CHƯƠNG 4. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

1. 4.1. Khái niệm và tầm quan trọng của hoạch định CHƯƠNG 4. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 4.2. Nội dung hoạch định 4.3. Tiến trình hoạch định 4.4. Một số công cụ hỗ trợ 4.5. Bài tập thực hành tình huống quản trị

2. 4.1. Khái niệm và tầm quan trọng của hoạch định 4.1.1. Khái niệm 4.1.2. Phân loại hoạch định 4.1.3. Tầm quan trọng của công tác hoạch định

3. 4.1.1. Khái niệm a. Xác định nhiệm vụ và mục tiêu b. Xác định phương pháp tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đó

4. a. Theo thời gian 4.1.2. Phân loại hoạch định Hoạch định dài hạn (trên 3 năm) Hoạch định trung hạn (1- 3 năm) b. Theo cấp quản trị tiến hành hoạch định Hoạch định ngắn hạn (dưới 1 năm) Hoạch định tổng quát Hoạch định chiến lược Hoạch định cấp bộ phận c. Theo tính chất, quy mô hoạch định Hoạch định chiến thuật Hoạch định tác nghiệp

5. 4.1.3. Tầm quan trọng của công tác hoạch định a. Hoạch định giúp cho tổ chức đối phó kịp thời với sự bất ổn trong nội bộ tổ chức và môi trường bên ngoài b. Hoạch định giúp cho việc phối hợp giữa các cá nhân trong tổ chưc có hiệu quả hơn c. Hoạch định tốt làm cơ sở cho việc thực hiện tốt các chức năng quản trị khác

6. 4.2.1. Xác định mục tiêu 4.2. Nội dung hoạch định 4.2.2. Dự kiến các nguồn lực 4.2.3. Xây dựng chính sách, chương trình, kế hoạch và chiến lược hành động

7. a. Mục tiêu c. Đặc điểm của mục tiêu b. Vai trò của mục tiêu 4.2.1. Xác định mục tiêu d. Các yêu cầu đối với các mục tiêu của tổ chức f. Những vấn đề cần quan tâm khi hoạch định mục tiêu e. Các loại mục tiêu thường gặp trong tổ chức

8. Mục tiêu là gì? Mục tiêu là những mong muốn cần đạt được của tổ chức Là điểm kết thúc của một hành động trong một khoảng thời gian xác định

9. Vai trò của mục tiêu Là sự cụ thể hóa mục đích trong từng mặt, từng thời kỳ hoạt động Giúp cho tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của mình ở mỗi thời kỳ khác nhau

10. Đặc điểm của mục tiêu Thường được ấn định trong 1 khoảng thời gian xác định Thường cụ thể, rõ ràng, dễ định lượng Phản ánh mong muốn của tổ chức về từng lĩnh vực, từng mặt hoạt động

11. Có tính linh hoạt Có tính cụ thể Các yêu cầu đối với các mục tiêu của tổ chức Có tính định lượng Có tính khả thi Có tính nhất quán

12. Theo tính chất Mục tiêu ngắn hạn Theo thời gian Mục tiêu trung hạn Mục tiêu định tính Các loại mục tiêu thường gặp trong tổ chức Mục tiêu dài hạn Mục tiêu định lượng Mục tiêu kinh tế Theo phạm vi Mục tiêu chính trị Mục tiêu tổng quát Theo lĩnh vực Mục tiêu văn hóa – xã hội Mục tiêu bộ phận Mục tiêu kỹ thuật – công nghệ

13. Vị trí trên thị trường? Việc đổi mới? Năng suất? Perter Drucker đưa ra yêu cầu về xây dựng mục tiêu cho 1 tổ chức doanh nghiệp Vật chất, tài chính? Nguồn tài nguyên? Trách nhiệm xã hội? Thành tích và trách nhiêm của nhà quản trị? Khả năng sinh lời?

14. Lựa chọn thứ tự ưu tiên Xác định khung thời gian của các mục tiêu Những vấn đề cần quan tâm khi hoạch định mục tiêu Dung hòa mâu thuẫn giữa các mục tiêu Đo lường các mục tiêu

15. a. Nguồn nhân lực 4.2.2. Dự kiến các nguồn lực b. Nguồn vật lực c. Nguồn tài lực f. Lợi ích của việc dự kiến đúng các nguồn lực d. Nguồn thông tin e. Nguồn lực khác Giúp nhà quản trị lựa chọn mục tiêuthiết thực nhất Là căn cứ để nhà quản trị trù liệu các giải pháp, chương trình, kế hoạch hành động Là cơ sở để nhà quản trị sử dụng có hiệu quả nhất các phương tiện, tiềm năng

16. a. Các chính sách hỗ trợ 4.2.3. Xây dựng chính sách, chương trình, kế hoạch và chiến lược hành động b. Chương trình c. Kế hoạch d. Chiến lược hành động

17. Các chính sách hỗ trợ Khái niệm là tổng thể các biện pháp mà tổ chức sử dụng để tác động đến mọi bộ phận, mọi yếu tố có liên quan đến tổ chức nhằm thực hiện có kết quả mục đích cũng như các mục tiêu của tổ chức Tính hướng đích và tính thống nhất Đặc điểm chung Mỗi chính sách đều có chu kỳ sống nhật định, nên cần điều chỉnh kịp thời khi nó đã lỗi thời So với các quy tắc xử sự, chính sách có tính khái quát và sự lựa chọn cao

18. chương trình là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, bước, các nguồn lực cần sử dụng để thực hiện mục tiêu nhất định của tổ chức Khái niệm Là công cụ phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả hoạt động của nhiều cá nhân, bộ phận khác nhau trong tổ chức Chương trình Giúp cho nhà quản trị đánh giá đúng khả năng hiện có, dự báo được các tiềm năng để đưa ra quyết định lựa chọn sáng suốt nhất Lợi ích của chương trình Tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị thực hiện sự ủy quyền của mình Là căn cứ để kiểm soát hoạt động của tổ chức

19. Kế hoạch Khái niệm Kế hoạch là bản tường trình chi tiết của các chương trình, hay còn gọi là các chương trình được viết thành văn bản Việc cần phải làm gì? Bắt đầu làm từ khi nào? Khi nào kết thúc? Nội dung Ai làm? Phương tiện để thực hiện là gì? Biện pháp dự phòng? Dự kiến nguồn lực?...

20. Chiến lược là một cách sắp xếp và kết hợp nội tại các hoạt động một cách nhất quán, cách thức này phân biệt rõ ràng doanh nghiệp (tổ chức) này với doanh nghiệp (tổ chức) khác là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ bản cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ hội của tổ chức để đạt được mục đích, mục tiêu đặt ra trong thời hạn ngắn nhất Chiến lược hành động Khái niệm Michael Porter Xây dựng các kế hoạch dài hạn và quan trọng làm nền tảng cho mọi hoạt động thưòng xuyên của tổ chức Nội dung cơ bản của hoạch định chiến lược Vạch kế hoạch thực hiện các chiến lược như chiến lược nhân sự, Marketing, tài chính, sản phẩm, phát triển kênh phân phối... Vạch kế hoạch dài hạn cho việc phối hợp hoạt động ciến lược giữa các bộ phận trong tổ chức với nhau

21. Xác định mục tiêu Vai trò của hoạch định chiến lược trong sự ra đời của quản trị chiến lược tổ chức Lập KH CL Thực hiện CL Hình thành CLược Quản lý hành chính Kiểm soát CLược

22. 4.3.1. Phân tích, đánh giá các căn cứ hoạch định 4.3.2. Thiết lập các mục tiêu 4.3.3. Xác định các điều kiện tiền đề 4.3.7. Tổ chức thực hiện 4.3. Tiến trình hoạch định 4.3.4. Xây dựng các phương án dự thảo 4.3.6. Lập chương trình, kế hoạch, chiến lược 4.3.5. Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu

23. 4.3.1. Phân tích, đánh giá các căn cứ hoạch định a. Những vấn đề cần phải tập trung phân tích, đánh giá Vị thế của tổ chức b. Các lĩnh vực cần phải tập trung phân tích, đánh giá Những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức Kỹ năng quản trị tổ chức Những tiềm lực có thể huy động được để thực hiện mục tiêu của tổ chức Tiềm lực tài chính của tổ chức Những cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra với tổ chức Năng lực công nghệ của tổ chức Năng lực quản trị Marketing của tổ chức.... Nguồn nhân lực của tổ chức

24. a. Lý do để thiết lập các mục tiêu 4.3.2. Thiết lập các mục tiêu Xác định Công việc tại từng thời điểm cụ thể nhất định b. Cách thức thiết lập mục tiêu của tổ chức Cách 1: Lãnh đạo tổ chức trực tiếp bàn bạc, nghiên cứu đề xuất các mục tiêu chung của tổ chức và cụ thể hoá thành các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận hay phân hệ của tổ chức. Đây là cách làm dội từ trên xuống Xác định Các kết quả cần đạt được đối với từng loại hoạt động Cách 2: Ban lãnh đạo đề ra các mục tiêu sống còn của tổ chức, đề ra yêu cầu về nội dung và phương pháp xây dựng mục tiêu để các phân hệ nghiên cứu, soạn thảo các mục tiêu và nhiệm vụ của các phân hệ. Từ đó mà hình thành nên các mục tiêu chung của toàn tổ chức Cách 3 là kết hợp cả 2 cách trên

25. ngoài tổ chức a. Xác định các điều kiện tiền đề để làm gì? Theo phạm vi trong tổ chức b. Phân loại các điều kiện tiền đề Để đưa ra các dự báo, giả thiết về điều kiện, hoàn cảnh trong tương lai của việc thực hiện mục tiêu 4.3.3. Xác định các điều kiện tiền đề Theo khả năng chi phối và tác động có thể chi phối một phần có thể chi phối Xác định điều kiện tiền đề là xem xét các yếu tố cần và đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức không thể chi phối

26. Dựa trên các yếu tố then chốt nhất của tổ chức b. Một số cơ sở xây dựng phương án chiến lược a. Mục đích của việc xây dựng các phương án dự thảo 4.3.4. Xây dựng các phương án dự thảo Để tìm ra và nghiên cứu đánh giá phương án có hiệu quả nhất Dựa trên cơ sở khai thác triệt để các khả năng của yếu tố bao quanh yếu tố then chốt của tổ chức Đánh giá lại theo nhiều chiều những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, đe doạ đã được tổ chức đánh giá trước đó Dựa trên cơ sở khai thác các ưu thế tương đối (vị trí địa lý, thương hiệu, khả năng cung cấp vật tư, quy mô của tổ chức, các mỗi quan hệ, lợi thế về thông tin) Giúp loại bỏ bớt được những phương án ít có triển vọng để tập trung phân tích, đánh giá những phương án khả thi nhất Dựa trên cơ sở những yếu tố khám phá mới (công nghệ mới, sản phẩm mới, hình thức phục vụ mới…)

27. 4.3.5. Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu a. Lý do đánh giá, lựa chọn phương án tối ưu b. Những lưu ý khi đánh giá, lựa chọn phương án tối ưu vì sự khan hiếm của các nguồn lực, nên phương án tối ưu sẽ là phương án có hiệu quả nhất Phân tích rõ các điểm mạnh, điểm yếu của từng phương án Phân tích kỹ các lợi thế và bất lợi của tổ chức nếu sử dụng phương án đó thực nghiệm thử và sai Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm ra phương án tối ưu phản biện mô hình toán dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của nhà quản trị quan sát mô hình hoá