Redakcja administracyjna

1. Redakcja administracyjna mgr Paweł Dąbrowski pdabrow@wspiz.edu.pl

2. Warunki zaliczenia • FREKWENCJA ! • ZALICZENIE SPRAWDZIANU; • SAMODZIELNE PRZYGOTOWANIE DECYZJI ADMINISTRACYJNEJ

3. Zasada pisemności w kpa • Art. 14. § 1. Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej. • § 2. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

4. DOKUMENT • Brak definicji dokumentu w Kodeksie postępowania administracyjnego; • W doktrynie przyjmowało się dawniej, że dokumentem jest akt pisemny, stanowiący wyrażenie określonych myśli lub wiadomości; • W innych aktach prawnych zamieszcza się niekiedy definicję dokumentu.

5. Ustawa o ochronie informacji niejawnych • „Dokumentem jest każda utrwalona informacja niejawna, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również informacja niejawna utrwalona na elektronicznych nośnikach danych”

6. Kodeks karny z 1997 r. „Dokumentem jest każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne.”

7. Kodeks karny z 1932 r. • „Dokument jest to każdy przedmiot, stanowiący dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mogącej mieć znaczenie prawne.”

8. Rodzaje dokumentów • Dokument prywatny – to dokumenty wystawione przez osoby prywatne; • Przykłady dokumentów prywatnych: • Księgi rachunkowe; • Pełnomocnictwo; • Faktura; • Praca magisterska.

9. Rodzaje dokumentów • Dokumenty urzędowe – dokumenty sporządzone w przepisanej formie przez upoważnione do tego w drodze przepisów organy państwowe, organy państwowych jednostek organizacyjnych lub organy organizacji społecznych (art. 76 ust. 1 i 2 kpa).

10. Rodzaje dokumentów cd. • Ustawa o dostępie do informacji publicznej Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego (…) w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy.

11. Przykłady dokumentów urzędowych • Zaświadczenie; • Decyzja administracyjna; • Wyrok sądu; • Protokół z rozprawy; • Zwrotne potwierdzenie odbioru.

12. Kwestie sporne • Kserokopia dokumentu; • Anonim; • Dokumenty zagraniczne.

13. Dokument elektroniczny • Dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. • Np. e-mail, podanie wniesione za pośrednictwem elektronicznego formularza.

14. Skutki dokumentu • Dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone (zaświadczone). Na przykład zaświadczenie o posiadaniu przez daną osobę odpowiednich kwalifikacji zawodowych stanowi dowód faktu, że osoba ta posiada rzeczywiście takie kwalifikacje, nie stanowi natomiast dowodu miejsca i daty urodzenia tej osoby czy miejsca jej zamieszkania.

15. ART. 104 KPA Art. 104.  § 1. Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. § 2. Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.

16. Ustawa o szkolnictwie wyższym • Art.. 58 ust. 2. (…) Przejęcie funkcji założyciela wymaga zgody ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego wyrażonej w formie decyzji administracyjnej.

17. Ustawa o Narodowym Planie Rozwoju Art. 26 ust. 2. Dofinansowanie projektów zgłoszonych do realizacji w ramach programów (…) przyznaje instytucja zarządzająca albo działająca w jej imieniu instytucja wdrażająca, po uzyskaniu rekomendacji komitetu sterującego, (…) jeżeli tak stanowi system realizacji danego programu.

18. Uchwała składu 7 sędziów NSA Sygn. Akt II GSK 63/06 Przyznanie lub odmowa przyznania dofinansowania następuje w drodze decyzji administracyjnej wydanej na podstawie art. 26 ust.2 ustawy o NPR i podlega kontroli sądu administracyjnego.

19. Decyzja administracyjna - składniki Art. 107. § 1 i 2 kpa.  Decyzja powinna zawierać: • oznaczenie organu administracji publicznej, • datę wydania, • oznaczenie strony lub stron, • powołanie podstawy prawnej, • rozstrzygnięcie, • uzasadnienie faktyczne i prawne, • pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, • podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. • decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi. • inne składniki, określone przepisami szczególnymi.

20. Konstytutywne elementy decyzji Niezbędne elementy decyzji: • Oznaczenie organu administracji; • Wskazanie adresata aktu; • Rozstrzygnięcie sprawy; • Podpis osoby uprawnionej. • Pismo zawierające te elementy powinno być traktowane jako decyzja administracyjna, niezależnie od formy, jaką mu nadano (np. postanowienia, pisma do strony).

21. Oznaczenie organu • Przeważnie umieszczane w nagłówku; • Wystarczy jeśli decyzja ma jakikolwiek element pozwalający jednoznacznie stwierdzić, jaki organ wydał decyzję (np. wynika to z pieczątki).

22. Data wydania • Brak daty decyzji nie jest uznawany za istotne naruszenie przepisów postępowania; • Jakie jest znaczenie daty wydanej decyzji ? Jakie terminy liczy się począwszy od daty wydania decyzji ?

23. Oznaczenie strony • Jest to jeden z tzw. konstytutywnych elementów decyzji administracyjnej. • Jakie znaczenie mają pomyłki w oznaczeniu stron ? • „Niedopuszczalne jest posługiwanie się w tym względzie nazwami marketingowymi podmiotu, czy innymi skrótami” (wyrok NSA z dnia 15 stycznia 2002 r., II SA 2348/00)

24. Oznaczenie strony • Obywatel Afganistanu ubiegający się w Polsce o status uchodźcy oświadczył przed WSA, że jego dane osobowe zostały błędnie określone w wydanych wobec niego decyzjach, wskutek błędu tłumacza. Jego imię określono jako Mohammad, podczas gdy w języku paszto jest to słowo oznaczające „pan”. Wnosi o stwierdzenie nieważności decyzji.

25. Oznaczenie strony cd. • Decyzja o uznaniu drzewa za pomnik przyrody – kto jest adresatem ? • Śmierć strony w trakcie postępowania (gdy nie zachodzą przesłanki umorzenia) – kto jest adresatem.

26. Powołanie podstawy prawnej • Brak przywołania podstawy prawnej nie jest samodzielnie uznawane za istotne naruszenie przepisów postępowania. • Zazwyczaj rozróżnia się sytuację, gdy podstawa prawna istnieje, ale nie została przywołana i sytuację, gdy decyzja została wydana bez jakiejkolwiek podstawy prawnej (w tym przypadku jest to podstawa do stwierdzenia nieważności).

27. Powołanie podstawy prawnej • Organ administracji nie może ograniczyć się do wskazania jedynie nazwy aktu prawego, ale jest zobowiązany powołać konkretny przepis (np. artykuł, paragraf) oraz miejsce jego publikacji. • Np. art. 88 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach (Dz. U. z 2003 r. nr 128, poz. 1175, z poźn. zm.)

28. Rozstrzygnięcie (sentencja, osnowa) • Jest to konstytutywny element decyzji. • W przypadku różnicy między rozstrzygnięciem a uzasadnieniem decyduje uzasadnienie.

29. Uzasadnienie Art. 107 ust. 3 kpa: Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.

30. Odstąpienie od uzasadnienia • Gdy decyzja uwzględnia w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania; • Gdy przepisy tak stanowią – ze względu na porządek, bezpieczeństwo publiczne itp.

31. Podpis osoby upoważnionej • Podpis jest jednym z konstytutywnych elementów decyzji; • Brak podpisu albo podpis osoby nieupoważnionej czyni decyzję nieistniejącą; • Czy podpis musi być własnoręczny, czy wystarczy fascimille podpisu ? • Kto ma się podpisać, gdy decyzja jest wydawana przez organ kolegialny ?

32. Podpis osoby upoważnionej • Podpis powinien być własnoręczny. Nie jest dopuszczalne stosowanie odcisku pieczęci z wzorem podpisu; • W przypadku organu kolegialnego powinny się podpisać wszyscy członkowie, którzy brali udział w wydaniu decyzji.

33. Pouczenie • Czy pouczenia należy stosować w decyzjach uwzględniających w całości żądanie strony ? • Jakie skutki ma mylne pouczenie ?

34. Inne składniki decyzji • Terminy (np. udzielam zezwolenia na okres 2 lat); • Zlecenie, nakazy (np. odstawić pod konwojem); • Warunek zawieszający; • Warunek rozwiązujący; • Rozstrzygnięcie o kosztach.

35. Postanowienia Art. 124. § 1 i 2 kpa:  Postanowienie powinno zawierać: • oznaczenie organu administracji publicznej, • datę jego wydania, • oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, • powołanie podstawy prawnej, • rozstrzygnięcie, • pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego • podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania. • uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.

36. Konstytutywne elementy postanowienia • Oznaczenie organu administracji państwowej; • Oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu; • Rozstrzygnięcie (sprawy proceduralne); • Podpis. • Pismo zawierające te elementy powinno być traktowane jako postanowienie, niezależnie od formy, jaką mu nadano.

37. Pozakodeksowe elementy decyzji i postanowień • Sygnatura; • Godło; • Oznaczenie rodzaju pisma (decyzja, postanowienie); • Rozdzielnik z adresem adresatów. • Te elementy decyzji mogą być przedmiotem regulacji kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnych).