Utformningsprinciper och tillämpning Utdata, prognos och budget

Utformningsprinciper och tillämpning Utdata, prognos och budget Version I 2013-08-19

Innehållsförteckning • Inledning 3-4 • Principer för utformning - Informationsstruktur 5- 16 • Principer för utformning – Utdata 17-21 • Principer för utformning – Budget/prognos 22-26 • Tillämpning – Budget/prognos 27-29 • Beskrivning av arbetsflödet för budget/prognos 30-31 • Motpartsavstämning 32-34 • Arbetsprocess prognos 35 • Motpartsavstämning – prognos, rekommenderad arbetsgång 36-37 • Arbetsprocess prognos 38-48 • Prognosversioner 49 • Exempel övergripande prognosprocess (drift) oktober 50 NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 2

Inledning Syfte • Syftet med detta dokument är att beskriva de grundläggande principerna för utformning och tillämpning av Nekksus för fas1 vad gäller utdata och prognos. Dokumentet innehåller också en övergripande beskrivning av hur processen för inmatning och godkännande skall fungera i systemlösningen vid start. Tanken med dokumentationen är att förvaltningarna skall kunna ta del av denna information både före och under utrullningen och den skall utgöra ett komplement till utbildningsmaterialet som blir mer användningsorienterat. • Mycket av det som beskrivs i detta dokument är generellt både för prognos och budget. Utöver detta dokument finns också ett kompletterade dokument som beskriver mer specifika tillämpningar för budget. Detta dokument finns också på hemsidan. • Vidare finns också dokumentet ”Tillägg utdata, prognos och budget Fas 2” vilket beskriver tillkommande funktioner och rapporter som tagits fram under våren 2013. • Målgruppen • Detta dokument vänder sig till alla som vill ha en djupare förståelse för hur utformningen av Nekksus kommer att se ut vid utrullningen och vilka principer som har legat till grund för detta. Informationen är ganska omfattande och på en relativt detaljerad nivå. Dokumentet är inte tänkt att vara en handledning för det mer handgripliga arbetet i Nekksus, och inte heller riktat till personer i verksamheten som endast skall göra prognos eller läsa rapporter. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Inledning Beslut om principer och utformning • Principerna och utformningen bygger på de beslut som har tagits i NEKK-projektet i olika forum. I takt med att förvaltningarna använder systemlösningen kommer nya insikter att skapas och önskemål om förändringar/tillägg kommer att lyftas. Den 30 juni avslutas projektet kring Nekksus och övergår i förvaltning. Styrgruppen fattade den 18 juni beslut om en interimslösning för att hantera framtida utvecklingsarbete och förändringsbehov. Gruppen leds av Anders Johansson (chefscontroller, SLK). Löpande uppdatering • Önskemål om förändringar av utformningen av lösningen kommer att uppkomma under tiden lösningen används. En del av dessa kan komma att prioriteras för att realiseras i lösningen. Bl a av den anledningen kommer detta dokument att löpande uppdateras. • Tänk alltså på att ofta hämta hem en ny version för att vara säker på att de senaste förändringarna finns med. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer och tillämpning av informationsstruktur NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer för utformning - Informationsstruktur • Samma informationsstruktur i Nekksus som i Horisonten. • Alla nyupplägg av koder, t ex nya ansvar, nya objekt och ändringar av koppling till underkoder görs som tidigare av respektive förvaltning i Horisonten. • Giltiga koder från Horisonten läses över varje natt. Med giltiga koder avses koder som har ett J markerat för giltighet i Horisonten och endast koder som har ett ”Tom” datum senare än 2011-01-01. • Nya koder (exkl ansvar) som har ett framtida ”From” datum kommer löpande att tas in i Nekksus. Om en kod (exkl ansvar) ändras vad gäller namn eller en underkod för framtida behov, kommer den inte att läsas in i Nekksus förrän när aktuell ”From” dag inträffar. • Nyupplägg eller ändringar avseende ansvar som har ett framtida fromdatum kommer att tas in i Nekksus under oktober till december för att skapa nästa års hierarki. Eventuella ändringar gällande namn eller underkoder kommer att slå igenom direkt. Under januari – september kommer de inte att läsas in i Nekksus förrän när aktuell ”From” dag inträffar. • För att kunna styra att endast öppna koder skall kunna användas vid registrering av budget/prognos i Nekksus lagras både From och Tom datum i Nekksus. • De underkoder som används för utdataändamål tas över till Nekksus, enligt genomgångar med respektive förvaltning. Dessa lagras i Nekksus som grupperingar. Från start utnyttjas inte alla dessa grupperingar för utdata men informationen finns tillgänglig för framtida utveckling av mer lokal utdata. • ”Nämnd”-benämningen används för att benämna förvaltningsnivån både i organisationsträd och motpart. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 6

Principer för utformning - Informationsstruktur • Organisationsträdet är ett viktigt begrepp i Nekksus. Det skall vara hierarkiskt och skapas genom Nivå 0 till Nivå 4 i Horisonten. Antalet nivåer varierar mellan förvaltningarna. Undantag finns för förvaltning 138 och 610 som har en icke-hierarkisk struktur för vissa nivåer. Denna styrs vid inläsningen istället in i underkoden Angen1 (138) och ram (610) • Eftersom organisationsträdet är en utgångspunkt för rapportuttag etc. är det viktigt att alla nivåbeteckningar har korrekta och har tydliga namn. • För varje förvaltning finns ett treställigt ansvar = förvaltningens prefix. Detta ansvar används i Horisonten för de transaktioner som bokförs med ansvar = blankt (BR-poster). Detta ansvar är placerat närmast under förvaltningen i organisationsträdet. • OBS! Godkännandeprocessen för budget/prognos bygger på organisationsträdet. För att denna skall fungera måste organisationsstrukturen vara byggd så att en överliggande nivå alltid antingen bara har underliggande summeringsnivåer eller bara ansvar kopplade till sig. Det går alltså inte att ha en blandning av ansvar och summeringsnivåer. Se vidare följande 2 bilder. • Det kommer att finnas årliga organisationsträd. Det finns dock bara ett gällande organisationsträd per år. (För 2011 års utfall finns inget separat träd utan utfall visas enligt 2012 års struktur). Projektet har tagit fram anvisningar för nyupplägg och stängning av ansvar i Horisonten (se NEKK_instruktion 2_underhåll av koder i Horisonten_2 på NEKKs hemsida under Utrullning). • Vid behov av ytterligare grupperingar av koddelar för att underlätta inregistrering av prognos/budget läggs dessa in direkt i Nekksus (central systemförvaltning). NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 7

