Project verbetering dienstverlening FMG & SIS

1. Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen Project verbetering dienstverlening FMG & SIS Ivar Klinkenberg, Martijn van der Weerd, SIS-congres maart ‘14

2. Agenda Aanleiding en opdracht Achtergrond: wat is de FMG? Verbetering dienstverlening FMG, FEB, FdR, StS etc.: fases Harmonisatievoorstellen en SIS Hoe verder, succesfactoren, vragen? Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 2

3. I Aanleiding en opdracht Aanleidingen niet SIS-gerelateerd: • Nationale Studenten Enquete (NSE) en wens studenten • Herhuisvesting op het REC: FMG bij elkaar Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 3

4. I Aanleiding en opdracht SIS: • Verschillende processen en inrichtingen • Project SIS-Harmonisatie binnen de FMG met drie voorstellen van Obe: Vakaanmelding, afstuderen en cijferadministratie • Urgentie wijziging processen niet bij SIS • wel bij dienstverlening Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 4

5. I Aanleiding en opdracht Opdracht van de Decaan FMG • Breng de werkprocessen van de onderwijsinstituten in kaart rondom 1ste en 2de lijn • Inventariseer mogelijke verbetering voor studenten • Voorstel informatievoorziening bij FMG  bij OWI Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 5

6. II Achtergrond: Dé FMG bestaat niet • Veel afdelingen • Veel onderwijs • Veel studenten • Veel locaties • Veel medewerkers/SIS-gebruikers Diversiteit zorgt voor verschillende werkprocedures en SIS-inrichting Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 6

7. II Achtergrond: De FMG-organisatie • Zes afdelingen • Vier Colleges • Vier Graduate Schools • Vier OZI’s Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 7

8. II Achtergrond: de opleidingen en studenten van de FMG Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 8

9. II Achtergrond: De locaties van de FMG? • 7 onderwijsbalies: 2 POWL, 1 CW, 1 Psy, 3 SW. • Studenten: onderwijsruimte in BG, REC, OIH/BUS, studielandschappen UB, BS, REC. • Werkplekken medewerkers: BG5, OIH, BUS, REC-G, REC-A, REC-N, Diamantbeurs Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 9

10. III Verbetering Dienstverlening FMG – 4 fases • Fase I – Kadernotitie Dienstverlening • Fase II – Tien voorstellen en ontwikkeling Student Service Desk - REC • Fase III – Implementatie voorstellen en Student Service Desk - REC • Fase IV – Evaluatie en bijstelling • Nu en hier: tien voorstellen! Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 10

11. IV Tien voorstellen: Vakaanmelding • Één periode in juni voor S1 en december S2 • Vakaanmelding = aanmelding voor HC, WG, PR, T, HT enz. • First come first serve en gebruik ‘wachtlijst’ - SIS • Na-aanmelden na aanmeldperiode • Uitschrijven (NAP, NAV) Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 11

12. IV Tien voorstellen: Blackboard & Ephorus • Student krijgt toegang tot Blackboard via de vakaanmelding vanuit SIS • Verlate toegang via de balie, ev. naar derden • Alle opleidingen ephorus als standaard Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 12

13. IV Tien voorstellen: Cijferadministratie • Nakijktermijnen • Wijze van aanlevering cijferlijsten OA, docenten • Afspraken over toetsdata • Gebruik beoordelingsvoeten – gebruik NAP i.p.v. NA • Afronden cijfers • Behoefte aan docenten selfservice (bijv. Datanose) Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 13

14. IV Tien voorstellen: Afstuderen + diploma aanvragen • Wanneer diploma-aanvragen • Wat is eerstmogelijke diplomeringsdatum • Wanneer uitschrijven bij afstuderen • Aanbodgericht diplomeren Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 14

15. IV Tien voorstellen: Contractonderwijs • Eén aanmeldingspunt: Topdeskformulier • Zelfde tarieven binnen FMG • Facturering automatisch en registratie in SIS • Niet regulier in SIS - Loopbaan 60 • Certificering via SIS - Qeury Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 15

16. IV Tien voorstellen: Examencommissie-verzoeken • Via eenzelfde Topdeskformulier • Wat in SIS kan via SIS • Termijnen en werkwijze (e-mail/topdesk) • Klacht en bezwaar • Registratie extern onderwijs in SIS Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 16

17. IV Tien voorstellen: Minors • Aanmeldingspunt: Topdeskformulier • Aanmelding vakken: SIS • Registratie: SIS-harmonisatie UvA • Certificering: via SIS - Query Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 17

18. IV Tien voorstellen: Studieadvies • Niet SIS-gerelateerd. • Informatie • Serviceniveau - bereikbaarheid • E-mail en topdesk Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 18

19. IV Tien voorstellen: Betalingen • Niet SIS-gerelateerd. • Readers, administratiekosten verlate aanmelding, excursies, contractonderwijs • Uitgangspunt: bij de Student Service Desk REC waar mogelijk Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 19

20. IV Tien voorstellen: Functiebeperking en chronische ziekte • Niet SIS-gerelateerd. • Verzoeken via studentendecanen • In zaal, niet meer separaat, tenzij… • Routing gelijk: st.decaan, st.adv., st. adm. • 15 min p/u met een max. van 30 minuten • Laptop Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 20

21. IV Tien voorstellen: Algemeen • Vanuit doel afspraken maken over gemeenschappelijke inrichting SIS en niet vanuit de functionaliteit SIS. Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 21

22. V En nu? 1. Implementatie 2. Samenwerking FMG, FEB, FdR, StS • Werkgroep uitwerking • Student Service Desk uitwerken 3. Nu al bijstelling: bijv. examendata Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 22

23. V Succesfactoren? • Moet zich nog bewijzen en heeft nog uitwerking nodig • Iedereen levert wat in: ook risico • Toewijding Decaan en OWI-directeuren • Open grondhouding: doel belangrijker dan historie of emotie • Maar bovenal: bereidheid betrokkenen • Risicofactoren: kost energie en tijd (dus geld), alle partijen horen, standvastigheid Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 23

24. V Vragen? Project verbetering dienstverlening FMG & SIS 24