Projektové řízení

1. Projektové řízení Základy projektového řízení

2. Co je projektové řízení • Projektové řízení je nezbytné pro kvalitní realizaci všech projektů. • Jakmile začneme přemýšlet o zpracování jakéhokoli projektu, již v tuto chvíli je naprosto nezbytné uvažovat v systémech projektového řízení.

3. Projekt Projekt je jednorázový proces: • směřující k dosažení stanovených cílů, • během procesu prochází projekt řadou etap a fází, • s etapami se mění úkoly, organizace a zdroje.

4. Projekt Projekt je prostorově a časově ohraničený soubor technologicky a organizačně souvisejících činností, jehož účelem je dosažení stanoveného cíle při zadaném čase, zdrojích, nákladech a kvalitě.

5. Řízení projektů Řízení projektů je soubor modelů, metod, postupů, nástrojů a technik pro plánování a řízení realizace složitých projektů. Řízení projektů má některé specifické rysy: • Projekt má definován začátek i konec. • Existuje vysoká míra nejistoty. • Používají se pružné organizační struktury. • Složení ředitelského týmu projektu je proměnlivé.

6. Předem definovaný výsledek Každý projekt má jak obecný cíl vyplývající ze zadání toho kterého vyhlašovatele/poskytovatele finanční podpory, tak své specifické cíle, které realizací projektu chce zajistit. Předem definovaný výsledek je jedním z nejtypičtějších znaků projektů.

7. Předem definované trvání Každý projekt má zároveň jasně daný začátek a konec – zahájení projektu je obvykle dnem podpisu smlouvy s poskytovatelem, ukončení je definováno samotným zpracovatelem –15, 24 měsíců apod. Ve výzvě k podání projektu je vždy uveden nejzazší termín pro realizaci aktivit.

8. Klíčová slova • Činnost je časově ucelená transformace vstupů činnosti (lidské zdroje, finanční zdroje, technologie, zařízení, suroviny, materiál, energie atd.) na výstupy činnosti (výrobky, služby). • Technologické vazby jsou vyvolány technologickou návazností jednotlivých činností na sebe. • Organizační vazby jsou dány časovým a prostorovým uspořádáním omezených zdrojů.

9. Trojimperativ Co znamená, že projekt dopadl úspěšně? • Dosažení cílů. (Byly dosaženy požadované cíle?) • Splnění časového limitu. (Byl projekt ukončen včas?) • Dodržení rozpočtu (nákladů). (Nebyly investice překročeny?)

10. Trojimperativ Úspěch znamená splnění cíle ve třech dimensích: • Věcně - (CO se má udělat). • Časově - (KDY se to má udělat). • Nákladově – (ZA KOLIK se to má udělat).

11. Charakteristiky projektu: • rozsah, • čas, • náklady, • kvalita, • zdroje, • rizika projektu.

12. Analýzy zaměřené na charakteristiky: • Časová analýza projektů. • Analýza zdrojů. • Nákladová analýza. • Rozsah projektu. • Kvalita. • Riziko.

13. Typy projektů: Podle složitosti: • komplexní – dlouhodobé, mnoho fází a činností, značné množství zdrojů, • speciální – střednědobé, nižší rozsah, přechodné zdroje, • jednoduché – krátkodobé, malý rozsah, malý počet zdrojů.

14. Typy projektů Podle aplikačních oblastí: • vybudování nové firmy, • reengineering firmy, • zavedení nové technologie, • zavedení nového informačního systému, • vývoj a zavedení nového produktu na trh, • vykonání jednorázové akce.

15. Typy projektů Podle výsledku projektu: • budovy, • zařízení, • komplexy infrastruktury, • události (např. sportovní, výstavy), • výzkumné a vývojové úkoly.

16. Projektové procesy Projekty se skládají z procesů. Proces je posloupnost činností, které přinášejí nějaký výsledek. Projektové procesy jsou vykonávány lidmi dělí se na dvě základní skupiny: • Procesy řízení projektů popisují, organizují a vykonávají práci na projektu. • Produktově orientované procesy specifikují a vytvářejí produkt projektu.

17. Procesy řízení projektů • inicializační procesy – vedoucí ke vzniku či zahájení procesu nebo fáze, • plánovací procesy – definují a upřesňují cíle a vybírají nejlepší variantu způsobu dosažení těchto cílů, • realizační procesy – koordinují lidské a další zdroje pro uskutečnění plánu, • kontrolní procesy – zajišťují dosahování cílů monitorováním a měřením postupu pro určení odchylek od plánu, aby v případě nutnosti mohla byt provedena nápravná opatření, • závěrečné procesy – formují převzetí projektu.

18. Vztahy mezi procesy řízení projektů

19. Fáze životního cyklu projektu [Fiala]: • fáze koncepční, • fáze plánu, • fáze realizace, • fáze předání.

20. Fáze životního cyklu projektu [Zonková]: • fázi iniciační (analýza problému) • fázi koncepční (základní koncepce, studie proveditelnosti) • fázi návrhu (detailní tvorba) • fázi prováděcí (realizace) • fázi kompletace (využívání) • fázi likvidační (odstavení)

21. Otázky: • Co je to projekt? Jak byste jej definovali? • Definujte: činnost, technologické vazby, organizační vazby. • Co je důležité při řízení projektů? • Definujte základní pojmy – časová analýza projektu, analýza zdrojů, nákladová analýza. • Podle jakých hledisek můžeme dělit projekty? • Co je to trojimperativ? • Co jsou projektové procesy? • S jakými definicemi řízení projektů jste se seznámili? • Jaké mohou být fáze životního cyklu projektu?

22. POZOR Častým problémem v předchozích obdobích bývalo tzv. měsíční plánování – realizátor si stanovil zahájení v červnu a na toto období nastavil realizaci projektu /léto, prázdniny…/ , ale poskytovatel s ním uzavřel smlouvu až v září. To u nezkušených realizátorů často vyvolává nejistotu a stres hned na začátku realizace projektu.

23. Předem definované náklady, zdroje • Každý projekt má jasně definované příjmy – ty jsou součástí smlouvy o poskytnutí dotace, grantu, podpory… • Částka přiznaná na projekt je součástí smlouvy, jejíž přílohou bývá i rozpočet projektu stanovený zpracovatelem případně jím upravený při snížení finanční částky poskytovatelem. • Je tedy zřejmé, na jaké položky je zajištěno financování, jaký je podíl samotného realizátora – tzv. spolufinancování – a ve smlouvě je jasně vymezeno, v jakých intervalech či za jakých podmínek bude financování projektu probíhat.

24. POZOR • Při plánování projektu je naprosto nezbytné ošetřit všechna finanční rizika. Jedním z největších rizik, kterými se budeme zabývat dále, je profinancovávání projektů z evropských fondů, kdy realizátor musí mít dostatek vlastních finančních prostředků na realizaci projektu. • Stejně jako příjmy – tedy výše poskytnuté dotace – jsou jasně stanoveny i možné náklady.

25. Týmová práce v projektech • Projekt je realizován týmem projektu, neboli projektovým týmem. • Projektový tým bývá obvykle tvořen z vedoucího projektu, který je zodpovědný za celý projekt, jeho řízení, realizaci jak věcné tak finanční části, dále z manažerů projektu, zodpovědných za jednotlivé oblasti projektu, účetní, asistentů apod. • Tým projektu je závislý na velikosti realizovaného projektu.

26. Obecné charakteristiky projektu • rozsáhlost a jedinečnost • Není „obecně platná kuchařka“ pro realizaci. • hodně vazeb • Množství vzájemných vazeb dílčích činností a prvků. To znamená, že jednotlivé činnosti v rámci realizace projektu se vzájemně ovlivňují, doplňují a někdy překrývají. • omezené zdroje • Každý projekt má omezené zdroje a to časové, materiální, lidské a finanční zdroje při respektování kvality výstupů.

27. Možné příčiny neúspěchu projektu • Projekt nebyl dobře naplánován • Došlo k personálním změnám v průběhu realizace • Došlo k vážnému porušení smlouvy • Projekt nebyl řízen metodikou projektového řízení • Realizátor podcenil potřebu zajištění dostatku finančních prostředků pro překlenutí financování projektu

28. Definice projektu Proč cíle Co výsledek Pro koho cílové skupiny Kdo lidé a organizace Kdy časový harmonogram Jak metodika Kde místo Za kolik rozpočet Kdo to zaplatí zdroj Kdy to zaplatí platební podmínky

29. Příprava projektu Pro přípravu projektu je naprosto nezbytné mít jasný cíl, jasnou představu o možných zdrojích, znát patřičné zadání, znát potenciální partnery a orientovat se ve zdrojích potřebných pro analýzu před přípravou projektu.

30. Stanovení cíle • Každý projekt musí být postaven na zdravých základech. Proto i stanovení reálných cílů je základem kvalitní přípravy projektů. • Cíle projektu jsou dány vyhlášenými výzvami, nicméně každý projekt má tzv. dílčí cíle, tedy co chceme svým projektem dosáhnout. Jaké změny mají nastat jeho realizací.

31. Vyhledání zadání • Všechny výzvy k podávání projektů mají jasná zadání, která stanoví vyhlašovatel. Je zcela nezbytné si velmi podrobně tato zadání přečíst, neboť se liší od jednotlivých poskytovatelů. • Zadání v evropských projektech je koncipováno jako Příručka pro žadatele a pro zpracovatele projektů je to „bible“ kvalitní přípravy projektů.

32. Vyhledání zdrojů pro analýzu Marketingová analýza je naprosto nezbytnou součástí kvalitní přípravy projektů. Bez této analýzy není možné připravit kvalitní projekt. Ve zjednodušené podobě obsahuje marketingová analýza např. tyto zdroje: • nezaměstnanost v regionu • sociálně-demografická analýza • údaje statistického úřadu • analýza potřeb cílové skupiny • analýza dalších realizátorů či potenciálních žadatelů • analýza podpořených projektů z minulých období • program rozvoje daného kraje • strategie rozvoje jednotlivých obcí či měst • regionální operační program • a další…

33. Analytické metody • SWOT analýza Silné a slabé stránky Příležitosti a ohrožení • PEST analýza Politika Ekonomika Společnost Technika

34. Struktura a rozsah práce Struktura a rozsah práce stanoví jaké budou postupy při přípravě projektu a jeho následné realizaci a zároveň jaký rozsah prací na projektu můžeme očekávat.

35. Struktura a rozsah práce • Začáteční bod • Zahájení projektu, první měsíc realizace. Projekt bude zahájen. Jaké jednotlivé kroky budou zahájeny v tomto měsíci. • Koncový bod • Kdy projekt končí. Nelze stanovovat přesný měsíc ukončení projektu – vše je závislé na schválení a smlouvě. Nicméně – je nezbytné stanovit si délku trvání projektu a to především s ohledem na plánované aktivity a ve vztahu k rozpočtu projektu. • Hlavní milníky • Jaké jsou klíčové aktivity projektu? Co bude projekt řešit? Jakými metodami budeme zajišťovat realizaci aktivit? Kolik na to budeme potřebovat času? Zdrojů? Toto jsou otázky, které si při přípravě projektu musíme pokládat. Jedině tak pak následně dojde ke kvalitnímu řízení projektu, neboť budou jasně stanoveny základní body pro jeho realizaci.

36. Struktura a rozsah práce • Hlavní výstupy – indikátory projektu • Hlavní výstupy projektu jsou jak výstupy požadované poskytovatelem v obecném smyslu slova – zlepšení postavení osob ohrožených sociální exkluzí na trhu práce – tak výstupy samotného projektu. • PŘÍKLAD: v rámci projektu budou vytvořena 3 nová pracovní místa, v rámci projektu bude vyškoleno 150 osob. V rámci projektu vznikne poradenské středisko.

37. Organizace, zodpovědnost a zdroje Při přípravě projektu pro kvalitní projektové řízení je zapotřebí si také klást otázky o organizaci projektu, jaké bude mít kdo zodpovědnosti, jakých zdrojů bude zapotřebí pro jeho dobrou realizaci.

38. Organizace, zodpovědnost a zdroje • Vedoucí projektu • Jaká bude role vedoucího projektu. Jaké bude mít pravomoci. Jaká osobnost – kdo – bude vedoucím projektu. Jaké jsou na něj kladeny požadavky. Jaké musí mít znalosti, zkušenosti, dovednosti. • Manažeři – koordinátor, účetní • Kdo bude projekt realizovat. Kdo bude koordinátory či manažery projektu. Kdo bude zodpovědný za jednotlivé aktivity projektu. Kdo bude provádět dílčí či celkové hodnocení. Kdo bude zodpovědný za průběžné zprávy, reporty. Kdo bude zodpovídat za finanční řízení projektu. Kdo bude zodpovědný za PR apod.

39. Organizace, zodpovědnost a zdroje • Vybavení • Jakého vybavení – techniky apod., - bude zapotřebí pro realizaci projektu. • Jaká technika bude zapotřebí pro zajištění jednotlivých aktivit. • Jaké prostory jsou nezbytné pro realizaci projektu. • Jakým způsobem bude zajištěno propojení jednotlivých realizátorů projektu.