Exempel 1 på organisationsträd Förvaltning Nivå 0 Sektor Nivå 1 Område Nivå 2 Enhet Nivå 3 Grupp Nivå 4 Organisationsträd med olika antal summeringsnivåer. Detta är den rekommenderade modellen för organisationsträdet i Nekksus. Antalet nivåer kan variera mellan förvaltningar. Organisationsträdet behöver alltså inte ha alla summeringsnivåer ifyllda i de fall organisationen har olika djup inom olika delar. De blå rutorna identifierar ansvar medan de grå är summeringsnivåer. För att en korrekt uppföljning av antal anställda per chef skall kunna göras skall den lägsta summeringsnivån innan ett ansvar alltid motsvara lägsta chefsnivå. Denna skall alltså inte ligga på ansvarsnivå. Se också nästa bild för alternativ lösning. Ansvar NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Exempel 2 organisationsträd Förvaltning Nivå 0 Sektor Nivå 1 Område Nivå 2 Enhet Nivå 3 Grupp Nivå 4 Ansvar Organisationsträd med fast antal summeringsnivåer. De förvaltningar som har byggt ett organisationsträd med fast antal nivåer kan behålla detta i Nekksus. Det innebär att det blir ett antal extra summeringsnivåer för t ex ett justeringsansvar för en förvaltning. (Se längst till höger ovan). NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Exempel 3 organisationsträd – detta fungerar inte! Förvaltning X Sektor 1 Sektor 2 Enhet A Enhet C Enhet D Ansvar 3 Ansvar 4 Ansvar 5 Ansvar 7 Ansvar 6 Ansvar 2 Ansvar 1 För att godkännandeprocessen i Nekksus skall fungera kan en godkännandenivå inte innehålla både ansvar och andra godkännandenivåer. I detta fall måste en ytterligare nivå läggas till för ansvaren 3 och 7. Se föregående bild. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer för utformning - Informationsstruktur Horisonten information • Informationen från Horisonten tas in i på transaktionsnivå. • Uppdatering av transaktionerna sker dels genom en nattlig körning (tisdag-lördag) och dels genom att en gång per dag uppdatera Nekksus med de skdirektajourhållna posterna som finns på vänteregistret i Horisonten (varje dag och natten till söndag och måndag). – se även särskilt dokument på NEKKs hemsida. • Inläsningen sker av endast tillkommande transaktioner, s.k. inkrementell inläsning. Detta göra att uppdateringstiderna har kunnat minskas och var en förutsättning för att kunna ta in de skdirektajourhållna posterna dagtid. . NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer för utformning - Informationsstruktur • Felhantering • För informationen som kommer från Horisonten är utgångspunkten att den är kontrollerad mot giltiga koder i Horisonten och alltid kommer att kunna läsas in i Nekksus. Om transaktionen av någon anledning skulle innehålla en kod som inte finns Nekksus kommer transaktionen ändå att läsas in och koden kommer att signaleras så att central systemförvaltning kan kontrollera att denna kod kommer in till Nekksus nästa natt eller på annat sätt blir kompletterad med namn och andra egenskaper. För detta ändamål finns en rapport i Nekksus ”Avstämning oidentifierade koddelar” som central systemförvaltning har tillgång till. • I fliken ”Avstämning” kommer alla uppdateringar av Nekksus att loggas och central systemförvaltning kan löpande följa att importer och budgetgenereringar gått bra ochom det finns nivåer med flera ”föräldrar”. . NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Informationsstruktur Kompassinformation • Från Kompass kommer information läsas över varje månad (arbetade timmar och lönekostnad på individnivå samt anställningsinformation). . NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer för utformning - Informationsstruktur • Kompassinformation i Nekksus • Den information som finns tillgänglig i Nekksus presenteras i de rapporter som definieras inom projektet. Det finns två rapporter som visar lönekostnaderna per vald kombination av kodbegrepp. • I rapporten ”Lönekostnader” visas lönekostnader (de konton som omfattas av Rappet definitionen) och antalet arbetade timmar, månads- och årsarbetare, både som absoluta tal och i relation till lönekostnader. • I rapporten ”Lönekostnader – individnivå” visas lönekostnader (konto 50-55) och aktuellt belopp kan presenteras per individ (namn). I denna rapport visas inga nyckeltal. • Båda rapporterna kombinerar alltså informationen från både Horisonten och Kompass. Detta förutsätter att den lönerelaterade informationen i båda systemen är densamma. Om inte, kommer inte summan och specifikationen att överensstämma. Detta är precis samma förhållande som gäller redan idag i Horisonten där ”Visa lön” från Kompass inte överensstämmer med saldot i Horisonten om ändringar har gjorts vid inläsning i Horisonten. Samma sak gäller tidsmåtten som redovisas per kodbegrepp. • För att kunna läsa in transaktioner från Kompass har NEKK-projektet behövt ta ställning till krav på eventuell felhantering. För att åstadkomma full överensstämmelse mellan Horisonten och Kompassdata skulle exakt samma kontroller/rättningar/kompletteringar/översättningar som sker vid inlänkning i Horisonten också behöva göras vid inläsning av Kompassdata i Nekksus. I Nekksus finns inte samma kontroll/rättningsmöjligheter vid inläsning som i Horisonten. Kravet för att det skall gå att läsa in en transaktion och kunna visa denna korrekt i rapporter är att de koddelsvärden som ingår i transaktionen finns upplagda i Nekksus. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer för utformning - Informationsstruktur Kompassinformation - felhantering • Vid inläsning från Kompass sker kontroll av att de koddelsvärden som finns i transaktionen är upplagda i Nekksus. Det sker i nuläget ingen kontroll av att koddelen är giltig avseende from- och tomdatum. Detta kan innebära att det t ex kan komma in data från Kompass (individdata eller arbetstidsmått) på ”stängda” ansvar. Dessa uppgifter går inte att rätta i Nekksus. Eftersom alla ansvar, även stängda, skall finnas kopplade i organisationsträdet kommer dessa uppgifter att visas i rapporter för förvaltningen. • För transaktioner som kommer till Horisonten med felaktiga ansvar kommer en översättning att ske till förvaltningens AAAA-ansvar. Dessa blir ”rättade” dvs, bokade med omvänt tecken, när ombokning av den felaktiga ursprungliga transaktionen sker i Personec. • OBS! Detta kan innebära att transaktionen ligger på ett stängt ansvar (i rapporten Lönekostnader individnivå) i Nekksus medan det i resultaträkningen i Nekksus (och i Horisonten) ligger på ett AAAA-ansvar. • Varje förvaltning skall löpande kontrollera saldot av timmar och lönekostnader på sitt AAAA-ansvar. Om detta blir betydande utan att rättning sker i efterföljande månad ansvarar respektive förvaltning för att utreda skälen till detta och åtgärda. • På hemsidan finns ett informationsdokument kring kompassdata i Nekksus som beskriver ovanstående mer detaljerat och också hur detta matchar mot felhanteringen i Horisonten. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer för utformning - Informationsstruktur • Regler för inläsning av Kompass • Om transaktionen innehåller ett koddelsvärde som inte finns i Nekksus sker följande: • Konto - Om det skickas ett konto som inte finns i Nekksus eller att konto saknas läggs transaktionen på ”oidentifierat konto” vid inläsning. • Ansvar – om ansvaret inte finns i Nekksus byts ansvaret ut till förvaltningens OBS-ansvar lön = prefix (de tre första positionerna i ansvarskoden) + AAAA. . • Om ansvaret saknar prefix eller har ett felaktigt sådant kommer bytet att skapa ett OBS-ansvar som inte är godkänt i Nekksus. Samma hantering skall då gälla som för konto, dvs. transaktionen läggs på ”oidentifierat ansvar”. • Verk och övriga lokala koder – om koden inte finns i Nekksus läggs transaktionen på ”oidentiferatxxx”. Kontroll sker på natten och kommer det korrekta värdet byts detta ut på transaktionen. • De lokala koderna måste inledas med ett prefix. Vid inläsning i Nekksus läggs därför de tre första positionerna från ansvarskoden framför de lokala koderna. • Om en transaktion innehåller korrekt ansvar men en inte korrekt projektkod kan det innebära att man i Lönekostnadsrapporten får en differens mellan flikarna. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer och tillämpning för utdata och analys NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer för utformning - Utdata och analys Presentation • I samtliga rapporter finns möjlighet att enkelt se alla dimensioner för utfall/budget/prognos för vald organisationsnivå och med drillbarhet ner till underlag. (Leverantörsfaktura, kundfaktura och BFO). Sekretessmarkerade fakturor kommer inte att visas i Nekksus. • Grafisk presentation är ett komplement till sifferpresentation i merparten av rapporterna. • I rapporterna kommer alla koder att visas med prefixet synligt. • Lönekostnader på individnivå kommer att presenteras med namn (ej personnummer enligt beslut i styrgruppen för NEKK-projektet). Vid behov får denna information hämtas ur Personec. Behörighet • Användare ges tillgång till en eller flera förvaltningar och har behörighet att se all ”Horisontendata” och prognos och budgetvärden som har matats in i Nekksus inom denna förvaltning .. • Varje användare kan kopplas till en nivå i organisationen som automatiskt blir förvald ingång i rapporter. • Användare ska endast ha tillgång till information om lön på individnivå för de ansvarsenheter som personen har ett chefsansvar för eller av annan anledning har detta behov (ekonomer, administratör/chefsstöd). För varje användare anges för vilken nivå/vilka nivåer i organisationen som löneuppgifter skall visas. • Det finns också möjlighet att få tillgång till flera förvaltningar genom en utökad behörighet. Denna hanteras av central systemförvaltning på uppdrag av utsedda beslutsfattare. Särskilt dokument kring behörighet finns publicerat på hemsidan. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 18

Principer för utformning - Utdata och analys Omfattning utdata Ett antal grundrapporter har skapas – samma rapport skall kunna användas till merparten av all analys (för ett minskat underhåll, blir enklare för användare, lättare med jämförelser, etc.) • Resultaträkning enligt gemensam kontogruppsstruktur både för lokal och central uppföljning. Rapporten är den huvudsakliga rapporten för analys av resultatet för den ansvar/organisationsnivå som valts. I olika flikar visas samma resultat nedbrutet i alla kodsträngens delar. I rapporten visas också jämförelse mellan utfall, budget och prognos. Det finns också möjlighet till nedbrytning till transaktion. Den prognos som visas är den senast godkända prognosen för förvaltningen – om rapporten körs på förvaltningsnivå eller underliggande nivå. I budgetkolumnen kommer senaste godkända budget att visas. • Lönekostnadsrapportsom visar lönekostnader för vald organisatorisk enhet. Rapporten finns i två versioner: Utan individdata – rapport som visar lönekostnader för vald organisatorisk enhet och är möjlig att välja för valfri organisatorisk nivå som användaren har behörighet till, rapporten visar också måtten arbetade timmar och årsarbetare och relationen mellan lönekostnader och dessa mått för vald organisatorisk nivå. Rapporten visar kontona 50-53 (exkl 5011 och 5041) enligt Rappet definitionen. • Med individdata – rapport som visar lönekostnaderna (ej arbetstidsmått) nedbrutna per individ och som endast kan användas för de delar i organisationen som användaren har behörighet till. Det är denna sistnämnda rapport som skall ersätta funktionen "visa lön” i Horisonten. Rapporten visar kontona 50-55. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 19

Principer för utformning - Utdata och analys • Resultaträkning med val av kontostruktur och årsansvarsstruktur. Samma rapport som resultaträkning men med väljare för kontostruktur och organisationsstruktur. • Balansräkning enligt gemensam kontogruppsstruktur för både lokal och central uppföljning. I rapporten finns möjlighet att titta på transaktioner. De ingående balanserna visas inte som transaktioner utan endast utfallstransaktioner för året kommer att visas. • Prognosanalys - Rapport för analys av prognos. Rapporten har likartad struktur som resultaträkningen men används för att analysera och jämföra prognoser. Den är tänkt att användas under prognosprocessen eftersom den kan visa även pågående prognosprocess/version. Användaren kan själv välja vilka prognoser som skall visas. • Budgetanalys - Rapport för analys av budget. Rapporten kan användas löpande under budgetarbetet med förvaltningens detaljbudget. Rapporten skall också användas för analys av budgetjusteringar och reviderad årsbudget. • Alternativa resultaträkningar, prognosanalys och budgetanalys för förvaltningar med etablerade sådana (610, 230, 444) • Status – processflöde som visar status för uppgifter och aktiviteter i prognosprocessen men också vem som har uppgifter att mata in och godkänna. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 20

