Conformité aux directives des subventionneurs

1. Conformité aux directives des subventionneurs Ramadhani Noor, docteurès sciences Initiative on Research and Innovation Management (iRIM)

2. Sommaire • Contexte • Champ d’application – directives des subventionneurs • Domainesclés • Enquêtesur le systèmeutilisé par les organisationsétrangères (FOS) • Obstacles courants à la conformité aux directives et stratégies de réussite • Etudes de cas et références

3. Contexte • Il s’agit des procédures, des activités et de la mise en conformité • Avant l’obtention de la subvention, pendant et après l’utilisation de la subvention • Déclaration de la politique de subvention du NIH (Oct. 2012) • Transfert des exigences des directives; Les institutions nationales qui établissent des sous-contrats avec des institutions étrangèresdoiventprouver au NIH queleurscollaborateursremplissent les conditions définies par les directives des institutions étrangères • Politiquesinstitutionnelles, CFRs, circulaires OMB, NoA, etc

4. Champs d’application • Renseignements d’ordregénéral • Préparation de la demande • Politiques et procédures • Suivi après attribution de subvention • Chevauchement fiscal et scientifique • Normes de conduite • Disposition de consortium • Coûtsindirects • Gestion des dossiers • Exigences locales et internes • Dispositions bancaires • Préparation du budget et contrôlesbudgétaires • Systèmecomptable • Personnel • Contrôles internes • approvisionnement • Gestion de biens et achats • Déplacements • Etc, etc http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2012/index.htm

5. Renseignements d’ordre général • Organigramme de bonne qualité • Identification aisée des principaux responsables de l’organisation • Description claire de la délégation interne des pouvoirs • Description claire des relations avec les autres organismes

6. Politiques, procédures et normes de conduite • P. ex. rechercher les fautesprofessionnelles, les conflits d’intérêt, et la confidentialitéetc • Documents détaillés et reconnus • Formulées et détenues par les institutions • Information de tout le personnel et preuves du respect des exigences

7. Préparation de la demande • Conduite par l’investigateur principal/ Implication appropriée des membres de l’institution • Révisée et soutenue par l’organisation • Dans le cas d’un consortium, demanderévisée et soutenue par les membres • Préparation du budget • fondéesur des informationsvérifiables • baséesur les coûtsréels • vérifiée par le service financier

8. Arrangements de consortium • Accord de consortium • Plan de communication • Application, budgets – implication des membres • Excécution (résultatsvisés et échéances) • Coûts et contrôles des dépenses

9. Suivi après attribution de subvention • Révisionspériodiques de l’état d’avancement du programme [résultatsvisés & échéances] • Révision des rapports de comptabilité v/s budget • Evalue, re-évalue la conformité avec les directives

10. Dispositions de paiements et dispositions bancaires • Comptebancairedisctinct pour la subvention • Comptepermettant les virementsélectroniques de fonds • Comment les paiementssont-ilsdemandés, autorisés et approuvés? • Personnesautorisées à signer (2 personnes de préférence) • Conformité avec les directives de l’institution locale et celles du sponsor financier

11. Chevauchement fiscal et scientifique • Eviter de recevoir des fonds de plusieurs sources pour : • mêmerecherchescientifique • mêmeéquipement • temps consacré par les chercheurs (effort) PAS DE COPIES DE FACTURES

12. Coûts indirects • Clairement identifiés • Comment est calculée l’affectation? • Utilisés comme prévus?

13. Personnel et salaire • Personnel • Directives écritesdans un manuel • Description de poste • Évaluations annuelles • Enregistrement du temps et de la présence (effort) • Salaire • établi en fonction du % d’effort fourni • vérifié par unedeuxièmepersonne • approuvé par l’investigateur principal; virementautomatique

14. Préparation et contrôles budgétaires • Livre de compte de base (coûts) • Révisions par compte pour assurer la précision • Après approbation • Modifications effectuées par unepersonneautoriséeselon le mode de communication approprié & approbation du sponsor • Contrôlesréguliers (rythmesmoyens), mensuel/trimestrieldépensesréelles/budget • Contrôles internes (comptesauditésannuellement) • Comptableindépendant • Auditeurs internes / du gouvernement • Exigence d’audit de la circulaire A-133 de l’OMB (Fondsfédéraux de 500 000 $ ou plus pendant l’annéefiscale)

15. Acquisition, achat et gestion de biens • Politiques écrites • Biens acquis en dépenses d’investissement • Achats approuvés par le responsible autorisé • 3 devis pour les gros achats • Gestion de biens (enregistrement, référencements, inventaire annuel, élimination autorisée)

16. Déplacement • Politiquesécrites • Comment le voyage estapprouvé? • Comment les demandes de remboursement de fraissontvérifiées? • Indemnitéquotidienneraisonnableproposée, limitée aux jours de mission et au temps réel de trajet • Trajet le plus direct possible, prix ne dépassant pas celui de la classetouristique • Compagnieaérienneaméricaine • Restrictions de voyage en dehors des USA

17. Gestions de documents et de données • Scientifique et administratif (politiques & procedures; où, comment & durée du stockage; comment éliminer) • Echantillonsbiologiques (licence d’utilisation, stockage, utilisation future) • Plan de gestion des données

18. FOS • Revue des systèmes financiers et administratifs à l’aide du document d’enquêtesur le systèmeutilisé par les organisationsétrangères (FOS) • Capacité à gérer des fond fédérauxaméricains de façon responsible • Avantage le boursier • aide à la mise en conformité avec les modalités du NIH • apporteune vision globale des procédures internes • favoriseune bonne entente entre l’investigateur principal et les administrateurs • FOS n’est pas un audit

19. Resources • OMB Circular A-133 – Cette circulaire décrit les exigences d’un audit pour les organisations recevant des fonds fédéraux. Les sections 225, 400 et la partie M du supplément 3 comprennent des informations sur contrats en sous-traitance et sur les bénéficiaires secondaires. • Formulaire de subvention sous-traitée avec une institution d’un pays étranger http://sites.nationalacademies.org/PGA/fdp/PGA_063626 • Section de la déclaration de politique de subvention du NIH incluant les exigences des politiques. http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2011/nihgps_ch16.htm#_Toc271265275

20. Resources • Section de la déclaration de politique de subvention du NIH portant sur les accords de consortiums http://grants.nih.gov/grants/policy/nihgps_2011/nihgps_ch15.htm#_Toc271265264 • Information sur les accords de consortium du centre international Fogarty (FIC) http://www.fic.nih.gov/funding/grants_info/agreements.htm • Tutoriel NIAID sur les subvention sous-traitées http://www.niaid.nih.gov/researchfunding/int/grantspolicy/pages/gm04.aspx

21. Obstacles courants à la conformité aux directives et stratégies de réussite Diane Dean, Directeur Kathy Hancock, Agent responsable de l’aide à la conformité pour les bourses Joel Snyderman, Agent responsable de l’aide à la conformité pour les bourses

22. Obstacles à la conformité • Coûts non autorisés • Mauvaise attribution des coûts • Coûts de transfertexcessifs • Rapport des efforts imprécis • Contrôleinadéquat des bénéficairessecondaires • Coûtsadministratifs et de secrétariats • Non conformité avec les assurances et les conditions spéciales de subvention • Rapport envoyé en retard

23. Études de cas et références

24. Étude de cas 1…. Uneemployéeuniversitairetransfert des fonds d’un compte à l’autre et annote le coût du transfert « pour corrigeruneerreur de comptabilité ». L’audit interne fait une exception. Pourquoi?

25. Références pour l’étude de cas 1 • Les erreursdoiventêtrecorrigéesdans les 90 jourssuivant la découverte de l’erreur. • Les tranfertsdoiventêtreaccompagnés de : • Documents qui expliquent en détail comment l’erreur a eu lieu. • Certification de la validité du nouveau montant (par unepersonneresponsable de l’organisation) • Les transferts de fonds d’un projet à l’autreouvers un secteurconcurrentieleffectuésseulementdans le but de couvrir des dépassements de coûts ne sont pas autorisés. • Toutes les charges des subventions doiventêtreraisonnables, permises, provenant de la subvention et appliquées de façonuniforme.

26. Étude de cas 2…. Un investigateur principal vousdemande de vousarrêterdans un magasin de fournitures de bureau survotretrajet pour aller au travail pour acheterquelques articles (stylos, enveloppes, trombones). L’investigateurvousdemandeégalement de rapporter des beignets pour la réunion de laboratoire de cematin-là. Quandvousarrivez au travail, l’investigateurvousindiquequetoutescesdépensesdoiventêtreaffectées à la bourse. L’administrateur de votredépartementvousindiquequecesachatsdoiventêtreréalisés avec des fonds du département. Pourquoi?

27. Références pour l’étude de cas 2 • Si les articles de bureau ne sont pas spécifiquement attribuable à la bourse, ils doivent être considérés comme des articles de bureau d’utilisation courante et ne doivent pas être réglés comme un coût direct à partir du compte de la bourse. • Les coûts liés aux loisirs telles que la nourriture ne sont pas autorisés.

28. Références supplémentaires pour l’étude de cas 2 • Les repassontautoriséssurune bourse de recherchelorsque : • Ilssontfournis par une bourse de conférence (pour des séances spécialesfinancées par la bourse de conférence); • Ilssontfournis aux sujetsou aux patients de l’étude à condition que les frais ne soient pas répétésdansunemêmejournéenipris en charge par des indemnitésjournalières le caséchéant; et • De telsfraisdoiventêtreapprouvésspécifiquementcommefaisantpartie de l’activité du projetdans la déclaration d’attribution (NoA).

29. Références supplémentaires pour l’étude de cas 2 • Les repaspeuventêtre des coûtsattribués à une bourse de recherche s’ilssontpris en conjonction avec uneréuniondont le principal but est la diffusion d’informations techniques. • Uneorganisationdoitégalementavoirunepolitiquecohérenteécrite qui détaille les points suivants : • S’assure de la l’uniformité des coûts des repas • Définitce qui constitueuneréunion de diffusion d’informations techniques • Détaillequand les repassontattribuables à de tellesréunions • Établit des limites et des contrôles de cecoût.

30. Références supplémentaires pour l’étude de cas 2 NE PAS OUBLIER : Les réunions de travail fréquentestellesque les réunions d’équipe ne sontgénérallement pas considéréescomme des réunions de diffusion d’information technique.

31. Étude de cas 3…. Dr. Admins de l’université des sciences de l’éducationsoumetune application de demande de bourse de recherchedanslaquelleildemande l’aide d’unesecrétaire à mi-temps, deuxordinateurs portables et un téléphone portable de type BlackBerry. Est-cequecesfraissontappropriés pour une application classique de demande de bourse de recherche «R01» ?

32. Références pour l’étude de cas 3 • Salaires des employésadministratifsou de secrétariat • Normallementconsidéréscomme des coûts F&A (indirectes). • Les fraispeuventêtreappropriéslorsqu’un grosprojetouuneactivité • comporteunepartie de budget explicitementdestinée à l’administration ou le secrétariat et • les individusimpliquéspeuventêtreidentifiés de façonspécifique avec le projetou avec l’activité. • La circulaire A-21, partie C, donne des exemples de «grosprojets» pour lesquels la prise en charge de cesfraispeutêtreappropriée.

33. Références pour l’étude de cas 3 • Matériels et méthodes • Le NIH considèreque le paramètre d’utilisation courante des articles d’entreprise (p. ex. Ordinateur portable outéléphone BlackBerry) permet de déterminersices articles sontnécessaires pour un objectif de recherchespécifique. L’utilisation courante de bureau n’est pas un paramètresuffisant. • Les usages courants de bureau sont des coûts F&A. • Seul le matériel et les fournituresutilisés pour les performances d’un accord sponsorisépeuventêtrepris en charge comme des coûts directs.

34. Références pour l’étude de cas 3 • Équipement d’utilisationgénérale • Non attribuable à des coûts directs sauf en cas d’approbation à l’avance par l’agence qui subventionne • Leurutilisation n’est pas limitée à la recherche, aux activitésmédicales, scientifiquesou aux autresactivités • Les exemplescomprennent les équipements de bureau, les meubles, les équipement des technologies de l’information et les équipements et systèmes de reprographie et d’impression.

35. Références pour l’étude de cas 3 • Les équipements à objectifspécial • Attribuable à un coût direct • Utilisésuniquement pour la recherche, les activitésmédicales, scientifiquesou les autresactivités • Exemples : microscopes, appareil à rayons X, instruments de chirurgie, spectromètres

36. Étude de cas 4…. Un chef de projet d’un programmefinancé par une bourse du NIH (une subvention P01) soumetunedemande de financement au NIH (R01). L’application R01 estsélectionnée pour le financement. Commecettepersonne envisage de passer 12 moispersonne (effort de 100 %) sur le projet R, elle se retire du project actuellementfinancé P01. • Estceque l’institution qui a reçu la bourse doitobtenir l’accord du NIH avant un changement de chef de projetsurune bourse P01? • Que se passe-t-ilsi l’investigateur principal/le directeurveut se retirer du projet? Est-ceque l’accord du NIH estnécessaire en amont?

37. Références pour l’étude de cas 4 • Les boursiersdoiventavertir l’employé de gestion des bourses du NIH par écritsi le directeur de projet / l’investigateur principal ou le responsablesupérieur / la personneclénomméedans la déclaration d’attribution • se retire complètement du projet, • est absent pour unedurée de 3 moisou plus, en continu, • oudiminue le temps alloué au projet de 25 pour cent ou plus par rapport au temps initial qui avaitétéapprouvélors de l’attribution de la bourse. • Le NIH doitvalider tout autre arrangement proposé par la personneboursière y compris le remplacement du directeur de projet / l’investigateur principal ou le responsablesupérieur / la personneclénomméedans la déclaration d’attribution.

38. Références pour l’étude de cas 4 • La nécessité d’obtenir l’accord du NIH avant tout changement de statutconcerneseulement le directeur de projet / l’investigateur principal ou le responsablesupérieur / la personneclénomméedans la déclaration d’attribution indépendamment de la désignation d’autrespersonnesclés pour les propresobjectifs de l’applicant de l’institution.

39. Étude de cas 5…. Dr. Miller achèteune pièce d’équipementscientifiquespécialisétrès utile pour sesrecherchessur l’hypertension. Au moment oùelleprépare la demande d’achat, elleconstateque le seulcomptesuffisammentapprovisionnéestcelui de sa bourse pour la recherchesur les troubles du sommeil. Comme les deux bourses sontfinancées par le NIH, elleprend en charge les frais de l’équipement avec la bourse des troubles du sommeil. Est-ceapproprié?

40. Références pour l’étude de cas 5 Les fraissontsoumis à quatre tests pour savoir s’ilssontattribuablesou non aux coûts d’un projet : • AttributionUn coûtestattribué à une bourse spécifique s’ilpermetseulement de faire progresser le travail financé par la bourse et ilestconsidérécommeattribuable au moins en partie à la bourse. • CaractèreraisonnableUn coûtestconsidérécommeraisonnablesi la nature des biens et services acquisreflètent l’action qu’unepersonneprudenteprendraitdans les circonstancestellesqu’elles le sont au moment où les fraissontréalisés.

41. Références pour l’étude de cas 5 • ConstanceLes boursiersdoiventattribuer les coûts de manièreuniforme. Bien que les coûtspeuventêtrepris en charge comme des coûts directs oucomme des coûts F&A, selon le bénéficereconnaissablequ’ilsapportent à un projetparticulierou à un programme, ilsdoiventêtretraités de la mêmefaçon pour tous les travaux de l’institution, indépendamment de la source de financement. • ConformitéConformité avec les limites et les exclusions définiesdans les conditions générales de la subvention – conditions variables selon le type d’activité, le type de bénéficiaire et les autresparamètres des financementsindividuels.

42. Étude de cas 6…. Vousavezrécemmentétéinformésqu’un bénéficiairesecondaireétranger n’a pas terminé son audit annuel. Vouscontactez l’universitéétrangère et on vous assure que les bénéficairessont en conformité avec les régles de leur pays et qu’ils n’ont pas à être en conformité avec les exigencesaméricaines. Est-ce correct?

43. Références pour l’étude de cas 6 • Les bénéficiairesétrangers de fonds du NIH sontsoumis aux mêmesexigences d’audit que les organismes à but non lucratifs. Cesexigencessontspécifiéesdans la circulaire 45 CFR 74,26 (d) et dans la déclaration de politique de subventions du NIH intitulée «Bourses pour les organismes à but non lucratifs». • En résumé, cesexigences s’appliquentsi l’institution dépense des fondsfédéraux à hauteur de 500 000 $ ou plus pendant l’annéefiscale. • Bourses; • Accord de coopération; et/ou • Contrats d’approvisionnement. • Les options de l’audit comprennent: • un audit financier (définiselon les normes d’audit généralementreconnues au gouvernementfédéral (connues sous le nom de « Livrejaune »)); de tous les financements HHS; ou • un audit qui se conforme aux exigences de la circulaire OMB A-133.