40. Rozpočet • Rozpočet je dán maximální částkou podpory • Rozpočet musí stát na reálných základech • Stanovení rozpočtu je často určujícím pro přiznání či nepřiznání podpory – přemrštěný či podhodnocený rozpočet hovoří o neprofesionalitě předkladatele • Řízení rozpočtu patří k nejtěžším rolím v řízení projektu

41. Řízení projektu • Řízení projektu je řídící proces, který zahrnuje plánování, organizování, vedení a kontrolování úloh a dostupných zdrojů k naplnění definovaných cílů jednotlivých projektů. • Projektové řízení je pak soubor znalostí, metod a technik a nástrojů zaměřených na řízení projektu nebo skupiny projektů.

42. Výchozí podmínky řízení projektu • klíčové úkoly a cíle • potřebné znalosti a dovednosti pracovníků • priority (úkolů, zdrojů, atd.) • základní termíny • rozpočet • informační a komunikační požadavky • struktura a termíny předkládání průběžných zpráv • předpokládané důsledky a problémy realizace

43. Klíčové úkoly a cíle • Pro kvalitní řízení projektu je nezbytné, aby všichni, kdož se podílejí na realizaci projektu, znali všechny klíčové úkoly a cíle daného projektu. Pro toto informování je nezbytné, aby všichni měli klíčové aktivity projektu k dispozici a měli možnost se na pravidelných setkáních týmu seznamovat s výstupy jiných klíčových aktivit. • Klíčové aktivity jsou hlavní náplní projektu. Klíčové aktivity jsou prostředkem k dosažení cíle projektu.

44. Potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Znalosti a dovednosti pracovníků – členů týmu projektu – musí být jasné již při zpracování projektu. Musíme vědět, jaké odbornosti jednotliví členové jsou. Rizikem může být převis projektů nad odborníky

45. Priority • Prioritami ve smyslu řízení projektu je stanovený časový harmonogram a klíčové aktivity projektu. • Příklad: Informační strategii – propagaci projektu, tisk propagačních materiálů, tiskové besedy apod., musíme naplánovat na úvod projektu. Bez dostatečné propagace se může stát, že nebudeme schopni zajistit plánovaný počet cílové skupiny. Projekt – byť sebelepší a sebepotřebnější – nebude realizován v plné kvalitě a nesplní tzv. indikátory.

46. Základní termíny Základní termíny jsou termíny v harmonogramu projektu. Tento se musí dodržovat, odchýlení od harmonogramu musí být oznámeno poskytovateli. V některých případech se jedná o závažnou změnu projektu.

47. Rozpočet Rozpočet je základem pro kvalitní realizaci projektu a řízení finančních toků projektu je jednou z nejnáročnějších rolí v řízení. Kvalitní finanční manažer je doslova k nezaplacení. Projekty podporované EU mají tolik specifik kladených na účetnictví, že jen zkušený účetní zvládne všechny požadované úkoly. Rozpočet nesmí být předimenzovaný ani poddimenzovaný – kvalitně navržený rozpočet je předpokladem pro kvalitní realizaci projektu.

48. Informační a komunikační požadavky • Jaké informace jsou důležité pro realizaci projektu? • Jak budeme komunikovat s cílovými skupinami? • Jak budeme komunikovat s médii? • Jak budeme komunikovat s poskytovatelem? Všechny tyto otázky je třeba si při řízení projektu zodpovědět s plnou důležitostí.

49. Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv • Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv nesmíme podceňovat. • Čím více chyb v průběžných zprávách – často jen díky malým zkušenostem nebo nedostatečnému prostudování příručky pro příjemce – uděláme, tím se prodlužuje lhůta zaslání další části finančních prostředků.

50. Problémy realizace • Problémy při realizaci jsou běžné. • Problémy se dají předem eliminovat při zpracování projektu ošetřením rizik – tedy kvalitně provedenou analýzou. • Např. je – li zřejmé, že je hodně projektů zaměřených na vzdělávání stejné cílové skupiny, můžeme se začít potýkat s nedostatkem účastníků projektu. • Toto riziko se dá ošetřit zaměřením se na aktivity, které doposud realizovány nebyly, což předpokládá znalost trhu, tedy znalost doposud realizovaných projektů.