Principer för utformning - Utdata och analys • Investeringsprojekt - rapport för investeringsuppföljning som visar utfall/budget/prognos för investeringsprojekt. Denna rapport visar alltid alla investerande förvaltningars siffror – oavsett användarens behörighet. • Motpartsavstämning budget/prognos - Rapporter för avstämning av motpart; en för budget och en för prognos. Dessa rapporter kan också användas för inmatning av motpartsjusteringar i budget/prognos. • Anställningsinformation – rapport som visar information kring den anställde såsom t ex. befattning, tjänstegrad, lön. Den tar sin utgångspunkt i konteringsinformationen och visar de anställda som är kostnadsbokförda på vald ansvar/organisationsnivå. • Analysrapport där användaren med ”kubliknande” funktionalitet själv kan välja vad och hur finansiell information skall visas. Alla kan se rapporten och användarens behörighet begränsar vad som visas i rapporten. Ett dokument kring utformningen och tillämpningen av analysrapporten finns på NEKKs hemsida och även publicerad som guide på datorhjälpen. • Driftsredovisning (per ram) – endast tillgänglig för centrala användare (gruppering centralt-övriga). Denna rapport visar alltid totalt Göteborgs kommun – oavsett användarens behörighet. • Anläggningsspec– motsvarande den som finns i GemHB. Ett fåtal centrala användare. • För rapporter som tillkommit under våren 2013 – se särskild dokumentation. Det finns också ett antal stödrapporter som visar hur systemet satts upp;: • Kontogruppering budget/prognos som visar registreringskonto per kontogrupp. • Valbara periodnycklar – som visar tillgängligliga periodnycklar NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 21

Principer och tillämpning av budget/prognos NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Principer för utformning – Budget/Prognos Första steg = Prognos • De principer/tillämpning som redovisas på följande bilder tar främst sin utgångspunkt i utformningen av prognosfunktionalitet. Till stor del gäller samma principer och tillämpningar att också för budget. • Det finns en motsvarande presentation för utformning av budget där det som är specifikt för budget presenteras. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 23

Principer för utformning – Budget/Prognos Utgångspunkter • Samstämmighet skall råda avseende informationsnivån mellan budget, utfall och prognos. Inmatning och arbetsflöde stödjer att prognos görs på samma nivå vid alla tillfällen under året. • Helårsbudget/prognos periodiseras i belopp per månad. • Ingången för budget/prognos är ansvar, dvs. för varje ansvar görs och godkänns en budget/prognos. • Systemet skapar inför varje prognostillfälle ett förslag till prognos genom att kombinera utfall och tidigare prognos (eller budget vid första tillfället). Detta innebär att alla ansvar med utfall kommer att bli en del av den nya prognosen (inklusive de ansvar som endast har använts för budget/prognos). En ny årsprognos kommer alltså alltid att skapas och användaren måste med stor sannolikhet gå in och justera förslaget. • Prognosförslaget som skapas kommer att innehålla samtliga koddelar, dvs utfall på speckod kommer att ge en prognos på spec även om inte budget aktivt lagts på speckod för förvaltningen. • Befintliga ansvar skall användas – om behov finns av nya justeringsansvar läggs dessa upp i Horisonten. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 24

Principer för utformning – Budget/Prognos Inmatningsmall • En gemensam inmatningsmall används av alla förvaltningar. Varje förvaltning kan dock välja vilka koddelar som skall visas vid inmatning. Det är också möjligt att ha olika regler inom en förvaltning så länge dessa avser en hel gruppering i organisationsträdet – inte olika regler per ansvar. • Inmatningen stödjer inmatning i helårsbelopp och inmatning per månad. • Om motpart visas kommer registreringsnivån att vara 3 olika motpartsgrupper; IIII, NNNN och XXXX. Fr om systemversion 2.0 av Nekksus finns även möjlighet att göra inmatning på specifik intern motpartsgrupp för de förvaltningar (131, 138 och 392) som har angett att man har behov av detta. • I inmatningsmallarna kommer alla lokala koder (aktivitet, projekt, aktivitet och spec.) att visas utan prefix. • I första utformningen av Nekksus ingår inga funktioner för indatakontroller eller sambandskontroller. Viss kontroll sker i Horisonten av utfall som ju är en del av prognosförslaget. • OBS! Det finns i nuläget ingen kontroll att en kod som väljs för prognos är giltig. Det innebär att det går att lägga ett prognosbelopp på t ex ett konto som stängdes vid förra årsskiftet eller öppnades vid kommande årsskifte, när en ny rad läggs till. • Vid budgetarbete visar mallen fg. års utfall, budget och senaste prognos som hjälp. Vid prognos kommer ett prognosförslag att ställas samman som består av utfall och budget eller föregående prognos. Behovet av att registrera en ny kod är därför litet. Om användaren önskar lägga till en rad med en gemensam kod måste användare välja bland alla giltiga konton, motpart, verk – inga begränsningar per förvaltning. För lokala koder visas endast koder med förvaltningens prefix. • OBS! Prognosförslag på ansvarsnivå skapas utifrån utfall + föregående prognos (andra versionen för året). Om budgetjustering gjorts måste motsvarande ändringar (som budgetjusteringen) göras i samband med prognosinmatningen. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 25

Principer för utformning – Budget/Prognos Fördelningar • För prognos används inga periodnycklar. Om ett föreslaget helårsbelopp ändras baseras månadsfördelningen över prognosperioderna på senaste budget/prognosfördelning (om det finns en sådan) eller fördelas annars jämt över prognosens månader. För budget finns ett antal gemensamma periodnycklar skapade. Prognosversioner • I systemet finns möjlighet att göra max prognoser 2014. • För kommande år skall varje förvaltning i början av året meddela central systemförvaltning vilka prognoser man avser att göra utöver de obligatoriskt fastställda. Inga oönskade prognoser ska generas i systemet. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 26

