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日期 :2012/9/28( 五 ) 時間 :09:30~11:30 地點 : 行政大樓 5007 會議室

強化內部控制措施 宣導 建教及推教等經費講習會. 主辦 : 汪憶芳 協辦：陳蓮萍 江一帆 鄭曉雲. 日期 :2012/9/28( 五 ) 時間 :09:30~11:30 地點 : 行政大樓 5007 會議室. 綱 要. 一、經費結報一般應注意事項 二、非國科會之建教合作計畫 三、 推廣教育計畫 四、研討會 五、 其他作業外 六、 招生經費. 經費結報一般應注意事項. 經費動支. 一萬元以下採購，原則上毋須填寫動支經費申請單， 直接以零用金報支。 逾一萬元以上十萬元以下採購，授權由各單位自行辦

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日期 :2012/9/28( 五 ) 時間 :09:30~11:30 地點 : 行政大樓 5007 會議室

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Presentation Transcript

  1. 強化內部控制措施宣導 建教及推教等經費講習會 主辦: 汪憶芳 協辦：陳蓮萍 江一帆 鄭曉雲 • 日期:2012/9/28(五) • 時間:09:30~11:30 • 地點:行政大樓5007會議室

  2. 綱 要 一、經費結報一般應注意事項 二、非國科會之建教合作計畫 三、推廣教育計畫 四、研討會 五、其他作業外 六、招生經費

  3. 經費結報一般應注意事項 經費動支 • 一萬元以下採購，原則上毋須填寫動支經費申請單， 直接以零用金報支。 • 逾一萬元以上十萬元以下採購，授權由各單位自行辦 理，並依規定填寫動支經費申請單，及檢附至少一張 估價單，經核准後方得辦理採購。 • 逾十萬元以上採購，依規定填寫動支經費申請單，由 總務處依照採購法規定程序辦理採購。

  4. 1.十萬元以下於完成動支程序後，業務單位逕行結報。1.十萬元以下於完成動支程序後，業務單位逕行結報。 2.超過十萬元，於動支完成後由事務組依照採購法規定程序辦理採購。 不可為同一人 購置設備或具典藏價值之圖書請附「財產增加單」 請先加會 保管組 1.欲使用其他單位經費。 2.購置冷氣請加 會營繕組。 1.超過一萬元應先動支。 2.檢附估價單正本。 國立中山大學會計室 4

  5. 經費結報一般應注意事項 統一發票 • 統一發票應記明下列事項：營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱。 • 統一發票（或收據）之買受人須為「國立中山大學，統編76211194」。 • 收銀機或計算機器開具之統一發票，應輸入各機關統一編號，若未輸入統一編號，應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後，加蓋統一發票專用章。

  6. 經費結報一般應注意事項 • 收銀機或計算機器開具之統一發票，僅有貨品代號者，應由經手人加註貨品名稱並簽名；如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者，得免加註。 • 二聯式或三聯式發票要蓋「統一發票專用章」，並以收執聯結報，如有扣抵聯，得一併附上。 • 紙本電子發票，倘無法長時間保存者，應先行影印一份並簽章後，再併同原始紙本電子發票黏貼於支出憑證黏存單，申請經費報支。

  7. 經費結報一般應注意事項 • 商店收據應記明下列事項： 收據名稱、買受人之抬頭 、開立收據之日期、品名、數量、單價、總價(金額) 合計之中文大寫數、店章、商店地址（店章內未載明者 、營利事業統一編號(店章內未載明者)。 • 收據金額涉個人課稅所得者，應依支出類別填具印領清冊，及依各類所得扣繳率標準辦理扣繳。 收 據

  8. 品名 經手人簽名 或蓋章 學校統編 影印一份並簽章 附在正本後面一併 核銷

  9. 抬頭請開立國立 中山大學或統編 76211194

  10. 經費結報一般應注意事項 無法取得單據 • 各機關申請支付款項時，應取得收據、統一發票，如因特殊情形不能取得，應由經手人開具支出證明單，書明不能取得原因，據以請款。 • 收據或發票如有遺失，應檢附與原本相符之影本並加蓋店章，或其他可資證明之文件，由經手人註明無法提出正本之原因，並簽名。 單據遺失 單據遺失

