Budg étis ation d’une proposition

1. Budgétisationd’une proposition Présentation par Robert Rono Responsable d’affaires Bureau MUCHS/MTRH des projets parrainées et recherches Atelier d’initiative en recherche et gestion de l’innovation (iRIM)

2. Avant l’attribution Perspective pratique pour la budgétisation d’une proposition

3. Définition A budget for a research project is a funding plan that itemizes specific cost categories related to the goals as stated in the project’s proposal” Kulakowski & Chronister (2006) [Le budget d’un projet de recherche est un plan de financement qui fournit le détail des catégories de dépenses liées aux objectifs déclarés de la proprosition de projet. Kulakowski & Chronister (2006)] Réference: Kulakowski, E.C., & Chronister, L. U. (2006). Research Administration and Management. London UK. Jones and Bartlett Publishers, Inc. ISBN 0-7637-3277-X

4. Critères NIH d’évaluation des propositions • Critère principal • Signification • Chercheur • Innovation • Approche • Environnement • Autres critères d’évaluation • Protection des sujets de recherche humains, biorisques, partage des ressources • Critères d’évaluationdes budgets: Vraisemblance du budget proposé, et de la durée sollicitée de financement par rapport aux recherches proposées.

5. Soyez prêts! Renseignez-vous en matière de règlementation et de principes des prix • Autorisation des coûts: raisonnables, répartissables, à traitement régulier et conformes à toutes limites ou exclusions, types de coûts, coûts de transfert, coûts partagés, • Prospectus du Office of Management and Budget [Bureau de gestion et du budget]: • A-21 Principes des coûts pour les institutions de formation • A-122 Principes des coûts pour les organisations sans but lucratif • http://www.whitehouse.gov/OMB/circulars/ • Règlementation spécifique prévue par les agences: NIH Grants Policy Statement (NIHGPS)- Section 7 [Politique NIH en matière de subvention – Section 7]http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2012/index.htm • USAID Standard Provisions for Non- Governmental Institutions • [USAID – Dispositions pour les ONG] • Exercice • OMB A-21 Section J

6. Soyez prêts! Consultez attentivement l’offre de financement • Offre de financement (FAO) • Dates clef • Télécharger le dossier de demande: Modèle à Grants.gov, Modèle à la Fondation Bill & Melinda Gates • Conditions budgétaires: Plafond, indirects, sous-contrats, exercices, limites budgétaires pour les subventions et sous-subventions, pays développés contre pays en voie de développement, autorisation préalable pour les coûts directs de 500,000 USD. • Vérifier la validité en cours des inscriptions: eRA Commons, SAM, Numéro DUN, Grant.gov • Partage des coûts: Fonds institutionnel, levée de fonds / dons ou financement obtenus d’une fondation, dons d’espace, d’équipement et de fournitures, volontariat

7. Types of coûts • Coûts directs: spécifiquement identifiables dans le cadre d’un projet particulier, d’une activité de formation, ou toute autre activité institutionnelle; ou directement affectés à de telles activités avec un degré élevé de précision – OMB Circular A-21 • Coûts indirects (F&A) : Coûts associés à la mise en œuvre d’un contrat ou d’une subvention qui ne sont pas directement attribuables à un projet, une subvention ou un contrat spécifique. Il s’agit de coûts correspondant à des activités ou services qui bénéficient plus d’un projet, et les bénéfices qu’ils apportent à un projet particulier sont souvent difficiles, voire impossible à tracer.

8. Coûts directs: Catégories générales (Définition critique à la consolidation/régularité de la classification) • Personnel : fonction, nom, rôle, effort, salaire de base • Conseil: services professionnels /politique de conseil, détails de tous les coûts, restrictions, travail contingent ou important • Équipment: seuil, exigé, à usage multiple, exempt indirect • Fournitures: utilisées par le projet, autorisées, à regrouper par ressemblance • Déplacements: raison, destination, quantité, Fly AmericaAct pour les déplacements à l’étranger subventionnés par des fonds du gouvernement fédéral

9. Coûts directs: catégories générales • Soins des patients: hospitalisés / en consultations externes ; traitements ou interventions, détails – nombre de fois & barèmes • Rénovations et ré-aménagements: réparations des laboratoires, installation d’équipements, air-conditionné • Coûts de consortium / sous-contrats: prise en charge d’une partie substantielle ou importante des activités • Autres dépenses: intangibles – loyers, remboursement des patients, comité d’éthique, communications, frais de scolarité, soins des animaux, formations, coûts des réunions • Indirects – Locaux et administration

10. Examples: Coûts non autorisés • Boissons alcooliques • Créances irrécouvrables • Contributions • Amendes et pénalités • Biens et services à usage personnel • Assurance pour fautes professionnelles • Frais juridiques • Honoraires de lobbying • Construction • Frais de rédaction de proposition

11. Coûts indirects • Fonctions typiques: • Conformité • Gouvernement d’entreprise • Gestion financière et budget • Administration du contrat / de la subvention • Technologie Internet, Ressources humaines • Espace • Sécurité • Services d’utilité publique • Maintenance • Barèmes: • Négociables surtout avec les fondations • La plupart fixés par les agences fédérales par ex. à 8% pour NIH • Base totale modifiée: sauf pour les soins des patients, les équipements, les frais de scolarité, sous-contrats de plus de 25,000 USD.

12. Approche conseillée • Réunion préliminaire: à programmer peu de temps après la première version rédigée de la proposition • Communiquer les remarques concernant le budget avant la réunion • Passer en revue la version préliminaire de la proposition pendant la réunion, et en particulier l’objectif principal et les visées spécifiques afin de procéder au choix des dépenses • Renseigner les champs du Budget Modèle au fur et à mesure de la discussion: Modèle I & II • Faire circuler l’esquisse du budget pour le perfectionner de pair avec la rédaction de la proposition

13. Justification / récit du budget • Il s’agit d’un récit qui fait partie intégrale du budget • Ce récit doit comprendre un exposé clair, détaillé et raisonné pour chacune des lignes de dépenses proposées • Celui-ci devrait correspondre à la justification de l’ensemble du projet • Il doit être rédigé en fonction des catégories principales du budget • Faire circuler la version 1 de la justification du budget avec l’esquisse du budget

14. Astuces pour la budgétisation!!! • Travailler avec le tableur Excel!!! • Le budget devrait correspondre au plan et aux détails de la proposition • Analyser chaque objectif et activité spécifique pour déterminer les coûts précis • Suivre les directives de l’agence • Présenter le budget de subvention de façon à donner une très bonne impression à l’examinateur • Aligner correctement tous les chiffres • Vérifier l’exactitude des chiffres • Inclure des entêtes de colonne, tels que les Catégories du budget, Fonds sollicités, Contributions locales, et Total du projet • Préparer une justification détaillée du budget en toute éventualité • S’exercer à la préparation du budget

15. Soumission • Renseigner le modèle exigé • Réviser pour garantir l’exactitude arithmétique, selon les limites des plages, l’application correcte des taux indirects • Garantir que les chiffres du budget et l’effort dans le temps correspondent à ceux qui figurent dans la justification du budget

16. Après la soumission • Préparation en cas de demande JIT: autre financement • Justifications supplémentaires • Dès attribution: Examen du budget final par rapport aux sommes indiquées dans l’Avis d’attribution

17. Rebudgétisation • Consentement préalable parfois exigé • Rebudgétisation importante: Seuil atteint lorsque les dépenses d’une seule catégorie budgétaire de coûts directs dévient (augmentent ou diminuent) de plus de 25 % du total attribué pour le niveau d’engagement établi d’un exercice budgétaire. Une rebudgétisation importante est un indicateur de changement au niveau de la portée du projet. (NHGPS) • Prolongation sans coûts & rebudgétisation reportée

18. Déclaration des efforts déployés • Mécanisme permettant de confirmer que les salaires et rémunérations faisant partie des dispositions d’un accord de parrainage sont raisonnables par rapport au travail effectivement réalisé. • Charge de travail complète: inclut l’enseignement, la recherche, le service public, gestion et soins cliniques, mais exclut le conseil extérieur, le volontariat, les comités d’examen par des pairs, la direction d’organisations professionnelles • Certificat d’effort • Plan de confirmation: déclaration signée au moins annuellement • Registres d’activités post facto: Personnel universitaire et professionnel – tous les six mois & autres employés – mensuellement • Exemple de fiche d’effort