacja. Międzynarodowa statystyka biblioteczna (wymagana rewizja wg ISO 2789: 2006: Information and Documentation – International library statistics) • ISO/TR 20983:2003: Information and documentation – Performance indicators for electronic library services • R. Poll, P. te Boekhorst “Mierzenie jakości. Międzynarodowe zalecenia do pomiaru wykonania zadań w bibliotekach akademickich”. Wrocław 2004 • EU TEMPUS PHARE JEP 13242-98 “Development of Library Management as part of the University TQM”

8. Kwestionariusz ankiety • obejmuje wszystkie elementy biblioteki jako systemu: otoczenie, procesy i usługi biblioteczne • podzielony na działy: • Pracownicy • Zbiory biblioteczne • Budżet • Infrastruktura • Udostępnianie zbiorów • Usługi informacyjne • Dydaktyka, własne wydawnictwa i bazy danych • Współpraca bibliotek, organizacja imprez bibliotecznych, aktywność zawodowa pracowników

9. Kwestionariusz ankiety • 50 pytań różnego typu • łatwo osiągalne dane statystyczne np. wielkość zbiorów, liczba użytkowników • pytania o wybrane usługi - odpowiedzi TAK/NIE, np. zamawianie online • 88 wskaźników • 19 podawanych przez biblioteki + procentowy podział budżetu • 69 obliczanych automatycznie ! • lista wskaźników http://ssk2.bu.amu.edu.pl/standaryzacja/AFBN_wskazniki.pdf

10. Przykładowe wskaźniki funkcjonalności podawane przez biblioteki • procentowy udział określonych wydatków w budżecie • procentowy udział określonych wpływów w budżecie • wydatki biblioteki w przeliczeniu na studenta / użytkownika • wydatki na zakup zbiorów/książek w przeliczeniu na studenta / użytkownika • udział budżetu biblioteki w budżecie uczelni • czas przysposobienia książki • procent książek opracowanych komputerowo • procent opisów bibliograficznych książek pobieranych ze źródeł zewnętrznych

11. Wskaźniki funkcjonalności - dlaczego tak dużo? • potrzeba wszechstronnej analizy funkcjonowania bibliotek • objęcie wszystkich aspektów uwzględnionych w ankiecie • opracowanie standardów na podstawie wskaźników • przydatność dla różnych celów, zarówno dla bibliotek jak i innych instytucji, rankingów • „potrójnie” liczenie wybranych wskaźników – brak jednolitej definicji studenta przeliczeniowego

12. Program komputerowy - założenia • kwestionariusz ankiety dla bibliotek on-line • automatyczne obliczanie i prezentacja wybranych wskaźników efektywności • automatyczna weryfikacja poprawności wypełnienia pól w ankiecie • wieloaspektowe badania porównawcze danych i wskaźników efektywności (Zespół) • analizowanie danych oraz wskaźników efektywności indywidualnie przez biblioteki

13. Fragment formularza ankiety Pytania TAK/NIE Dane liczbowe Objaśnienia

14. Przykładowe wskaźniki funkcjonalności obliczane automatycznie po przesłaniu ankiety do bazy

15. Aplikacja internetowa • witryna WWW - informacje o projekcie, instrukcje, kwestionariusz ankiety, przydatne linki, wyniki badań • moduł dla bibliotek • wypełnianie i przesyłania ankiety • analizowania danych własnej biblioteki • porównania ze średnimi w grupach bibliotek • moduł dla administratora - rejestrowanie bibliotek, kontakt • baza komputerowa do przechowywania i przetwarzania danych z ankiet • moduł dla Zespołu - analiza statystyczna, raporty

16. http://ssk2.bu.amu.edu.pl/standaryzacja/index.htm Wyniki badań O projekcie Instrukcje Dostęp do ankiet (hasło) Wzory ankiet (pdf) Lista wskaźników

17. Wstęp do analizy (dla Zespołu i dla zarejestrowanych bibliotek) Wybór wskaźnika/danych albo całej grupy

18. Rezultat analizy ze strony biblioteki Wskaźnik Wynik danej biblioteki Wyniki innych bibliotek

19. Rezultat analizy ze strony Zespołu Wskaźnik Wyniki bibliotek wg grup

20. „Analiza ...” w liczbach Uwaga 1. Wypełnianie ankiet jest dobrowolne Uwaga 2. W liczbie bibliotek akademickich są biblioteki uczelni państwowych i niepaństwowych)

21. Wypełnianie ankiet - problemy • wymagane dane statystyczne nie były gromadzone przez bibliotekę, np. zapytania informacyjne • brak porównywalnych danych nt. wykorzystania źródeł elektronicznych (zróżnicowane statystyki generowane przez dostawców) • zróżnicowane struktury organizacyjne i modele finansowania w ramach uczelni • problemy z zatwierdzaniem ankiet - błędy wymagające poprawek, niewłaściwe zrozumienie wymaganych danych, niewłaściwa interpretacja pytań

22. Zbiorcza analiza danych • publicznie dostępna na witrynie Projektu • wskaźniki z ankiet (obliczane przez wypełniających) • wskaźniki obliczane przez program automatycznie • procentowy udział wydatków w budżecie • dane wg grup bibliotek: akademickie państwowe (uniwersyteckie, politechniki, rolnicze, inne), akademickie niepaństwowe, publiczne, branżowe • wyniki: średnia arytmetyczna, mediana, wartości maksymalne i minimalne

23. Analiza danych (Zespół) – wybór grupy bibliotek, lat)

24. Statystyki bazy i zbiorcze analizy danych – publicznie dostępne

25. Wyniki badań w tabelach wg rodzaju wskaźników • ogólne • finansowe • zbiory • usługi • pracownicy • inne

26. Przykładowa tabela z wynikami badań

27. Wnioski • rezultaty Projektu są przydatne już na pierwszym etapie realizacji - baza do gromadzenia i analizy ujednoliconych danych statystycznych • przydatność dla bibliotek • zarządzanie • porównania ze średnią w odpowiedniej grupie bibliotek

28. Plany • automatyczne, wieloaspektowe prezentowanie wyników badań wg kryteriów dowolnie wybranych przez każdego użytkownika sieci, np. typów bibliotek, lat, wskaźników • wypracowanie krajowego zestawu wskaźników efektywności zgodnych m.in. z normą ISO 11620 (tu: wzory i interpretacja) • badanie satysfakcji użytkowników na podstawie standardowego kwestionariusza ankiety • wypracowanie systemu współczynników (wag) - porównanie tych samych danych w bibliotekach o różnych funkcjach, strukturach organizacyjnych itp. • wypracowanie ogólnokrajowego zestawu standardów i określenie wskaźników dla każdego z nich

29. W międzyczasie . . . . • wykorzystanie prac Zespołu do rankingów popularnych tygodników – propozycje zmian wskaźników w tych rankingach • wykorzystanie prac Zespołu w ew. modyfikacji formularza Głównego Urzędu Statystycznego • . . . • . . .

30. Kilka przykładowych rezultatów badań  Porównanie wybranych wskaźników w bibliotekach uniwersyteckich i bibliotekach o profilu technicznym

31. Liczba studentów na 1 miejsce w czytelniach (mediana)

32. Liczba vol. nabytków (zakup) na 1 studenta (mediana)

33. Liczba wypożyczeń na 1 zarejestrowanego czytelnika (mediana)

34. Liczba wypożyczeń na 1 pracownika biblioteki (mediana)

35. Wydatki na zbiory na 1 użytkownika (w Euro)

36. Zbiory opracowane komputerowo jako % ogólnej liczby zbiorów (mediana)