  11. 經費結報一般應注意事項 無法核銷之單據 • 「出貨單」、「估價單」非支出憑證，無法核銷。 • 購買商品禮券及圖書禮券之證明單並非最終消費，無 法核銷，必須購買時可取得發票者才可核銷。 • 數計畫或科目共同分攤之支付款項，其支出憑證不能分 割者，應加具「支出科目分攤表」。 • 數機關分攤之支付款項，其支出憑證應加具「支出機關 分攤表」，由主辦機關另行保存，其他各分攤機關應檢 附主辦機關出具之收據及支出機關分攤表辦理核銷。 經費分攤

  12. 請分別註明正本或影本 計畫別 請計畫主持人核章

  13. 經費結報一般應注意事項 其他 • 支出憑證黏存單憑證黏貼，應按同一受款人及同科目支出性質黏貼，以不超過5張為原則。 • 核銷金額少於發票或收據金額時，請註明實付金額並由經 手人簽章。 • 支出憑證黏存單上經辦人員不得為驗收或證明人。 • 非零用金（超過一萬元以上）之公款依規定應逕付廠商，財物採購金額達一萬元者，若確有必要先行墊付，不分國內、外採購案件，均需依校內行政程序簽准後，才可將款項改付墊款人。

  14. 經費結報一般應注意事項 • 購買票品之郵資證明單抬頭應填列「國立中山大學」或統一編號76211194。 • 刻印費請在收據上面加蓋樣章。 • 圖書屬財產，請填寫財產增加單送請圖書館及保管組登錄財產。 • 報支餐費、便當，需附用餐人員名單，並請務必於用途欄註明用餐事由及人數。

  15. 經費結報一般應注意事項 • 部分廠商開立收據與經辦人填寫憑證說明用途欄之筆跡相似。(審計機關審核各機關原始憑證之缺失態樣) • 依99年11月22日教育部來函，五項自籌收入經費不得為教職員工執行建教合作計畫赴野地山區或海上出差投保額外保險。

  16. 經費結報一般應注意事項 • 臨時工資請檢附每日簽名之工作日誌(含工作內容、日期、起訖時間及標準)。 • 演講費請註明講題及演講之時間、地點。 • 鐘點費請註明課程、時數及標準。 • 稿費、審查費（按字計酬）請註明稿件名稱、字數及標準。 （請依照各機關出席費及稿費支給要點93.9.30修正辦理）

  17. 經費結報一般應注意事項 • 印領清冊上「業務單位」應送請下列單位核章 校內教職員、聘用行政助理或計畫專任助理 人事室 推廣教育班 推廣教育處 各單位自行僱用之工讀生、臨時工、計畫兼任助理 單位主管 招生經費 教務處

  18. 經費結報一般應注意事項 外聘講座及校外專家學者交通費 100年8月10日臺會(三)字第1000127515B號函： 有關外聘講座及由遠地前來參與會議之專家學者依實際 需要核實支給往返交通費之報支方式規定如下： 外聘講座、國外顧問、專家學者或訪賓，得以證明支付事實之收據、統一發票或相關書據核實支給往返交通費 若搭乘飛機及乘坐高鐵往返之事實明確，但無法取得票根者，可依「支出憑證處理要點」第4條之規定，改以受領人親自簽名或蓋章之收據核實列支。

  19. 經費結報一般應注意事項 • 如由出差單位供膳二餐以上者，不得報支膳費，但雜費得按每日膳雜費數額二分之一報支。 • 有關膳雜費報支數額係以每日為單位，如奉派1.5天之公差，其中0.5日之膳雜費應按每日規定數額2分之1報支。 • 員工出差以自有手機聯繫業務，如其已支領差旅費，不得再重複支領電話連繫費用。(94年8月31日行政院主計處處實一字第0940006759號函釋) 國內旅費

