Ingénierie et achats de formation

1. « Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines activités RH constitue une des solutions les plus appropriées. » Thomas Chardin Ingénierie et achats de formation Patrick Caverivière Virginie Ridel Bénédicte Bailleul Jo Casson Stéphanie Canard Les petits déjeuners de l’Externalisation

2. Sommaire • Le regard des achats • Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuelles • Le regard de Ressources Humaines • Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines chez Audiens • L’approche de Demos Outsourcing • Bénédicte Bailleul, Directrice ECA-Demos Outsourcing • Retour client MDBA et Rolls Royce : le vendor management • Jo Casson, Responsable du centre de services de Saltash (UK) • Retour client secteur pharmaceutique • Stéphanie Canard, chef de projet externalisation • Echanges avec les participants Document confidentiel et non contractuel

3. 1 - Le regard des achats Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuelles

4. 3 niveaux d’intervention des acheteurs • Référencement • Pilotage des appels d’offre • Management des fournisseurs Document confidentiel et non contractuel

5. La fo rmation continue :un marché complexe et atypique • Une offre de formation large et hétérogène • 48 593 acteurs recensés • Des segments de marchés très atomisés et des niches d’expertises • Diversité des acteurs • Domaines d’intervention : généralistes, spécialistes, multispécialistes • Modalités : inter, intra, blended,…  La connaissance et la veille marché sont indispensables Document confidentiel et non contractuel

6. La complexité des achats de formation • Référencement • Qui référencer ? • Comment obtenir des remises avec de faibles volumes ? • Pilotage des appels d’offre • Comment rédiger l’appel d’offre ? Un travail d’ingénieur pédagogique et d’expert métier • Comment définir les critères de choix ? • Comment évaluer les propositions ? Absolue nécessité d’intégrer l’aspect pédagogique. • Comment estimer les prix ? • Management des fournisseurs • Comment les piloter ? • Comment intégrer la gestion des risques ? • 2 niveaux de difficulté • Réponse au besoin au juste de prix • Organisationnel : est-ce rentable pour une direction achats de consacrer le temps nécessaire ? Document confidentiel et non contractuel

7. Facteurs clés de succès • Mettre en place un processus d’achat en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise en matière de formation • Travailler en synergie prescripteur/acheteur/métier pour un achat performant  acheter en pédagogue • Anticiper la programmation des besoins d’achats de formation • Bien connaître l’offre de formation • Organiser le suivi des prestataires principaux, définir les SLA Document confidentiel et non contractuel

8. 2 - Le regard des Ressources Humaines Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines

9. Spécialiste de la protection sociale • Positionnement • Groupe de protection sociale à taille humaine solidaire de tous les métiers de la culture et de la communication qui accompagne ses publics tout au long de la vie • Chiffres clés • 1,3 Milliard € • 120 000 allocataires retraite, soit • 500 000 salariés couverts avec leur famille • 730 collaborateurs • 30% H et 70% F • 30% de cadres, 35% d’AM et 35% d’employés • Une stratégie tournée au service du client • Une stratégie adaptée à un nouveau contexte • Développer une offre complète dans tous les domaines de l’assurance de personne • Renforcer la relation client Document confidentiel et non contractuel

10. Le développement des compétences au cœur de la stratégie des Ressources Humaines • Les priorités pour les années à venir • Développer les compétences • Créer des nouveaux métiers qui répondent à nos besoins type • Renforcer nos rémunérations en les associant aux compétences et à la valeur ajoutée • Recentrer les emplois sur ceux qui apportent de la valeur ajoutée. • Fédérer les équipes autours de projets porteurs • D’importants chantiers à prévoir • GPEC et politique Formation Document confidentiel et non contractuel

