Journée INTER ORU du 24 mai 2013 G. VIUDES

1. Journée INTER ORU du 24 mai 2013 G. VIUDES

2. Plan • Contexte • Méthode et principes retenus • Outils mis en œuvre • Résultats intermédiaires

3. Contexte : le réseau des urgences • Circulaire du 13 février 2007 relative à la prise en charge des urgences • Création d’une structure support au réseau des urgences (janvier 2008)

4. Réseaux des urgences : objectifs, cibles, outils ? Organiser le suivi Rechercher la transparence Exigerdes engagements Impliquer tous les acteurs MCO Instances collégiales régionale et territoriales Cadre commun et partagé de bonnes pratiques de prise en charge et d’orientation Convention constitutive des Réseaux d’urgences SSR EHPAD Priorités régionales et territoriales PDS ambulatoire Répertoire Opérationnel des Ressources Fiches d’évènements indésirables Contrat Pluri annuel d’Objectifs et de Moyens

6. Hôpital en tension Contexte régional • Tensions itératives dans l’activité des établissements de santéavec un fort impact sur les urgences, • Des organisations de prévention dans certains établissements, • Septembre 2010 : 2 établissements sur 43 interrogés ont prévu un plan hôpital en tension • Pas de signalement de tension

7. Circulaire n°DHOS/CGR/2006/401 du 14/09/ 2006 Plan blanc Gestion de crise Exercice Cahier spécifique (Cg III page 122) : hôpital en tension

8. « Hôpital en tension » : définition

9. Priorité régionale « hôpital en tension » • Proposition du thème par l’ ICR • Validation par l’ARS • Travaux d’un groupe pluridisciplinaire sur 12 mois • Validation des propositions par l’ICR • Validation par l’ARS • Mise en œuvre par l’ORU PACA (ICR : instance collégiale du réseau des Urgences) • Favoriser la mise en place des outils de gestion recommandés au plan national, • Rechercher les adaptations aux caractéristiques régionales, • Proposer un modèle de coordination régionale.

10. Groupe régional « hôpital en tension »

11. « Hôpital en tension » : Principes retenus

12. R.O.R PACA – Accueil Professionnel de santé MODULE SOCLE : Inventaire des structures de soins (1781 ES/ 4897 UO/ …) Inventaire des professionnels (15 516) Recherche en champ libre et multi paramètres Résultats tabulaires et cartographiques Déclaration d’alertes et d’informations Web service inter régional (en cours) MODULE D’IDENTIFICATION : Identification de chaque professionnel Gestion fine des droits (usage / droit de modification) Un ou plusieurs établissements par professionnel Accès login Mot de passe ou Carte CPS Maitrise des informations par le professionnel : « mon compte » Création de compte générique possible

13. R.O.R PACA – Accueil Professionnel de santé • MODULE ORGANISATION : • Gestion des évènements indésirables • Lits disponibles • Hôpital en tension • Activité temps réel des urgences, SAMU • Plan blanc élargi • Serveur régional de veille et d’alerte • CRUQPC • Liste PDS ES (tests)- PDSA (septembre) • MODULE PATIENTS : • Réservation de lits (SSR/EHPAD/MCO) • Télémédecine : • Neurochirurgie / AVC • Orthopédie / Cardiologie … • Dossiers partagés • Patients à risques SAMU/URG • Accès (via SSO) à des logiciels tiers SMUR – Réseaux – MMG ….

14. Gestion « Hôpital en tension » • 1 . Indicateurs régionaux partagés (ES/ARS) : • Inventaire journalier des lits disponibles • Activité temps réel des urgences et des SAMU (production juin) • Bilan des alertes et tensions • Déclarations des professionnels • Déclarations d’alerte • Déclarations de tension (directeur) • Information ARS Alerte (VSS) en temps réel (mail automatique) • Déclaration de tension solidaire provoquée par l’ARS

15. LES INDICATEURS DE TENSION

16. 3 Indicateurs pré-hospitaliers temps réel Pré-hospitalier : « SAMU »

17. 15 Indicateurs « urgences » temps réel • Données RPU étendues transmises • toutes les 10 mn • pour 39 sites (Terminal urgences et autres) • Curseur temporel • Détail patient anonyme

18. Gestion « Hôpital en Tension » • 1 . Activité temps réel des urgences 15 Indicateurs Urgences

19. Gestion « Hôpital en Tension » • 1 . Activité temps réel des urgences Alerte automatique selon l’antériorité

20. Gestion « Hôpital en Tension » • 1 . Activité temps réel des urgences Détail des pathologies prises en charge

21. Lits disponibles : fréquence de saisie • Saisie manuelle ou flux (webservice) • Projet de saisie au fil de l’eau au lieu de 3 fois par jour

22. Hospitaliers : « Lits disponibles » Saisie par unité de soins Permet l’alimentation du module SRVA de l’ARS

23. Hospitaliers : « Lits disponibles » vue régionale Vue régionale par spécialité Focus détaillé par ES en cas de besoin

24. Indicateur Composite : « NEDOCS » • Score objectif de saturation hospitalière • Total des patients aux urgences • Capacité d'accueil aux urgences • Nombre de patients vus par un médecin aux urgences sur le total • Nombre total de lits MCO dans l'établissement • Nombre de patients graves (ccmu 4 et 5) • Temps de présence du plus ancien patient • Temps d'attente avant prise en charge médicale du dernier patient vu par un médecin.

