سیستم های مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS

سیستم های مدیریت فرایندهای کسب و کارBPMS مرداد 87 اولین کنفرانس تخصصی نظام اداری الکترونیکی امیر مهجوریان

فناوري اطلاعات: چالش‌ها عدم تطابق با نيازهاي واقعي كسب‌وكار يا از بين رفتن اين تطابق به مرور زمان عدم توانايي تغيير مداوم، همراه با ذائقه مشتريان وقوع افزونگي اطلاعات در سازمان وابستگي سازمان به سامانه‌‌اي خاص و در حالت بدتر به توليدكننده آن افت انعطاف‌پذيري سازمان در قبال نياز به تغيير رويه‌هاي كسب‌وكار توليد سامانه‌هايي با قابليت مشابه افزايش هزينه‌هاي توليد، توسعه و نگهداشت عدم تمايل مديران به ادامه توليد و توسعه سامانه‌هاي اطلاعاتي تبديل سامانه‌هاي توليد شده به دكور

مهمترین چالش : تغییر و پویائی فرایندهای سازمانی تغییرات حرفه رقابت و تغییرات سریع تغییر و جایگزینی سیستم های اطلاعاتی زمان سیستم های اطلاعاتی نمی توانند با سرعت ایده پردازي انسانها تغییر کنند !

سطوح اتوماسیون و مدیریت فرایندها سیستم های سرویس گرای بین سازمانی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) سیستم های اتوماسیون گردش کار (WFMS) سیستم های مکاتبات اداری

معرفی و تاریخچه BPMS

تنها اصل ثابت در عصر جدید ضرورت تغییر است ! تغيير! ” ... توانايي و قابليت تغيير در كسب وكارهای مدرن، ارزش و اهميت بيشتري نسبت به اولين و پيشرو بودن، دارد. “ Business Process Management — The Third Wave Howard Smith & Peter Fingar تغییر

مديريت فرآيند كسب وكار- يك تعريفيك روش و سيستمي براي تعريف، مديريت، تحليل و بهينه سازي فعاليت ها "مديريت فرآيندهاي سازماني" در باره اين موضوع بحث مي كند كه كليه فرآيندها و همه راههايي كه به مشتري ختم مي شود تحت كنترل درآيند. BPM پاردايمي است مركب از مفاهيم مديريتي و فناوري اطلاعات BPMS نوع خاصي از نرم افزار مي باشد كه از تمام چرخه عمر فرآيندهاي كسب وكار پشتيباني مي كند.

چرخه عمر و اجزای BPM مدلسازی و مستندسازی فرآیندهای کسب و کار طراحی شماتیک فرم های الکترونیکی طراحی شماتیک برنامه های کاربردی هماهنگ اجراي فرآیندهای کسب وکار توسعه فرآیندهای جدید ترکیبی با توسعه مولفه هاي موجود پیاده سازی فرآیندها در سيستم مدلسازی و طراحی توسعه و پیاده سازی تحلیل و بهینه سازی اجرا و مدیریت ردیابی بلادرنگ عملکرد فرآیندهای کسب وکار مدیریت شفاف بر روی عملکرد فرآیندهای کسب وکار بهینه سازی بلادرنگ فرآیندی تعامل مستقیم کاربران نهایی با سیستم تعامل با فرآیندهای هماهنگ شده با سیستم های موجود مدیریت موثر و اعمال کنترل بر روی فرآیندها

مدیریت فرآیندهای کسب وکار + = BPM تكنولو‍ژي هاي مدرن تئوري هاي مديريتي • مدیریت کیفیت جامع • شش سیگما • مهندسی کسب وکار • تفکر سیستمی • توسعه نرم افزارهای کاربردی • یکپارچه سازی سیستم ها • معماری سرویس گرا • مدیریت گردش کار • مدیریت تراکنش های اطلاعاتی • XML and Web services

عينيت بخشيدن به BPM با كمك فناوري اطلاعات ... تا یک ده گذشته فناوری ها اين توانايي را نداشته است كه خود را كاملا با شرايط واقعي فرآيندهاي سازماني وفق دهد و نياز به نوعي از سيستم ها براي پياده سازي BPM مدتها احساس می شد. سیستم های مناسب برای BPM باید این ویژگیها را داشته باشند: • رویکرد و ساختار افقی(فرایندی) داشته باشند (بجای رویکرد عمودی – وظیفه ای) • قابیلت تغییر و انعطاف بالائی داشته باشند (به دلیل تغییر مداوم کسب و کار) • در سطح کل سازمان به کار گرفته شوند (چون فرایندها به هم وابسته اند)

در پاسخ به اين نياز سه نسل از سيستم هاي اطلاعاتي تا كنون به وجود امده اند. • سيستم هاي ERP • سيستمهاي WFM • سيستمهاي مديريت فرايندهاي كاري (BPMS)

نسل اول: سيستم هاي ERP • بعد از دهه 1990 پكيجهاي ERP مانند SAP ، Peoplesoft ، و Oracle Financials به عنوان نرم افزارهاي در سطح مديريت فروش رفتند و به عنوان نرم افزاري كه ميتوانند تعداد زيادي و يا حتي اكثر احتياجات شركتها را برآورده كنند معرفي شدند.سيستم هاي ERP قرار بود قابل اطمينان و كارا ، با قابليت انعطاف ، سريع و شفاف باشند. • اما طبق گزارشات و نتايج عملي بدست آمده، تعداد كمي از سازمانها و شركتها انتظاراتي را كه از پروژه هايERP داشته اند را بدست آورده اند، حتي بوجود آورندگان سيستمهاي ERP ايجاد نسل جديد اين گونه سيستمهاي را در دستور كار دارند. • در عمل سيستمهاي ERP هيچكدام از قابليتهاي وضوح و قابليت انعطاف سريع را برآورده نكردند. مضاف بر اينكه به دليل هزينه زياد پياده سازي سيستم هاي متفاوت نرم افزاري ERP عملكرد آنها در مواجهه با فرآيندهاي كاري متوقف شد.

نسل دوم: سيستمهاي WFM • سيستمهاي گردش كاري يكي از راه حلهاي ديگري است كه تاكنون ارائه شده است.اين سيستمها مبتني بر زيستچرخ مستندسازي و عمليات بر اساس فرمهاي اطلاعاتي است • بصورت كلي اين سيستمها از فرآيندهاي دفتري، استاتيك و خوش تعريف پشتيباني مي كنند. از آنجايي كه فرآيندها بصورت واضح و آشكار در نرم افزار بيان مي شوند اين نرم افزارها شفافيت و وضوح را برآورده مي سازند • اين نرم افزارها قابليت تغيير و بروزرساني سريعي دارند به خاطر اينكه آنها تعاريفي را ايجاد مي كننده كه به راحتي و سرعت قابل تغييرند. • محدوديت اصلي كه اينگونه سيستمها دارند عدم يكپارچه سازي است: در ضمينه ارتباط اين نوع سيستمها با يكديگر ضعف وجود دارد. برنامه هاي پياده سازي بر مبناي جريان كار وابسته به كسب و كاري هستند كه براي آن كسب و كار بوجود آمده اند و به راحتي قابل بكارگيري در مورد مشتريان ، تأمين كنندگان و شركاي تجاري ديگر نمي باشند.

نسل سوم: سيستمهاي مديريت فرايندهاي كسب و كار • همه راهها در حال منتهي شدن به سيستم مديريت فرآيندهاي سازماني به عنوان هسته سيستم هاي سازماني آينده هستند . • نسل جديدي از سيستمها در حال ظهور مي باشند که هدف اصلي آنها هماهنگ کردن فرآيندها با کار ديگران است , شعار اصلي آنها اين است که "جزئي از سيستم يا افراد آنها باشيم". • اين سيستم ها كه از سال 2005 به بعد در حال فراگير شدن هستند اكثر مبتني بر تكنولوژي و پروتكل هاي معماري سرويس گرا هستند. • دلیل استفاده این سیستم ها از معماری سرویس گرا قابلیت بالای انعطاف پذیری و استفاده مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرایندهای کاری مورد نیاز است.

ظهور BPMS

تفاوت Process باWorkflow

Human Task A Human Task D Human Task F Human Task B Human Task C Invoke Invoke Invoke Invoke سیستم های مدیریت گردش کار • تعریف ساده آن گردش اسناد یا وظایف در طی یک فرایند کاری است و تمرکز آن بر جنبه های عملیاتی و ترتیب(توالی) است. • کارکنان سازمان نقش کلیدی در انجام کار دارند • طراحی و راه اندازی آن ساده و کم هزینه است • امکانات کنترلی ومدیریتی ان کم است/ برای کسب و کارهای کوچک مناسب است

تفاوت کاربرد و جایگاه WFMS با BPMS

سطوح اتوماسیون و مدیریت فرایندها سیستم های سرویس گرای بین سازمانی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) سیستم های اتوماسیون گردش کار (WFMS) سیستم های اتوماسیون مکاتبات اداری سیستم های اتوماسیون مکاتبات اداری

معرفی معماری سرویس گرا

نمونه های وب سرویس Amazon.com

معماری سرویس گرا از نگاه IBM رهیافتی برای ساخت سیستم های توزیع شده است كه كاركردهای نرم افزاری را در قالب سرویس ارائه می كند. این سرویس ها هم توسط دیگر نرم افزارها قابل فراخوانی هستند و هم برای ساخت سرویس های جدید مورد استفاده قرار می گیرند، این رهیافت برای یكپارچه سازی فناوری ها در محیطی كه انواع مختلفی از سكوهای نرم افزاری و سخت افزاری وجود دارد ایده آل است. خواص معماری سرویس گرا به این شرح است: استفاده از استانداردهای مستقل از فناوری و مورد توافق برای ارائه مولفه های نرم افزاری تحت قالب سرویس معرفی كننده یك روش مشخص و مورد توافق برای تعریف و ارتباط بین مولفه های نرم افزاری مولفه های نرم افزاری منفرد می توانند در ساخت دیگر نرم افزارها استفاده شوند تقویت كننده رهیافت سرهم بندی اجزاء از قبل تعریف شده برای ساخت نرم افزارها به جای توسعه و پیاده سازی آنها می تواند به نرم افزاهای خارج سازمانی نیز مانند انواع داخلی آن متصل شوند.

