The Canadian Taxonomy of Human Services 211Ontario Community Consultations 2006

1. The Canadian Taxonomy of Human Services 211Ontario.ca Community Consultations 2006 La Taxonomie canadienne des services humains 211Ontario.ca Consultations communautaires 2006

2. Classification system for indexing records of community services 211 needs common language as basis for coordinated system I&R providers need a reliable well maintained system Allows database sharing among various information providers, comparable calls reports, consistent searching from one area to another Why a Taxonomy?Pourquoi une taxonomie ? • C’est un système de classification pour indexer les services communautaires. • Un langage commun pour les services 211 est à la base d’un système coordonné. • Les fournisseurs d’information-référence ont besoin d’un système fiable et bien maintenu. • Elle permet l’échange de données entre les fournisseurs d’information, des rapports d’appels similaires, et une recherche cohérente d’une région à l’autre.

3. Meets ISO (International Standards Organization) standards Firm architecture but flexible development Detailed definitions for precise searching 8600 terms help bridge the gaps between service sectors, encouraging collaboration Benefits of the AIRS/INFO LINE TaxonomyBénéfices de la Taxonomie AIRS/INFO LINE • Concordance avec les normes ISO (Organisation Internationale de Normalisation). • Une architecture stable permettant un développement flexible. • Des définitions précises pour des recherches ciblées. • 8600 termes qui comblent les manques entre secteurs de services et encouragent la collaboration.

4. …Benefits / … Bénéfices • Hierarchical structure facilitates easy comparison of referral statistics • Existing Canadian users, input via listserv & ongoing editorial process • Support and training available • La structure hiérarchique facilite la comparaison entre les statistiques en information-référence. • Les canadiens qui l’utilisent déjà participent par liste de diffusion au processus éditorial permanent. • L’assistance et la formation sont disponibles.

5. CrosswalkTool --Thesaurus to TaxonomyOutil de concordance – du Thésaurus à la Taxonomie • Complete analysis of Thesaurus terms mapping them to potential Taxonomy equivalents (already developed by Clive Jones) will be finalized and distributed • Resolved early on that a reference tool was more useful and practical than trying to create a mechanical (and one-time) crosswalk tool • In most cases, the Taxonomy provides a variety of choices where there is a single Thesaurus term • Une analyse complète du thésaurus, et des correspondances avec la taxonomie (développée par Clive Jones) sera finalisée et distribuée. • Un outil de référence a été jugé plus utile et pratique qu’un outil de correspondance automatique. • Dans la majorité des cas, la Taxonomie offre plusieurs choix possibles, quand le thésaurus n’a qu’un terme unique.

6. CrosswalkTool – samplelistings Thesaurus Term Potential Taxonomy Terms Occupational Health And Safety Occupational Health And Safety; Occupational Health And Safety Specialists Occupational Therapists Occupational Therapists Occupational Therapist Assistants/Aides; Rehabilitative/Habilitative Medicine Associations Offenders Offenders is a second level term, also over 30 specific terms from Juvenile Delinquents to Sex Offenders

7. Outil de correspondance – échantillon Terme du Thésaurus Termes potentiels de la Taxonomie Hygiène et sécurité du travail Hygiène et sécurité du travail; Spécialistes de l’hygiène et de la sécurité du travail Ergothérapeutes Ergothérapeute Assistant ergothérapeute; Association de médecins rééducateurs Contrevenants Contrevenants est un terme de 2e niveau ; il y a plus de 30 termes spécifiques, de Délinquants sexuels à Délinquants juvéniles

8. English Canadian Stage 1 Taxonomy of approximately 6500 terms done in 2005 Have begun work on French terms Agreement signed between InformCanada and 211 LA County September 11, 2006 Governments showing interest for their own information management needs Canadianization to DateBilan de la version canadienne • La 1re étape de la Taxonomie canadienne en anglais de 6500 termes environ a été réalisée en 2005. • Son adaptation en français vient de commencer. • L’accord entre InformCanada et 211 LA County a été signé le 11 septembre 2006. • Les gouvernements manifestent leur intérêt pour leurs propres besoins en gestion de l’information.

9. Next stepsProchaines étapes • 2-3 years further development and national implementation • Canadian Taxonomy to become a national standard for 211, other I&R providers • Before conversion in Ontario: • Interface in CIOC & findhelp software complete • RFP to allocate support for conversion, expand 211Ontario.ca data partnership • Training completed shortly before conversion starts, helpdesk during and after conversion • Développement supplémentaire et déploiement national d’ici 2 à 3 ans. • La Taxonomie canadienne deviendra une norme nationale pour le 211 et les services d’I&R. • Avant la conversion en Ontario : • Achèvement de l’interface CIOC et du logiciel findhelp. • AO pour l’affectation des aides à la conversion ; expansion des partenariats de données 211. • Formation terminée avant la conversion ; assistance disponible pendant et après.

