25 AVRIL 2012

1. FORUM DES GESTIONNAIRES EN RESSOURCES MATÉRIELLES (FGRM) Grands dossiers en télécommunications Centre de services partagés du Québec 25 AVRIL 2012

2. Plan de la présentation • Réseau national intégré de radiocommunication (RENIR) – Marc Vézina • Centre de contacts clients – CCC – Yves Théroux • Téléphonie IP – Michel Martin • Visioconférence – Mohamed Bouakline • Offre de services cellulaires – Caroline Munger • Réseau intégré de télécommunication multimédia (RITM) – Claude Denis

3. Réseau national intégré de radiocommunication RENIR

4. Origine du RENIR • Les leçons apprises du déluge du Saguenay en 1996 et de la crise du verglas de 1998 et les conclusions de la Commission Nicolet qui ont suivies ; • La mise en place d’un Plan national de sécurité civile sous la responsabilité du ministère de la Sécurité publique et de l’Organisation de la sécurité civile du Québec ; • En vertu de ce plan, le mandat accordé au CSPQ est de coordonner les services de télécommunications pour l’ensemble de l’État québécois

5. Origine et valeur ajoutée du RENIR La vision stratégique traduite dans les recommandations de la Commission Nicolet « La Direction générale des réseaux de télécommunications doit recevoir le mandat d’intégrer et de moderniser les divers réseaux gouvernementaux de télécommunication pour les rendre interopérables (…). Cette infrastructures serait de mise à la disposition des ministères, des organismes gouvernementaux, des établissements du réseau de la santé et des services sociaux, du réseau de l’éducation et des municipalités qui voudront y adhérer. En temps de sinistre, ce réseau pourrait également être accessible rapidement à des intervenants des secteurs privés, public et parapublic qui sont interpellés par le sinistre et qui doivent communiquer entre eux. »

6. La solution retenue : le projet RENIR Le Réseau national intégré de radiocommunication (RENIR) est un réseau de radiocommunication (sans fil) interopérable conçu pour les organisations de sécurité publique et civile sur le territoire québécois et qui supporte des services de communication de groupe (voix) et de radiotransmission de données Le RENIR remplacera les réseaux gouvernementaux de radiocommunication actuels devenus désuets et ne pouvant communiquer entre eux en situation normale ou lors de situation d’urgence Ministère des Transports du Québec Sûreté du Québec (RITP) Ministère des Ressources naturelles et de la Faune Secteur faune Secteur forêt Société de l’assurance automobile du Québec

7. Infrastructure des sites • La réalisation du RENIR a commencé en 2003. • L’infrastructure du RENIR est composée de 131 sites de radiocommunication (pylônes). La construction de ces sites est maintenant complétée. • Des activités d’optimisation et d’amélioration de la couverture et de la capacité du réseau sont en cours.

8. Transfert des partenaires Les transferts du ministère des Transports (MTQ) et de Revenu Québec sont complétés.

9. Services RENIR Plusieurs services sont présentement en production : • le service de transmission de la voix; • de transmission des données; • de localisation des véhicules; • de chiffrement; • d’enregistrement des conversations. • Les outils de gestion du réseau sont également en production. • La solution air-sol reste à développer afin de répondre aux besoins des partenaires possédant des avions et/ou des hélicoptères. Un partenariat a été établi avec le Service aérien gouvernemental (SAG) afin de développer cette solution spécifique.

10. Questions?

11. Centre de contacts clients CCC

12. Contexte du projet • Le contrat (CCM et CCM+), pour les services de RVI et de CTI, se terminera le 30 septembre 2015; • Le CSPQ lancera un appel d’offres en 2012 pour l’acquisition d’une nouvelle infrastructure de centre de contacts client; • Cette nouvelle offre de service remplacera les offres de service suivantes : • CCM (RVI) • CCM+ (CTI) • DAA Centrex et MAX-100

13. Besoins des clients • Services facilement accessibles par les citoyens et les entreprises; • Débordement vers d’autres sites en période de pointe; • Fonctionnalités du centre de contacts, peu importe le lieu de travail (virtualisation); • Constance des niveaux de service d’un canal à un autre; • Outils de gestion centralisés; • Réduction des frais d’opération.

14. File d’attente universelle

15. Principaux principes directeursde l’appel d’offres • Prestataire de services unique pour l’acquisition, l’installation et la configuration, le soutien, la gestion et l’entretien de l’infrastructure CCC ainsi que pour l’acquisition de services professionnels; • Offrir à la clientèle un service de CCC hautementdisponible; • Acquisition de deuxinfrastructures : développement et production; • Liens d’accès à l’infrastructure dédiés à la clientèle du CSPQ; • Relier les infrastructures de CCC au RITM; • Infrastructure basée sur des normesouvertes; • Infrastructure s’intégrant avec des systèmestéléphoniques de manufacturiers différents; • Adjuger le contrat suite à une évaluation de la qualité et du prix; • Octroyer un contrat d’une durée maximale de 5 ans (incluant un maximum de 6 mois de transition à la sortie).

16. Démarche clientèle • Rencontre des clients utilisant l’offre de services du CSPQ; • Questionnaire remis aux clients afin de bien cerner leurs besoins; • Lecture du devis d’appel d’offres par plusieurs clients; • Lettre d’adhésion volontaire transmise aux clients actuels et potentiels; • Rencontre clientèle le 12 avril 2012 afin de fournir de l’information additionnelle permettant aux clients de prendre une position ferme face à un engagement avec le CSPQ pour la durée du contrat; • Session additionnelle de consultation du devis de l’appel d’offres.

17. Calendrier de transition Contrat actuel Appel d’offres et migration B D C A E an 1 an 2 an 3 an 4 01.10.2011 01.10.2012 01.10.2013 01.10.2014 30.09.2015 A B C D E Continuité de l’offre de services du CSPQ Positionnement technologique, rédaction, appel d’offres et travaux préparatoires Début de la migration des services DAA et MAX-100 du CSPQ Migration des services RVI (avril 2014) et CTI (octobre 2014) Transition à la sortie des services qui sont migrés vers la nouvelle infrastructure

18. Questions?

19. T o I P

20. Description sommaire de l’offre de services • Le CSPQ propose, une offre de services de téléphonie sur IP (ToIP) basée sur la technologie de Cisco. Le prestataire de services actuel est Bell; • Les services visent à répondre aux besoins de maintenance, d’évolution et de croissance des services de téléphonie IP Cisco; • Tout client du CSPQ, possédant un système de téléphonie IP Cisco en production, peut bénéficier de cette offre de services.

21. Principales caractéristiques • Offert en mode acquisition d’équipements; • Service de maintenance, évolution et croissance; • Prix évolutifs par rapport au marché; • Aucun appel d’offres requis pour les clients du CSPQ; • Solution s’adaptant aux besoins des clients; • Service clé en main; • Service dédié, centralisé chez le client. • La tarification couvre les trois volets suivants : • Les frais d’acquisition; • Les frais de service (installation); • Les frais mensuels (entretien et dépannage).

22. Sécurité • Le CSPQ a utilisé les norme ISO 27001 et 27002 afin de mettre en place un système de gestion de la sécurité rigoureux et similaire à celui du RITM; • Des postes d’officiers de sécurité ont été créés au CSPQ et chez le prestataire de services; • Plusieurs mesures ont été mises en place afin de contrôler les accès provenant du prestataire de services et destinés aux serveurs de téléphonie des clients; • Le CSPQ a implanté des processus et des moyens organisationnels, physiques et technologiques raisonnables afin de protéger les actifs manipulés dans le cadre de ce service et de préserver la sécurité du client et de son réseau.

23. Services techniques et professionnels Ces services permettent au CSPQ et à ses clients de s’approvisionner en ressources techniques ou professionnelles afin de répondre à des besoins de croissance de façon planifiée ou ad hoc (ex. : contournement d’interurbain, DAM, configuration particulière des systèmes de téléphonie IP, design de menus vocaux, etc.) directement reliés au système de téléphonie IP Cisco.

24. Services d’installation • Installation d’appareils téléphoniques: • Ce service consiste en l’installation et la configuration d’un poste téléphonique et de sa boîte vocale. • Services de formation des administrateurs et des usagers: • Formation téléphone IP et messagerie vocale (usagers); • Formation de base « Communication Manager » (administrateurs); • Formation « Unity Connection » (administrateurs); • Formation centre d’appels pour agents; • Formation centre d’appels pour superviseurs; • Formation centre d’appels pour administrateurs.

25. Services de maintenance • Le client délègue la maintenance de son service de téléphonie IP au prestataire de services du CSPQ; Principaux éléments assurés par le fournisseur de services : • Assistance 24 h/365 jours; • Gestion des systèmes de téléphonie IP et du serveur de détection d’intrusion; • Gestion des incidents et des problèmes; • Surveillance technique et maintenance des équipements; • Assistance technique; • Mise à niveau des IOS (Internetwork Operating System) et des applications; • Gestion du processus des relâches; • Rapport mensuel sur les résultats de service.