Tillämpning – Budget/Prognos Inmatningsmall • En gemensam inmatningsrapport/mall har skapats som skall kunna användas av alla förvaltningar. Denna innehåller flera flikar. • Första fliken är en summering av prognosen för ansvaret enligt resultaträkningsmodell med jämförelse mot utfall, budget och senast godkända prognos. • Flikarna ”Prognos” och ”Prognos månad” (enkel mall) är den huvudsakliga inmatningsmallen som bör vara de som används av flertalet användare i verksamheten. Denna innehåller de koddelar som är obligatoriska för förvaltningen för budget/prognos. I fliken ”Prognos” syns helårsprognos och jämförelsetal medan ”Prognos månad” visar uppdelningen per månad för motsvarande kodkombinationer. • Flikarna ”Prognos detaljer” och ”Prognos detaljer månad” utgör en mer detaljerad inmatning som innehåller alla de koddelar som förvaltningen vill kunna använda för budget/prognos. Denna är tänkt att användas som ett komplement till den enklare mallen både för t ex ekonomer men också för användare i verksamheten när det finns krav/önskemål om budget/prognos på någon av de fria koddelarna. • Alla flikarna är länkade till varandra och alla justeringar som görs speglas i samtliga. • De koddelar som är obligatoriska för förvaltningen bör alltid ingå i den enkla inmatningsmallen. • Varje förvaltning måste tänka igenom arbetssätt och vilka flikar respektive användare bör använda för att underlätta för användaren att hitta rätt bland alla möjligheter. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 27

Tillämpning – Budget/Prognos Inmatningsmall - fortsättning • Vilka koddelar som skall visas i den enkla respektive den detaljerade mallen bestäms av respektive förvaltning. • Inriktning är att budget/prognos i den enkla fliken läggs på kontogrupp (lägsta gruppering i resultaträkningen.) Per kontogrupp finns ett budget/prognoskonto utsett (samma för alla förvaltningar) där inmatningen registreras. I den detaljerade fliken finns möjlighet att registrera på enstaka konto. Det finns en rapport ”Kontogruppering budget/prognos” (Rapportlista) i Nekksus där registreringskonto per kontogrupp framgår. Denna rapport finns tillgänglig om man i sökrutan i systemet anger denna titel. • Om man vill lägga till en ny rad i inmatningen och alltså skall välja till ett nytt konto kommer samtliga konton i den kontogrupp man valt i inmatningen att visas. I de fall denna grupp i sin tur består av flera grupper kommer kontona att visas i ordningsföljd per underliggande gruppering, vilket innebär att de inte alltid visas i en löpande nummerföljd. • För övriga koddelar kommer grupperingar att kunna skapas så att prognos/budget vid behov kan läggas på summeringsnivå. Vid registrering på summanivå läggs budget/prognosvärden på i förväg definierad registreringskod inom gruppen. • De konton som stängdes vid årsskiftet 2013-12-31 visas med en asterisk mellan kontonummer och kontonamn. Detta är för att användarna skulle kunna se vilka konton som kunde användas för budget 2014. Detta syns fortfarande i RR under 2013. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 28

Tillämpning – Budget/Prognos Inmatningsmall - fortsättning • Sociala avgifter – en knapp med funktionalitet för att beräkna sociala avgifter finns på varje flik i inmatningsmallen för respektive ansvar. Vid prognos görs en beräkning av sociala avgifter för det aktuella ansvaret av ack utfall vid prognostillfället på kontogrupperna ”Lön och ersättningar” och ”Sociala avgifter och pensionskostnader”. När användare trycker på knappen sker en beräkning av sociala avgifter för prognosmånaderna baserat på denna procentsats. Beräkningen sker på nytt varje gång man ”trycker på knappen” och beräknade belopp ersätts vid varje beräkning. Knappen visas alltid även om kontona som visas inte är lönekonton och om man trycker på knappen sker omräkning även om kontona inte är synliga. • Det finns ingen varning om man glömmer trycka på knappen och en knapptryckning kan inte heller ångras. Dock visas en kontrollfråga vid knapptryckning där användare måste besluta om han/hon vill genomföra beräkningen. Tillämpning – Budget/Prognos NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 29 29

Beskrivning av arbetsflödet för budget/prognos NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • Budget och prognosprocessen styrs och övervakas med hjälp av ett arbetsflöde som bygger på att underliggande nivå/er i organisationsträdet måste godkännas innan förvaltningen som helhet kan godkännas. Varje förvaltning måste peka ut vem som gör vad i processen, dvs vem som skall utföra inregistrering och godkännande på respektive nivå. För detta finns en särskild rapport ”Koppla användare till uppgift och aktivitet”. • Varje ny prognos initieras av central systemadministration utifrån uppgift om vilka förvaltningar som gör vilken prognos och utifrån central tidplan. • Prognosförslag skapas för samtliga av förvaltningens giltiga ansvar, utom för de som särskilt undantagits. • Om någon på överliggande nivå vill göra en justering av den uppsummerade prognosen görs detta – antingen genom att uppgiften skickas tillbaka till den ansvarige (huvudinriktning) eller genom att en justering görs på ett annat ansvar som godkännande chef har rätt att göra inmatning på. Godkännare kan inte registrera in på ”annans” ansvar. • När förvaltningen har godkänt sin prognos på nivå 0 blir prognosen ”senast godkända prognos” för förvaltningen och visas som jämförelse i resultaträkningen. Om resultaträkningen tas ut för kommunen totalt kommer endast den senast obligatoriska prognosen att visas. Prognosprocessen omfattar organisationsträdet från ”ansvar” till ”förvaltning”. Det görs inget totalt godkännande för hela kommunen utan när alla förvaltningar, inkl N900 är godkända är hela Göteborgs kommun godkänd. • Under prognosprocessen summeras den aktuella prognosen löpande upp hos varje godkännare i godkännanderapporten men kan också analyseras i rapporten prognosanalys. • Godkännandeprocessens framskridande i förvaltningen kan följas i rapporten ”Status – processflöde”. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 31

Motpartsavstämning • En rapport har skapats för att underlätta avstämning och inmatning av motpart. Den visar motpartsgrupperna per kontogrupp i resultaträkningen och totalt resultat per månad per motpartsgrupp. • Rapporten finns i två versioner: motpartsavstämning prognos och motpartsavstämning budget. • Rapporten visar vald organisation men det finns också möjlighet att välja ram. Detta för att möjliggöra avstämning av intern motpart per förvaltning och ram. • Motpartsrapporten är tänkt att användas under pågående budget/prognosprocess. • Rapporten är också möjlig att använda för att göra inmatning av justering mellan motparter för förvaltningen totalt per kontogrupp och ansvar. Justeringen kan göras per månad eller som helårsbelopp i december. • Endast ett fåtal personer per förvaltning bör ha tillgång till denna rapport/inmatning. Beslut i utformningsgruppen för Nekksus är att det är lämpligt att den som har administrationsbehörighet har tillgång till denna. • Förvaltningen väljer själv om man vill göra inmatning via denna rapport eller i den vanliga inmatningsmallen för t ex. justeringsansvaret. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Motpart avstämning - prognos • Rekommenderad arbetsgång vid användande av motpartsavstämning prognos. • Börja med att välja år och prognosversion för vilken avstämning och justering skall göras. • Välj därefter organisationsnivå och vid behov också ram. • Rapporten kan användas för avstämning löpande men innan justeringar skall läggas in, kontrollera att prognos på alla nivåer utom för förvaltningen är godkända. • Gå till flik ”Resultat per månad” som visar en översikt av resultatet per månad och per motpartsgrupp. Viktigt är att se till att motpart IIII är noll per månad. • Gå till fliken ”Avstämning”. Här visas prognosen per kontogrupp i resultaträkning och per motpartsgrupp före justering och efter justering. • För att göra kunna göra justering av belopp (tkr) markera en kontogruppsrad i fliken ”Avstämning”. Gå sedan till fliken ”Period / Justering” för att göra justeringen. Användaren kan välja att göra inmatning av justeringen per månad eller för helår december. • Peka på den månad som skall justeras, t ex mars. Då öppnas en inmatningsmall längst ned i fliken. Här kan användaren välja vilket ansvar, vilken motpartsgruppering och vilket belopp som ska justeras. Rekommendationen är att ett sk justeringsansvar (per ram) väljs. Summan av den aktuella justeringen måste alltid bli noll i. Om summan ej är noll kommer resultatet av den totala prognosen för förvaltningen att påverkas och systemet kommer därför att ge ett felmeddelande. • Vid inmatningen visas alla ansvar som finns tillgängliga – tänk på att välja ett korrekt ansvar per ram för justeringen. Det finns inga kontroller i systemet att det ansvar som anges för justering tillhör samma ram som valts. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Motpart avstämning - prognos • Rekommenderad arbetsgång vid användande av motpartsavstämning prognos - forts • Det finns inga periodnycklar i inmatningen utan justeringen måste läggas in i vald månad. • Alla justeringar som görs ligger i inmatningsbildens tabell. Om något ytterligare ska justeras kan den tidigare justeringen ändras eller en ny läggas till. • För prognosversionerna är det endast möjligt att justera i de månader som innehåller prognos – aldrig i de månader som innehåller utfall. Försöker användaren göra detta kommer ett felmeddelande upp om att detta inte går att göra. • När alla justeringar är gjorda kan man i fliken Resultat per månad kontrollera att prognos är korrekt per månad och motpart. • Gå sedan till fliken Avstämning och kontrollera att den ursprungliga prognosen totalt = prognosen inkl justeringar totalt är samma. • Förvaltningens prognos är nu klar gällande motpart som motsvarar de centrala kraven på koddelen. • Att tänka på: om förvaltningen inte lägger prognos på motpart på underliggande nivåer kommer detta av systemet tolkas som att alla rader med ändringar får ”1-4 Extern motpart”. En omfördelning måste sedan ske av denna till motpart NNNN och IIII. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Arbetsprocess prognos Central system- förvaltning 1 2 3 5 Generalla förutsättningar Skapa process Skapa processflöde Skapa prognosförslag Nytt system Nytt system Nytt system 4 Lokal system- förvaltning Lokala anvisningar och tidplan tas fram för prognos Tilldela användare till uppgifter och aktiviteter Övervakning av process, ändra användare vid behov Nytt system 9 Godkänna prognos OK 7 8 Förvaltnings-centralt Analys av prognos, kommentar (Prognos OK/Ej OK?) Nytt system 6 Tillägg/ kompletteringar (t.ex. motpart I) Nytt system Ej OK Nytt system 7 Godkänna prognos OK 7 Analys av prognos, kommentar och ev. avstämning (Prognos OK/Ej OK?) Nytt system Verksamhet* Steg 6-9 är en iterativ process som för förvaltningen avslutas när prognosen godkänns förvaltningscentralt. Därefter matas kommuncentrala poster in på kommuncentral nivå. När detta är klart stängs kommunens prognos av central systemförvaltning. *Efter godkännande skickas prognosen till nästa organisatoriska nivå inom förvaltningen. Antal organisatoriska nivåer inom verksamheten varierar mellan förvaltningarna. 6 Nytt system Tillägg/ kompletteringar 6 6 Ej OK Analys/ändring i inlästa prognosvärden och kommentar på lägsta org. nivå Godkänna prognos Nytt system Nytt system Nytt system NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Beskrivning av arbetsflödet budget/prognos • Generella förutsättningar • Varje förvaltning skall anmäla vilka frivilliga prognoser som de kommer att göra. I Nekksus finns en tabell där detta kan markeras per förvaltning. Tabellen underhålls av central systemförvaltning utifrån uppgift från förvaltningarna. • Varje förvaltning skall ange vilka dimensioner de vill skall visas i inmatningsmallar (både enkel och detaljerad). Detta underhålls av central systemförvaltning utifrån uppgift från förvaltningarna via en arbetsyta. Ett defaultvärde anges per förvaltning och men avvikande regler kan också läggas för underliggande nivåer i trädet (dock ej för ansvarsnivå). Det innebär alltså att olika delar av förvaltningen kan ha olika koddelar i sin inmatning. • Eventuella ansvar som skall undantas för prognosförslag skall anges i styrtabell. Den underhålls av central systemförvaltning utifrån uppgift från förvaltningar.(Detta gäller främst det sk prefixansvaret som finns för varje förvaltning). • Central tidplan för laddning etc. skall upprättas och publiceras av central systemförvaltning. • Lokal tidplan skall upprättas och publiceras av lokal systemförvaltning/utvecklingsledning. • 2. Skapa process, t ex ”Prognos mars” • Central systemförvaltning har till uppgift att skapa och aktivera respektive prognos, t ex prognos mars 2013. • Utgångspunkten är den tidplan som sätts upp inför varje år om vilka prognoser som respektive förvaltning skall göra. Processen skapas i tid innan prognosen skall påbörjas enligt den tidplan som upprättas varje år. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 36

