EQUIPE 6

1. EQUIPE 6 Etude de cas: PROJET DEPLOIEMENT Sous la direction de M. Wessels Mars 2006

2. PLANNIFICATION

3. PLANIFICATION DU DEPLOIEMENT • S-8- En début du déploiement le Pilotage fixe les critères techniques des agences à migrer au DSIO • - Premières listes d’agences proposées par le DSIO - Détermination du volume d’agences à migrer par rapport au calendrier et ressources déployeurs et moniteurs disponibles • S-6- Engagement des commandes de matériel informatique - Commandes pour mise à disposition des lignes Numéris - Coordination de la génération de l’ensemble des paramètres techniques pour la migration des agences

4. S-4 - Construction des tournées par affectation des ressources et négociation des tournées avec le DSIO et monitorats - Consolidation des tournées et affectations, semaine par semaine, des tournées du mois M - Diffusion aux déployeurs de leur tournée du mois M. - Gestion des stocks • J-5 Feu vert donné à tous les acteurs du déploiement pour la migration des agences planifiées • - Envoi des OM et diverses instructions aux déployeurs pour préparation des tournées • JOUR J - Migration de l’agence et reprise de l’ancien matériel • S+1 - Traitement administratif - Recyclage de l’ancien matériel - Gestion des stocks

5. COMMUNICATION

6. Les outils de communication • Communication asynchrone : • Accès Internet dans les concessions grâce aux ordinateurs portables • Le courrier pour le suivi des notes de frais • Site Intranet de l’entreprise • Communication synchrone : • Mise à disposition du numéro de téléphone portable du chef de projet • Téléphone portable pour chaque déployeur

7. Communication verticale • Avant le lancement du projet : Réunion de présentation et d’organisation en présence de la secrétaire, des 10 déployeurs et du chef de projet • Tous les jours : - Chaque déployeur remplit 1 fiche journalière (recette de la journée) sur le site Intranet. - Chaque responsable de concession remplit 1 fiche journalière (recette de la journée) sur le site Intranet.

8. Toutes les semaines: - Le chef de projet contacte par téléphone chaque déployeur - Le chef de projet communique à tous les déployeurs par le site Intranet : - le planning - les consignes - l’itinéraire - les copies de réservation - Chaque déployeur communique par le site Intranet un bilan de la semaine

9. Tous les mois : Le chef de projet communique au Directeur un bilan d’avancement du projet lors de réunions (compte-rendu)

10. Communication horizontale : • Les déployeurs communiquent entre eux sur le site Intranet en cas de besoins professionnels.

11. Communication en cas de risques • Risques mineurs : Remplir une fiche d’incidents et l’envoyer par mail • Risques majeurs : 1 / Joindre par téléphone le responsable de région 2 / Envoyer, par la suite, un mail au chef de projet et au responsable de région • Risques bloquants : 1 / Joindre le chef de projet directement par téléphone 2 / Envoyer, par la suite, un mail au chef de projet

12. SEMAINE TYPE DU MANAGER

13. SOMMAIRE • LUNDI • Tableau de bord • Évaluation du reste à faire • MARDI • Réunion hebdomadaire de l ’équipe projet • Gestion de stock et des incidents • MERCREDI • Suivi du budget hebdomadaire de fonctionnement • Contrôle du planning général • JEUDI • Traitement administratif • Gestion de planning et de l ’itinéraire des déployeurs • VENDREDI • Maîtrise des coûts et de délai • Préparation de la réunion de mardi

14. LUNDI • 8h00-8h30:Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet • 8h30-11h00: Tableau de bord (état d’avancement du projet) • 11h00-12h30: Feuilles de suivi: état de chaque tâche (temps alloué et engagements financiers) • 14h00-16h00: Évaluation du reste à faire • 16h00-16h30: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) • 16h30-18h00: Gestion des imprévus

15. MARDI • 8h00-8h30: Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet • 8h30-11h15: Réunion hebdomadaire de l’équipe projet • 11h15-12h30: Compte rendu d’avancement • 14h00-15h30: Gestion de stock et des incidents • 15h30-16h30: Gestion des relations et des conflits • 16h30-17h00: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) • 17h00-18h00: Gestion des imprévus

16. MERCREDI • 8h00-8h30: Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet • 8h30-11h00: Contacter les déployeurs par téléphone • 11h00-12h30: Suivi de budget hebdomadaire de fonctionnement • 14h00-16h00: Contrôle du planning général • 16h00-16h30: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) • 16h30-18h00: Gestion des imprévus

17. JEUDI • 8h00-8h30: Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet • 8h30-12h30: Traitement administratif (réunion à la place 1 fois par mois) • 8h30-11h15: Réunion avec le COPI (1 fois par mois) • 11h15-12h30:Compte rendu de la réunion • 14h00-16h00: Gestion du planning et de l’itinéraires des déployeurs • 16h00-16h30: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) • 16h30-18h00: Gestion des imprévus

