Ministère de la Culture et de la Communication

1. Présentation DMGPSE- groupe AGP- 15.01.04 LE SYSTEME DE PILOTAGE DES DRAC : démarche retenue, bilan de l ’expérimentation conduite dans deux DRAC pilotes en 2003, processus de généralisation en 2004 Ministère de la Culture et de la Communication

2. PLAN DE L’INTERVENTION • Le projet OPUS-DRAC: objectifs et étapes du projet • Bilan du test effectué en 2003 dans deux DRAC pilotes : Pays de la Loire et Champagne-Ardennes • La généralisation d’OPUS-DRAC dès 2004 et l ’organisation de la fonction contrôle de gestion

3. LE PROJET OPUS-DRAC (Opus-DRAC pour : Outil de Pilotage à Usage des Services) • C ’est un ensemble de données de base combinées en indicateurs (76 à ce stade), communs à toutes les DRAC et associés à des objectifs mesurables • couvrant les grandes missions, domaines d’intervention et problématiquesterritoriales du Ministère, ainsi que les activitésfonctionnelles des DRAC • présentés sous forme de tableaux de bord au niveau local et au niveau national • Progressivement, cette base pourra s’enrichir et permettre la production d ’indicateurs propres au pilotage de chaque DRAC ou de nouveaux indicateurs communs.

4. COMMENT EST STRUCTURE OPUS-DRAC ? • OPUS-Drac est structuré autour de 3 éléments-clé : • un dictionnaire des indicateurs (fiches descriptives) • unemaquettede tableau de bord présentant les indicateurs de manière synthétique (accompagnés de graphiques et de commentaires) • une maquette de consolidation nationale à partir des indicateurs agrégeables au niveau national

5. Un exemple de fiche indicateur

6. Tableau de bord des DRAC : enseignements supérieurs (exemple avant test et données fictives)

7. Tableau de bord des DRAC : enseignements supérieurs (exemple après test et données fictives)

8. Tableau de bord des DRAC : éducation artistique (exemple après test et données fictives)

9. Tableau de bord des DRAC : public (exemple après test et données fictives)

10. LA MAQUETTE NATIONALE, structurée autour de trois états ETAT n°1 : Maquette de synthèse Lien hypertexte à partir de la moyenne ouvrant l’état n°2 : Représentation graphique Lien hypertexte, à partir de la valeur de l’indicateur, ouvrant l’état n°3 : Maquette détaillée ETAT n°2 : Représentation graphique ETAT n°3 : Maquette détaillée

11. 100 6 … ETAT N°1 : Maquette de synthèse Rappel de la mission Rappel de l’enjeu Rappel de la période de calcul Objectif Intitulé de l’indicateur Objectif quantifié Moyenne nationale Valeur pour chacune des 26 DRAC Lien hypertexte vers la maquette détaillée Lien vers la maquette graphique

12. ETAT N°2 : Représentation graphique Rappel de la mission Rappel de l’enjeu Rappel de la période de calcul Objectif Intitulé de l’indicateur Objectif quantifié Moyenne nationale Représentation graphique : - de chacune des 26 DRAC - par rapport à la moyenne - par rapport à l’objectif

13. ETAT N°3 : Maquette détaillée Rappel de la mission Rappel de l’enjeu Rappel de la période de calcul Objectif Intitulé de l’indicateur Objectif quantifié Moyenne nationale Représentation détaillé : - Historique de la valeur de l’indicateur avec un historique sur 4 ans - Possibilité de zoomer sur les données élémentaires Lien vers la maquette graphique

14. LES OBJECTIFS D ’OPUS-DRAC • . Répondre aux besoins et attentes des DRAC et des services centraux, soucieux de se doter d’outils de pilotage des politiques culturelles à l’échelon territorial • 2. Permettre de structurer le dialogue de gestion entre l ’administration centrale et les DRAC au travers d ’un échange d ’information homogène, formalisée et fiabilisée • 3. Constituer au niveau national un référentiel consolidant les données issues des DRAC, afin de permettre aux services déconcentrés de se positionner les uns par rapport aux autres et par rapport à des objectifs nationaux • 4. Décliner au niveau des DRAC les objectifs et indicateurs de performance dans le cadre de la mise en œuvre de la LOLF • 5. Organiser la communication vers le public et les partenaires sur l’activité de la DRAC

15. LES ETAPES DE MISE EN OEUVRE D ’OPUS-DRAC Etude fonctionnelle (démarche participative) et phase d ’initialisation(association de plusieurs DRAC) Maquette versions 1et 2 du tableau de bord Année 2002 Phase de test dans deux DRAC pilotes: Champagne-Ardenne et Pays de la Loire, adaptation Ile de France Articulation avec les PAP et réforme du dialogue de gestion AC-DRAC, tableau de bord des directeurs régionaux, test sur la maquette V2 Mai à Décembre 2003 Généralisation du contrôle de gestion dans toutes les Drac Janvier à décembre 2004 Préparation des données pour OPUS-DRAC Mise en œuvre d ’OPUS-DRAC 2ème semestre 2004