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 3. Skapa processflödet • Central systemförvaltning har till uppgift att skapa de uppgifter och aktiviteter som ingår i processen per förvaltning. Detta görs baserat på förvaltningens struktur i organisationsträdet för det aktuella året (Nivå 1-4) och direkt efter att processen skapats. • Varje giltigt ansvarfår en uppgift och för varje organisationsnivå skapas en aktivitet. • Två undantag hanteras: • Det finns en styrtabell per förvaltning där ansvar som skall undantas uppgift kan listas. Normalt innehåller denna endast det treställiga prefixansvaret. Tabellen underhålls av central systemförvaltning. • Endast ansvar som är öppna under budget/prognosåret skall få uppgifter, kontroll görs mot giltighet tom som läses in från Horisonten. Det innebär att ansvar som är stängda året före prognosåret ej tilldelas en uppgift. Dessa förutsätts inte heller kunna ha något utfall. • En aktivitet kan inte innehålla både underliggande nivåer och ansvar. Det innebär att ansvar inte kan kopplas direkt till godkännandenivån om det samtidigt finns andra nivåbegrepp som ingår i denna.Systemet kommer att felsignalera om en sådan situation uppstår och central systemförvaltning får då ta kontakt med aktuell förvaltning för korrigering av detta i Horisonten. Som hjälp för denna kontroll finns en avstämningsrapport i Nekksus, ”Avstämning nivåer med flera föräldrar”. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 37

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 4. Tilldela personer till uppgifter/aktiviteter För varje uppgift och aktivitet skall finnas angivet vem som matar in och vem som godkänner. Godkännande reglerna kopieras från förvaltningens sk grundmall för prognos. Dessa återfinns i rapporten ”Koppla användare till aktivitet och uppgift” i vilken den lokala systemförvaltaren kan göra ev ändringar och tillägg som gäller den aktuella prognosversionen. Ändringar som även ska gälla nästa prognosversion ska göras i grundmallen. I rapporten ”Koppla användare till aktivitet och uppgift” finns 3 flikar: • Aktiviteter = godkännarnivåer finns listade och kopplar en användare= godkännare till varje sådan • Uppgifter = ansvar finns listade och kopplar användare = inmatare och godkännare till varje sådant. • Utan användare = listar de uppgifter/aktiviteter som inte har en användare kopplad till sig. • För varje ansvar finns en inmatare och en godkännare. Detta kan vara samma person eller två olika. Det är endast den som står som inmatare som kan justera prognosförslaget. • Varje förvaltning måste tänka igenom hur godkännandeflödet ser ut inom förvaltningen. • För mer beskrivning kring grundmallen – se dokumentet ”Utformningsprinciper och tillämpningar i Fas 2” på • NEKKs hemsida. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 38

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 4. Tilldela personer till uppgifter/aktiviteter - fortsättning • Godkännandeprocessen sätts upp enligt förvaltningens organisationsträd vid det tillfälle när prognosen genereras. Godkännandeprocessen för prognos genereras inte om varje natt, vilket skiljer sig från budget där processen genereras om varje natt. Det är alltså viktigt att förvaltningen innan prognosprocessen startar har ett korrekt organisationsträd uppsatt. Om förvaltningen gör ändringar i organisationen under pågående process och vill att en ny prognosprocess skall genereras finns sedan systemversion 2.0 av Nekksus möjlighet att göra detta. Då måste kontakt tas med central systemförvaltning. • Ändringar av ansvar och nivåer bör så långt det är möjligt inte ske under pågående process eftersom det kan skapa skillnader mellan processflödet (uppgifter och aktiviteter) och rapporterna. Processflödet skapas utifrån den organisation som gällde vid tillfället när det skapades medan alla rapporter som visar budget, prognos och utfall alltid visas enligt det aktuella organisationsträdet för året. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 39

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 5. Skapa prognosförslag • När process och processflöde (uppgifter och aktiviteter) är skapade och när utfallet i Horisonten är stängt, (enligt tidtabell som fastställs inför varje år) och föregående prognos är godkänd skall central systemförvaltning skapa prognosförslag. • Prognosförslag skapas för de ansvar som har fått en uppgift, (beror alltså ej på om det finns utfall eller budget/prognos). Prognosförslag kan genereras i efterhand för ansvar som lagts till. När prognosförslag genereras på nytt kommer nya förslag att skapas för de ansvar som inte tidigare har ett förslag, detta för att undvika att ev påbörjat arbete skrivs över. • I förslaget kopieras utfall och budget/prognos enligt det regelverk som fastställts för respektive prognos. • Om det, när prognosförslaget skall skapas, inte finns någon föregående godkänd prognos för förvaltningen, trots att förvaltningen anmält att de skall göra en sådan, kommer inget komplett prognosförslag att skapas. I inmatningsmallen finns bara utfall medan prognosmånaderna blir blanka. När förvaltningen godkänt föregående prognos kan nytt förslag genereras. • OBS! De utfallsbokningar som görs för SDN-bokslut är ej gjorda i Horisonten när utfallet betraktas som stängt. Även för dessa ansvar genereras ett prognosförslag om förvaltningen inte väljer att undanta detta från prognosgenereringen. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 40

