Randers kommunes indkøbspolitik Bygge og anlæg

1. Randerskommunes indkøbspolitik Bygge og anlæg

2. Kommunen som bygherre • Randers kommune er en relativ stor bygherre, som i øjeblikket er ejer af ca. 450.000 etage-m² bygninger. • Anlægsbudgettet til nybyggeri, ombygninger og renoveringer er i gennemsnit årligt på over 35 mio. kr. • Her ud over er der i budgettet årligt afsat ca. 28 mio. kr. til bygningsvedligeholdelse og andre bygningsrelaterede opgaver. • Det er forventeligt at der af statsmidlerne, i de kommende år vil blive tilført bygningsområdet flere midler, dels på baggrund af regeringens holdning til skoler, sygehuse og ældreinstitutioner dels på baggrund af den generelle forringelse af bygningskapitalen på grund af nedslidning. • I Randers kommune er der i øjeblikket ca. 62 kr./m² til bygningsvedligeholdelse, hvilket er mindst ca. 30% for lidt. Det faktum er der dog lokalt ved at være politisk opmærksomhed på, så også her er der forventning om at der tilføres flere midler. • Altså samlet omkring 70 mio. kr., som er værd at byde ind på som lokal håndværker.

3. Regelsæt • Kommunens overordnede indkøbspolitik • EU’s udbudsdirektiv, - Bygge og anlægsdirektivet (Træder i kraft når anlægssummen overstiger 39.277.401,00 kr. eller ca. 5,3 mio. euro) (Rådgivning skal udbydes når honorarudgifterne samlet overstiger 5.573.918,00 Kr. eller ca. 750.000 euro.) • Bekendtgørelse nr. 758 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren. (Licitationsloven) • Byggeloven • Lov om miljøbeskyttelse • AB – almindelige betingelser for arbejder og leverancer • Bygningsreglementet incl. henvisninger til div. cirkulærer og anvisninger.

4. Kommunen som udbyder af bygningsrelaterede opgaver • For at fremkalde de bedst mulige priser bliver der i forbindelse med bygningsrelaterede arbejder, som hovedregel foretaget et udbud. • Som ved almindelige indkøb gælder indkøbspolitikkens retningslinier også for bygningsarbejder, dog med nogle andre prisrammer: • Såfremt det på grund af opgavens karakter skønnes uhensigtsmæssigt kan der inden for bygge- og anlægsarbejder ordres arbejder op til 200.000 kr. uden at der foretages et udbud. • Ved de fleste mindre bygge- og anlægs-opgaver udbydes arbejderne så den mest fordelagtige pris opnås i forhold til den konkrete opgave, som regel indhentes mindst 2 underhåndsbud. • Ved bygge- og anlægsopgaver over 500.000 kr. skal der afholdes licitation. • Direktionen kan dispensere fra disse beløbsgrænser i særlige tilfælde.

5. Garantistillelse Randers kommune forlanger i forbindelse med bygge & anlægsarbejder generelt garantistillelse i henhold til bestemmelserne i AB. Dog har vi ingen garantier stående på under 15.000 kr. • En entreprisesum på 100.000 kr. udløser krav om garantistillelse på 15% ved entrepriseoverdragelse svarende til 15.000 kr., som frigives helt ved aflevering. • En entreprisesum på 150.000 kr. udløser krav om garantistilles på 15% ved entrepriseoverdragelse svarende til 22.500 kr., som nedskrives til 10% ved aflevering svarende til 15.000 kr., som frigives helt 1 år efter aflevering. • En entreprisesum på 750.000 kr. udløser krav om garantistilles på 15% ved entrepriseoverdragelse svarende til 112.500 kr., som nedskrives til 10% ved aflevering svarende til 75.000 kr., som nedskrives til 2% 1 år efter aflevering svarende til 15.000 kr. som frigives efter 5 år fra aflevering.

