Indkøbspolitik

1. Indkøbspolitik Esben Madsen, Indkøbs- og Logistikchef & Lisbeth Hoffmann Thomsen, Kontorchef i Regionsøkonomi

2. Rammerne for Indkøb og Logistik- og effekten……. Esben Madsen Indkøbs- og Logistikchef • Ekstern rammesætning • Finansministeriet, SKI mv. • Danske Regioner • Leverandører, Klagenævn, Konkurrencestyrelse mv. • Intern rammesætning (RM) • Organiseringen (kontraktindgåelse, jura, logistik, centrale stamdata) • Fælles kontrakter, besparelser mv. • Logistikken – og samspillet med udbudene • e-handelsprojekt og -system • Regional strategi • Indkøbspolitikken

3. FokusområdeUdbud/kontraktindgåelse Kompetence Kommunikation • Regional udbudsplan • Analyser og dokumentation • Prioriteringer • Besparelser • Procesoptimeringer i driften • Kunde-/brugertilfredshed • Kommunikationsstrategi • Mål, bl.a.: • Fra Købs- til Obligatoriske aftaler • Fra uplanlagte til planlagte aktiviteter Jura Marked Brugere Systemer Processer Økonomi

4. Besparelsespotentiale- på baggrund af indkøbsaftaler • Koordinering af eksisterende amtsaftaler • Typisk store besparelser • Lokale variationer • Ingen større forandringer for brugerne • Nye fælles regionale udbud (lovkrav) • Muligheder for nye strategiske valg • Mere ressourcekrævende udbudsforløb • Får kun effekt, hvis aftalerne benyttes! • Lokale/decentrale disponenter • Synliggørelse for brugerne via: • De eksisterende indkøbssystemer (ILS’er som skal udfases) • Det nye e-handelssystem • Aftalehåndbog på intranet

5. Region Midtjyllands e-handelsprojektet ”e-login” • Fælles koncern e-handelsssystem (integration med økonomisystem) • Lovkrav fra medio 2008 • Implementering – Regionshospitalet Viborg, • Fortsat implementering

6. E-handelVæsentligt nyt…. • Gennemsigtighed • Mere automatik, f.eks. Kontering • Disponeringsregnskab • Sporbarhed; hvem, hvad og hvornår? • Flow-baseret integration med koncernøkonomisystem • Fælles data til koncernsystemet • Statistikmuligheder/beslutningsgrundlag • Leverer data til Ledelsesinformationssystem (InfoRM)

7. Regional strategi Nuværende situation Ryd op! Centralt og decentralt Sigt – og fasthold sigtet! Strategiske beslutninger og mål • Organisering • Brugerinvolvering • e-handel • e-Kataloger • Lager- eller skaffevarer • Udbudsplanlægning • osv. …. • Organisering • Systemer • Processer

8. v. Lisbeth Hoffmann Thomsen Kontorchef i Regionsøkonomi Formål Skabe rammer for fordelagtige indkøb Stor kunde – mulighed for fordele ift. pris, kvalitet og øvrige krav der kan stilles. Sammenhæng til Region Midtjyllands øvrige politikker (Miljø, arbejdsmiljø mv.) Vision Moderne Effektiv Professionel Procesunderstøttende serviceorgan Større hensynstagen til miljømæssige og etiske forhold ?? Indkøbspolitikken i Region Midtjylland

9. Hvordan nås visionen? 5 strategiske områder der har betydning • Hvilke kriterier/hensyn lægges til grund for udbud og indkøb • Hvordan involveres brugerne • Digitaliseringstiltag • Kommunikation • Samarbejde med leverandører og myndigheder

10. Kriterier og hensyn i forbindelse med udbud og indkøb Udbud skal ske efter forretningsmæssige kriterier • Helhedsbetragtninger • Optimal konkurrence • Undgå monopoler Ved udbud skal der tages hensyn til, at der opnås: • De bedst mulige priser for den rette kvalitet • Stor leveringssikkerhed og gode leveringsbetingelser • Bedst mulige service • De bedst mulige betalingsbetingelser • Mindst mulig belastning på miljøet og arbejdsmiljøet • Der kan opstilles andre/flere

11. Hvilke andre krav kan vi stille i indkøbspolitikken? • Etiske krav • Sociale klausuler • Mere præcise og omfattende krav til arbejdsmiljø og miljø Hensyn • Krav koster • Finansministeriets og ISMs agenda • Skatteborgernes penge – overensstemmelse med deres prioriteringer ved indkøb? • Udbudsjura. Krav SKAL kunne måles og dokumenteres

12. Udbudsprocesser • Formelle krav til udbudsprocesser når kontraktsummen er over godt 1,5 mio (EU-udbud) eller 0,5 mio. (national annoncering). • Udbudsbetingelserne- Alle vilkår i kontrakten skal beskrives på forhånd- Tydelig og éntydig kravspecifikation • Tildelingskriterier:- Laveste pris ELLER- Det økonomisk mest fordelagtige tilbud

13. Høringssvar til indkøbspolitikken 1 5 stk. + Regions-MEDudvalget Regions-MEDudvalget: • Fleksibilitet i valg af produkter • Afvige fra ugunstige aftaler • Produkter udviklet til krigsførelse HR – Fysisk Arbejdsmiljø • Mere aktiv inddragelse af arbejdsmiljøet Regionspsykiatrien distrikt Øst • Ingen bemærkninger

14. Høringssvar til indkøbspolitikken 2 Århus Universitetshospital, Århus Sygehus, Hoved-MEDudvalg • Brugerundersøgelser, der understøtter brugerinvolvering • Større integration at miljøet i politikken Regionshospitalet Horsens – Hoved-MEDudvalg • Meget forretnings- og prismæssig orienteret • Mangler værdier (miljø, energiforbrug, arbejdsmiljø, etik) • Fleksibilitet ved implementering af organisering og nyt system • Udmøntning af bruger- og specialistinddragelse Århus Universitetshospital, Skejby, Hoved-MEDudvalg • Brugerinddragelse, der skal sikre valg af rigtige produkter • Digitalisering: Systemer skal understøtte brugerne