منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل Implementation Considerations for an

1. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل Implementation Considerations for an Enterprise Content Management Solution e-Document Forum 2008منتدى إدارة الوثائق إلكترونيا - Riyadh 11-12/5/2008 الرياض 6-7/5/1429 هـ - المملكة العربية السعودية - وزارة النقل مديرعام تقنية المعلومات – مهندس/سعد بن محمد السياري

2. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مراحل مشروع نظام إدارة المحتوى الشامل • المرحلة الأولى : نظام إدارة الوثائق ( الأرشفة الإلكترونية ) • المرحلة الثانية : نظام أتمتة إجراءات العمل • المرحلة الثالثة : نظام إدارة المحتوى • المرحلة الرابعة : البوابة الإلكترونية

3. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل أهداف النظام • التوفير في مساحة تخزين الوثائق • المحافظة علي المستندات القيمة • التوفير في استخدام الأوراق • تقليل وقت وتكلفة التخزين والاسترجاع • تحسين فعالية أمن الوثائق وسريتها • سهولة البحث واسترجاع الوثائق • تقنين وتوثيق إجراءات العمل • تقليص استخدام الأوراق

4. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل أهداف النظام • آلية متابعة المعاملات • تقييم أداء العاملين • قياس حجم تدفق الأعمال • التمكين من العمل عن بعد • ربط المعلومات من جميع المصادر • الاستفادة من التكنولوجيا لتجميع ونشر المعلومات • ربط الوزارة بالجهات والمؤسسات ذات العلاقة • تأسيس نواة للحكومة الإلكترونية

5. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مراجع نظامية قرار مجلس الوزراء رقم (40) وتاريخ 27/2/1427هـ ضوابط تطبيق التعاملات الالكترونية الحكومية المعلومات والبيانات الحكومية • تعتبر المعلومات والبيانات الحكومية ثروة وطنية يجب تنميتها • على كل جهة حكومية حفظ وثائقها الكترونياً. • يجب تفادي الازدواجية والتكرار في قواعد المعلومات والبيانات بحيث تكون هنالك جهة واحدة مسئولة عن حفظ المعلومات والبيانات ذات النوع الواحد بحسب الاختصاص • يجب على كل جهة حكومية إتاحة البيانات المشتركة منها الكترونيا للجهات الحكومية الأخرى • على الجهات الحكومية وضع و إتباع آلية محددة وواضحة لتحديث المعلومات والبيانات المسجلة في قواعدها لضمان دقتها. • على كل جهة حكومية الاعتماد الكترونيا على المعلومات والبيانات المتوافرة لدى الجهات ذات العلاقة وتقليل المعلومات والبيانات المطلوب تقديمها في استمارات ونماذج الخدمات الحكومية وعدم طلب معلومات أو بيانات من طالبي الخدمات الحكومية

6. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مراجع نظامية نظام الوثائق والمحفوظات • صدر نظام الوثائق والمحفوظات بالمرسوم الملكي رقم م/54 بتاريخ 23/10/1409هـ المبني على قرار مجلس الوزراء رقم (170) بتاريخ 11/09/1409هـ. • المادة الثانية: الغرض من هذا النظام هو: المحافظة على الوثائق والمحفوظات وصيانتها وفهرستها وتصنيفها بما يكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه. وتنظيم تداولها وذلك مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة لمدة الحفظ. • المادة الرابعة: يكون للوثائق والمحفوظات خطة تصنيف موحدة. كما يكون لكل جهاز رمز مستقل، وتحدد اللوائح تفاصيل ذلك. • المادة الثامنة: على الجهاز والمركز استخدام أنسب المواد والأجهزة والمعدات كأوعية للوثائق والمحفوظات

7. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مراجع نظامية المركز الوطني للوثائق والمحفوظات • أقر مجلس الوزراء بالخطاب رقم 7/372/م بتاريخ 27/08/1417هـ ما صدر عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالخطاب رقم 20/1 وتاريخ 3/9/1416هـ المتضمن ما يلي: • الخطة الموحدة لترميز المناطق والمحافظات والمراكز الإدارية. • الخطة الموحدة للتصنيف والترميز. • تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق بالجهاز الحكومي. • لائحة إيداع أصول الوثائق.

8. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مصادر المحتوى المعلوماتي البيانات : قواعد البيانات – الأنظمة التطبيقية النصوص : الوثائق بأنواعها – خطابات ، محاضر ، تقارير ، نظم ولوائح قرارات ، تعاميم وتعليمات ، .......... النصوص تمثل أكثر من 70 %

9. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل تنويه عملية التحول للتعاملات الإلكترونية ليست تقنية معلومات واتصالات فقط 20 % تقنية 80 % أعمال

10. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل عوامل النجاح • تحديد الأهداف • حسن اختيار النظام • حسن اختيار فريق تحليل وتصميم وتنفيذ النظام • استكمال المتطلبات في البنية التحتية للتقنية: - أجهزة الخادمات والحفظ - الشبكات المحلية والموسعة - التصميم الجيد لقواعد البيانات Logical Data Base Design • مراعاة الضوابط النظامية والتشريعات في هذا المجال

11. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل اعتبارات هامة عند اختيار النظام • أن تتوفر جميع وظائف إدارة المحتوى في نظام واحد: • نظام إدارة الوثائقDMS • نظام أتمتة إجراءات العمل BPS • نظام إدارة المحتوى CMS • البوابة الالكترونيةPortal • أن يعمل على نفس قاعدة البيانات المركزية • إمكانية وسهولة الربط والتكامل مع الأنظمة الرئيسية الأخرى: • نظام تخطيط وإدارة الموارد ERP • نظام المعلومات الجغرافية GIS • أنظمة الأعمال الأخرى • يعمل على متصفح الانترنت WEB BASED • سهولة التهيئة والاستخدام

12. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل إعتبارات مهمة في مراحل تصميم وتنفيذ النظام • إعداد خطة التصنيف والترميز للجهة وفقا لنظام المركز الوطني للوثائق • توثيق اجراءات العمل • تحسين وإعادة هندسة العمليات الادارية • اعتماد مبادئ إدارة الجودة الشاملة

13. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل خطة التصنيف والترميز لوزارة النقل • خطة التصنيف مطابقة ومكملة لخطة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات • قسمت تصنيفات الوثائق الى ثلاث فئات رئيسية وهي: • الفئة الأولى: وتمثل الوثائق الجوهرية والمهمة للدولة و الجهاز والعلاقات الدولية وقد خصصت لها الرموز من 1 حتى 30 • الفئة الثانية: وتمثل وثائق الوظائف المساعدة وقد خصصت لها الرموز من 31 حتى 60 • الفئة الثالثة: وتمثل وثائق الوظائف الأساسية للجهاز الحكومي وقد خصصت لها الرموز من 61حتى 99 • قسمت كل فئة الى أنواع و النوع الى مواضيع رئيسية والموضوع الرئيسي الى مواضع فرعية

14. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل شرح الخطة العامة للتصنيفات (تابع)

15. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل شجرة التصنيف / الموضوعات • الشجرة تعتمد على المواضيع وليست على الإدارات حيث أنه من الممكن أن يوجد موضوع واحد تشترك فيه عدة إدارات (مثال: القرارات) • كل إدارة لها تصنيفات خاصة وتصنيفات عامة مشتركة مع إدارات أخرى • الباب الرئيسي والباب الأول معتمدان من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات • تصنيف الباب الثاني والثالث حسب طبيعة عمل الإدارة • يوجد لكل تصنيف ترميز رقمي خاص به • تظهر التصنيفات على حسب المواضيع الخاصة بكل إدارة • تظهر التصنيفات المعتمدة للإدارة حسب صلاحيات موظف الإدارة • لكل تصنيف مفاتيح فهرسة(الحقول) من أجل تسهيل عملية البحث والاسترجاع

16. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل شجرة التصنيف / الموضوعات عملية الدراسة والتحليل لأعداد شجرة الموضوعات • دراسة أسماء الملفات الموجودة لدى كل إدارة بشكل كامل • تحديد المواضيع الرئيسية والفرعية التي تغطي كامل ملفات الإدارة • مقارنة هذه المواضيع مع المواضيع العامة • ملاحظة تشابه المواضيع للإدارات التابعة لوكالة واحدة وبالتالي تحديد مواضيع رئيسية وفرعية عامة وخاصة على مستوى الوكالة • تكرر العملية على مستوى كافة الوكالات للخروج بمواضيع عامة وخاصة على مستوى الوزارة يطلق عليها اسم شجرة الموضوعات

17. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مثال على التصنيفات العامة المشتركة

18. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مثال على التصنيفات الخاصة

19. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مثال على التصنيفات الخاصة

20. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل مثال على حقول الفهرسة

21. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل تعليمات لمطوري نظام إدارة الوثائق • توحيد المسميات ومفاتيح الإدخال في حقول الفهرسة لتسهيل عمليات البحث وإصدار دليل كلمات موحد للوزارة ليستخدم من قبل كل مدخل بيانات. • رسم وتوثيق آلية عمل أرشفة الوثائق في الإدارات عبر تحديد الأمور التالية: • الادوار والمهام والمسؤوليات عن الأرشفة. • آلية ترحيل الملفات إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الوزارة • خطة تدريب الموظفين على استخدام النظام في كل إدارة. • تحديد أهمية و سرية وثائق ومحفوظات الإدارات و يتم إعداد لوائح تفصيلية بهذا الخصوص • تحدد صلاحيات إنشاء و تعديل و إضافة و حذف و نشر و الاطلاع على الوثائق و المحفوظات للإدارات و الموظفين عبر إعداد لوائح تفصيلية بهذا الخصوص.

22. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل تعليمات لمطوري نظام إدارة الوثائق الشروط الفنية • تفعيل خاصية النسخ المتعددة لنفس الوثيقة (Versioning) • حفظ جميع المعلومات المتعلقة بالسياق، مثل علاقـة الوثيقة بالوثائق الأخرى و الجهة التي أنشأت الوثيقة و الفعالية التي أنشئت فيها الوثيقة . • حفظ جميع المعلومات المتعلقة ببنية الوثيقة كالتنسيق والشكل والوسـط والحقـول والجداول والهوامش والفصول والأجزاء والصور والأشكال المتضمنة في الوثيقة • حفظ المعطيات الوصفية Meta Data حول الوثيقـة وهي المعطيات التي تبين كـيفية تسـجيل الوثيقـة ونوعهـا وموضوعها كما توضح خلفية الوثيقة والأجزاء والسلاسل كما تتضمن معلومات عن محتوى الوثيقة

23. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل تعليمات لاستخدام نظام إدارة الوثائق الضوابط العامة لعمليات الأرشفة الالكترونية • كل وثيقة يجب إن يملكها ملف، والملف يجب إن يملكه موضوع عام أو خاص مدرج ضمن شجرة الموضوعات. • يمنع تكرار حفظ الوثائق أو المحفوظات، بمعنى أن الوثيقة تحفظ في مكان واحد ويتم الاطلاع والحصول على نسخة منها بحسب صلاحيات الموظفين والإدارات. • يتم أرشفة الوثيقة من مصدر الإنشاء فقط إذا كانت من داخل الوزارة، أما إذا كانت الوثيقة واردة من خارج الوزارة فيتم إدخالها في النظام حال وصولها إلى الإدارة العامة للاتصالات الإدارية ويتم تحديد موضوعها ومكان حفظها اليدوي -إن كانت أصل- بحسب اختصاصات الإدارات و بناء على الخطة المقترحة.

24. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل تعليمات لاستخدام نظام إدارة الوثائق الضوابط العامة لعمليات الأرشفة الالكترونية • تقوم كل إدارة بحفظ الأوراق/أصول الخطابات الصادرة منها يدوياً إضافة إلى الحفظ الكترونياً إذا كانت المعاملة داخلية، أما إذا كانت ستصدر خارج الوزارة فتسلم الأصول إلى الإدارة العامة للاتصالات الإدارية. • تحال الوثائق (الأصول فقط) التي تم انتهاء الادارات منها لاحقا الى مركز الوثائق والمحفوظات بالوزارة للحفظ النهائي ويمنع منعا باتا حفظ الصور يدويا خارج النظام الكتروني. • عدم الاحتفاظ بالصور مطلقا بالنسبة للإدارات إلا في حالة إن الصورة طبق الأصل و الأصل غير محفوظ مسبقاً. في هذه الحالة تعامل الصورة معاملة الأصل. • لا يسمح للموظفين بحفظ ملفاتهم الشخصية في نظام الأرشفة الكتروني • تحدد سياسة طباعة الوثائق أو المحفوظات من النظام الكتروني و توزع الطابعات بشكل يتلاءم مع حاجة الأقسام و بطريقة لا تسمح بالعودة إلى استعمال الأوراق عبر طباعة كل الوثائق

25. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل تعليمات لاستخدام نظام إدارة الوثائق الضوابط العامة لعمليات الأرشفة الالكترونية • أن تكون سائر إجراءات العمل قد تمت على الوثيقة ولا تغير عليها. • أن تكون الوثيقة أصل أو ما ينوب عنها مثل النسخة المطابقة للأصل. • أن لا تكون قد حفظت من قبل. • أن يتم تصنيفها وفهرستها وربطها بموضوع عام مدرج ضمن خطة التصنيف. • أن يتم التأكد من جودة الصورة المدخلة عبر الماسح الضوئي. • يفضل أن يكون حجم الوثيقة (1mb) كي تكون حركة تنقلها على الشبكة خفيفة وأداء النظام من حيث سرعة الاستجابة للبحث مقبول للمستخدم.

26. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل توصيات • الترابط ( الدمج ) بين نظام إدارة الوثائق والاتصالات الإدارية • الاستثمار الأمثل للتقنية : مركزية الحفظ - شمولية الاسترجاع • دمج ديوان الوزارة مع فروعها [ VPN – VMB ] • التكامل على مستوى قاعدة البيانات • التصنيف بالموضوع وليس بالتقسيم الاداري • النظام يجب أن يساعد على توحيد الإدارة بدلا من تكريس التشتيت

27. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل

28. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل الشكر للجميع

29. منهجية تطبيق نظام إدارة المحتوى الشامل Implementation Considerations for an Enterprise Content Management Solution e-Document Forum 2008منتدى إدارة الوثائق إلكترونيا - Riyadh 11-12/5/2008 الرياض 6-7/5/1429 هـ - المملكة العربية السعودية - وزارة النقل مديرعام تقنية المعلومات – مهندس/سعد بن محمد السياري