16. LES ETAPES DE MISE EN OEUVRE D ’OPUS-DRAC • Aide de consultants • Démarche participative associant des représentants des DRAC et des services centraux Etude fonctionnelle 1er semestre 2002 1. A partir des missions du MCC, identification des enjeux au niveau des DRAC et des points-clés de gestion 2. Sélection d ’objectifs mesurables et d ’indicateurs associés par domaines sectoriels et dans 2 domaines transversaux (Fonctions internes et Territoire et interministérialité) 3. Formalisation d ’une maquette de tableau de bord comprenant 70 indicateurs validés par un comité de pilotage en juillet 2002 4. Formalisation du dictionnaire des indicateurs (modes de calcul associés)

17. Etude fonctionnelle: la démarche de sélection des indicateurs • Pour chacun des domaines sectoriels de l ’activité du Ministère et pour les fonctions transversales (fonctions internes et territoire et interministérialité), la démarche a été la suivante : • identifier les missions du Ministère (décret de 1997 puis de 2002) • soutenir la création et la diffusion • identifier, conserver, enrichir et mettre en valeur le patrimoine • améliorer la répartition territoriale de l ’offre culturelle et artistique en portant une attention particulière aux zones urbaines et fragiles et au milieu rural • assurer une éducation artistique de qualité, dans et hors le milieu scolaire et encourager les pratiques artistiques et culturelles amateurs • accroître et diversifier les publics de la culture • soutenir l ’activité économique, l ’aide à l ’exportation et la défense du droit d ’auteur • assurer les enseignements supérieurs spécialisés et garantir la qualité de ceux, autres que supérieurs, relevant des collectivités locales et du privé • encourager le mécénat

18. Pour chaque mission : • identifier les enjeux au niveau de la région pour ces missions • définir les points -clés de gestion associés • définir les objectifs mesurables associés • en déduire l ’indicateur de mesure • Exemple dans le domaine :patrimoine et architecture • Mission: soutenir la création artistique et littéraire sous toutes ses formes et assurer la diffusion de celle-ci • Enjeu:travailler à la constitution d ’un réseau régional de diffusion de la création architecturale • points-clés de gestion:soutien de la DRAC aux actions de sensibilisation à la création architecturale réalisées dans les structures du réseau • objectif: favoriser le développement des actions d ’animation réalisées par le réseau de diffusion de la création architecturale • indicateurs : Evolution du nombre d ’actions d ’animation réalisées et du montant des crédits alloués aux actions de sensibilisation à la création architecturale.

19. LES ETAPES DE MISE EN OEUVRE D ’OPUS-DRAC Mai à décembre 2003 Phase de test • Test mené en DRAC Pays de la Loire et Champagne-Ardenne (Un protocole de test précise le contenu du test et l’ implication attendue de chaque DRAC) • Adaptation du projet à la DRAC Ile de France • DRAC associées au test pour le module fonctions internes : PACA et Alsace • Identification des adaptations nécessaires pour articuler le projet avec la définition des objectifs et indicateurs de performance de la LOLF (la simultanéité des projets le permet) • Intégration du projet OPUS comme outil du dialogue de gestion (services centraux-services déconcentrés)

20. Objectifs du test Au niveau des DRAC

21. Objectifs du test Au niveau des services centraux

22. Nombreuses propositions d ’évolution du dispositif (enrichissement, abandon de certains indicateurs en raison de la complexité et du coût du recueil des données de base) Identification des enjeux de la mise en œuvre du dispositif dans les DRAC: conséquences sur l’organisation et la place du contrôle de gestion, organisation de la collecte des données, organisation du partage de l ’information qualité et homogénéité des données collectées, normalisation des définitions, normalisation des procédures BILAN DU TEST

23. BILAN DU TEST les facteurs-clés de succès • la nécessité d ’un accompagnement fort du projet : • auprès des équipes de direction en DRAC • mais aussi auprès de chaque service en DRAC • le contrôleur de gestion en DRAC doit avoir un positionnement hiérarchique fort, doit être respecté en DRAC et connaître les activités des services • le système d ’information doit être orienté vers un meilleur partage de l ’information (il faut distinguer les fonctions de recueil, de saisie et d ’analyse des données) • OPUS-DRAC est le premier maillon du système de pilotage repensé du Ministère

24. L ’administration du système de pilotage doit s ’appuyer sur trois ensembles d ’acteurs : Le réseau des contrôleurs de gestion en DRAC pour proposer des évolutions des outils de pilotage (dont OPUS-DRAC) pour échanger des pratiques La maîtrise d ’ouvrage du système(gestion des droits et habilitations, gestion des évolutions fonctionnelles, expression des demandes d ’évolutions techniques, animation et coordination de l ’outil) La maîtrise d ’œuvre du système BILAN DU TEST recommandations organisationnelles pour l ’administration du système de pilotage

25. Liste des indicateurs retenus Query1

26. Liste des indicateurs retenus

27. Liste des indicateurs retenus

28. Liste des indicateurs retenus

29. Liste des indicateurs retenus

30. Liste des indicateurs retenus

31. Liste des indicateurs retenus

32. GENERALISATION D ’OPUS-DRAC Décembre 2003 : projet validé (version 1) et cahier des charges rédigé Premier semestre 2004: développement de l’application pérenne, intégration à un système de pilotage commun au MCC (architecture Intranet, bases de données ORACLE couplées à BO). Année 2004: généralisation du contrôle de gestion dans les DRAC (organisation du recueil des données pour OPUS-DRAC, élaboration des tableaux de bord du directeur régional et des services, consolidation nationale)en s ’appuyant sur des DRAC, têtes d ’un réseau interrégional. 2ème semestre 2004 : OPUS-DRAC sera mis en œuvre (étape 1 : indicateurs DNO + Fonctions internes)

33. Objectifs pour la phase de généralisation en DRAC • Pour toutes les DRAC, d’ici à la fin de l’année 2004 • Suivi de la DNO 2004 : Produire sur 2003 et 2004 les 16 indicateurs permettant d’évaluer la DNO • Pilotage des fonctions internes : Produire sur 2003 et 2004 les 14 indicateurs « fonctions internes » • Organisation de la collecte pour les autres indicateurs OPUS qui seront à produire dès 2005 (organiser le recueil, constituer les référentiels, …) • Construction du tableau de bord du DRAC • 5 DRAC « chef de file » bénéficieront d’un accompagnement (Champagne Ardenne, Pays de la Loire, Midi Pyrénées, Ile de France, Rhône Alpes) afin d’organiser la collecte et produire l’ensemble des 76 indicateurs d’OPUS • Produire sur 2003 et 2004 les 76 indicateurs • Construire le tableau de bord du DRAC

34. L’accompagnement des 5 DRAC « chef de file » Préalable : Réaliser un état des lieux des outils de pilotage existants • « Coffret » pour la généralisation : • Dictionnaire des indicateurs • Liste des procédures de recueil des données • Ventilation des indicateurs OPUS par programme action et articulation avec la DNO annuelle et triennale • Outils de collecte sur les 30 indicateurs « obligatoires » ou à la demande en fonction de l’existant • Première réunion en DRAC • * Chantier « Pilotage » • Présenter Opus, dans le cadre plus large de la nécessaire mise en place du contrôle de gestion, Identifier les besoins propres à chaque DRAC, Présenter une démarche de déploiement du contrôle de gestion, … • * Chantier « Collecte Opus » • Présenter les organisations retenues par les DRAC pilotes au cours du test, le dictionnaire, les outils de collecte, … et commencer la collecte • … • Elaborer un plan de travail Deuxième réunion en DRAC * Point d’avancement des chantiers « Pilotage » et « Collecte » * Suite des travaux Suivi des travaux / Aide à distance

35. La démarche à présenter en DRAC pour le déploiement du pilotage Objectifs stratégiques internes et externes de la DRAC DNO Plan d’actions Répartition des moyens humains et budgétaires PAP - LOLF PTE / PASE Par programme Par service Missions DRAC A ventiler en fonction de la nomenclature LOLF en DRAC Rhône ALpes … activités par programme INDICATEURS DE SUIVI BUDGETAIRE INDICATEURS DE SUIVI DES PLANS D’ACTIONS INDICATEURS DE PERFORMANCE Indicateurs OPUS (dont PAP) Indicateurs de pilotage du plan d’actions Indicateurs de suivi et de contrôle budgétaire Indicateurs locaux Collecte à organiser Sélection pour le tableau de bord du DRAC

36. L’organisation en DRAC : la collecte des données Scénario 2 : Collecte à un niveau Scénario 1 : Collecte à deux niveaux

37. Les missions du contrôleur de gestion en DRAC (1/2) Placé auprès du Directeur régional et de son adjoint, en associant tous les services de la DRAC (et des SDAP): 1. Il formalise les objectifs de la DRAC à partir de la DNO, du Projet annuel de performance, des objectifs spécifiques de la DRAC (dans le cadre du CPER et des PASED et PASER notamment) 2. Il organise la mise en oeuvre d ’Opus-DRAC et veille à structurer la collecte des données dans la DRAC. Il garantit la fiabilité des données. 3. Ildéfinit et met en place les outils de pilotage (tableau de bord du Directeur, des conseillers sectoriels, contrôle budgétaire). Il assure le suivi de l ’atteinte des objectifs et du respect des règles de fongibilité. Il analyse les résultats et alerte les responsables si nécessaire.

38. Les missions du contrôleur de gestion en DRAC (2/2) 4. Il coordonne les échanges d ’informations avec les Préfets, le Trésorier et les partenaires institutionnels pour tout ce qui concerne les objectifs et la mesure de l ’impact des actions de la DRAC. 5. Il organise la remontée d ’informations des structures et collectivités subventionnées et assure une fonction de contrôle (objectifs-résultats-moyens) et d ’analyse de risque (financier, juridique, social). 6. Il est chargé, en relation avec le correspondant informatique et le DSI le cas échéant, de veiller à une utilisation cohérente et homogène du système d ’information et de proposer des évolutions. 7. Il participe au réseau des contrôleurs de gestion du MCC.