Videreføring av EFV (EFV-V) Ambisjonsnivå

1. Videreføring av EFV (EFV-V)Ambisjonsnivå EFV-V prosjektet 4.september 2013

2. Overordnet målsetting om.. • God bruk av prosjektleders og prosjekteiers tid • Bedre finansiering ved bedre innsikt i ressursbruken • Best mulig faglig uttelling for hver eksternt finansiert krone Dette krever… • Sterk ledelsesforankring • Realistisk ambisjonsnivå • Vilje og evne til å gjennomføre prioriteringer • Gode verktøysom tilgjengeliggjører informasjon på tvers av våre systemer • Formidling på tvers av administrative fagområder • Tverrfaglig administrativ kompetanse (personal, forskningsadministrasjon, system og økonomi) • Et godt organisert støtteapparat med rett kompetanse (opplæring)

3. IT-utvikling sektoren Nasjonalt administrative fagsystemer • BOT økonomi • FS studier – anskaffelse rapportløsning • Frida forskning – portal med rapportløsning Ut fra et rasjonale om hva er behovet innen det enkelte administrative område «silo» Departementet «større grad av felles digital forvaltning» • Standardisering på flere nivåer (metadata, kontrakts- og malverk, prosesser og rutiner, plattformer og grensesnitt) • Felleskomponenter på sektornivå (grunndata & digitalisering av datafangst samt støtteprosesser) • Utvikling av tjenestesenterløsninger og kompetansebaser (tjenesteplattformer og brukervennlige og helhetlige sluttbrukergrensesnitt) Ut fra et rasjonale om en mer effektiv forvaltning!

4. Et felles system for prosjektleder? Hva er ambisjonsnivået - hva skal løsningen dekke/omfatte ? Stopp hvor? Start hvor? Kritisk god samhandling! Kartlegge oppgaver Prosjekt-eier • Prosjektkoordinator • Forskningskonsulent • Prosjektcontroller • Økonomikonsulent • Administrativ leder Prosjekt-leder SYSTEMER UiO Hvordan brukes applikasjonene til å løse hvilke oppgaver i forskingsprosessen og av hvilke roller ??

5. Veien skritt for skritt…ny prosjektportal Delprosjekt 2 1. Prosjektstyringsprosessen • Definisjon og avgrensning • Økonomi er gått opp – hva er den faglige forskningsadministrative delen av dette bilde? • Ref. sluttrapport arbeidsgruppe 4 samt kartlegging IHR 2. Organisering og ansvar • Mulige modeller for organisering av administrativ støtte knyttet til prosessen med definerte roller og ansvar • Hvor støtter systemene i prosessen og håndteres av hvilke roller? Kortsiktige tiltak som løpende forbedringsarbeid • Sjekklister • Kontrakts-maler • Policy og risiko-avklaringer Delprosjekt 1 1. Behovsanalyse • Hva er behovet / ambisjonsnivået - hva skal løsningen dekke/omfatte og ikke? • Hva finnes i dag av systemer ved UiO som kan dekke behov, ref. system ved OD? 2. Mulighetsstudie • Hva finnes av systemer innen og utenfor sektoren? • Kartlegging dagens systemportefølje • Hvordan sette sammen og presentere informasjon fra ulike fagappl. / systemer? • Avsjekk mot veikart Gapanalyse og nødvendige avklaringer • Manglende systemstøtte, samt eventuell manglende integrering mellom disse • Manglende standardisering av roller, ansvar og oppgaver i prosjektstyringsprosessen • Ambisjonsnivå og avgrensning for nødvendig applikasjonsutvikling på eksisterende systemer og nødvendig grensesnitt mot portalløsning -> Klar for portalanskaffelse • Utarbeide kravspesifikasjon og gjennomføre anskaffelsesprosess

6. Videreføring EFV-prosjektetEstimat overordnet tidsramme IMPLEMENTENTERING & OPPLÆRING 2015-16 Kompetanse: Anskaffelser, systemimplementering, opplæring og formidling MULIGHETER & MODELL 2014 Kompetanse: Personaladministrasjon, system- og utvikling, organisasjon og roller Implementering & opplæring Kravspek og anskaffelse Organisering og opplæring Mulighetsstudie BEHOVSANALYSE PROSJEKTPORTAL HØSTEN 2013 Kompetanse: Operativ forsknings-administrativ og økonomifaglig, prosjektorganisering, Organisering modeller Opp- læring Behov og prioritering Behovsanalyse Prosjekt- økonomi- styring Kontrakter & sjekklister Policy & risiko

7. Arbeidsgruppe 5 • Formål: Gjennomføre en behovsanalyse for en prosjektportal med sikte på en avgrensning av oppdragets omfang • Mandat: I perioden 01.11.13 – 31.03.2014 gjennomføre en behovsanalyse av behovet og ambisjonsnivået for en prosjektportal med sikte på konkretisering av innholdet i en fremtidig prosjektportal. • Hva har vi i dagens systemer, hva mangler?

8. Arbeidsgruppe 5 • Sammensetning: • Leder, Vebjørn Bakken • Sekretariat, Jan Thorsen • Økonomi, Camilla Kuhlman • Forskningsadministrasjon sentralt, Katinka Grønli • Forskningsadministrasjon fakultet, Ingse Noremsaune • Prosjektleder, Jan Inge Faleide? • Prosjektleder ?? • Prosjekteier, ?? • Prosjektcontroller, Svein Arnesen Klin.med? • UHN fra OD

9. Arbeidsgruppe 5 • Kompetanse: • Arbeidsgruppen må dekke fakultets- og instituttnivå • Prosjektledelse • Økonomi, forskningsadministrasjon • Leveranse: • Arbeidsgruppen skal levere en anbefaling til plangruppen innen 31.03.2014 for veien videre. • Anbefalingen skal inneholde en prioritert liste av • må-krav og bør-krav • Fase 2 – Mulighetsstudie • Viktig med deltakelse fra Personal i det videre løpet