  20. 經費結報一般應注意事項 • 依「內部審核處理準則」第21條第10款規定略以，零用金以外支付方式，以直接匯入受款人之金融機構、儲匯機構存款帳戶為原則。國內出差旅費無法直接匯入者，須事先依校內程序簽准後，才可將款項改付墊款人。 經費核銷後付款流程：使用單位於會計室網路請購系統查詢所報銷款項若已顯示傳票號碼時，即表示會計室已開立傳票送出納組辦理後續付款作業，相關付款問題：如匯入受款人帳戶日期…等，請逕洽出納組辦理。

  21. 經費結報一般應注意事項 • 國立中山大學100學年度第2學期第4次行政會議決議(101.4.11) • 國立中山大學教職員工(含行政助理)出差注意事項第七點修正如下： (自101年5月1日正式實施) 25

  22. 經費結報一般應注意事項 國外旅費 • 行政院修正「國外出差旅費報支要點」，自101年7月1日生效。（101.6.22 院授主預字第1010101304號函）(下載路徑:會計室網頁法令規章差旅及訓練講習國外) • 出差人員應視任務性質及事實需要，以儘量縮短行程為原則，於出差前簽報機關首長核准其出差行程及日數；除有不可歸責於出差人員之事由外，非經事先核准，不得延期返國。

  23. 經費結報一般應注意事項 • 經費來源為結餘款者，請加填出國旅費申請表。 (下載路徑:會計室網頁表單下載國立中山大學出國旅費申請表)

  24. 除結餘款外，若有其他計畫分攤，請勾選並填上計畫代碼除結餘款外，若有其他計畫分攤，請勾選並填上計畫代碼 請填寫所有需報支的計畫代碼 請完整表達出差期間預估的支出項目與金額。 生活費請詳細註明計算式

  25. 經費結報一般應注意事項 交通費 出差人員搭乘飛機、船舶及長途大眾陸運工具所需費用。 生活費 住宿費(生活費日支數額之70%) 膳食費(生活費日支數額之20%) (供膳未達三餐者，早、中、晚餐膳食費分別以生活費 日支數額4%、8%、8%計算，得補足未供餐之膳食費) 零用費(生活費日支數額之10%) 零用費：包括市區火車票費、市區公共汽車票費、 市區捷運車票費、個人信用卡手續費、洗衣費、小費 及其他與生活有關之各項費用。 出差人員出國之手續費、保險費、行政費、禮品交際及 雜費(包含禮品費、交際費、計程車費、租車費等)。 辦公費

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  27. 經費結報一般應注意事項 • 報支國外差旅費請檢附： (一)出國申請表 (二)出國旅費申請表(國科會、建教合作教育部補助計 畫除外) (三)國外差旅費報告表 (四)整齊黏貼的原始單據 （請利用國立中山大學 (國外、大陸)出差旅費檢核表暨單據黏貼單整齊黏貼） (下載路徑:會計室網頁表單下載2-2國立中山大學 (國外、大陸)出差旅費檢核表暨單據黏貼單)

  28. 經費結報一般應注意事項 • 機票費應檢附: 1.機票票根或電子機票 2.國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據 或其他足資證明支付票款之文件 3.登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明 ※如非搭乘本國班機，得由本人填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書。 • 前項以外交通費之報支，除本國境內依國內出差旅費報支要點規定辦理外，應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據。

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  30. 經費結報一般應注意事項 • 如出差人員赴國外進修、研究、實習者，出國期間之生活費依照「中央各機關（含事業機構）派赴國外進修、研究、實習 人員補助項目及數額表 」辦理。 (下載路徑:會計室網頁法令規章差旅及訓練講習中央各機關（含事業機構）派赴國外進修、研究、實習人員補助項目及數額表)

  31. 經費結報一般應注意事項 • 保險費應檢附原始憑證報銷（不能以旅行社代收轉付收據代替）。 • 國外出差人員應向「臺銀人壽保險股份有限公司」投保綜合保險，保額上限新台幣400萬元，保險項目包括意外死亡、意外殘廢、意外傷害醫療、航空旅行、疾病住院醫療及兵災保險（中東地區、薩爾瓦多及瓜地馬拉兩國，或其他有戰爭危險需要加保兵災保險之地區）等6項。(93年10月版#586主計月刊「主計長信箱」)。

  32. 經費結報一般應注意事項 • 註冊費應檢附收據正本。 • 出差人員出國前未辦理結匯者： • 出差旅費應以出國前一日(如逢假日往前順推)臺灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據辦理報支。 • 須於出國前繳交報名等費用者，得以實際支付日匯價辦理報支。 • 以信用卡支付者，得以信用卡結算匯率辦理報支。 (請檢附刷卡明細影本以利換算台幣金額) • 出差之國家倘非使用美元貨幣，檢附原始單據報支部分，得以當地使用之貨幣，依前項報支方式辦理；無臺灣銀行賣出該貨幣即期匯價者，以現金匯價為依據 。

  33. 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 委託計畫經費來源 ★ 除國科會外如： 教育部、經濟部、農委會、環保署…等政府機關委託辦理之計畫。 ★ 民間公司或團體建教合作計畫。 法令依據 ★ 各委辦機關之相關規定。 ★ 簽訂合約之規定與經費核定清單。 ★ 建教合作收支之審核作業，依委託單位或合約之規 定辦理，未規範部分請依「國立中山大學校務基金自 籌收入收支管理規定」、「支出標準及審核作業手冊」

  34. 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 「國立中山大學辦理非國科會建教合作計畫作業要點」 、「支出憑證處理要點」及「內部審核處理準則」之 相關規定辦理。 一般原則 ★ 委託計畫來源廣泛，委託單位對經費的執行規定 或有不同，惟計畫執行單位須依循委託單位之規 範辦理。

  35. 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 ★ 計畫經費預算經委託單位核定後，應在核定科目範 圍內支用，計畫執行期間如必須於科目間流用時， 應依照委辦單位規定之流用比率流用。 ★ 執行計畫所需之會計報告，依各契約規定格式辦理 。

  36. 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 計畫成立 憑核准計畫之相關文件影本連同合約書，填寫「國立中山大學建教合作計畫資料表」、「國立中山大學建教合作計畫處理單」、「國立中山大學建教合作計畫執行同意書」(請至產學營運中心網頁下載)，送產學營運中心→將合約書副本、國立中山大學建教合作計畫資料表影本送會計室建立計畫代碼編號。

  37. 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 墊付申請 因計畫經費尚未撥款至校或已部份撥款，仍不敷執行 計畫所需時，請至會計室網頁→表單下載→建教合作 相關表單→16.「國立中山大學委辦補助計畫經費墊 付申請表」→計畫主持人→單位主管核章(系所→院， 核至一級單位主管) →會計室→秘書室→學術副校長 室→會計室歸檔。

  38. 計畫主持人核章 請核至一級單位主管，如屬二級中心仍請核至所屬各院

  39. 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 經費代碼 ★ 「經常門支出」之經費科目前4位代碼為〝5132〞，後3位用途別科目代碼請至會計室網頁→網路請購相關資訊→5.會計科目與報帳預算代碼對照表→d.附件四(常用之作業基金適用用途別科目)項下查詢。 ★「設備費」科目代碼為 3類財產(機械):1341-102 4類財產(交通及運輸):1351-102 5類財產(雜項):1361-102 8類財產電腦軟體:1512-102

  40. 非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程  計畫結案 ★ 計畫經費有賸餘款且無須繳回委託單位，請至會計 室網頁→法令規章下載並填寫 9.國立中山大學建教合作經費結案通知單 →計畫主持人核章→會計室辦理結案。 ★ 計畫經費無賸餘款者，由會計室自行結案。

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