استخراج سرویس های خوش تعریفاز سیستم های موجود Application Landscape Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service SOA Organization

ساخت سیستم های جدید با استفاده از سرویس های خوش تعریف Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service Service Use / reuse Create new applications

اهداف اصلی معماری سرویس گرا استاندارد سازی و یکپارچگی سکوها و زیر ساخت های فناوری در درون سازمان بهبود تعامل پذیری بین سازمانی استفاده مجدد و انعطاف پذیری سرویس های اطلاعاتی همراستائی بیشتر فناوری اطلاعات با کسب و کار

معماری سرویس گرا از نگاه ذینفعان مختلف مدیر ارشد اجرائی(CEO): محصولات یا فرآیندهای جدید به سادگی توسط فناوری اطلاعات اجرا خواهند شد. سیستم های انعطاف پذیر دیگر مانعی بر سر تغییر و تكامل سریع فرآیندها نخواهند بود. مدیر ارشد اطلاعاتی(CIO): رفع معضل بزرگ یكپارچگی مجموعه سیستم های سازمان، یكی از بزرگترین مشكلاتی كه فناوری اطلاعات در سازمانها بزرگ با آن روبرو بوده است. بدین ترتیب پاسخگوئی به نیازهای حرفه نیز بهبود می یابد. مدیر پروژه های تولید و توسعه سیستم های اطلاعاتی : تقسیم پروژه ها به اجزاء كوچكتر كه می توانند مستقل از هم انجام شوند به سادگی محقق می شود. همچنین كنترل پیشرفت هر زیر پروژه نیز مستقلا قابل محاسبه و كنترل خواهد بود. توسعه دهندگان سیستم: در گذشته یكی از سخت ترین و طاقت فرساترین كارها برای تولید كنندگان سیستم های اطلاعاتی انجام یكپارچگی و اتصال با دیگر سیستمها بوده درحالیكه اكنون وب سرویس رهیافت غالب برای تولید سرویس هائی مستقل از فناوری است كه توسط دیگر سرویس های تحت وب قابل فراخوانی هستند.

و معماری سرویس گرا ارائه شد تا ... مولفه های نرم افزاری مستقل از تکنولوژی و پلتفرم SOA • حداکثر قابلیت استفاده مجدد • تعامل پذیری سامانه ها/سازمانها • ارائه یک سرویس با واسطه های متنوع • استفاده داخلی از سرویس های تحت وب • درک مشترک کارشناسان حرفه و فناوری از مفهوم سرویس • نگاشت مستقیم مولفه های حرفه به مولفه های سیستمی • فرهنگ واژگان مشترک • همراستائی کسب و کار با فناوری اطلاعات • انعطاف پذیری سیستمهای اطلاعاتی • قابلیت تغییر سریع عملکرد حرفه و فناوری • پشتیبانی مناسب فناوری از کسب و کار • استخراج سرویس های جدید از مولفه های موجود • ترکیب پذیری سرویس ها در قالب ارکستریشن

نیاز به تعامل پذیری سازمانها در حوزه فناوری اطلاعات شرکاء و ذینفعان مستقیم Sensors Firewall RFID Firewall MOTE سرویس های مبتنی بر فناوری اطلاعات سیستمها و بانکهای اطلاعاتی زیر ساختارها دیگر سازمانها سازمان

4. 1. مخازن سرویس توسط مهندسین فناوری اطلاعات برای سازماندهی اطلاعات مربوط به سرویس های الکترونیک طراحی می شود متقاضیان سرویس با جستجوی مخزن سرویس، سرویس های مناسب را شناسائی و فراخوانی می کنند 3. مخزن سرویس ها (UDDI) 5. اطلاعات و سوابق سازمانها ارائه دهنده سرویس مشخصات فنی سرویس های الکترونیک سازمانها و ارائه دهندگان سرویس های الکترونیک، اطلاعات مربوط به سرویس را ثبت می کنند سازمانها از سرویس های یکدیگر استفاده می کنند تا یکپارچگی و تعامل پذیری سرویس های شهر الکترونیک تضمین شود حوزه کاری و مشخصات فنی سرویس ها طبقه بندی و سازماندهی می شود 2. سرویس گرائی بین سازمانها

توصیه در خصوص چگونگی بکارگیری این رهیافت ها • در نظر گرفتن سیستم مناسب شرایط سازمان (سطح بلوغ سازمان، جنس کسب و کار، بودجه فناوری اطلاعات، نوع تبادلات بین سازمانی، نوع و معماری سیستم های اطلاعاتی موجود ، .. ) • شناخت صحیح فروشندگان و محصولات بازار ( شرکت های فروشنده سیستم های سازمانی محصول خود را کامل و دوای همه دردها می دانند! بدون آنکه به نیازها و شرایط سازمان مشتری توجه کنند)

با تشكر از وقت و حوصله شما عزيزان Email:mahjoorain@esoa.ir

سیستم های مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS