Collaborazione

1. Excel Avanzato Collaborazione

2. SommarioCollaborazione Protezione Fogli di lavoro Protezione Cartelle di lavoro Crittografia File Protezione Macro Cartelle condivise Commenti Revisioni Giorgio Porcu - Excel Avanzato

3. Protezione Fogli di lavoro • Excel offre alcune opzioni per proteggere il contenuto dei propri documenti da occhi indiscreti o modifiche non autorizzate • Le opzioni di protezione sono utili anche per evitare modifiche e cancellazioni involontarie di dati e formule da parte dello stesso utente • La protezione può essere applicata su più livelli: • Foglio di lavoro • Cartella di lavoro • File Giorgio Porcu - Excel Avanzato

4. Protezione Fogli di lavoro • La protezione del Foglio di lavoro sfrutta un meccanismo in due passaggi: • Ogni singola cella del foglio può possedere due proprietà, impostabili dall’utente: • Bloccata ovvero non modificabile • Nascosta ovvero formula non visibile • La proprietà impostata diviene effettiva solo quando l’utente protegge il foglio con un opportuno comando • Per impostazione predefinita, tutte le celle sono inizialmentebloccate e non nascoste Giorgio Porcu - Excel Avanzato

5. Protezione Fogli di lavoro • Attivata la protezione, le celle: • Bloccate saranno leggibili ma non modificabili • Nascoste non visualizzeranno il proprio contenuto se è una formula • Per riavere pieno controllo su lettura e modifica celle, occorre sproteggere il foglio con l’apposito comando • La protezione foglio può essere corredata da una password; in tal caso sarà possibile sproteggere il foglio solo reinserendola in modo corretto • Per ogni foglio di una cartella di lavoro la protezione è gestita in modo indipendente Giorgio Porcu - Excel Avanzato

6. Protezione Fogli di lavoroImpostare proprietà celle • Per impostare le proprietà delle celle presenti su un foglio di lavoro: • Seleziona le celle desiderate • Click dx > Formato celle... • Dalla Finestra di dialogo Formato Celle > Protezione seleziona/deseleziona le proprietà volute Giorgio Porcu - Excel Avanzato

7. Protezione Fogli di lavoroProteggere un foglio • Per proteggere un foglio di lavoro: • Imposta le proprietà di protezione sulle celle • SchedaRevisione > Revisioni > Proteggi foglio Giorgio Porcu - Excel Avanzato

8. Protezione Cartelle di lavoro • La protezione della Cartella di lavoro limita le operazioni eseguibili sull’intero documento Excel • Si esegue in un unico passaggio, con un opportuno comando • Si possono applicare due tipologie di protezione: • Limita modifica per proteggere la struttura e le finestre della cartella • Limita autorizzazioni per un controllo più accurato delle autorizzazioni ai singoli utenti • In modo analogo alla protezione foglio, si può aggiungere una password di apertura Giorgio Porcu - Excel Avanzato

9. Protezione Cartelle di lavoro • La protezione Limita modifica blocca le modifiche alla Struttura e/o alle Finestre della Cartella: • Struttura: non è consentito aggiungere, spostare, eliminare, rinominare fogli nella cartella • Finestre: non è consentito ridimensionare, spostare o chiudere le finestre • La protezione Modifica autorizzazioni consente un controllo dettagliato delle autorizzazioni di modifica tramite firma digitale ma richiede l’iscrizione al servizio IRM (Information Rights Management) di Microsoft. Giorgio Porcu - Excel Avanzato

10. Protezione Cartelle di lavoroProteggere una cartella • Per proteggere una cartella di lavoro: • Scheda Revisione > Revisioni > Proteggi cartella di lavoro Appare il Menu a discesa • Dal Menu a discesa seleziona le opzioni desiderate in Limita modifica o Limita autorizzazioni Giorgio Porcu - Excel Avanzato

11. Crittografia file • Dalla versione 2007 Excel consente di crittografare il contenuto di un intero file • Si tratta di un’opzione di sicurezza più robusta della semplice protezione di fogli e cartelle di lavoro • E’ richiesta sempre una password di apertura • Un file Excel crittografato: • E’ visualizzabile solo con la corretta immissione della password • E’ salvato fisicamente su disco in formato crittografato, più difficilmente violabile Giorgio Porcu - Excel Avanzato

12. Crittografia fileCrittografare un file • Per crittografare il contenuto di un file Excel: • Pulsante Office > Prepara > Crittografa documento Giorgio Porcu - Excel Avanzato

13. Protezione Macro • Una Macro è una sequenza di comandi memorizzata dall’utente e richiamabile in modo rapido per una successiva applicazione • E’ un utile ausilio nell’esecuzione di operazioni frequenti, disponibile in Excel e in tutti i principali programmi del pacchetto Office • Nel costruirla si possono utilizzare tutti i comandi disponibili sull’interfaccia utente, ma anche funzioni più avanzate e di basso livello integrate nel linguaggio di programmazioneVBA (Visual Basic for Application) Giorgio Porcu - Excel Avanzato

14. Protezione Macro • Seppur indubbiamente utili, le Macro sono potenzialmente dannose perché possono contenere anche comandi distruttivi per i dati (ad esempio: cancellazione/modifica file, formattazione disco) • Esiste una categoria di Virus che sfrutta proprio il meccanismo delle Macro per eseguire codice dannoso a insaputa dell’utente • Per prevenire danni, Excel prevede un meccanismo di protezione Macro basato su più livelli Giorgio Porcu - Excel Avanzato

15. Protezione MacroImpostare protezione macro • Per impostare il livello di protezione macro: • Attiva la Scheda Sviluppo • Scheda Sviluppo > Codice > Protezione macro Appare la Finestra di dialogo Centro protezione Giorgio Porcu - Excel Avanzato

16. Protezione MacroImpostare protezione macro • Dalla Finestra di dialogo seleziona nel Menu Impostazioni macro le opzioni desiderate Giorgio Porcu - Excel Avanzato

17. Cartelle condivise • Spesso le modifiche a un file Excel sono eseguite nel tempo da più persone che lavorano in gruppo • Per consentire a più utenti un accesso anche simultaneo a un documento Excel si può attivare l’opzione di condivisione della Cartella di lavoro Giorgio Porcu - Excel Avanzato

18. Cartelle condivise • Per garantire un effettivo accesso simultaneo, non è sufficiente condividere il file da Excel; occorre configurare il sistema informatico a diversi livelli. In particolare: • Il file (cartella di lavoro) Excel deve essere memorizzato su un PC che agisce da Server in una LAN • Il file deve essere salvato in una cartella condivisa a livello di Sistema Operativo • Per accedere in remoto al file gli utenti devono essere collegati alla LAN dal proprio PC che fungerà da Client e disporre delle autorizzazioni all’accesso sul Server • Le impostazioni di rete del Server devono consentire l’accesso simultaneo al file da un congruo numero di utenti Giorgio Porcu - Excel Avanzato

19. Cartelle condiviseCondividere una cartella • Per condividere una cartella di lavoro: • Verifica la configurazione HW e SW del Sistema per garantire una corretta condivisione del file • Scheda Revisione > Revisioni > Condividi cartella di lavoro Giorgio Porcu - Excel Avanzato

20. Commenti • E’ spesso utile associare un commento al contenuto di una cella, per ricordarci ad esempio: • Cosa abbiamo inserito (dati, formule) • Quando abbiamo inserito quel contenuto • Come dovremo utilizzarlo • Excel consente di associare commenti a ogni cella di un foglio di lavoro, sotto forma di un post-it virtuale su cui annotare appunti • Il commento è usualmente nascosto; viene visualizzato spostando il cursore sopra la cella Giorgio Porcu - Excel Avanzato

21. CommentiInserire un commento • Per inserire un commento in una cella: • Seleziona la cella desiderata • Scheda Revisione > Commenti > Nuovo commento Appare un Post-It virtuale collegato alla cella selezionata sul quale inserire il commento Giorgio Porcu - Excel Avanzato

22. Revisioni • Nell’ottica di un lavoro di gruppo su una cartella di lavoro è buona norma tener traccia cronologica delle modifiche al documento e consentire di accettarle o annullarle in un successivo momento • Un analoga impostazione è utile anche per chi lavora da solo su documenti importanti o che prevedono successive e frequenti rielaborazioni • Le modifiche eseguite nel tempo su un documento sono dette Revisioni • Lo strumento Revisioni di Excel gestisce la tracciatura e l’accettazione delle modifiche Giorgio Porcu - Excel Avanzato

23. Revisioni • Una volta attivata, la funzione Revisioni annota per ogni modifica eseguita sulla cartella di lavoro: • Tipo di modifica eseguita • Nome dell’utente che modifica • Data e ora della modifica • Le modifiche possono inoltre essere accettate o rifiutate da un revisore. In quest’ultimo caso Excel ripristina lo stato del documento precedente alla modifica Giorgio Porcu - Excel Avanzato

24. RevisioniAttivare funzione revisioni • Per attivare la funzione revisioni: • Scheda Revisione > Revisioni > Revisioni Appare il Menu a discesa Revisioni • Seleziona la voce Mostra revisioni… Giorgio Porcu - Excel Avanzato

25. RevisioniAttivare funzione revisioni Appare la Finestra di dialogo Mostra Revisioni • Dalla Finestra di dialogo spunta la casella Rileva durante la modifica e condividi la cartella di lavoro Giorgio Porcu - Excel Avanzato

26. Revisioni Accettare/rifiutare revisioni • Per accettare o rifiutare revisioni già eseguite: • Scheda Revisione > Revisioni > Revisioni Appare il Menu a discesa Revisioni • Seleziona la voce Accetta/rifiuta modifiche… Giorgio Porcu - Excel Avanzato

27. Revisioni Accettare/rifiutare revisioni Appare la Finestra di dialogo Seleziona modifiche da accettare o rifiutare • Dalla Finestra di dialogo seleziona le modifiche desiderate Giorgio Porcu - Excel Avanzato