Incontro Segretari Amministrativi e Collegi dei Sindaci

1. Incontro Segretari AmministrativieCollegi dei Sindaci Roma 21 Settembre AUDITORIUM Relazione a cura del Dott FrancoRomagnoli Consulente CISL – l’ elaborazione delle slides è stata curata da Daniele Ciocchi del Servizio Ispettivo Nazionale.

2. COLLEGIO SINDACALE Riferimenti Eliminati dallo statuto Cisl i riferimenti al Codice Civile Evita : L’obbligo del rispetto di alcune norme di legge e fiscali (aliquote di ammortamento, contabilizzazione beni in intestazione fiduciaria, ecc.) Permette: di utilizzare le norme specifiche del Regolamento Cisl, le indicazioni contenute nelle circolari Cisl e nel Vademecum di utilizzare il riferimento alle norme di legge per scelta e non più come obbligo

3. QUAL’È LA SCELTA Indicare con la presente riunione le linee guida e pervenire, successivamente, alla emanazione di un documento di riferimento La scelta e la indicazione sono di fare riferimento: alle norme interne Cisl: Circolari, Regolamento Economico, Vademecum alle normative di legge ed ai principi contabili ove non diversamente previsto da tali documenti

4. FUNZIONI E DOVERI GENERALI Formalità Adempiere ai doveri della carica con la diligenza del mandatario Riunirsi almeno ogni 90 giorni Redigere il verbale delle riunioni da trascrivere su apposito registro firmato e tenuto a cura dei sindaci Invio di copia del verbale al responsabile della contabilità ed al segretario amministrativo e, nel caso di rilievi di particolare importanza o pericolosità, anche ai componenti la segreteria.

5. FUNZIONI E DOVERI GENERALI Vigilanza - vigilare sul rispetto della legge e dello statuto - vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione - vigilare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile e del suo concreto funzionamento

6. FUNZIONI E DOVERI GENERALI Responsabilità • responsabili della verità delle loro attestazioni sono responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica. • concetto di indipendenza del Collegio Sindacale

7. FUNZIONI E DOVERI GENERALI • Controllo contabile Verificare la regolare tenuta della contabilità Verificare la corretta rilevazione, nelle scritture contabili, dei fatti di gestione Accertare il rispetto delle disposizioni in materia di valutazione del patrimonio, con riferimento alle norme interne Cisl, ai principi contabili ed alle norme di legge Chiedere agli amministratori notizie e chiarimenti sull’andamento della gestione e/o su singole operazioni

8. SCHEMA ELENCO CONTROLLI COLLEGIO SINDACALE CONTROLLI DELLE PROCEDURE SUL BILANCIO PERIODICI STRAORDINARI

9. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Poteri Verifica poteri di firma, se singola o congiunta, se con limiti di importo Poteri in ordine alle operazioni bancarie Poteri in ordine alle altre operazioni Verifica esistenza e validità delle delibere

10. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Pagamenti Esistenza procedura di autorizzazione Verifica modalità pagamenti (utilizzo canale bancario) Custodia libretti assegni Esistenza documentazione per i pagamenti effettuati per cassa

11. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Controllo interno • Esistenza controllo interno. Viene effettivamente svolto? • Conoscenza, concreto e corretto utilizzo della procedura di riconciliazione dei conti bancari • È possibile che venga effettuato un acquisto di materiale o servizi non di competenza? • È possibile che un pagamento venga effettuato senza autorizzazione? • Esiste una procedura di autorizzazione?

12. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Contratti • Verifica esistenza contratti per rapporti continuativi con terzi (manutenzione, ecc.) • Verifica esistenza e regolarità (registrazione, comunicazione alla P.S.) eventuali contratti, attivi o passivi, di locazione o comodato di immobili • Verifica esistenza e regolarità (registrazione, comunicazione alla P.S.) eventuali contratti, attivi o passivi, di locazione o comodato di immobili, in caso di utilizzo promiscuo dei locali • Verifica polizze di assicurazione esistenti per copertura rischi primari (furto, incendio, RCT)

13. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Scadenzario - Esistenza scadenzario per scadenze correnti e adempimenti ricorrenti - Esistenza scadenzario per altre scadenze (contratti di locazione e manutenzione; termini per disdetta, rinnovo, variazioni canoni, versamenti imposte o tasse, ecc) • Verifica contratti stipulati (locazione, manutenzione, ecc),per registrazione o altri adempimenti

14. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Collaboratori - Verifica esistenza di contratti con collaboratori - Rispondenza ai requisiti di legge - Valutazione critica dei suddetti contratti - Regolarità dei pagamenti e dei rimborsi in aderenza alle previsioni contrattuali

15. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Inventario Verifica esistenza inventariobeni materiali e del relativo controllo annuale. Vengono eliminati annualmente i beni venduti o rottamati? Valore di eliminazione contabile Relazione a cura del Dott FrancoRomagnoli Consulente CISL – l’ elaborazione delle slides è stata curata da Daniele Ciocchi del Servizio Ispettivo Nazionale.

16. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Organizzazione amministrativa • Verifica organizzazione amministrativa e di come girano i documenti contabili • Verifica modalità e tempestività contabilizzazione delle operazioni • Esistenza eventuali operazioni commerciali occasionali o periodiche • Chi decide o valuta la eventuale operazioni commerciali? • Come avviene la formazione ed aggiornamento del personale dell’ufficio contabile?

17. CONTROLLI SULLE PROCEDURE Rimborsi spese • Verifica esistenza di procedure per il controllo e valutazione dei rimborsi spese • Verifica esistenza di un unico prospetto standard per la nota di rimborso spese • Verifica esistenza della conoscenza e del rispetto della normativa in materia.

18. CONTROLLI SULLE PROCEDUREAltri controlli Rispetto normativa antiriciclaggio: rispetto divieto pagamenti in contanti di somme superiori a € 5.000). Conoscenza della norma da parte degli operatori Chi e come ne verifica il rispetto Normativa sulla privacy: verifica del rispetto delle procedure minime di legge; individuazione del responsabile e preposto al controllo ed incontri con il medesimo Esistenza ed aggiornamento DPS Normativa sulla sicurezza sul lavoro: esistenza responsabile, incontri con il medesimo, eventuali corsi di aggiornamento, ecc.

19. CONTROLLI PERIODICI Generalità • Chiedere la presenza del responsabile amministrativo, nonché, se la contabilità è tenuta all’esterno, del commercialista o della struttura che se ne occupa. • Acquisizione Bilancio di Verifica aggiornato

20. CONTROLLI PERIODICI Cassa • verifica esistenza ed aggiornamento della Prima Nota Cassa • conta del denaro esistente • rispondenza saldo del denaro in cassa con la prima nota Cassa e/o con la contabilità • sospesi di cassa (non sono ammessi) • verifica esistenza documentazione relativa alle uscite (limitate agli importi minimi)

21. CONTROLLI PERIODICIBanche • Esistenza riconciliazioni periodiche aggiornate • Controllo riconciliazioni • Verifica operazioni pendenti • Controllo operazioni pendenti relative a riconciliazioni precedenti • Controllo esistenza eventuali titoli od altri valori in deposito presso banche • Controllo esistenza eventuali affidamenti e loro utilizzo

22. CONTROLLI PERIODICI Controllo bilancio di verifica • Confronto con bilancio di verifica precedente • Controllo critico generale delle poste del bilancio di verifica e delle principali variazioni (esatta imputazione costi, ricavi e conti patrimoniali) • Controllo, da bilancio di verifica, delle partite di credito o debito non movimentate da tempo

23. CONTROLLI PERIODICI Controllo registrazioni contabili • Controllo a campione di registrazioni contabili: verifica esistenza e regolarità della documentazione; verifica corretta contabilizzazione • Modalità di scelta del campione delle registrazioni contabili: • operazioni rilevanti • operazioni ripetute • operazioni quantitativamente prevalenti • operazioni di piccolo importo, di conti diversi, operazioni straordinarie (a rotazione)

