Arkivdanning i Kristiansand kommune

1. Arkivdanning i Kristiansand kommune Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

2. Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 • Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT • Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt • Arkivtjenester i alle sektorer ble kartlagt i forhold til stillingsandeler, ressursbruk og mulig effektiviseringsgevinster • Mål • Etablere et fagmiljø med høy arkivkompetanse tilknyttet administrasjonsektoren • Etablere en robust og enhetlig tjeneste i forhold til både interne og eksterne brukere • Styrke tjenesten i forhold til overgangen til eArkiv samt å møte de digitale utfordringene i handlingsplanene eNorge og eKommune KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

3. Dokumentsenteret – Personell og økonomi • Tilsatte med arkivstillinger i de ulike sektorene ble tilbudt 100% stillinger i Dokumentsenteret • Stilling som enhetsleder (arkivleder) ble lyst ut eksternt og finansiert med effektiviseringsgevinsten • Resten av effektiviseringsgevinsten (ca 2,5 årsverk) ble satt av til • Harmonisering av lønn for de tilsatte i ny enhet • Kompetansebygging • Utstyr/etablering av den nye enheten • Kvalitetsøkning av tjenesten KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

4. Dokumentsenteret – tall og størrelse Kristiansand kommune har ca 81 300 innbyggere. Kommunen har ca 6 300 tilsatte og er Sørlandets største arbeidsplass Dokumentsenteret har totalt19 årsverk – med 15 årsverk direkte tilknyttet arkivtjenesten for kommunen og div. selskaper Pr år journalføres det ca 120 000 poster i sak/arkiv-systemet – fordelt på ca 12 000 saker I 2009 ble det sendt ut ca 5 000 dokumenter til presse, media og publikum - jf innsynsbegjæringer mottatt via vår offentlig journal I 2009 var det også høy grad av partsinnsyn – jf ikke minst i forhold til oppreisningsordningene innen barnevern og personer som søker billighetserstatning fra staten KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

5. Dokumentsenteret – tall og størrelse forts…. I tillegg til ansvaret for kommunens arkiver selger Dokumentsenteret eArkivtjenester til følgende selskaper: • Kristiansand boligselskap KF • Kristiansand kommunale pensjonskasse • Kristiansandsregionen Brann og Redning IKS • Kilden – Sørlandets teater og konserthus IKS (byggeperioden) • Knutepunkt Sørlandet - innkjøpstjenesten Dokumentsenteret leverer også arkivtjenester til Kompetansesenter for gjeldsrådgiving for Knutepunkt Sørlandets 7 kommuner (vertskommuneprinsipp) Kristiansand havn KF og Kristiansand parkeringselskap KF benytter kommunens sak/arkivsystem KRISS, men har egne arkivtilsatte. Begge disse har fortsatt papirbaserte arkiver. KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

6. Dokumentsenteret - eArkiv fra 1. juli 2007 • Kommunen gikk over til eArkiv 1. juli 2007 • Sektorarkivet for teknisk gikk over til eArkiv 1. januar 2006 • Både innen teknisk sektor og andre sektorer er det høy grad av fulltekstlagrede dokumenter i systemet allerede fra 2004, men vårt juridiske arkiv er papirbasert fram til overgangen til eArkiv • ½ km byggesaksarkiver digitaliseres nå av Dansk skanning • Det papirbaserte byggesaksarkivet for perioden 1890 – 2003 (!!) skal etter digitaliseringen overføres til depot for sikker bevaring. Den digitale versjonen vil være komplett og tilgjengelig som historisk base i sak/arkivsystemet • Publikum vil få innsynsmuligheter KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