18. VENDREDI • 8h00-8h30: Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet • 8h30-11h00: Maîtrise des coûts et de délai • 11h00-12h30: Suivi de budget hebdomadaire de fonctionnement • 14h00-16h00: Préparation de la réunion de mardi • 16h00-16h30: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) • 16h30-18h00: Gestion des imprévus

19. POLITIQUE DE MANAGEMENT

20. Proposition de mise en place d’une prime Anticipation d’un problème concernant les ressources humaines : - 1er mois : découverte et mise en place - 2ème mois : rythme de croisière, début d’essoufflement - 3ème mois : début de lassitude des déployeurs, apparition possible de non qualité Solution: Mise en place d’une prime pour remotiver l’équipe

21. Deux cas à traiter: 1 / Les déployeurs sont embauchés par l’intermédiaire d’une SSII: solution choisie 2 / Les déployeurs sont embauchés en CDD directement (ANPE ou autre)

22. Cas N°1: • Les déployeurs sont embauchés par l’intermédiaire d’une SSII • Mise en place d’un système de Bonus/Malus dès la réalisation du contrat de mission avec la SSII • BONUS = 2% de la valeur totale du contrat si sont respectés: • - Le délai (+/- 2 semaines de marge) • - La qualité (technique + relationnelle): satisfaction du responsable de chaque concession • - Le coût (aucun surcoût éventuel)

23. MALUS • Non responsabilité de la SSII (météo, pb de concessions, …) : Pas de malus • Responsabilité de la SSII (mauvaise gestion des déployeurs): Malus = 1% de la valeur totale du contrat si délai / qualité / coût non respectés

24. Mise en place d’une grille d’évaluation de la non qualité responsable d’un malus. • 3 types de non qualité : • Le délai n’est pas respecté : retard de plus de 2 semaines (marge) • La qualité technique : non résolution d’un problème technique • La qualité relationnelle : insatisfaction du/des responsable(s) de concession(s) • Le surcoût (perte, dégradation, remplacement tardif d’un déployeur malade…)

25. Cas N°2 : • Les déployeurs sont embauchés en CDD • (ANPE ou autre) • Mise en place d’un système de « prime de motivation » Montant et modalité de versement de la prime: • Fin du projet : l’équivalent d’1 mois de salaire en prime de fin de projet

26. Règles d’attribution de la prime: • Le travail est effectué correctement si: - délai respecté - qualité du travail technique - bon relationnel avec les concessions (ponctualité, respect…) - règles de communication respectées

27. La satisfaction de ces critères est à évaluer par le chef de projet • - Etude des fiches de tâche journalière rendus par chaque déployeur • - Contact avec les responsables de concessions: fiche de recette rendue par chaque concession avec critères de satisfaction du déployeur • - Gestion des divers problèmes apparus

28. LES RISQUES

29. Incidents • Classification des incidents par catégorie et par fréquence d’apparition : • Risques bloquants : B • Risques majeurs : M • Risques mineurs : m

30. Risques Bloquants : • Les Vols • Stockage, topologies et Accès Délégations de Province (Unique et spécifique à chaque Délégation) • Electricité dans agence • Les DOA (Traitement et Statistique) • Le Froid ! • Livraison vérolée Stations, Serveurs, Portables. • Arrêt Maladie et gestion. • TP1 (site central) • Changement de configuration le jour de l’installation avec refus de déploiement en chantage.

31. Risques Majeurs : • Déstockage inter Délégation  • Pourcentage de DOA à analyser  • France Télécom (Chemin critique, Délai, Transpac)  • Commande ligne FT. délai de 6 à 12 semaines conséquence des annulations de migrations à J – 1. • Annulation site • Remasteurisation des lots de stations et de serveurs. • Equation : Nombre Sta/Svr/Ptb/// Capacité de stockage /// Rythme de livraisons /// Besoins en déploiement. • Montée en charge incidents proportionnelle au déploiement • Effacement des données Concessionnaire sur Vax

32. Risques mineurs : • Les Souris hémiplégiques • Idem pour la gestion des consommables • Pb Vax du au manque de maintenance suite à remplacement • Portable et son marketing • Camions en mauvais état. • Saturation dispo ligne FT dans le cas de multi PVS • Prise de rendez vous manqué avec FT • Transporteurs. Ponctualité • Gestion Maladie Moniteurs/DO2I

33. Risques mineurs : • Une délégation Régionale perd 2 moniteurs sur le déploiement • Manque de documentation portable aux Concessionnaire et refus (Prise en main impossible)  • Les bricoleurs soft • Ouvert le samedi et fermé le Lundi • Méconnaissance Concessionnaire sur nouveau matériel (Souris) • Mobilier Concessionnaire non adapté