10. October 24 2006: Request for Proposals issued by MCSS to select organizations to receive funding to help with conversion December 2006: CIOC interface available (findhelp interface to follow), all English terms complete, programming on 211taxonomy.org and Canadian subscription site complete Overview of Ontario ScheduleAperçu du programme Ontario • 24 octobre 2006 : les formulaires d’appel d’offres sont distribués par le MSSC pour sélectionner les organismes qui recevront le financement pour aider à la conversion. • Décembre 2006 : l’interface CIOC est disponible (l’interface findhelp suivra) ; tous les termes anglais ont été adaptés; la programmation sur 211taxonomy.org et sur le site canadien d’abonnement est terminée.

11. January 12 2007: RFP proposals submitted to MCSS January 31 2007: organizations notified by MCSS Feb-March 2007: assessment of training needs April 2007-March 2008: conversion funding available, training and support July 1 2008: target for completion of conversion …Ontario Schedule… programme Ontario • 12 janvier 2007 : soumission des offres au MSSC. • 31 janvier 2007 : le MSSC notifie les organismes. • Février-Mars 2007 : évaluation des besoins de formation. • Avril 2007-Mars 2008 : le financement pour la conversion est disponible ; formation et assistance. • 1er juillet 2008 : la conversion est achevée.

12. Managed by staff from Ministry of Community & Social Services Transparent process, at arm’s length from 211Ontario.ca project Request for Proposals (RFP) ProcessProcédure d’appel d’offres (AO) • Géré par les représentants du ministère des Services sociaux et communautaires. • Procédure transparente et indépendante du projet 211Ontario.ca.

13. Provide funds to qualifying applicants to support conversion of existing databases to use of The Canadian Taxonomy With growth of 211 service, need to expand number and range of contributors to bring benefits to all of Ontario Goal to expand, especially French, Aboriginal and northern services Purpose of the RFPObjectifs de l’appel d’offres • Fournir un financement aux demandeurs pour aider à la conversion des bases de données existantes qui utiliseront la Taxonomie canadienne. • À mesure que le 211 s’étend, répondre au besoin d’accroître le nombre et la portée des contributeurs, pour faire partager les avantages à tout l’Ontario. • L’objectif est d’élargir l’offre des services pour les communautés francophones, autochtones et du Nord.

14. Non-profit organization or publicly-funded government entity Manage community information and make it available to the public free-of-charge Commit to implementing common 211Ontario.ca database standards Existing data partners encouraged to apply EligibilityAdmissibilité • Organisations sans but lucratif ou agences gouvernementales financées par les fonds publics. • Gérer de l’information communautaire et la mettre à la disposition du public gratuitement. • S’engager à mettre en œuvre les normes communes de la base de données 211Ontario.ca. • Les partenaires de données existants sont encouragés à déposer une demande.

15. Detailed criteria on page 4 of RFP Application Organizational criteria: to determine non-profit or government entity status, organizational capacity and coverage, financial management Database Management: to determine database management competency & willingness to maintain or work towards 211Ontario.ca standards Criteria for FundingCritères de financement • Critères détaillés en page 4 du formulaire d’appel d’offres. • Critères organisationnels : déterminer le statut sans but lucratif ou gouvernemental ; la capacité et la portée organisationnelles ; la gestion financière. • Gestion de base de données : déterminer les compétences en gestion de données, et la volonté à appliquer ou adopter les normes 211Ontario.ca.

16. Limited funding available Amount allocated will depend on number of applicants, strength of proposals Upper limit of proposal budget $20,000 To be used from April 1 2007 to March 31 2008 Funding AvailableFinancement disponible • Le financement disponible est limité. • Le montant alloué dépendra du nombre de postulants, et de la qualité des propositions. • Le budget par demande est limité à 20 000 $ maximum. • L’allocation est à utiliser du 1er avril 2007 au 31 mars 2008.

17. 211 standards represent best practices in information and referral will raise your agency’s level of practice and value to funders Your staff will be eligible for training and support in converting to use of the Canadian Taxonomy Benefits for Participating AgenciesAvantages pour les agences participantes • Les normes 211 représentent les pratiques d’excellence en information et référence ; elles amélioreront votre niveau d’expertise et l’intérêt de vos investisseurs. • Votre personnel sera admissible à de la formation et de l’assistance lors de la conversion, afin d’utiliser la Taxonomie canadienne.

18. Megan Mooney Senior Policy Analyst Ministry of Community and Social Services 416-325-5374 megan.mooney@ontario.ca Deborah Woods Taxonomy Project Manager 705-721-0736 deborahwoods@rogers.com Questions & Contacts • Megan Mooney Analyste principale de politique ministère des Services sociaux et communautaires 416-325-5374 megan.mooney@ontario.ca • Deborah Woods Chef du projet Taxonomie 705-721-0736 deborahwoods@rogers.com