Download
1 / 52
550 likes | 786 Views
پيادهسازي سيستمهاي ERP. شركت پردازش سيستمهاي مجازي. www.irerp.ir www.vspco.com. مراحل پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان. ارزيابي استراتژيك انتخاب نرم افزار پياده سازي پشيباني و به روزرساني. مرحله اول؛ ارزيابي استراتژيك. تحليل وضعيت جاري تحليل وضعيت مطلوب تحليل شكاف
E N D
پيادهسازي سيستمهايERP شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir www.vspco.com
مراحل پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان • ارزيابي استراتژيك • انتخاب نرم افزار • پياده سازي • پشيباني و به روزرساني شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
مرحله اول؛ ارزيابي استراتژيك • تحليل وضعيت جاري • تحليل وضعيت مطلوب • تحليل شكاف • تهيه طرح كسب و كار • مدلسازي كسب و كار شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
ارزيابي آمادگي سازماني تجزيه و تحليل نقاط ضعف و قوت و فرصت و تهديد تحليل نواحي بحراني تجزيه و تحليل مخاطرات سيستم تجزيه و تحليل وضعيت موجود • Enterprise Readiness Assessment • SWOT • Critical Area Analysis • System Faliure Analysis شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
سازمان نيروي انساني فرآيندها فناوري ارزيابي آمادگي سازماني • آيا نيروي انساني آمادگي لازم براي پذيرش سيستم را دارد؟ • آيا سازمان انعطاف پذيري لازم براي بهره گيري از سيستم را دارد؟ • زيرساختارهاي تكنولوژيك فعلي به چه مقدار با سيستم تطابق دارند؟ • فرآيندها چقدر ساخت‌يافته و استاندارد هستند؟ شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تجزيه و تحليل نقاط ضعف و قوت و فرصت و تهديد • نقاط قوت سازمان براي بهره گيري از سيستم چيست؟ • سازمان در استفاده از سيستم داراي چه نقاط ضعفي مي باشد؟ • چه فرصتهايي براي پياده سازي سيستم وجود دارد؟ • تهديدهاي روبروي سازمان در بهره گيري از سيستم چيست؟ شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تحليل نواحي بحراني • نواحي بحراني: فرآيندهايي كه موفقيت سازمان در انجام اين فرآيندها است. • نواحي خاكستري: اين نقاط داراي تكثر مسئوليتها بوده و گلوگاههاي فرآيندي سازمان مي باشند. • شكافهاي سياه: مناطقي كه اطلاعات زيادي بدون دليل در آنها انباشته شده است. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تحليل مخاطرات • در پيادهسازي سيستمهاي برنامه‌ريزي منابع سازمان نيز، همانند ساير سيستمهاي اطلاعاتي معضلات بسياري وجود دارد. • يكي از مهمترين مشكلات پيادهسازي سيستمهاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، تخمين زمان راه‌اندازي كامل سيستم است. • يكي ديگر از مواردي كه پيادهسازي سيستمهاي برنامه‌ريزي منابع سازمان را پيچيده مي‌نمايد، برقراري ارتباط بين اين سيستم با ساير ملحقات آن از جمله سيستمهاي مديريت روابط مشتريان و سيستمهاي مديريت زنجيره تامين است. • از ديگر مشكلات بوجود آمده در پياده سازي سيستمهاي برنامه ريزي منابع سازمان، عدم پيش بيني درست هزينه ها مي باشد. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
علل وجود مخاطرات سيستمهاي اطلاعاتي • عدم وجود سيستمهاي ارزيابي عملكرد و كنترل سازمان • تبيين نشدن شفاف اهداف سيستم • عدم وجود ارتباطات كارا بين زيرسيستم‌ها • طراحي نامناسب سيستم • محدوديت در دسترسي به منابع • عدم تعادل بين منابع شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
مراحل تحليل مخاطرات سيستم • تحليل اوليه • تعيين اهداف، تبيين محدوده تحليل، گردآوري اطلاعات • شناسايي اختلالات سيستم • مدلسازي سيستم، تبيين ابعاد مختلف سيستم • مقايسه موارد شناسايي شده • تحليل • نتيجه‌گيري شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