7. Dokumentsenterets hovedoppgaver • Daglig drift • mottak av post elektronisk og pr brev • journalføring og digitalisering av inngående post • Journalføring og controller-funksjoner for utgående post/notater • Brukerstøtte • telefon og e-post det viktigste verktøyet i forhold til brukerstøtte – jf en kommune med ca 1200 brukere av systemet spredt over hele byen • arkivarene drar også ut på arbeidsplassene for å bistå • Dokumentsenteret og it-tjenesten har tett dialog • Kursvirksomhet • I kommunens kurskatalog er det alltid tilgjengelig kurs i sak/arkivsystemet • Dokumentsenteret har årlig ca 100 tilsatte på 3-timers saksbehandlerkurs • Dokumentsenteret har i tillegg god kompetanse på offentligloven og holder kurs med kommuneadvokatkontoret for tilsatte KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

8. Elektroniske tjenester for publikum Kommunen har høy grad av elektroniske skjema/søknader tilgjengelig på nettsidene www.kristiansand.kommune.no • Digitale skjema fra egne fagsystemer som veltes direkte inn i sak/arkiv-systemet - bl.a. • Søknad på stillinger og den videre saksbehandlingen (WebCruiter) • Søknad om tilskudd innen kultursektoren (Fri4) • Digitale skjema som mottas via postmottak og importeres til sak/arkiv-systemet av Dokumentsenteret (ca 100 pr september) • Ved mottak ser dette ut som ordinær e-post, men de kommer via krypterte linjer slik at utfylte skjema med opplysninger unntatt offentlighet behandles sikkert KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

9. Sosiale medier og journalføring Det uformelle ved sosiale medier gjør at grensene mot saksbehandling kan være svært uklare Kommunen har følgende løsninger • Nettprat / Chat – Hovedsentralbord og servicetorgene besvarer henvendelser - systemet har integrasjon mot sak/arkivsystemet dersom innholdet går over i saksbehandling og skal journalføres • Facebook – Redaktøren av kommuneportalen importerer til sak/arkivsystemet hvis journalføringsplikt inntrer • Sms – kan med litt om og men journalføres • Blogg og Twitter - ……… Outlook er likevel fortsatt kanalen der vi har størst forbedringspotensiale i forhold til datafangs….. KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

10. Dokumentsenteret og IKAVA Kristiansand kommune har godt samarbeid med IKAVA • I tillegg til depotfunksjonen kjøper Kristiansand kommune tjenester i forhold til ordning og avlevering • IKAVA bidrar med råd og veiledning på forespørsel – og ikke minst har kursvirksomheten vært positiv for mange tilsatte ved Dokumentsenteret • Representanter fra IKAVA deltar på møter i kommunen om arkivfaglige spørsmål • Parallelt med styrking av Dokumentsenterets kompetanse i forhold til alt det elektroniske, så avtar kunnskapen om papirbasert arkivdanning og ikke minst gjenfinning i disse. IKAVA vil framover få en enda viktigere rolle her. • Knutepunktkommunene har eget arkivnettverk. Interkommunalt arkiv Vest-Agder og Aust-Agder kulturhistoriske senter deltar på enkelte av møtene KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

11. Hjertesukk… Det er vanskelig å holde seg oppdatert og ajour innen arkivfaget • Vi er heldige om en saksbehandler innen barnevern eller landbruks-området forteller oss om detaljerte pålegg innen journalføring, kassasjon/bevaring osv i en forskrift, et rundskriv osv innen deres saksfelt. • Innen andre sakfelt i forvaltningen kommer departementer, direktorater og fylkesmann med egne brev og veiledninger der endringer og iverksettelsesdato klart framgår – vi savner samme service… Det er også vanskelig å oppfylle journalføringsplikten og offentliglovens intensjon om innsynsmuligheter når staten lager fagsystemer som ikke kan integreres med sak/arkivsystemer. Dobbel journalføring og dermed ineffektiv offentlig forvaltning er resultatet om en skal gjøre det korrekt. Eksempler: • Skattedirektoratets system Sofie for kemner-funksjonen • Statens landbruksforvaltnings gjennomgående tilskuddssystem KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad