อ.กันทิมา อ่อนละออ E-mail : kantima@sci.buu.ac.th

1. Microsoft Excel อ.กันทิมา อ่อนละออ E-mail : kantima@www.sci.buu.ac.th E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

2. โปรแกรม Excel • เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet คล้ายกระดาษแผ่น ใหญ่ ที่มีเส้นแบ่งตามแนวตั้งและแนวนอน ให้เป็นช่อง เรียก เซล (cell) • กลุ่มเซลเรียงตามแนวตั้งเรียก column แทนชื่อด้วย A, B, …, IV • กลุ่มเซลเรียงตามแนวนอนเรียก row แทนชื่อด้วย 1, 2, …, 16384 E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

3. โปรแกรม Excel (ต่อ) • เป็นเครื่องมือช่วยงานด้านการคำนวณที่เป็นตาราง งานด้านการวิเคราะห์ วางแผน และจำลองแบบ • การแสดงผลคำนวณเกิดขึ้นทันทีที่ป้อนข้อมูล • แสดงผลข้อมูลเป็นกราฟได้ • ข้อมูลที่ใช้ เป็นได้ทั้งข้อความ ตัวเลข และสูตร E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

4. ข้อมูลประเภท Constant ข้อมูล constant มีหลายแบบ • แบบ Text ได้แก่ characters และ special characters • แบบ Numeric ได้แก่ ตัวเลข และสัญลักษณ์ ต่อไปนี้ + - ( ) , / $ % E e • แบบ Date and Time ได้แก่ วัน เวลารูปแบบใด ต่อไปนี้ 1/22/98 22-Jan-98 17:24:00 17:24 5:24 PM E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

5. ข้อมูลประเภท Constant (cont.) • แบบ Logical value คือผลที่ได้เป็น True หรือ False จากฟังก์ชั่นทางตรรกศาสตร์ • แบบ Error value คือผลที่โปรแกรมแสดงเป็นข้อผิดพลาด เช่น #DIV/0, #N/A • แบบ Notes เป็นหมายเหตุที่ผู้ใช้กำหนดขึ้น เพื่ออธิบายลักษณะข้อมูล E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

6. ข้อมูลประเภท Formula ข้อมูลประเภท Formulaได้แก่ • แบบ Formula เป็นสูตรที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเพื่อคำนวณหาผลลัพท์โดยใช้ค่าจากเซลในตาราง หรือค่าคงที่ก็ได้ • แบบ Function เป็นรูปแบบเฉพาะที่ใช้ในการคำนวณค่า บางอย่าง เช่น การนับ การบวก การหาค่าเฉลี่ย ฟังก์ชัน เกี่ยวกับข้อความ ฟังก์ชันเกี่ยวกับวันเวลา ฟังก์ชันเกี่ยวกับการเงิน เป็นต้น E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

7. เครื่องหมายคำนวณ เรียงลำดับการทำงานก่อน-หลัง ( ) วงเล็บ ^ ยกกำลัง * / คูณ หาร + - บวก ลบ E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

8. การป้อนข้อมูลเข้าสู่ Worksheet • การป้อนทีละเซล • การป้อนเป็นกลุ่ม • การป้อนข้อมูลที่เป็นสูตร • การป้อนข้อมูลที่เป็นฟังก์ชั่น E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

9. การแก้ไขข้อมูล • พิมพ์ข้อมูลใหม่ทับข้อมูลเก่า • แก้ไขบางส่วนโดยใช้ Formular bar • การลบข้อมูล - ลบเซลเดียว - ลบเป็นช่วง - ลบทั้งคอลัมน์ หรือทั้งแถว - ลบทั้ง worksheet E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

10. การจัดการแฟ้มข้อมูล การจัดเก็บ • ใช้คำสั่ง File Save, File Save As, และการ Save จาก Tool การเปิดแฟ้ม • ใช้คำสั่ง File Open, File New, และการ Open จาก Tool การปิดแฟ้ม • ใช้คำสั่ง File Close E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

11. ชนิดแฟ้มข้อมูล • Worksheet file สร้างจาก File New Worksheet มีนามสกุล .XLS • Chart file สร้างจากคำสั่ง File New Chart มีนามสกุล .XLC • Macrosheet file สร้างจากคำสั่ง File New Macro มีนามสกุล .XLM • Workbook file สร้างจากคำสั่ง File New Workbook มีนามสกุล .XLW E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

12. Range (พิสัย) • การกำหนด range โดยการพิมพ์ • การกำหนด range โดยการใช้เมาส์ - range เดียว - หลาย range - ทั้งคอลัมน์ หรือทั้งแถว - ทั้ง Worksheet E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

13. การกำหนดชื่อ range • กำหนดทีละชื่อ • กำหนดหลายชื่อ • การนำชื่อมาใช้ E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

14. Insert • การแทรกแถว • การแทรกคอลัมน์ • การแทรกเซลว่าง • การแทรก worksheet E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

15. Delete • การลบเซล • การลบแถว • การลบคอลัมน์ • การลบเซลว่าง • การลบ worksheet E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

16. การกำหนดความกว้าง • การกำหนดความกว้างของคอลัมน์ - ใช้เมาส์ - ใช้คำสั่ง Format Column Width • การกำหนดความสูงของแถว - ใช้เมาส์ - ใช้คำสั่ง Format Row Height E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

17. การจัดตำแหน่งข้อมูล เลือกคำสั่ง Cell Alignment จากเมนู Format เพื่อจัดข้อมูล - Horizontal ตามแนวนอนให้อยู่กลาง หรือขวา ซ้าย - Fill จัดให้เต็มเซล - Justify จัดตามผู้ใช้กำหนด - Center กลางกลุ่มเซล - Vertical จัดตามแนวตั้ง E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

18. การกำหนดรูปแบบข้อมูล ตัวเลข มีลักษณะต่างๆ ให้เลือกใช้หลายแบบ • ให้ใช้คำสั่ง Cells Number จากเมนู Format ซึ่งจะมีรูปแบบ ทั่วไป 12 แบบ เช่น ตัวเลขทศนิยม การแสดงค่าเงิน เปอร์เซนต์ เศษส่วน ค่าทางวิทยาศาสตร์ วัน เวลา • เลือก Custom เพื่อใช้รูปแบบสำเร็จ E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

19. การกำหนดรูปแบบตัวอักษรการกำหนดรูปแบบตัวอักษร เลือกคำสั่ง Cells Font จากเมนู Format เพื่อกำหนดรูปแบบข้อมูลตัวอักษร จาก dialog box • Font เป็นแบบตัวอักษร • Style เป็นลักษณะตัวเข้ม ตัวเอน • Effect เป็นการขีดเส้นใต้ (underline) หรือ ขีดกลางตัว (Strikeout) • ขนาดเป็น pt. • สี E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

20. การสร้างกรอบและตาราง • ใช้คำสั่ง Cells Border จากเมนู Format เพื่อตีกรอบรอบเซล หรือ range ของข้อมูล หรือเส้นที่กำหนด • นอกจากตีเส้น ยังมีแรเงาเซลที่เลือก (shade) • ลักษณะของเส้นกรอบ 8 แบบ (style) • กำหนดสีให้กรอบ • และยังกำหนดลวดลายให้เซล หรือ range ให้ด้วย E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

21. การใช้ Auto Format • ช่วยให้การกำหนดรูปแบบรายงานได้สวยงาม โดยมีรูปแบบสำเร็จให้เลือก 14 แบบ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ • ใช้คำสั่ง Auto Format จากเมนู Format • ที่หน้าต่าง Auto Format เลือกรูปแบบจาก Table Format ซึ่งจะมีตัวอย่างให้ดูข้างๆ • และยังมี Options ให้เลือกเพิ่มเติมได้ด้วย เกี่ยวกับรูปแบบ ตัวเลข รูปแบบตัวอักษร การจัดตำแหน่ง E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

22. การคัดลอกข้อมูล • ข้อมูลที่มีแถว หรือคอลัมน์อยู่ต่อเนื่องกัน - ใช้คำสั่ง Fill Right, Fill Left, Fill Up และ Fill Down จากเมนู Edit • ใช้เมาส์ลากจุดมุมขวาล่างไปยังเซลที่อยู่ติดกัน • ข้อมูลที่มีแถว หรือคอลัมน์ไม่ติดกัน - ใช้คำสั่ง Copy และ Paste จากเมนู Edit • ใช้เมาส์ลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

23. การคัดลอกข้อมูลที่เป็นสูตรการคัดลอกข้อมูลที่เป็นสูตร ข้อมูลที่เป็นสูตร เมื่อคัดลอกไปอาจจะไม่เหมือนต้นฉบับ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับการอ้างตำแหน่งเซลในสูตรต้นฉบับ ซึ่งมีการอ้าวอิงได้ 3 แบบ • Relative reference • Absolute reference • Mixed reference E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

24. การย้ายข้อมูล • การย้ายข้อมูล จะทำให้ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ข้อความและ สูตร หรือฟังก์ชั่น ในต้นทางหายไป และไปปรากฏที่ ปลายทาง • ใช้คำสั่ง Cut และ Paste จากเมนู Edit • ถ้าขนาดของเซลปลายทางไม่เท่าต้นทาง จะเกิด error ขึ้น • การย้ายสูตร โปรแกรมจะเปลี่ยนแปลงสูตรให้โดย อัตโนมัติ พร้อมคำนวณใหม่ E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

25. กราฟใน Excel • Excel สามารถนำเสนอข้อมูลด้วยภาพ โดยนำข้อมูล ที่อยู่ใน worksheet มาแสดงเป็นรูปภาพ • หากต้องการเก็บรูปภาพเป็นไฟล์ ก็ให้บันทึกโดยมี นามสกุลเป็น .XLC • มีกราฟให้เลือก 14 ชนิด ทั้ง 2 มิติ และ 3 มิติ E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

26. วิธีสร้างภาพ • เลือกกลุ่มข้อมูลที่จะสร้างกราฟ • จากเมนู Insert เลือกคำสั่ง Chart หรือ เลือกคลิกปุ่มรูปกราฟ (Chart Wizard) บน Tool bar แล้วมาคลิกที่ว่างใดๆ บน worksheet • จะมี Chart Wizard ให้ทำ 5 ขั้นตอน จนได้กราฟที่ต้องการ E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

27. การแก้ไขกราฟ • ให้ Double click ที่รูปกราฟที่สร้างไว้ จะปรากฏหน้าต่าง ของกราฟขึ้นมาใหม่ • จะมีเมนู Chart ให้ใช้งาน • ผู้ใช้อาจจะเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อกำหนดใหม่ได้ โดยคลิก เมาส์ไปที่กราฟตรงบริเวณที่ต้องการ แล้วจึงทำการแก้ไข • หรือจะแก้ไขโดยการใช้เมนู E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

28. รายการเปลี่ยน แก้ไข • เปลี่ยนลวดลายของกราฟ ใช้คำสั่ง Patterns จากเมนู Format Legend แล้วเลือกรายการ - แก้ไขส่วนเส้นขอบ - แก้ไขส่วนพื้นกราฟ • แก้ไขรูปแบบตัวอักษร ใช้คำสั่ง Font ในเมนู Format Legend E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

29. การสร้างคำอธิบาย • ต้องการสร้างคำอธิบายความหมายของกราฟ ใช้คำสั่ง Legend จากเมนู Insert • ต้องการกำหนดหัวข้อให้กราฟ ใช้คำสั่ง Title Attach text จากเมนู Insert • นอกจากนี้ ในเมนู Insert ยังมีคำสั่งอื่นๆ อีก ได้แก่ Axis, Gridlines, Data Labels และ Pictures E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

30. ฟังก์ชั่น • ฟังก์ชั่น เป็นชุดคำสั่งสำเร็จรูป ที่มีไว้ให้ใช้งานเฉพาะ อย่าง ทำให้สะดวกและรวดเร็ว • รูปแบบทั่วไปประกอบด้วย Function-name และ argument • Function-name เป็นชื่อเฉพาะ เช่น SUM, COS, COUNT • Argument เป็นค่าที่นำมาใช้ในฟังก์ชั่น อาจเป็นตัวเลข เซล กลุ่มเซล นิพจน์ หรือฟังกัชั่นเอง E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

31. การเรียกใช้ฟังก์ชั่น • พิมพ์ชื่อฟังก์ชั่นหลังเครื่องหมาย = และตามด้วย argument อยู่ในวงเล็บ คั่นด้วย , ถ้ามีหลายค่า • ใช้คำสั่ง Insert แล้วเลือก Function ซึ่งก็จะ ปรากฏ Fnction Wizard 2 ขั้น • ชื่อฟังก์ชั่นให้เลือกจาก dialog box • เติม argument ของฟังก์ชันนั้น E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

32. ประเภทฟังก์ชั่น 7 กลุ่ม • Mathematical function • Statistical function • Date and Time function • String function • Logical function • Financial function • Lookup function E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

33. Mathematical Function ที่สำคัญ =ABS(x) หาค่า absolute ของ x =INT(x) ทำค่าตัวเลขให้เป็นจำนวนเต็มโดยปัดเศษทิ้ง =MOD(x,y) หาค่าเศษที่เหลือจากการหาร x ด้วย y =PI( ) หาค่า Pi ที่มีค่าเป็น 3.1415265358979 =PRODUCT(x1,x2,…xn) หาผลคูณของ x1,x2,…,xn =ROUND(x,n) ประมาณค่า x ให้มีทศนิยม n ตำแหน่ง =SQRT(x) หาค่ารากที่สองของ x E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

34. Statistical Function =COUNT(list) นับจำนวนเฉพาะเซลที่มีข้อมูล =SUM(list) หาค่าผลบวกในรายการที่กำหนด =AVERAGE(list) หาค่าเฉลี่ยของรายการที่กำหนด =MIN(list) หาค่าน้อยที่สุด =MAX(list) หาค่ามากที่สุด =STDEV(list) หาค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

35. Date and Time Function =DATE(year,month, day) หาค่าตัวเลขของวันที่ที่กำหนด โดยเริ่มนับ 1 จากวันที่ 1 ม.ค. 1900 =DATEVALUE(date-text) หาค่าตัวเลขของวันที่ที่ กำหนด โดยวันที่เป็นค่า text ในเครื่องหมายคำพูด =TIME(hr, min, sec) หาค่าเวลาเป็นตัวเลข =TIMEVALUE(Time-text) หาค่าเวลาเหมือน =TIME =NOW( ) หาวันเวลาปัจจุบัน E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

36. String Function =LEFT(string,n) เลือกข้อความย่อยจาก string โดยนับ จากซ้ายมา n ตัว =RIGHT(string, n) เลือกข้อความย่อยทางขวา =MID(string, start, n) เลือกข้อความย่อยใน string โดย นับจาก start ไป n ตัว =TEXT(x, format) เปลี่ยนค่าตัวเลขให้เป็นตัวอักษรตาม format ที่กำหนด =VALUE(string) เปลี่ยนข้อความตัวเลขให้เป็นตัวเลข ที่คำนวณได้ E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

37. Logical Function =FALSE() ให้ค่าเป็นเท็จ =TRUE() ให้ค่าเป็นจริง =IF(condition, x, y) ตรวจสอบเงื่อนไขที่กำหนด ถ้าเป็น จริงให้คำตอบเป็น x ถ้าเป็นเท็จให้คำตอบเป็น y =AND(cond1, cond2, …) ให้ค่าเป็นจริงกรณีเดียว เมื่อ ทุกเงื่อนไขเป็นจริง =OR(cond1, cond2, …) ให้ค่าเป็นเท็จกรณีเดียว เมื่อ ทุกเงื่อนไขเป็นเท็จ =NOT(cond) ให้คำตอบตรงข้ามกับเงื่อนไขที่กำหนด E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

38. Financial Function IRR(range, guess) หาผลตอบแทนจากการลงทุน โดยการ คาดคะเน (0-1) จาก range ที่กำหนด NPV(x, range) คำนวณหาค่าเงินปัจจุบัน เมื่อ x เป็น discount rate FV(rate, Nper, Pmt, Pv, type) คำนวณค่าเงินในอนาคต เมื่อ rate คืออัตราดอกเบี้ย, Nper จำนวนครั้งที่ต้องชำระ, Pmt เป็นค่าที่ต้องจ่ายแต่ละครั้ง, Pv ค่าเงินปัจจุบัน, type จ่ายต้นคาบ(1) หรือจ่ายปลายคาบ(0) E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

39. Choose Function =CHOOSE(x, V0, V1, …, vn) เลือกคำตอบที่ตรงกับค่า x จาก V0, V1, …, Vn =HLOOKUP(lookup-value, compare-value, index) หาค่าจากตารางตามแถว เมื่อ lookup-value คือค่าที่จะหา จากตารางข้อมูล compare-value และค่า index คือลำดับ ของค่าที่ต้องการตามแถว =VLOOKUP(lookup-value, compare-value, index) เป็นการหาค่าจากตารางตามคอลัมน์ เช่นเดียวกับ HLOOKUP E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th

40. คำถาม ? E-mail:kantima@www.sci.buu.ac.th