26. Gestion et entretien Le mode de gestion déléguée est défini par un service global de maintenance afin d’assurer la pérennité et l’évolution des services de téléphonie IP; Le Centre d’expertise Bell (CEB), anciennement connu sous l’appellation CAGQ: • Représente le guichet unique pour la gestion des incidents et des problèmes du service de téléphonie IP Cisco du CSPQ; • Offre un service de prise d’appels et d’ouverture de billets par des ressources humaines, en français ou en anglais, 365 jours par année, 7 jours sur 7, 24 heures sur 24; • Le traitement de l’incident varie selon l’option de couverture « Or » ou « Platine » choisie par le client. Ce traitement est fait par une équipe d’experts en solution de téléphonie IP Cisco située à Québec.

27. Gestion et entretien Couverture de service Or / Platine

28. Gestion et entretien Service de mise à niveau : • Le CEB offre ce service pour tous les équipements ou applications visés par la présente offre de services en place chez les clients du CSPQ; • Le coût des licences pour les mises à niveau logicielles (mineure et majeure) est inclus dans les tarifs mensuels d’entretien; • Mise à niveau mineure: incluse dans les tarifs; • Mise à niveau majeure: coûts facturés selon les taux horaires prévus dans l’offre de services; • Une mise à niveau matérielle est requise lorsque les équipements ou serveurs : • Ne sont plus supportés par les manufacturiers (désuétude); • Ne répondent plus aux exigences des nouvelles mises à jour des applications de téléphonie IP. • L’acquisition du matériel ainsi que les coûts d’installation et de configuration logicielle sont à la charge des clients.

29. Les valeurs ajoutéesde l’offre de services du CSPQ • Aucun appel d’offres requis; • Aucune entente à signer; • Facturation unique intégrée de tous les services selon structure administrative du client; • Réquisitions via site Web (PARC); • Centre d’assistance (CEB) 24/7; • Uniformité des appareils téléphoniques; • Service téléphonique uniforme pour tous les utilisateurs; • Un seul câble réseau au poste de travail et téléphone; • Portabilité des postes dans tous les sites (faire attention au 911); • Répertoire téléphonique centralisé; • Déplacement, ajout et modification rapide et sans frais (fait par le client); • Tarification concurrentielle et évolutive.

30. Questions?

31. Visioconférence

32. Opportunité et orientation Le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) propose une gamme de services de visioconférence et de collaboration à sa clientèle. Le CSPQ déploie une infrastructure visant à fournir aux ministères et organismes (MO) et au réseau de la santé les fonctionnalités permettant la mutualisation des services et l’établissement de conférences vidéo entre les sites actuellement en opération. Plusieurs projets basés sur l’accessibilité et le partage de ressources en région sont en développement afin d’améliorer la prestation de services aux citoyens. 32

33. Stratégie de services du CSPQ Un guichet unique de services de visioconférence et de collaboration de haute qualité, répondant aux besoins variés de la clientèle Visioconférence et conférences web: Gestion, réservation Pont conférence à plusieurs participants Communications personnalisées Diffusion, enregistrement Services aux citoyens: présence virtuelle Visioguichets Télésanté

34. Le réseau des services de visioconférence du CSPQ Éducation Services hébergés et partagés Centre de services • Infrastructure partagée de services de visioconférence • Service normalisé • Vidéo SD, HD • Multimédia et documents • Qualité de service • Service sécurisé Pont Conférence Collaboration et conférence web Accès public Santé MO MO RTPC (RNIS) Internet RITM

35. Attributs de services Qualité Support Assurance Collaboration • Communications personnelles • Haute définition • Expérience d’un face-à-face • Adaptation à différents environnements • Centre de services 24/7 • Modes d’appel avec assistance et réservation • Annuaire • Services normalisés • Partage d’infrastructures • Sécurité • Évolution • Qualité de service en réseau • Interopérabilité • Avec clients et partenairesinternes et externes • Outils de collaboraiton • Efficacité

36. Bénéfices d’une offre de services globale en visioconférence • Flexibilité • Interopérabilité • Adaptation du service à l’environnement client • Bande passante, liaisons fibres optiques, cuivre, sans-fil, satellites • Support d’une grande variété de terminaux • Salles de conférences • Postes de travail • Service de bout en bout • Ministères et organismes, santé, éducation • Économies réalisables • Évitement des déplacements et gain de productivité • Optimisation par le partage de ressources • Protection des investissements • Offre de services intégrée • Cadre de gestion • Centre de services • Tarification et facturation au forfait et à l’usage

37. Questions?

38. Appel d’offres de services cellulairespour la voix et les données Services cellulaires

39. Processus d’appel d’offres La démarche Les travaux effectués… Analyse complète du marché. Analyse complète de la clientèle actuelle. Consultation de la clientèle actuelle. Rédaction de l’appel d’offres. Consultation de la clientèle potentielle. Analyser les besoins. Ajuster l’appel d’offres pour répondre à ces besoins. Obtenir l’adhésion des clients intéressés. Lancement de l’appel d’offres Ce qu’il nous reste à faire… Recevoir les réponses à l’appel d’offres – 20 avril Mise en place de la nouvelle tarification - 1er juin Migration – 06/12 à 06/13 39

