Formation au portail SIMBAD Délégation Centre Poitou-Charentes

1. Formation au portail SIMBAD Délégation Centre Poitou-Charentes

2. SOMMAIRE 1- PREAMBULE 2 -LA CONNEXION AU PORTAIL 3 - LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? 4- UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE 5 - A RETENIR 6 - VOS INTERLOCUTEURS 7 - ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT 8 - BILAN DU MARCHE MISSION 9 - PRESENTATION DU NOUVEAU MARCHE

3. 1 - PREAMBULE • Un portail fédérateur pour la réservation en ligne • Une seule adresse https://www.simbad.cnrs.fr • Connexion à Simbad par Janus (certificat administratif ou MDP unique) • Puis connexion vers Amadeus et CDS en Single Sign On (SSO) • Gestion des profils (avec Labintel) et des rôles • Refonte technique de la synchronisation des profils • Un projet commun DDA (ex UPSACA) / DSI • Ouverture du service : le 26 mai 2009

4. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL Je tape https://www.simbad.cnrs.fr dans mon navigateur : Avec certificat Sans certificat

5. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) UNE AUTHENTIFICATION POUR 4 APPLICATIONS :

6. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE • La connexion aux applications est inchangée : • www.simbad.cnrs.fr • Login : adresse mail • Mot de passe : celui qui a été choisi dans le gestionnaire de mot de passe pour les applications : Labintel, Labintel consultation, CRAC, eValuation, BFC, Sirhus, …) • Ou demande d’un certificat CNRS

7. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE • Lors de la première connexion : • Si certificat électronique : accès direct à SIMBAD • Si pas de certificat électronique : demande d’un mot de passe • Pour obtenir un mot de passe ou le changer : • Si pas de certificat électronique : se connecter sur https://www.simbad.cnrs.fr et suivre le lien « demander ou changer mot de passe » • Si certificat électronique : se connecter sur https://sesame.dsi.cnrs.fr Attention : si nouveau mot de passe, celui-ci sera le même pour toutes les autres applications.

8. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE Si vous n’avez pas de certificat électronique, connexion à : https://www.simbad.cnrs.fr https://sesame.dsi.cnrs.fr Ou Si vous avez un certificat électronique et que vous souhaitez modifier votre mot de passe, connexion à : Indiquer votre adresse mail

9. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE

10. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE Vérifier que l’adresse électronique est exacte

11. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE

12. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE

13. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE

14. 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite)LA GESTION DES MOTS DE PASSE

15. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le voyageur • Passage obligatoire par https://www.simbad.cnrs.fr pour réserver en ligne. • Première connexion : si certificat administratif accès direct ; utilisation du mot de passe commun (Labintel, CRAC, BFC, etc..) ou bien demande d’un mot de passe dans l’application Janus. • Gestion du profil dans SIMBAD et plus dans Amadeus (outil transport)

16. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le voyageur • La gestion de son profil et de ses préférences dans l’onglet : Menu / mon profil

17. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le voyageur Données provenant de LABINTEL Possibilité d’ajouter des données

18. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le voyageur

19. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le voyageur Préférences prises en compte à chaque réservation

20. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le chargé de voyage • Rien pour la réservation de transport (Amadeus) • Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels) • Idem « Pour le voyageur » plus : • Gestion des profils de tiers dans SIMBAD et plus dans Amadeus (outil transport) : voir ci après • Accès aux profils des personnels de l’unité uniquement • Attention pour effectuer une réservation pour un agent d’un autre laboratoire, utiliser la « fonction Invité »

21. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le chargé de voyage

22. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le chargé de voyage

23. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le gestionnaire de profil • Rien pour la réservation de transport (Amadeus) • Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels) • Idem « Pour le voyageur » plus : • Gestionnaire de profil attribue des rôles et des droits • Son périmètre d’action se limite à son laboratoire • Il modifie les rôles dans SIMBAD et plus dans l’outil transport (Amadeus) • Dans l’exemple suivant le gestionnaire de profil Bear VERNON (UMR6768) veut donner les droits de valideur à Virginie TESTEUR

24. – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le gestionnaire de profil

25. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le gestionnaire de profil

26. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le gestionnaire de profil

27. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le gestionnaire de profil

28. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le gestionnaire de profil

29. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le gestionnaire de profil

30. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le gestionnaire de profil

31. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le Valideur • Seulement la façon d’accéder à la validation

32. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le Valideur • Rien pour la réservation de transport (Amadeus)

33. 3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ?●Pour le Valideur • Accès possible à la validation dans Amadeus via l’onglet voyage  validation des voyages

34. 4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité

35. 4 – UN EXEMPLE (suite)● Saisie d’une carte de fidélité

36. 4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité

37. 4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité Attention : Pas de contrôle sur la validité de la carte

38. 5 – A RETENIR • Passage obligatoire à partir du 26 mai 2009 pour toutes les délégations. • Le référent est le contact privilégié pour les laboratoires. • LABINTEL est toujours le référentiel pour accéder au portail SIMBAD • Attention : les modifications de profils effectuées depuis le 24 Avril, ne seront pas prises en compte dans le nouveau portail. Par conséquent, il sera nécessaire de les ressaisir à compter du 26 mai. • Pas d’adresse mail en double dans Labintel, sinon pas d’accès (ex : cas d’un DU affecté dans deux unités)

39. 6 - VOS INTERLOCUTEURS CNRS • Référent mission • Séverine MOUSSET • Severine.Mousset@dr8.cnrs.fr • Correspondant LABINTEL : mise à jour des profils • Gestionnaire LABINTEL de votre unité

40. 7 - ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT • Fourniture d’un powerpoint dédié par votre référent mission • Site des achats à jour (plaquettes, tutoriels) • Envoi d’un mail d’avertissement à tous les voyageurs le 25 mai (support_mission@simbad.cnrs.fr) • Ouverture du service le 26 mai 2009

41. 8 – BILAN DU MARCHE MISSION2008 - Transport • Nombre de billets et montant toutes délégations confondues

42. 8 - BILAN DU MARCHE MISSION2008 - Transport • Nombre de billets pour la DR 8 : 4 661 - Dont 3 900 billets en ONLINE - Et 761 billets en OFFLINE

43. 8 - BILAN DU MARCHE MISSION 2008 - Transport • Montant pour la DR8 : 1 032 182 € - Dont 800 170 € en ONLINE - Et 232 012 € en OFFLINE • Taux de réservation ONLINE : 84 %

44. 8 - BILAN DU MARCHE MISSIONBilan 2008 - Hébergement • Nombre de réservations pour la DR 8 : 518 - dont 480 en ONLINE - et 38 en OFFLINE

45. 8 - BILAN DU MARCHE MISSION Bilan 2008 - Hébergement • Montant pour la DR8 : 69 561 € - dont 64 704 € en ONLINE - et 4 857 € en OFFLINE • Taux de réservation ONLINE : 93 %

46. 9 – NOUVEAU MARCHE 2009 - FRAMÉvolution de l’offre FRAM Frais d’agence : Transport Frais d’agence : Hébergement A noter : les frais d’agence « online » seront appliqués systématiquement pour les réservations effectuées par des personnes à mobilité réduites

47. 9 – NOUVEAU MARCHE 2009 - FRAMÉvolution de l’offre FRAM 2009 - Assurances

48. FIN DU DIAPORAMA MERCI DE VOTRE ATTENTION