11. Une organisation des RH alignée sur notre stratégie Document confidentiel et non contractuel

12. La formation au sein d’Audiens • Son objectif : accompagner la stratégie • Plan de formation triennal • 5 formateurs internes dédiés à la formation technique métier • Une très forte implication de toute la DRH • Des projets de formation ambitieux • Connaissance de nos clients • La relation client • L’économie sociale • Management • Des chiffres à la hauteur de nos ambitions • Budget 2008-2010 : 1million €, Soit 3,5% de MS • 10 448 heures en 2008 • 52% des effectifs ont suivi au moins une formationen 2008 Document confidentiel et non contractuel

13. Forces et limites de l’organisation Un pilotage dans une organisation matricielle • Les points forts • Une vision élargie des besoins en compétences • Une fonction formation effective et ancrée dans la stratégie de développement des compétences • Des relais de formation au cœur des services • Les limites • Multiplicité des missions • Coordonner les formations transversales • Pilotage des prestataires Document confidentiel et non contractuel

14. Ressources Humaines et achats : un besoin de synergie • Une méthodologie adaptée aux « petits » appels d‘offre • Une démarche appropriée • Mais pas de possibilité de négocier les prix en raison des faibles volumes • De vrais besoins de synergie pour les grands projets • Les dimension relevant de la DRH • Alignement avec la stratégie • Coordination avec les métiers • Définition du cahier des charges • Les dimensions relevant de la direction des achats • Centraliser pour suivre les prestataires • Négocier les conditions tarifaires • Apporter les méthodes et fournir les outils Document confidentiel et non contractuel

15. 3 - L’approche de Demos Outsourcing Bénédicte Bailleul Directrice de Demos Outsourcing

16. Management des fournisseurs Elaboration du plan Reportings & Qualité Optimisation des financements SI formation Gestion du DIF Logistique Suivi administratif Une offre modulaire pour une prestation sur mesure Document confidentiel et non contractuel

17. Management des fournisseurs Elaboration du plan Reportings & Qualité Optimisation des financements SI formation Gestion du DIF Logistique Suivi administratif Une offre modulaire pour une prestation sur mesure Document confidentiel et non contractuel

18. Un travail en étroit partenariat Directions opérationnelles DRH & Formation Service Achat Expertise externalisation Expertise Formation Expertise Achat Document confidentiel et non contractuel

19. 3 domaines d’intervention • Référencement • Réduction du nombre de fournisseurs • Mise en place d’accords cadres • Pilotage d’appels d’offre • Management des fournisseurs Document confidentiel et non contractuel

20. Réduire le nombre de fournisseurs • Les caractéristiques de la chaîne fournisseur • Fournisseurs nombreux • Dépenses éclatées • Multitude de petites entreprises/ ou individuels • L’engagement des fournisseurs repose sur le relationnel • Manque de standardisation d’évaluation • Manque de contrats de service et d’indicateurs de performance • Les risques commerciaux potentiels • Multiplication des coûts • Occasion de faire des achats en gros perdue • Qualité des interventions, la crédibilité des fournisseurs ? • Pas de mesure du ROI Document confidentiel et non contractuel

21. Réduire le nombre de fournisseurs Division Division Division Division Division Division A B C D E F Division Division Division Division Division J G H I K Professeurs et Experts en la matière Ancien Employés Experts Entreprises Fournisseurs/ Techniques de formation Clients Ressources Établissements d’Enseignement Supérieur & Universités Associations Consultants Internes Document confidentiel et non contractuel

22. Réduire le nombre de fournisseurs Division Division Division Division Division Division A B C D E F Division Division Division Division Division J G H I K Partenaire externalisé Formateurs et Experts en la matière Experts Techniques Entreprises Fournisseurs Anciens Employés de Formation / Clients Ressources Établissements d’Enseignement Supérieur & Universités Associations Consultants Internes Document confidentiel et non contractuel

23. Recueil des besoins Un processus clairement défini Des outils Cahier des charges Sourcing (panel) Validation client Short list Soutenance Sélection Contrat Notre démarche d’appel d’offres Document confidentiel et non contractuel