24. CONTROLLI PERIODICI NOTE SPESE Verifica del rispetto del limite di spesa, anche fiscale, rimborsabile per trasporto, vitto, alloggio Verifica regolarità e completezza della documentazione in originale Controllo critico della regolarità della nota spese: autorizzazione alla trasferta, motivo della trasferta, percorso stradale in caso di rimborso chilometrico Valutazione complessiva della regolarità formale e sostanziale del documento

25. CONTROLLI PERIODICI Ritenute fiscali e previdenziali • Controllo assoggettamento a ritenuta di tutti i compensi assoggetti alla stessa (lavoro dipendente ed autonomo, collaborazioni, rimborsi spese forfetari, ecc.) • Regolarità versamenti ritenute fiscali • Regolarità versamenti ritenute previdenziali • Riscontro importi versati con le schede contabili relative • Controllo Codici di versamento • Eventuali operazioni di ravvedimento operoso

26. CONTROLLI PERIODICI Attività commerciale • valutazione esistenza di operazioni potenzialmente o concretamente commerciali • valutazione eventuale commercialità di entrate per contributi o sponsorizzazioni (rapporto sinallagmatico) • verifica modalità di gestione di eventuali incassi legati a vendita di pubblicazioni (periodici, libri, ecc.), ufficio vertenze, organizzazione viaggi • incassi o pagamenti legati a rimborsi forfetari, per spese diverse utilizzo beni o locali, ecc. • in caso di operazioni commerciali fare riferimento alle norme fiscali ed alle indicazioni del Vademecum

27. CONTROLLI PERIODICI • Personale dipendente e collaboratori • Verifica se gestione è interna od affidata a terzi • Verifica compilazione LUL per dipendenti e collaboratori • Verifica esistenza buste paga periodiche per dipendenti e collaboratori • Verifica, in caso esistenza di prestito (distacco) di personale da/a terzi della esistenza note di addebito periodiche; correttezza degli addebiti (al puro costo); inserimento, in calce all’addebito, del riferimento alle circolari ministeriali in materia

28. CONTROLLI PERIODICIOPERAZIONI INTRACOMUNITARIE • Verifica esistenza acquisti intracomunitari di beni superiori al limite (€. 10.000,00) In tal caso scattano gli obblighi di : • Richiedere la partita IVA • Applicare il meccanismo del reverse charge sulle fatture di acquisto beni o servizi intracomunitari • Compilare e presentare mod. Intra 12 e 13 Comunicare le operazioni con paesi black list

29. CONTROLLI PERIODICI Incontri e valutazioni Valutazione - con coinvolgimento del responsabile amministrativo - dell’adeguatezza assetto organizzativo, amministrativo e contabile, del suo concreto funzionamento Valutazione della sua compatibilità con le risorse del bilancio Incontro con il segretario amministrativo per ottenere indicazioni sull’andamento della gestione e segnalare immediatamente le eventuali criticità, da riportare anche nel verbale Relazione a cura del Dott FrancoRomagnoli Consulente CISL – l’ elaborazione delle slides è stata curata da Daniele Ciocchi del Servizio Ispettivo Nazionale.

30. CONTROLLI SUL BILANCIO Generalità • Accertare la corrispondenza del bilancio alle risultanze delle scritture contabili • Accertare il rispetto delle disposizioni di cui ai principi contabili e di legge, tenuto anche conto delle indicazioni della Confederazione (circolari e Vademecum) che derogano dalle norme civilistiche (immobili, partecipazioni, ammortamenti, ecc.) • Accertare la contabilizzazione di tutte le partite attive e passive, interamente o parzialmente di competenza dell’esercizio o dell’esercizio successivo (entrate per tesseramento, compensi maturati, interessi su titoli, canoni anticipati o posticipati, premi assicurativi, ecc.) • Verificare il mantenimento dei medesimi principi contabili e di valutazione dell’anno precedente (accantonamenti, ammortamenti, capitalizzazioni, utilizzo fondi, ecc.)

31. CONTROLLI SUL BILANCIOImmobilizzazioni materiali e immateriali • Immobilizzazioni immateriali: verifica correttezza della patrimonializzazione e del processo di ammortamento • Beni mobili: controllo esistenza fisica dei beni e riscontro con l’inventario; verifica corretta contabilizzazione degli acquisti o delle vendite; beni spesati direttamente; eliminazione contabile beni inesistenti • Beni immobili: verifica della corretta e integrale esposizione di tutti i beni posseduti; imputazione delle spese di manutenzione a costi od a patrimonio; esame critico delle scelte contabili operate • Verifica esistenza e correttezza degli ammortamenti e della continuità dei criteri adottati

32. CONTROLLI SUL BILANCIOImmobilizzazioni finanziarie Partecipazioni in società: • Verifica esistenza ed ammontare della partecipazione • Verifica della corretta e completa contabilizzazione delle partecipazioni in società • Verifica incrociata delle partite di credito e debito con le società di capitali partecipate relative a tutti i possibili rapporti derivanti da : 1.Attività commerciali 2.Prestiti 3. Finanziamenti soci 4.Rinuncia al credito per copertura perdite, ecc. • Valutazione critica dei valori contabili (eventuale svalutazione)

33. CONTROLLI SUL BILANCIO Crediti e debiti Verifica saldi contabili di credito e debito (clienti, fornitori, ecc.) anche con richiesta di conferma alle controparti; valutazione della esigibilità dei crediti; eventuali scritture di rettifica Verifica partite di credito e debito non movimentate da esercizio precedente; Verifica saldi degli estratti conto bancari con i saldi effettivi; controllo delle riconciliazioni; controllo contabilizzazione delle competenze maturate; verifica critica eventuali scoperti

34. CONTROLLI SUL BILANCIO Accantonamenti Verifica congruità accantonamento TFR ed eventuali coperture (assicurazioni, Fondo TFR Cisl, Fondo Pensione Integrativa) Verifica contabilizzazione quote di accantonamento costi e spese periodici (congresso, ecc.) Valutazione critica sulla eventuale contabilizzazione nei conti d’ordine o nel passivo patrimoniale di impegni e rischi diversi (cause e vertenze in corso, penali, leasing, garanzie rilasciate a banche, ipoteche su beni di proprietà, ecc.)

35. RELAZIONE SUL BILANCIO Attestazioni Redazione di una relazione che esprima il giudizio del collegio sul bilancio, attestando: Se rappresenta in modo veritiero e corretto la situazione contabile, finanziaria ed il risultato di esercizio Commenti sul risultato della gestione Verifica e commento eventuali discordanze tra preventivo e consuntivo

36. CONTROLLI FISCALI CONNESSI AL BILANCIO Generalità • Verifica esistenza presupposti per tassazione Irap, Ires • Verifica presentazione dichiarazione • Controllo conteggi, controllo tempestività e congruità dei versamenti in acconto ed a saldo. • Verifica eventuali adempimenti fiscali (Iva, Unico per Ires, Irap, Iva, ecc.) connessi all’esistenza di operazioni commerciali • Dichiarazioni sostituti d’imposta: verifica presentazione; invio certificazioni lavoro dipendente ed autonomo (CUD, ecc.) • Versamento imposta sostitutiva su TFR, ecc. • Eventuali versamenti ICI • Adempimenti fiscali diversi: presentazione altre dichiarazioni (ICI, Tarsu, passo carrabile, ecc.) e versamenti connessi

37. OPERAZIONI STRAORDINARIE Generalità • Acquisto o vendita immobili: corretta integrale contabilizzazione delle somme ricevute o pagate; esistenza delle delibere • Acquisto o vendita quote od azioni di società di capitali: corretta integrale contabilizzazione delle somme ricevute o pagate; esistenza delle delibere • Operazioni finanziarie di investimento liquidità: esistenza delle delibere; valutazione critica dell’operazione anche con riferimento ai rischi connessi • Transazioni: regolarità delle delibere; valutazione congruità delle somme ricevute, pagate o concordate nonchè degli impegni assunti, immediati e/o futuri,)

38. TERMINE PRESENTAZIONE …Si apre il dibattito… Relazione a cura del Dott FrancoRomagnoli Consulente CISL – l’ elaborazione delle slides è stata curata da Daniele Ciocchi del Servizio Ispettivo Nazionale.