25. ORGANISATION DE LA VEILLE

26. Organisation de la veille • 1 . Etablissements: • Cellule de veille • Alerte par les professionnels de l’établissement • Territoires • SAMU • DT ARS • Région • PDS ES « tension hospitalière » • ARS siège (VSS) Vision complète Droits différents

27. Organisation de la veille

28. Astreinte régionale « Hôpital en tension »Schéma régional de la PDS ES Jours – WE – Fériés Médecins Veille et analyse écrite Conseil à l’ ARS

29. ACTIONS MISE EN OEUVRE

30. Actions des professionnels de santé

31. Qui?Médecin urgentiste, Cadre de santé, Cadre supérieur de santé ALERTE Quand? Le service des urgences est saturé par le nombre et/ou la gravité des patients. • Déclarer une Alerte • Modifier une Alerte • Leverune Alerte Veuillez renseigner les formulaires de manière complète. • A chaque enregistrement d’un formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS, au mail Alerte de l’établissement, au Directeur de l’établissement, au SAMU du département, à l’ORU PACA et au déclarant.

32. ROR Procédures Etablissements Procédures ARS Procédures SAMU ALERTE • Procédures Déclarant • Déclare l’Alerte sur le ROR. • Contacte le Directeur ou son représentant. • Procédures Directeur ou représentant • Analyse, constate et : • confirme l’Alerte en déclarant la tension. • infirme l’Alerte en la levant. • Procédures ARS • Si l’Alerte est déclarée via un autre canal que le ROR, le gestionnaire d’appels demande au déclarant de confirmer sur le ROR sa déclaration. • L’intervenant désigné en DT (H. ouvrées) ou le cadre d’astreinte (H. astreinte) sollicite le Directeur ou son représentant qui détermine s’il doit déclencher une tension. • Procédures SAMU • Si une Alerte est déclarée via un autre canal que le ROR, le gestionnaire d’appels demande au déclarant de confirmer sur le ROR sa déclaration.

33. TENSION Quand? Constat et confirmation par le Directeur de la déclaration d’alerte des Urgences. Qui? Directeur d’établissement ou son représentant • Déclarer une Tension • 2 possibilités: • Pas d’alerte déclarée • Une alerte a été déclarée Mise en œuvre de la cellule de crise restreinte. • Modifier une Tension • Lever une Tension Veuillez renseigner les formulaires de manière complète. • A chaque enregistrement d’un formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS, au mail Alerte de l’établissement, au Directeur de l’établissement, au SAMU du département, à l’ORU PACA et au déclarant.

34. ROR Procédures Etablissements Procédures ARS Procédures SAMU TENSION • Procédures Directeur ou représentant • Vérification sur place de l’activité des urgences. • Vérification de la disponibilité des lits de son établissement et des établissements alentours. • Vérification du nombre de patients en attente de SSR. • Mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions. • Procédures ARS (H. ouvrées = DT) (H. Astreinte = Cadre + Astreinte médicale) • L’intervenant désigné contacte le Directeur ou son représentant et vérifie : • La mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions. • Les indicateurs de tension du département et/ou région. • La synthèse des lits disponibles du département et/ou région. • Contexte épidémiologique (CIRE) ou situation particulière (crise). • L’intervenant désigné peut avoir recours à un expert pour analyser les situations aux urgences (SAMU ou référent du réseau des urgences PACA et à POSA). • Il signale l’événement au DG ARS. • Procédures SAMU • Alerte les services d’incendie et de secours. • Sur demande de l’ARS, dans la mesure où les établissements d’un même territoire de proximité sont en capacité de recevoir et sont prévenus, et que l’état des patients le permet, une limitation et une réorientation des admissions peut être réalisée. • Procédures Etablissements du département. • Vérification de la disponibilité effective en lits et réalisation d’un relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits d’hospitalisation complète sur le ROR.

35. Etablissement Missions de la cellule de crise restreinte. TENSION • Déclarer les lits sur le ROR. Elle vérifie la disponibilité effective en lits et réalise un relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits d’hospitalisation complète sur le ROR. • Anticiper des sorties.Elle incite à organiser des sorties (domicile, SSR, …) ou des reports d’admissions programmées. • Transférer. Elle transfère les patients dans les établissements adaptés. • Ajouter des lits supplémentaires. Elle met en place des lits supplémentaires dans la limite de ses possibilités et selon les besoins de la situation. • Mobiliser du personnel supplémentaire.Elle mobilise le personnel adéquat afin de veiller à la sécurité du patient et à la bonne mise en œuvre de ses différentes missions. • Ajouter des moyens logistiques. Elle assure la logistique pour gérer ce flux de patients. • Déprogrammer. Elle prend connaissance de l’activité programmée qu’elle peut modifier. • Reporter des travaux.Elle reporte des travaux bloquant l’accès à des lits. • Réorienter. Elle réoriente dans la mesure où la sécurité et la volonté du patient sont respectées.

36. Procédures ARS H. ouvrées = Directeur DSPE ou POSA H. Astreinte = Astreinte COMEX et cadre TENSION SOLIDAIRE Actions doublées d’un appel téléphonique. • Déclarer une Tension solidaire SSR / pédiatrie / réanimation / médecine • Modifier une Tension solidaire • Lever une Tension solidaire • A chaque enregistrement d’un formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS, au mail Alerte des établissements, aux Directeurs des établissements (Tension et Tension solidaire), au SAMU du département, à l’ORU PACA et au déclarant.

37. Procédures Etablissement Directeur d’établissement ou son représentant TENSION SOLIDAIRE • L’ARS PACA vous a déclaré en Tension solidaire • pour venir en aide à un établissement en Tension. Vous recevez un mail sur les adresses mail Alerte et Directeur de l’établissement, doublé d’un appel de l’ARS PACA vous demandant de mettre en œuvre la Tension solidaire au travers des missions de la cellule de crise restreinte. Votre établissement apparait dans la liste des Tensions hospitalières du ROR.

38. TENSION SOLIDAIRE Etablissement Missions de la cellule de crise restreinte. • Contacter l’établissement en Tension. Elle se met en rapport avec l’établissement en tension afin de prendre connaissance de l’aide à leur apporter. • Déclarer les lits sur le ROR. Elle vérifie la disponibilité effective en lits et réalise un relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits d’hospitalisation complète sur le ROR. • Anticiper des sorties.Elle incite à organiser des sorties (domicile, SSR, …) ou des reports d’admissions programmées. • Transférer. Elle transfère les patients dans les établissements adaptés. • Ajouter des lits supplémentaires. Elle met en place des lits supplémentaires dans la limite de ses possibilités et selon les besoins de la situation. • Mobiliser du personnel supplémentaire.Elle mobilise le personnel adéquat afin de veiller à la sécurité du patient et à la bonne mise en œuvre de ses différentes missions. • Ajouter des moyens logistiques. Elle assure la logistique pour gérer ce flux de patients. • Déprogrammer. Elle prend connaissance de l’activité programmée qu’elle peut modifier. • Reporter des travaux.Elle reporte des travaux bloquant l’accès à des lits.

39. Procédures Etablissement Directeur d’établissement ou son représentant TENSION SOLIDAIRE • L’ARS lève la Tension solidaire Vous recevez un mail sur les adresses mail Alerte et Directeur de votre établissement, doublé d’un appel de l’ARS vous remerciant et vous signifiant la levée de la Tension solidaire. • Archiver une Tension Solidaire Veuillez renseigner le formulaire de manière complète : actions mises en œuvre, difficultés rencontrées et communication. A l’enregistrement du formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS, au Directeur de l’établissement, à l’ORU PACA et au déclarant.

40. RESULTATS et CONCLUSIONS

41. Résultats • Saisie des lits : 86% exhaustivité • 1° trimestre 2013 : • 44 alertes • 28 tensions • 3 tensions solidaires

44. Résultats • Tension solidaire à dominance « attente SSR » • Efficacité de l’inventaire des patients en attente de SSR • Exemple : Toulon • 8 places libérées le jour même • 12 places le lendemain • Tension solidaire pédiatrie • Efficacité de l’engagement précoce des directeurs d’établissements • Efficacité de l’implication de l’ARS • Travaux en cours sur la réorientation des flux par le SAMU en zone urbaine

45. Conclusions • Transparence des données des établissements bien acceptée, • Efficacité des mesures en cours d’évaluation mais subjectivement positives, • Ressenti des professionnels positif, • Implication de l’ARS et des directeurs d’établissements très importante • Charge de mise en œuvre importante • Traitement de la base de données qui se constitue. • Proposer des alertes automatiques et des structurer les niveaux de réactions • Proposer des organisations d’anticipation (saisonnalité ..)

46. 24 mai 2013 Merci