24. Suivre les fournisseurs et la qualité des prestations • Un processus d’évaluation standardisé • Une mesure objective à travers des engagements (SLA) et des indicateurs clés de performance • Plan d’amélioration continue • Analyse qualité/prix : des outils pour prendre les bonnes décisions contribuant à augmenter la VA Document confidentiel et non contractuel

25. Et quand Demos est prestataire… • Demos Outsourcing : une filiale autonome • Des processus clairement établis • La neutralité grâce à une analyse sur des critères objectifs • La confidentialité • La décision prise par le client • Des engagements de service permettant de suivre les prestataires sur un plan qualitatif et quantitatif Document confidentiel et non contractuel

26. Formation Externalisation Achats Notre positionnement et notre valeur ajoutée Document confidentiel et non contractuel

27. 4 - Retour client : le Vendor Management pour MBDA et Rolls Royce Jo Casson, du centre de services de Saltash (UK)

28. MBDA : “vendor management and logistic” • Contexte • Filiale d’EADS • 10 000 collaborateurs dont 3 000 au Royaume Uni • Budget formation : 1 M £ • 600 fournisseurs en 2002 • Enjeu • Augmenter l’efficience des formations • Demande initiale • Rationnaliser les achats de formation • Piloter les fournisseurs avec des engagements de service • Former plus au même coût Document confidentiel et non contractuel

29. Solution mise en place • Externalisation • De l’ensemble de la chaine de mangement des fournisseurs • Des processus administratifs • Centralisation du pilotage de la formation avec un processus d’élaboration du plan • Implémentation d’un SI full Web • Réduction du nombre de prestataires • Mise en place d’outils de pilotage Document confidentiel et non contractuel

30. Résultats obtenus • Un alignement des formations sur la stratégie de l’entreprise • Réduction du nombre de fournisseurs à 250 • Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 % • Optimisation de l’intra • Augmentation du nombre de personnes formées de 30% à budget équivalent Document confidentiel et non contractuel

31. Ce que MBDA dit “We are pushing the boundaries of a seamless service, so that every participant receives the same degree of high care and attention... we are constantly striving to measure return on investment, as well as demonstrating savings and innovation in the provision of learning & development.” “I particularly value the high level of responsiveness from the administration team and the close relationship that the L&D team at MBDA has developed with Hemsley Fraser / Demos Outsourcing ” Gemma Todd Human Resources Manager Learning & Personal Development - MBDA Document confidentiel et non contractuel

32. Rolls Royce : vendor management • Contexte • Leader de la technologie de turbine à gaz • Leader dans les marchés de l’aérospatial civil, de la défense et de l’énergie • Budget formation : 30 M £ dont 7 M £ au UK • 800 fournisseurs en 2007 • Demande initiale • Externaliser le management des fournisseurs • Objectifs • Augmenter la qualité des formations • Réduire les coûts de formation de 25% Document confidentiel et non contractuel

33. Solution mise en place • Externalisation de type « vendor management » • Gestion complète de la chaine des fournisseurs • Etape 1 : la Grande-Bretagne • Mise en place d’un SI full web • Standardisation des processus d’achat de formation • Mise en place de contrats cadres • Pilotage des appels d’offre • Suivi qualité grâce à la mise en place de contrats • Subrogation de la facturation : 1 seule facture par mois au lieu de 180 ! • Etape 2 : extension européenne • Allemagne • Pays du Nord • Europe centrale Document confidentiel et non contractuel

34. Résultats obtenus • Réduction du nombre de fournisseurs à 300 • Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 % • Réduction des coûts pédagogiques de 28% • Un alignement des formations sur la stratégie de l’entreprise Document confidentiel et non contractuel

35. Ce que Rolls Royce dit “Utterly professional, courteous at all times, refreshingly down to earth. Like one of the Big Four professional services firms but without the superiority complex/attitude that sometimes comes with that particular territory.” Adam Bruch Purchasing Manager Rolls-Royce Document confidentiel et non contractuel

36. Les bénéfices Augmentation de la qualité Baisse des coûts Simplification des processus Efficience Document confidentiel et non contractuel

37. 5 - Retour client : industrie pharmaceutique Stéphanie canard, chef de projet

38. Le contexte : Client dans l’industrie pharmaceutique • Chiffres Clés • Effectif de 1 900 Pers • Entre 45 000 h et 50 000 h de formation • Environ 250 prestataires de formation • Environ 1300 Factures / An • Mode de fonctionnement des achats de formation depuis 9 ans • Travail en partenariat avec les Achats et le service RH Document confidentiel et non contractuel

39. Le pilotage des prestataires de formation • Rencontre de nouveaux prestataires de formation par Demos Outsourcing • Proposition de nouveaux prestataires au client • Référencement de l’ensemble des prestataires par le service achat • Point annuel avec les prestataires les plus sollicités • Négociation annuelle en partenariat avec le service achat pour les prestataires dépassant un CA de 30K€ • GPEC et politique Formation Document confidentiel et non contractuel

40. Apport Demos Outsourcing • Réponses aux besoins de formation • Qualité Pédagogique • Suivi de la prestation • Connaissance intime du marché Partenariat mis en place avec le service achat Apport Demos Outsourcing Objectifs des Achats • Réponses aux besoins de formation • Qualité Pédagogique • Suivi de la prestation • Connaissance intime du marché • Respecter la Politique Achat • Obtenir des Remises • Négocier des Contrats de Service sur le long terme Equilibre Coût / Prestation de Qualité Document confidentiel et non contractuel

41. Pilotage d’un Appel d’Offre stratégique Mise en place d’une formation de dynamique commerciale et managériale pour l’équipe force de vente : Démarche En partenariat avec le RH et le service Commercial/Marketing : Equipe Projet Recueil des besoins Cahier des Charges Lancement de l’AO Consultation de 4 prestataires Rencontre de tous les prestataires Soutenance Sélection Contrat Etabli en collaboration avec les achats Document confidentiel et non contractuel

42. Réunion Débrief + Compte rendu après chaque session de formation Réunion préparation Prestataire / Equipe projet: Définition des objectifs et Résultats Attendus Réunion sur l’Ingénierie Pédagogique : Construction et validation des parcours personnalisés 2 3 1 Evaluation de la satisfaction des stagiaires à l’issue de chaque session de formation : Objectif Note Mini Globale de 15/20 BONUS / MALUS de 10% appliqué en fonction de l’atteintes des objectifs Evaluation du ROI : Objectif d’augmentation du CA de 5% 4 5 6 Gouvernance mise en place avec le prestataire retenu Document confidentiel et non contractuel

43. Optimisation de la gestion des formations linguistiques • Contexte • 5 Prestataires de formation linguistique • 300 Stagiaires par an • Des méthodes et outils différents • Une qualité de prestation hétérogène • Des tarifs disparates • Besoin de cadrage • Objectifs • Homogénéiser les pratiques • Standardiser le système d’évaluation • Obtenir un même niveau de qualité pédagogique chez chaque prestataire • Diminuer et les coûts et homogénéiser les tarifs • Un suivi administratif simplifié Document confidentiel et non contractuel

44. Optimisation de la gestion des formations linguistiques • Mise en place d’une charte qualité Langue • Engagement de chaque prestataire sur un processus qualité commun • Mise en place d’une échelle de niveau commune construite en collaboration avec l’ensemble des prestataires • Pilotage et cadrage par Demos outsourcing des prestataires de langues via des outils communs: un échéancier, Tableau de suivi, … • Mise en place d’une évaluation du prestataire à mi parcours et en fin de formation • Négociation Tarifaire • Mise en place d’une négociation annuelle de chaque prestataire de langues avec les Achats • Objectif: avoir un tarif unique langue • Notre apport : la connaissance du prestataire et de ses spécificités Document confidentiel et non contractuel

45. 6 - Echanges entre les participant