6. Gældserklæring • Randers kommune forlanger i forbindelse med tilbud på bygge & anlægsarbejder en gældserklæring før et tilbud kan antages. • Såfremt en tilbudsgiver har forfalden ubetalt gæld på over 100.000 kr. til det offentlige, altså ikke blot til kommunen, bliver hans tilbud forkastet. • Der er i loven visse undtagelsesregler, som i Randers kommune endnu ikke har været aktuelle.

7. Opgavetyper • Store nybygningsopgaver • Store renoveringsopgaver • Alm. Nybygningsopgaver • Alm. Renoveringsopgaver • Små ny og renoveringsopgaver • Vedligeholdelses og opretningsopgaver • Alm. vedligeholdelse

8. Hvordan udbydes der • Store nybygningsopgaver • som Randers Regnskov del 1., Overdækning Kulturhuset, Randers stadion, Romalthallen: • Totalentreprise, hvor tilbudsgiver enten vælges ved prækvalifikation eller ved valg af en række større entreprenørfirmaer. Fagudvalget godkender /udvælger tilbudsgiverne efter indstilling fra fagforvaltningen. • Entreprenøren udvælges oftest ud fra kriteriet ”Økonomisk mest fordelagtige” • Store Renoveringsopgaver • som vores plejehjemsombygninger: • Rådgiver vælges efter udbud hvor rådgivningen udbydes blandt mindst 3 lokale firmaer og mindst 1 uden for lokalområdet. • Arbejderne udbydes som regel i fagentreprise med kriteriet laveste pris. Alle kan byde ind på entrepriserne.

9. Hvordan udbydes der • Almindelige nybygningsopgaver • som Tilbygning til en skole, daginstitution eller lignende til en byggesum på ca. 6 – 10 mio. • Rådgiver vælges efter udbud hvor rådgivningen udbydes blandt mindst 3 lokale firmaer og mindst 1 uden for lokalområdet. - I enkelte tilfælde udarbejder tegnestuen i Miljø & teknik projekt. • Arbejderne udbydes som regel i fagentreprise med kriteriet laveste pris. Alle kan byde ind på entrepriserne. • Almindelige renoveringsopgaver eller mindre til/ombygninger • som ombygning/renovering af en svømmehal, daginstitution eller lignende til en byggesum på ca. 4 - 6 mio. • Rådgiver vælges efter udbud hvor rådgivningen udbydes blandt 2 - 3 lokale firmaer. - I en del tilfælde udarbejder tegnestuen i Miljø & teknik projekt. • Arbejderne udbydes som regel i Hoved- eller fagentreprise med kriteriet laveste pris. Alle kan byde ind på entrepriserne.

10. Hvordan udbydes der • Små nybygnings- og renoveringsopgaver som lille tilbygning til en daginstitution, renovering af nogle klasselokaler, renovering af en gymnastiksal etc. 1 – 3 mio. kr. • Rådgivningsarbejdet udføres som regel af tegnestuen i Miljø og teknik. I enkelte tilfælde indhentes ekstern bistand evt. ingeniør eller anden spec. rådgivning. • Arbejderne udbydes som regel i indbudt fagentreprise med kriteriet laveste pris. De indbudte er oftest håndværkere eller entreprenører fra lokalområdet. De udvælges af den pågældende sagsbehandler i henhold til cirkulæret, hvor arbejderne skal spredes så meget som muligt. De håndværkere, der er tilknyttet den enkelte institution indbydes altid. • Bygning & energi prøver ofte nye firmaer, og hvis vi ikke er opmærksomme på at nye firmaer er dukket op, vil vi meget gerne have en opringning, et besøg og en snak med nye firmaer.

11. Hvordan udbydes der • Vedligeholdelses og opretningsopgaver som ombygning af nogle kontorer, grupperum eller andre mindre lokaler. Fra ca. 1/2 til ca. 1 mio. kr. Rådgivningsarbejdet udføres som regel af tegnestuen i Miljø & teknik. • Arbejderne udbydes som regel i indbudt fag- eller hovedentreprise med kriteriet laveste pris. • De indbudte er oftest håndværkere eller entreprenører fra lokalområdet. De udvælges af den pågældende sagsbehandler i henhold til cirkulæret, hvor arbejderne skal spredes så meget som muligt. De håndværkere, der er tilknyttet den enkelte institution indbydes altid. • Bygning & energi prøver ofte nye firmaer af, og hvis vi ikke er opmærksomme på at nye firmaer er dukket op, vil vi meget gerne have en opringning, et besøg og en snak med nye firmaer.

12. Hvordan udbydes der • Alm. Vedligeholdelse som maling af enkelte lokaler eller anden opretning 0 – 200.000 kr. • Arbejderne udføres som regel af de firmaer der er tilknyttet den enkelte institution. • Firmaerne er som regel de firmaer der i sin tid har medvirket ved opførelse af den pågældende institution. • Langt fra alle arbejder til under 200.000 kr. udføres i regningsarbejde. • En del arbejder, eks. Udskiftning af 10 – 15 vinduer, maling af flere lokaler etc. vil altid blive udbudt, eller der vil blive indhentet 2 – 4 underhåndsbud. Institutionens faste håndværkere få altid lov at byde ind. • Miljø og teknik – Bygning & energi er i øjeblikket ved at implementere en centralisering af bygningsvedligeholdelsen, hvor målet er at få en højere bygningsstandard – mere bygningsvedligeholdelse for de samme penge.

13. Sammenfatning • Kommunale bygge og anlægsopgaver udbydes i henhold til gældende lovgivning og byrådets overordnede indkøbspolitiske rammer. • Opgavens karakter og størrelse er afgørende for hvordan den bliver udbudt. • Opgavens karakter og størrelse er tillige afgørende for ”hvor højt op i systemet” beslutning om igangsættelse skal tages. • Ikke to opgaver er ens så der er ikke nogle – sådan plejer vi at gøre - regler for hvordan der udbydes. • Hvor mindre opgaver, typisk vedligeholdelse, løses tilfredsstillende i et tillidsforhold mellem bygherrer/institution og håndværker, er der sjælden udskiftning hvis man er ”hushåndværker”. Der bliver selvfølgelig holdt øje med at det ikke er et tag-selv bord, og når der svigtes, enten ved for ”grådig” regningsskrivelse eller ved aftalesvigt og udeblivelse, er udskiftning en konsekvens der nemt kan komme på tale.

14. Fremtiden • Der er mange nye veje og tanker om fremtidens udbud og kommunernes anlægsaktiviteter. • OPP ”Offentlig privat partnering” som er en anden måde at tænke samarbejde på mellem offentlige bygherrer og private firmaer, er en form som der i Danmark endnu kun er sparsomme erfaringer med. • Privat finansieret byggeri skræddersyet til en bestemt funktion der lejes af det offentlige, hvor udlejer vedligeholder og evt. senere (30 år) overdrager byggeriet til det offentlige. • Hvad der venter os i årene der kommer, også set i lyset af den overståede kommunalreform, ved vi ikke endnu. • Flere nye nationale regler på området, og måske endnu flere EU-regler, som sjældent gør processerne mere overskuelige eller fremkommelige?

15. Fremtiden • I Randers kommune arbejdes der i øjeblikket med pilotprojekter hvor tilskud til energibesparelser, alm. bygningsopdatering og bygningsvedligeholdelse samarbejdes. • Målet er over tid at få eksempelvis moderne velfungerende skoler, hvor bygningsdrift, indeklima og undervisningsmiljø er helt tidssvarende. • Bygninger som energimæssigt nærmer sig passivhusniveau, og hvor en del af omkostningerne kan finansieres af betydelige energibesparelser. • Et sådan skoleprojekt er netop præsenteret for Børn & skole, som fandt oplægget meget interessant, hvilket er meget forståeligt da det overslagsmæssigt kan gennemføres for ca. 60 mio. kr., som skal vejes op imod udgiften til en ny folkeskole, som i dag koster i omegnen af en kvart milliard.