Implementation Vision Implementation Objectives Implementation Strategis تدوين چشم انداز پياده سازي تدوين اهداف پياده سازي انتخاب راهبرد و گزينه پياده سازي تحليل وضعيت مطلوب شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
Successful Indicators Quantitive Objectives Transmition from AS IS to TO BE تعيين شاخصهاي نيل به موفقيت تعيين اهداف كمّي تعيين راهكارهاي نيل از وضع موجود به وضع مطلوب تحليل شكاف شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تحليل شكاف از وضع موجود تا وضع مطلوب چقدر فاصله وجود دارد؟ Gap Indices Indices شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تهيه طرح كسب و كار • توجيه اقتصادي سرمايه گذاري براي پياده سازي سيستم • تجزيه و تحليل هزينه و منفعت • توجيه سازماني پياده سازي سيستم • توجيه عملياتي پياده سازي سيستم شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
مدلسازي كسب و كار • در اين مرحله با استفاده از ابزارهاي مدلسازي، فرآيندهاي موجود سازمان مدل ميشوند. Use-Case Diagram FHD DFD Sequence Diagram شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
مرحله دوم؛ انتخاب نرم افزار • روشهاي انتخاب نرم افزار • معيارهاي انتخاب نرم افزار • تيم گزينش نرم افزار شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تطابق قابليتها و نيازمنديها نيازمنديهاي مشتري قابليت هاي نرم افزار انتخاب نرم افزار مشتري فروشنده شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
روشهاي انتخاب نرم‌افزار • روش مبتني بر نيازهاي تفصيلي سازمان • روش مبتني بر نيازهاي اصلي • روش مبتني بر تاييد نرم‌افزار شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
روش مبتني بر نيازهاي تفصيلي سازمان • تهيه فهرست فروشندگان • ارسال درخواست اطلاعات (RFI) • تهيه فهرست نيازهاي واحدهاي سازماني و فني • ارسال درخواست رسمي براي پيشنهاد (RFP) • دريافت پاسخ و امتيازبندي جواب‌ها • دعوت رسمي از فروشندگان منتخب براي ارائه محصولات خود • امتيازبندي و انتخاب نهايي شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
روشمبتني بر نيازهاي اصلي • تهيه سناريوهاي سازماني با توجه به نيازهاي كلان سازمان وتنظيم يك شرح مكتوب از اين سناريوها • ارسال سناريوها براي فروشندگان و دادن يك مهلت براي تهيه نمونه مورد نظر توسط فروشنده • ارائه نمونه ارائه‌شده از سوي فروشنده • امتيازبندي و انتخاب نهايي شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
روش مبتني بر تاييد نرم‌افزار • انتخاب گروه تاييد نرم‌افزار از طرف مديران، افراد فني و كاربران شاغل در سازمان • تهيه يك شرح مكتوب از نيازهاي درخواستي • قرار دادن شرح مكتوب در اختيار اعضاي تيم تائيد • دعوت از فروشندگان مختلف براي ارائه نرم‌افزارهاي خود در يك مدت 2 تا 3 هفته‌اي • قضاوت اعضاي كميته تائيد در مورد ارائه‌هاي صورت‌گرفته • جمع‌بندي و انتخاب نهايي شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
شرحي از الگوها • فهرست كوتاه فروشنده‌ها • دفترچه‌هاي راهنما • مراجعه به معرف‌ها • درخواست مناقصه • مذاكره براي قرارداد • نيازها يا شرايط به تفصيل • تاييد نرم‌افزار • سناريوي سازمان • برنامه اجرايي • معيارهاي انتخاب • نرم‌افزار مورد نياز • نيازها • درخواست براي اطلاعات روش گزينش نرم‌افزار تعيين نيازها و شرايط تاييد انتخاب نرم‌افزار شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
اعضاي تيم گزينش نرم افزار • مدير ارشد سازمان • مدير پروژه • مديران و يا نمايندگان بخش‌هاي مختلف سازمان • مدير فناوري اطلاعات • افراد آشنا به امور تحليل سيستم و يا نمايندگان بخش سيستمهاي اطلاعاتي • مشاور سازمان شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
ويژگي‌هاي عمومي نرم‌افزار مناسب • نرم افزار بايد قابليتها و نيازمندهاي مورد نظر سازمان را پوشش دهد. • نرم‌افزار بايد انعطاف‌پذيري لازم را براي واكنش مناسب در برابر تغييرات محيط داشته باشد. • سيستم بايد قابليت يكپارچه‌شدن با سيستمهاي ديگر را داشته باشد. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
ويژگي‌هاي عمومي نرم‌افزار مناسب • سازمان بايد به خدمات پشتيباني نرم افزار دسترسي داشته باشد. • نرم‌افزار بايد جامع، باثبات و از خدمات پشتيباني مناسب برخوردار باشد. • سازمان در خريد امتياز نرم افزار نبايد با محدوديتهايي همچون تحريم هاي اقتصادي روبرو باشد. • شركت فروشنده بايد از موقعيت مالي مناسبي برخوردار باشد. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
مرحله سوم؛ پياده سازي • برنامه ريزي پياده سازي • سازماندهي تيم اجرايي • مهندسي مجدد فرآيندها • سفارشي سازي سيستم • آموزش • مديريت تغيير • مديريت پروژه • تست و آزمون • بهره برداري شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
برنامه ريزي پياده سازي • تعيين و تخصيص منابع • برآورد زمان • برآورد هزينه • تعيين برنامه زمانبندي • تعيين ساختار و نظام مديريت و كنترل پروژه شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
سازماندهي تيم اجرايي • معمولاً به علت اينكه تخصص اجرايي لازم براي پيادهسازي موفق سيستم در سازمان‌ها وجود ندارد، استفاده از نيروي مشاور براي اجراي پروژه ضروري است. • در تيم پروژه حضور برخي از افراد داخلي سازمان نيز ضرورت مي‌يابد. ياريگران پروژه و قهرمانان پروژه از جمله اين افراد هستند. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
سازماندهي تيم اجرايي • ياريگران پروژه افراد با نفوذي هستند كه معمولاً بر تصميم‌هاي سازماني تاثيرگذار بوده و در شكل‌گيري تصميم پيادهسازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان نيز موثر بوده‌اند. • قهرمانان پروژه افرادي هستند كه داراي شخصيت كاريزماتيك بوده و بتوانند ساير افراد را براي مشاركت در اجراي موفق پروژه، سر شوق بياورند. اين افراد بايد از مديران بالا رتبه سازمان بوده و از لحاظ جايگاه سازماني نيز قدرت و اختيارات لازم را براي پيادهسازي سيستم داشته باشند. قهرمانان پروژه بايد توانايي انگيزش افراد، براي رويارويي با مشكلات احتمالي در جريان پيادهسازي سيستم را داشته باشند. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
ساختار مديريتي و اجرايي پروژه مشاور كميته راهبري تيم پروژه نماينده امور كارشناسان تخصصي كارشناسان فناوري اطلاعات نماينده امور كارشناسان تخصصي كارشناسان فناوري اطلاعات نماينده امور كارشناسان تخصصي كارشناسان فناوري اطلاعات توليد مالي فروش شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
ساختار مديريتي و اجرايي پروژه كميته راهبري تيم پروژه نماينده امور كارشناسان تخصصي كارشناسان فناوري اطلاعات نماينده امور كارشناسان تخصصي كارشناسان فناوري اطلاعات نماينده امور كارشناسان تخصصي كارشناسان فناوري اطلاعات شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
وظايف کميته عالی راهبری • نظارت بر انتخاب افراد مناسب جهت احراز پست نمايندگي هاي امور • مديريت محدوده زماني فعاليت نمايندگي هاي امور و كارشناسان تخصصي • نظارت مستمر بر کار نمايندگي هاي امور در خصوص موثر بودن فعاليتها • حکميت بين نمايندگي هاي امور و تيم پروژه در موارد اختلاف نظر • تاييد نهائي فرآيندهاي مستند شده جاري • تاييد نهائي تغييرات در فرآيندها جهت رسيدن به وضعيت بهينه شده • نظارت بر پيشرفت کار • انتخاب نهائي ERP برمبناي گزارش پاياني شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
وظايف تيم پروژه • برقراري ارتباط مستمر بينمشاور، نمايندگان امور و كارشناسان تخصصي • کمک به مشاور در خصوص آموزش نمايندگان امور و كارشناسان تخصصي • جمع آوري اطلاعات نهايي مربوط به فرآيندها و تحويل آنها به مشاور در خلال فاز مدلسازي كسب و كار • برنامه ريزي جلسات و همکاري با نمايندگان امور و كارشناسان تخصصي جهت تکميل فرمها • برنامه ريزي جلسات بين نمايندگان امور بمنظور بررسي ارتباط فرآيندها در حوزه هاي مختلف • مسئوليت درقبال برنامه زمانبندي وکامل بودن اطلاعات ارسالي • اطلاع رساني و گزارش دهي روند انجام کار به كميته راهبري • همکاري و تعامل مداوم با مشاور جهت حصول اطمينان ازهموار بودن روند فعاليتها • پاسخ به سئوالات نمايندگان امور در خصوص فرآيندها و يا ارسال آنها به مشاور شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
وظايف نمايندگان امور • برگزيدن كارشناسان تخصصي با همکاري تيم پروژه • کمک به آموزش كارشناسان تخصصي در زمينه وظايفشان • مديريت فرآيند مدلسازي كسب و كار در درون واحدهاي خودشان • تکميل فرمهاي پرشده توسط كارشناسان تخصصي و تحويل آنها به تيم پروژه و همکاري در نهائي کردن فرآيندها • حضور مستمر در جلسات برنامه ريزي شده با كارشناسان تخصصي يا ساير نمايندگان امور شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
وظايف كارشناسان تخصصي • مديريت مدلسازي كسب و كار در درون واحد خودشان • تبديل دانش حوزه فعاليت خود به الگوهاي مدلسازي كسب و كار • مستند کردن فرآيندهاي جاري شرکت در قالب فرمهاي مربوطه • اعمال تغييرات در فرآيندها بصورت پيشنهاد جهت رسيدن به وضعيت بهينه شده • حضور مستمر در جلسات برنامه ريزي شده با ساير كارشناسان تخصصي • ارسال سئوالات مربوط به فرآيندها به نمايندگان امور شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
مقدار مشاركت گروههاي مختلف در پيادهسازي سيستم شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
افزايش هزينه هاي تغيير نرم افزار • احتمال اختلال در سيستم سفارشي سازي • افزايش مقاومت كاركنان • افزايش هزينه هاي آموزش تغيير فرآيندها سفارشي سازي سيستم شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
آموزش • آموزش 10 درصد كل هزينه پروژه را شامل ميشود. • آموزش مي تواند شامل موارد ذيل باشد: • فرهنگ سازي • اطلاع رساني • سمينارهاي آموزشي • كارگاه هاي آموزشي • دوره هاي آموزشي بلند مدت شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
آموزش • مخاطبان آموزش عبارتند از: • مديران ارشد • رهبران و قهرمانان پروژه • كارشناسان تخصصي • كاربران شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
آموزشدر پروژههاي ERP • دام‌هاي موجود • آموزش نرم‌افزاري به افراد بدون توجه به تغييرات فرآيند كسب و كار • آموزش اجراي دستورات بدون ارائه توجيهات آنها • زمان ناكافي آموزش • حل مسائل موجود در قالب روشهاي قديمي بدون يادگيري روشهاي جديد شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
يك مطالعه موردي در زمينه آموزش • شركت DOW بعد از 10 سال تجربه سيستمهاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، يك برنامه آموزشي را براي 50 هزار كارمند خود در 900 منطقه دنيا آغاز نمود. • در 350 حوزه مختلف دوره‌هاي متنوعي با توجه به نيازهاي كاربران طراحي شد.حدود 80 درصد آموزش‌ها به صورت برخط و طي 3 سال ارائه گرديد. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
مديريت تغيير • درك تغيير • شناخت علل و منابع تغيير • شناخت نوع تغيير • برنامه ريزي تغيير • شناخت و پيش بيني اثرات تغيير • شناسايي راهكارهاي كاهش مقاومت در مقابل تغيير • آزمايش و كنترل برنامه ها • اجراي تغيير • اطلاع رساني در مورد تغيير • واگذاري مسئوليتها • تغيير فرهنگ • كنترل مقاومت • اثبات تغيير • كنترل و ارزيابي نظارت تاثيرات اجراي تغيير • دريافت بازخوردها و تطبيق فرآيند اجراي تغيير شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تغييرات تكنولوژيك: ورود و نفوذ رايانه به محيط كار تغييرات سازماني: تغيير فرآيندها و روشهاي انجام كار، تغيير ساختار سازماني تغييرات انساني: تغيير مهارتهاي انجام كار، تغيير روابط انساني خصوصاً گروههاي غير رسمي تغيير تدريجي تغيير بنيادي تغيير طبيعي تغيير همراه با رشد شناخت علل و منابع تغيير شناخت نوع تغيير درك تغيير شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تغييرات تكنولوژيك تغييرات سازماني تغييرات انساني مشاركت آموزش نمونه سازي پياده سازي نمونه اي شناخت و پيش بيني اثرات تغيير شناسايي راهكارهاي كاهش مقاومت در مقابل تغيير آزمايش و كنترل برنامه ها برنامه ريزي تغيير شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
آموزش سازماندهي مشاركت تغيير تدريجي رفع عوامل نگهدارنده مقاومت اطلاع رساني در مورد تغيير واگذاري مسئوليتها تغيير فرهنگ كنترل مقاومت اجراي تغيير شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
نظام كنترل تغييرات كنترل و ارزيابي نظارت تاثيرات اجراي تغيير دريافت بازخوردها و تطبيق فرآيند اجراي تغيير اثبات تغيير شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
هدايت پروژههاي سيستم‌هايبرنامه‌ريزي منابع سازمان • در پروژههاي موفق، پروژه به صورت دقيق و مبتني بر واقعيت‌ها تعريف شده است. • در پروژههاي موفق، براي استفاده از ابزارهاي مديريت پروژه، تلاش زيادي صورت گرفته است. مخصوصاً پيشرفت پروژه به صورت دقيق پيگيري و كنترل شده است. • در پروژههاي موفق، رهبري و مديريت پروژه معمولاً ثابت بوده و تا حد ممكن تغيير نكرده است. • پروژههاي موفق معمولاً به زيرپروژه‌هاي قابل مديريت جداگانه شكسته شده و در اين حالت با وجود افزايش نياز به هماهنگي، مديريت منابع بهبود يافته است. • تشخيص صحيح و به موقع مشكلات مي‌تواند در حل آسان و كم هزينه آنها در پروژهها تاثير داشته باشد. كه اين مورد در پروژههاي موفق مشاهده شده است. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
نتايج مديريت پروژه سيستمهاي اطلاعاتي مطالعات گروه استانديش((Standish Group • تنها 16 درصد از پروژههاي سيستمهاي اطلاعاتي در موعد مقرر وبراساس هزينه از پيش تعيين شده به اتمام رسيده‌اند. • طي همين مطالعات مشخص شد كه تنها طي 42 درصد از پروژهها،تمامي ويژگي‌ها و مشخصات فني مورد نظر در محصول نهايي لحاظ شده بود. • بيش از 73 درصد پروژههاي سيستمهاي اطلاعاتي آمريكا در سال 1996 به علت افزايش هزينه‌ها يا تاخير بيش از اندازه پروژه متوقف شده است. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
نتايج مديريت پروژه سيستمهاي اطلاعاتي مطالعات گروه متا (Meta Group) • به علت مديريت و برنامه‌ريزي ضعيف پروژههاي سيستمهاي اطلاعاتي، ساليانه حدود يك سوم پروژههاي سيستمهاي اطلاعاتي شركت‌هاي آمريكايي، قابل استفاده نيستند كه اين امر ساليانه 80 ميليارد دلار اتلاف متوجه شركت‌ها مي‌نمايد. شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
تست، آزمون سيستم و بهره برداري • آزمايش سيستم بايد از ابعاد زير صورت گيرد: • عملكرد صحيح و بدون اشتباه سيستم • قابليت سيستم در تطابق با نيازهاي سازمان شركت پردازش سيستمهاي مجازي www.irerp.ir