40. Processus d’appel d’offres Stratégie globale • Le regroupement, c’est actuellement... • Près de 19 000 appareils cellulaires incluant : • plus de 6 000 BlackBerry et téléphones intelligents • plus de 1 300 modems, cartes et clés sans fil • Plus de 130 clients incluant : • l’ensemble des ministères du gouvernement du Québec. • des établissements de santé et de l’éducation. • des organismes publics et parapublics. • des villes et des municipalités. • Des dépenses de plus de 10 M$ par année en services cellulaires. 40

41. Processus d’appel d’offres Conditions gagnantes • Les conditions gagnantes sont… • Un volume d’affaires significatif ( + de 20 000 abonnements). • Un nombre d’abonnements garantis (versus une estimation). • Un mode de fonctionnement simple. • Un mode de facturation unique. • Un fournisseur gagnant et des fournisseurs de 2erang et suivants. 41

42. Processus d’appel d’offres Services cellulaires-stratégie globale • Stratégie globale • Établir le plus important dossier d’achat regroupé possible pour obtenir les meilleurs prix (le plus important appel d’offres au Québec en 2012). • Simplicité dans les tarifs. • Maximiser les avantages du partage de minutes et de mégaoctets. • Éliminer la gestion au maximum. • Répondre aux besoins des clients en matière de service. 42

43. Processus d’appel d’offres Stratégie globale • Simplicité des tarifs (généralités) • Un seul tarif fixe* pour l’utilisation voix au Canada grâce au partage de minutes dans un contexte de regroupement : • Incluant : • La boite vocale et l’afficheur. • Les interurbains au Canada. • La messagerie textuelle illimitée. • Un seul tarif fixe* pour l’utilisation data grâce au partage de mégaoctets dans un contexte de regroupement. • Taux fixe pour l’itinérance voix et data aux États-Unis et àl’international. • * Dans la limite du partage du CSPQ. 43

44. Processus d’appel d’offres Stratégie globale • Simplicité des tarifs…les variables • (moins de 5 % des frais mensuels) • L’assistance annuaire (appels 411). • Certaines options telles que la composition vocale, les renvois sur non-réponse, le service courriel par messagerie, l’adressage IP fixe, etc. • Les messages photos et vidéos • L’utilisation en itinérance (voix, data et messages texte) • Les interurbains vers l’international 44

45. Processus d’appel d’offres Stratégie globale • Maximiser les avantages du partage… • Utilisation du partage de minutes et des mégaoctets afin d’éliminer l’usage excédentaire : • plus de 1 millions de minutes de disponibles par mois. • plus de 1 millions de mégaoctets de disponibles par mois. • des millions de SMS de disponibles par mois. 45

46. Processus d’appel d’offres Stratégie globale • Réduire la gestion au minimum… • Aucun contrat à gérer, aucun appel d’offres à faire. • Aucune optimisation de lignes à effectuer. • Aucun forfait à sélectionner. • Aucune option de temps d’antenne à gérer. • Aucune trousse de voyageur à acquérir sur une base temporaire. • Facilité à budgéter les dépenses et vérification de factures au minimum. • Une seule facture pour l’ensemble des fournisseurs. 46

47. Processus d’appel d’offres Stratégie globale • Les besoins en services identifiés… • Nouvel outil de productivité en fonction d’un partage de minutes et mégaoctets à prix fixe. • Service à la clientèle personnalisé connaissant les besoins spécifiques des clients du CSPQ et réagissant rapidement. • Accès direct maintenu avec les fournisseurs : • Appareils et des accessoires via le réseau d’agents du fournisseur. • Développement de solutions complexes et mise à jour des nouveaux produits et services via le directeur de comptes du fournisseur. • Règles de rehaussement flexibles (5% autorisés par année avant 18 mois). • Rapport de gestion (utilisation et financier) offert par le CSPQ. 47

48. Processus d’appel d’offres Situation du prochain contrat • Le regroupement ce sera… • Une moyenne estimée de 33 000 appareils cellulaires incluant : • Près de 175 clients incluant (environ 45 clients supplémentaires: • l’ensemble des ministères du gouvernement du Québec. • des cégeps et des commissions scolaires dont notamment la Commission scolaire de Montréal. • des organismes publics et parapublics. • des villes et des municipalités (dont la Ville de Montréal et la Ville de Longueuil). • Une période de transfert d’un an pour aller vers le fournisseur gagnant. • Un contrat de trois ans avec des périodes de prolongation pour assurer la transition vers le prochain appel d’offres.

49. Processus d’appel d’offres Échéanciers Retour sur les dates importantes 49

50. Questions?