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Sistema Financiero QUIPU

Sistema Financiero QUIPU. Funcionalidad Proyectos. AGENDA. Objetivo Reglas de juego Estructura del presupuesto de la Universidad, distribución y requisitos para su ejecución. Sentido y razón de ser de la funcionalidad de proyectos en el Sistema Financiero QUIPU

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Presentation Transcript

  1. Sistema Financiero QUIPU Funcionalidad Proyectos

  2. AGENDA • Objetivo • Reglas de juego • Estructura del presupuesto de la Universidad, distribución y requisitos para su ejecución. • Sentido y razón de ser de la funcionalidad de proyectos en el Sistema Financiero QUIPU • Por qué es necesaria la organización de la informacion financiera por proyectos • Informacion financiera y construcción de indicadores de gestión • Cambios en el Sistema QUIPU • Manejo de información de proyectos en el Sistema QUIPU

  3. AGENDA • Modificaciones al presupuesto: conceptos básicos • Objetivo y metodología de los talleres

  4. OBJETIVO • Repasar conceptos básicos con el fin de contribuir al mejor uso del Sistema Financiero QUIPU, en particular la funcionalidad Proyectos. • Socializar los objetivos y la metodología de trabajo que se aplicará en los talleres que se llevaran a cabo a partir del 5 de noviembre.

  5. REGLAS DE JUEGO • Apagar celulares • Preguntas al final • No retirarse antes de terminar • Actitud positiva hacia la solución de problemas • Respetar las opiniones de los demás • Pedir la palabra • Uso eficiente del tiempo en las intervenciones

  6. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, DISTRIBUCIÓN Y REQUISITOS PARA SU EJECUCIÓN

  7. Monto asignado en la Ley de Presupuesto para cada Vigencia Fiscal por el Ministerio de Hacienda RECURSOS DE LA NACIÓN NIVEL CENTRAL FUENTES • VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS PREGRADO • Matrículas • Servicio Médico • Sistematización • Inscripciones • APORTES OTRAS ENTIDADES • OTROS INGRESOS • RENDIMIENTOS FINANCIEROS • EXCEDENTES FINANCIEROS RECURSOS PROPIOS FONDOS ESPECIALES • CURSOS DE EDUCACIÓN NO FORMAL • PRESTACIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS DE EXTENSIÓN A 70% • INGRESOS ACADÉMICOS POSGRADO • VENTAS DE PRODUCTOS • ARRENDAMIENTOS • OTROS INGRESOS • RENDIMIENTOS ACADÉMICOS • RECURSOS DEL BALANCE • TRANSFERENCIAS B 30%

  8. LAS FUENTES DE FINANCIACIÓN Ingresos generados por la Universidad en la vigencia, por la venta de bienes y servicios propios de las actividades económicas o sociales que desarrolla en el marco de su misión 90 98 10 Son los recursos del balance (excedente financiero del año inmediatamente anterior y recuperación de cartera vencida). Identifican el recaudo de la vigencia anterior, para ser ejecutados en la vigencia actual. Ingresos provenientes de las transferencias del Gobierno Nacional a la Universidad Nacional, con objeto de contribuir a la atención de sus compromisos y cumplimiento de sus funciones, destinados tanto para gastos de funcionamiento como de inversión.

  9. APLICACIÓN DE LOS INGRESOS • Gastos de Personal • Gastos Generales • Transferencias • (Pensiones, Cuota Auditaje, ICFES, Préstamo Beca) FUNCIONAMIENTO NIVEL CENTRAL • Intereses • Amortización RECURSOS DE LA NACIÓN SERVICIO DEUDA INVERSIÓN Proyectos

  10. APLICACIÓN DE LOS INGRESOS FUNCIONAMIENTO Gastos Generales • Préstamo Beca • Bienestar Universitario • Servicio Médico • Sentencias TRANSFERENCIAS NIVEL CENTRAL RECURSOS PROPIOS • Intereses • Amortización SERVICIO DEUDA Proyectos INVERSIÓN

  11. APLICACIÓN DE LOS INGRESOS RECURSOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA (Corresponden a los ingresos identificados en el literal A) Proyectos RECURSOS PROPIOS FONDOS ESPECIALES • Gastos Operativos Fortalecen el desarrollo de las Unidades de Gestión Académica – Administrativa. • Proyectos de Iniciativa Universitaria - Docencia - Investigación - Extensión • - Soporte Institucional RECURSOS DE LIBRE APLICACIÓN (Corresponden a los ingresos identificados en el literal B)

  12. FIJACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA APRUEBA El presupuesto General de Ingresos y Gastos de la U.N. Unidad 2214-01 Gestión General Unidad 2214-02 UNISALUD Unidad 2214-03 Caja de Previsión Unidad 2214-04 UNIBIBLOS Unidad 2214-05 UNIMEDIOS C.S.U. ACUERDO

  13. DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO POR NIVEL NACIONAL, SEDES Y UNIDADES ESPECIALES ASÍ: • Ingresos por • Nivel Rentistico • Gastos por Rubros Presupues- tales Funcionamiento y Servicio de la Deuda RECTORIA RESOLUCIÓN • Ingresos por • Nivel Rentistico • Nivel Central Proyectos • Fondos Especiales Monto Global Inversión

  14. EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA EJECUTAN EL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO, SERVICIO DE LA DEUDA E INVERSIÓN DEL NIVEL CENTRAL, DE CONFORMIDAD A LO PREVISTO EN LA RESOLUCIÓN DE RECTORÍA SEDES

  15. DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES DA LA APROPIACIÓN ANUAL PARA CADA UNO DE LOS FONDOS ESPECIALES DE LA SEDE RESOLLUCIÓN DE VICERRECTORÍA Formato #1 VICERRECTORIA

  16. DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES • AL INTERIOR DE CADA FONDO SE DISTRIBUYE LA APROPIACIÓN ANUAL ASIGNADA MEDIANTE LA RESOLUCIÓN DE VICERRECTORÍA ASÍ: • Recursos con Distinación Específica a) Monto Global • Recursos de Libre Asignación a) Gastos de Operación = Distribución por Rubro Presupuestal b) Proyectos = Monto Global RESOLLUCIÓN DE VICERRECTORÍA Formato #2 FACULTAD O FONDO ESPECIAL

  17. APLICACIÓN DE LOS INGRESOS RECURSOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA (Corresponden a los ingresos identificados en el literal A) Proyectos RECURSOS PROPIOS FONDOS ESPECIALES • Gastos Operativos Fortalecen el desarrollo de las Unidades de Gestión Académica – Administrativa. • Proyectos de Iniciativa Universitaria - Docencia - Investigación - Extensión • - Soporte Institucional RECURSOS DE LIBRE APLICACIÓN (Corresponden a los ingresos identificados en el literal B)

  18. REQUISITOS PARA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES • Por Rubros Presupuestales aprobados mediante Resolución de Vicerrectoría • Ingresar al Sistema QUIPU GASTOS DE OPERACIÓN • Surtido el proceso de formulación y aprobación del proyecto se formaliza así: • - Ficha mínima del Proyecto • - Resolución de aprobación y distribución del proyecto de ingresos y gastos. Según modelo de Resolución entregada con el instructivo. • 2. Ingresar estos documentos al Sistema QUIPU PROYECTOS

  19. SENTIDO Y RAZÓN DE SER DE LA FUNCIONALIDAD DE PROYECTOS EN EL SISTEMA FINANCIERO QUIPU

  20. POR QUÉ ES NECESARIA LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION POR PROYECTOS. • INFORMACION FINANCIERA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTION. • CAMBIOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA (QUIPU): Diseño y Desarrollo Implantación

  21. 1. POR QUÉ ES NECESARIA LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION POR PROYECTOS. • Para presentar a las entidades externas de control la información financiera asociada a la realización de las tareas sustantivas de Formación, Investigación y Extensión. • Contribuir a la construcción de indicadores de gestión orientados y definidos desde la propia Universidad. • Facilitar el control y seguimiento, en el día a día, de cada uno de los proyectos en ejecución, por parte de los diferentes actores del sistema (director del proyecto, director de las dependencias responsables, Vicerrectorías y Rectoría General etc.).

  22. Apoyar los procesos de autorregulación globales del sistema en la medida en que cada actor tiene la posibilidad de conocer el conjunto del proceso en tiempo real. • Facilitar el desarrollo de los sistemas de información académicos (Investigación y Extensión), que igualmente se organizan por proyectos; y del Banco de Proyectos.

  23. RECURSOS: FINANCIEROS FISICOS HUMANOS FORMACIÓN INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN 2. INFORMACION FINANCIERA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTION. En términos sencillos, los indicadores de gestión propuestos en la Universidad Nacional asocian el uso de los recursos (financieros, físicos, etc.) al desarrollo de sus funciones de Docencia, Investigación y Extensión.

  24. COMPLEJIDAD Y CALIDAD

  25. La Universidad se ha comprometido con la construcción de un sistema de INDICADORES DE GESTIÓN que de cuenta del quehacer propio de una entidad de educación superior con toda su complejidad. En una primera instancia se busca hacer visible la complejidad, a través de la estructura de costos; y en una segunda instancia, hacer visible la calidad y algunos resultados del quehacer académico mediante la incorporación de variables cualitativas y cuantitativas, en un esfuerzo en el cual se articularán los resultados del proceso de autoevaluación que actualmente desarrolla la Universidad.

  26. COMPLEJIDAD Una institución universitaria tiene un mayor nivel de complejidad en la medida en que su oferta curricular es diversa; desarrolla investigación avanzada y exigente; los vínculos y la interacción con la sociedad, a través de la extensión son múltiples; y su organización interna es coherente con la magnitud de las tareas que debe soportar.

  27. Tanto lo financiero y lo administrativo, como el análisis que se haga de los resultados del quehacer de la Universidad a partir de su misión institucional, deben reflejar la complejidad de la institución. Desde lo financiero y lo administrativo esto significa trabajar en la construcción de un sistema de costos apropiado.

  28. LA ESTRUCTURA DE COSTOS PUEDE REFLEJAR LA COMPLEJIDAD. LA CALIDAD TIENE QUE VER CON LOS COSTOS. • Es necesario conocer el gasto diferenciado en Docencia, Investigación y Extensión. • La construcción de indicadores que permitan establecer comparaciones, no se puede realizar a partir de promedios en los cuales se agregan programas curriculares o proyectos de investigación o extensión que presentan estructuras de costos distintas y complejidades diferentes en su desarrollo. • Al hacer transparente la estructura de costos se hacen visibles las diferencias y también los problemas de eficiencia.

  29. La estructura presupuestal y contable definida para el sector público en Colombia, no permite construir sistemas de costos que apoyen la construcción de indicadores de gestión en los términos planteados por la Universidad. La construcción de un sistema de costos que refleje la complejidad requiere que la información financiera y administrativa esté organizada para tal fin.

  30. Tradicionalmente la forma como está organizada la información no permite que la asociación entre LOS RECURSOS y las FUNCIONES ESTRATEGICAS sea transparente e Inmediata. En una entidad pública la Información Financiera está organizada para dar respuesta a la pregunta: ¿EN QUÉ SE GASTAN LOS RECURSOS? y no para responder ¿PARA QUÉ SE GASTAN?

  31. El Presupuesto de una entidad pública está organizado por RUBROS, tal como lo indica la LEY GENERAL DE PRESUPUESTO:

  32. ¿QUÉ INDICADORES SE PUEDEN CONSTRUIR CON ESTA INFORMACIÓN? • Los convencionales: • Evolución de los gastos de Funcionamiento/Total • Evolución gastos de Inversión/Total • Costo por estudiante (sin poder identificar en qué está representado ese costo) • Presupuesto programado vs. presupuesto ejecutado • Gastos enFuncionamiento/gastos de Inversión • Crecimiento de los gastos de personal • Gastos de Personal/gastos de Funcionamiento

  33. Para seguir avanzando en la construcción de una nueva forma de organización de la información donde: PROGRAMAS CURRICULARES PROYECTOS

  34. Fue necesario diseñar el Sistema de Información Financiero en esa dirección: Ajustar el Sistemaen procura de construir un sistema de costos, Y Alinear los procesos administrativos y financieros en la misma dirección.

  35. En la literatura administrativa esto se conoce como pasar de una contabilidad administrativa, por áreas, a una contabilidad por programas o por actividades. Los procesos de la administración deben asociarse a los procesos estratégicos. La asociación entre el uso de los recursos y las funciones de la Universidad debe ser inmediata. Esta asociación se puede hacer o reconstruyendo la información financiera o desarrollando un sistema de información financiero en función de este propósito.

  36. CUENTAS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR ANTES: PRESUPUESTO PRESUPUESTO TESORERIA TESORERIA CONTABILIDAD CONTABILIDAD RUBRO O CONCEPTO DE INGRESO Y DE GASTO ------------------------------------------------------- AHORA: PROGRAMA Y/O PROYECTO RUBRO O CONCEPTO DE INGRESO Y DE GASTO 3. CAMBIOS EN EL SISTEMA QUIPU

  37. PLAN DE CUENTAS PARA TODA ENTIDAD DEL SECTOR PÚBLICO RUBRO O CONCEPTO DE INGRESO Y DE GASTO NORMATIVIDAD ESTATAL RENDICIÓN DE INFORMES EN LOS TÉRMINOS DEFINIDOS POR LAS ENTIDADES ESTATALES DE CONTROL PLAN DE PROGRAMAS Y DE PROYECTOS PROPIO DE LA UNIVERSIDAD PROGRAMA Y/O PROYECTO NORMATIVIDAD INTERNA ELABORACIÓN DE INFORMES, PARA USO INTERNO Y EXTERNO, EN LOS TÉRMINOS DEFINIDOS POR LA UNIVERSIDAD

  38. PROYECTOS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS: DEFINICIONES BÁSICAS • Acuerdo sobre la tipología de proyectos, es decir sobre la Codificación: Plan de Proyectos. • Acuerdo sobre contenido de la Ficha Mínima de Registro de Proyectos. • Acuerdo sobre procedimientos básicos: • Presentación del proyecto • Aprobación • Modificación del proyecto • Todo esto para cada tipología de proyecto y para cada nivel (Nacional, Sede, Facultad)

  39. PROYECTOS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS: SOBRE EL SISTEMA Incorporación del proyecto al Sistema. Autorizaciones para modificar la estructura de la codificación. Autorizaciones para modificar el contenido de la ficha mínima (Áreas temáticas, Plan de Desarrollo, creación de programas y subprogramas de Extensión e Investigación, etc.)

  40. TIPOLOGIA CODIFICACIÓN DE PROYECTOS • DOCENCIA • INVESTIGACIÓN • EXTENSIÓN • SOPORTE INSTITUCIONAL

  41. Oficina Nacional de Planeación PROYECTOS ACADÉMICOS • Diseño y puesta en marcha denuevosprogramas de pregrado • Diseño y puesta en marcha de nuevosprogramas de postgrado • Desarrollo Académico DOCENCIA INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN • Investigación básica • Investigación aplicada • Desarrollo experimental • Creación artística • Conformación y fortalecimiento de grupos y redes de investigación • Educación no formal • Prestación de servicios académicos • Gestión social • Gestión tecnológica • Asesoría en el campo educativo para la organización y desarrollo de programas académicos • Programas y megaproyectos que articulan investigación, docencia y extensión

  42. Oficina Nacional de Planeación PROYECTOS DE SOPORTE INSTITUCIONAL • Infraestructura física • Infraestructura de Servicios Públicos • Infraestructura de recreación y deporte INFRAESTRUCTURA EQUIPOS SERVICIOS • Equipo genérico • Equipo científico y tecnológico • Sistemas de información y equipo de informática y redes • Equipo y material documental y bibliográfico • Equipo y material didáctico • Equipo de transporte • Para el Bienestar y el desarrollo personal • Para el desarrollo institucional • Comunicación, medios y divulgación cultural

  43. FICHA MINIMA DE PROYECTO Es un resumen de un proyecto que ya existe. Su contenido busca asociar los tipos de proyecto a otras dimensiones también importantes: Áreas Temáticas Plan Global de Desarrollo Busca asociar otros costos ligados al desarrollo de algunos proyectos (tiempo de los docentes en su jornada de trabajo) Asocia todas las variables financieras: Fuentes de financiación (internas o externas) Conceptos de gasto.

  44. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A PROYECTOS • Presentación del proyecto • Selección y aprobación: Académico administrativa Plan de gasto • Modificación: Académico administrativa Financiera • Evaluación y cierre

  45. PROYECTOS Proyectos de iniciativa interna Proyectos por solicitud externa Tipo de Proyectos Tipo de Proyectos FINANCIACION INTERNA FINANCIACION EXTERNA Extensión Investigación Investigación Soporte Extensión Docencia Extensión DISEÑO SELECCION EJECUCION Y SEGUIMIENTO EVALUACION Y CIERRE

  46. MANEJO DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS EN QUIPU

  47. Apropiación Sede Sistema QUIPU Distribucion por Facultad (empresa) Gastos de operación = Proyecto generico Recursos de libre distribucion Proyectos especificos Distribucion dentro de empresa Proyectos especificos Proyectos especificos

  48. QUE ES UN PROYECTO GENÉRICO En realidad no es un proyecto, es la figura que permite registrar la información de los ingresos y gastos de operación, necesarios para garantizar el funcionamiento de las distintas Unidades de Gestión Académico-Administrativas.

  49. QUE ES UN PROYECTO ESPECÍFICO El proyecto es un conjunto estructurado de actividades caracterizado por su intencionalidad de cambio frente a un objetivo previamente definido, dentro de un marco temporal determinado y con recursos dados. Una característica de los proyectos específicos es que tiene asignaciónde cupo para controlar su ejecución de acuerdo al recaudo del proyecto en la vigencia.

  50. MANEJO PRESUPUESTAL EN EL APLICATIVO QUIPU A nivel de empresa: Información obtenida en el módulo de presupuesto en la cual se observa la Ejecución global de la empresa sin tener en cuenta la clasificación de acuerdo a cada proyecto. A nivel de proyecto: Control presupuestal que se le realiza a un proyecto a partir de la creación de ficha financiera, realizando todos los registros en el modulo de proyectos.

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