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 6. Prognos per ansvar • Respektive användare ser sina uppgifter (att göra, kommande och klara) under fliken uppgifter och kommer den vägen in till sin inmatningsmall och kan via de olika flikarna mata in = justera prognosförslaget. Förvaltningen ska i förväg ha valt vilka dimensioner som skall visas. • Utfallet som kopieras skall alltid finnas kvar oförändrat – kan ej tas bort eller ändras. Om prognosen på en rad där det finns utfall skall sättas till noll görs detta genom att ett negativt belopp läggs i prognosmånaderna. (Alternativt används kommandot ”raden tas bort” vilket ger samma resultat). • Den som matar in på ett ansvar kan också lägga kommentarer; både på kontogrupp och på ansvarsnivå. • När prognosen är klar skall den klarmarkeras = göras klar för godkännare på godkännandenivån. Om inmatare och godkännare är samma person kommer godkännandet att ske direkt när klarmarkering görs. Om inte, skall den som matar in klarmarkera och därefter lämnas uppgiften att godkänna till den överliggande nivån. Inmataren har uppgiften hos sig tills den är klarmarkerad. Innan man är redo att klarmarkera kan man spara det som är gjort för fortsatt arbete vid senare tillfälle. • Vid sidan av kommentarerna på kontogrupp och ansvar finns också en funktion för ”flödeskommentarer”. Dessa används i kommunikationen mellan nivåer inom arbetsflödet i samband med att godkännande sker eller när återskick av uppgift görs. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 41

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 7. Prognosgodkännande på organisationsnivåer upp till förvaltningsnivå. • När alla underliggande ansvar är godkända får den som är godkännare på överliggande nivå sin uppgift i Nekksus. När detta inträffar skickar också systemet ett mail till godkännaren. Godkännaren ser i en ”godkännarrapport” prognosen uppsummerad för underliggande ansvar. Rapporten har samma utseende som resultaträkningen (med möjlighet att visa nedbrytning per dimension via olika flikar). Underliggande kommentarer är också tillgängliga i denna rapport. Om allt är ok sker godkännandet via en ”godkännarknapp” i rapporten. • Redan innan underliggande ansvar är godkända kan den som skall godkänna se den uppsummerade prognosen så långt som den är färdig (via fliken ”Mina kommande uppgifter”). Det går att urskilja om den som har underliggande uppgifter har påbörjat sin uppgift eller ännu inte startat men vill man följa mer precist vem som har startat etc. så skall istället rapporten ”Status – processtflöde” användas. • När en uppgift att godkänna en aktivitet är genomförd kan godkännaren fortfarande titta på godkännanderapporten (i fliken Mina klarmarkerade uppgifter) till dess att processen är avslutad. Därefter måste rapporten prognosanalys alternativt analysrapport användas för att titta på en avslutad prognos. • Om den som godkänner vill att den som har registrerat in på underliggande ansvar skall ändra något i sin prognos kan godkännaren skicka tillbaka uppgiften till denna. Uppgiften dyker då upp igen hos den som skall registrera. I samband med detta skickas också ett mail till inmataren. Återskick sker alltid till underliggande nivå. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 42

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 7. Prognosgodkännande på organisationsnivåer upp till förvaltning - fortsättning • Om den som godkänner istället själv vill göra en justering gör han/hon det på ett justeringsansvar som är kopplat till organisationsnivån. Detta kan vara ett ansvar som endast används för denna typ av justeringar eller ett ansvar som också innehåller andra kostnader/intäkter som ligger under godkännarens organisationsnivå. – Se nästa sida. • För de förvaltningar som inte valt att visa någon av de centralt beslutade dimensionerna i inmatningsmallen måste en justering av dessa göras minst på förvaltningsnivå. Detta gäller koddelarna motpart och verk. Det aggregerade värdet på ”motpart 1-4” kan behöva justeras så att saldot på motpart IIII blir noll inom förvaltningen och eventuell även omfördela till motpart NNNN. ”Verk ospec” måste fördelas till en specificerad kod så att förvaltningens saldo på centralt definierad nivå för kontogrupp och verk (verksamhetsområde enligt särskild dokumentation på NEKKs hemsida) kan avläsas. • Justeringsansvar betraktas som vanliga ansvar och den justering som görs kommer vid nästa prognostillfälle att kopieras som prognosförslag. • Den som godkänner på en organisationsnivå har också möjlighet att göra en kommentar på denna nivå. Denna kommentar kan läsas av godkännaren på nästa överliggande nivå, osv. (en nivå upp). Rapporten ”Kommentar” finns också där användaren för vald nivå och process kan läsa ansvarskommentarer och kommentar på kontogrupp. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Justeringsansvar Eftersom förvaltningens prognos skapas är en summering av samtliga underliggande ansvar kan sk ”justeringsansvar behöva användas för att uppnå rätt summa för område, sektor eller förvaltning. Den som är godkännare på överliggande nivå bör också vara inmatare på detta. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 7. Prognosgodkännande på organisationsnivåer upp till förvaltning - fortsättning • När förvaltningens prognos godkänns kommer prognosen att kopieras över som förvaltningens senaste prognos och kommer att vara den prognos som visas som jämförelse i resultaträkning (om denna körs för förvaltningen eller nivå under) och som används för att ta fram kommande prognosförslag för förvaltningen. • Om prognosen är en av de fyra obligatoriska kommer prognosen också att kopieras in som senaste obligatoriska prognos. Om resultaträkningen körs för nivå ovanför förvaltning kommer denna att utgöra jämförelsen i resultaträkningen. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 45

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 8. Övervakning av processen • Övervakning av processen för hela förvaltningen görs via rapporten ”Status-processflöde”. I denna kan utläsas vilka uppgifter och aktiviteter som finns inom förvaltningen och om de är påbörjade och avslutade och vem som är inmatare/godkännare. • I rapporten kan användaren på fliken ”Översikt” också för vald process se vilken status den har och vem som har godkänt den. För den som har tillgång till flera förvaltningar kan samtliga förvaltningars status följas. • I fliken ”Senast godkända process” visas den senast godkända processen för de förvaltningar som användaren har behörighet till. • Längst ned på fliken – ”Mina klarmarkerade uppgifter” visas en bild över ”Processflödesposition”. I denna kan man se var de ansvar som man har uppgift att mata in på befinner sig i godkännande processen. Om man har många uppgifter, eller en lägre upplösning på skärmen kan det vara så att denna bild inte syns. Det går dock att dra upp den nedre vyn med muspekaren genom att ställa sig i nederkanten på bilden. • Lokal tidplan måste upprättas för de dagar som förvaltningen har till förfogande så att alla inmatare och godkännare har en klar bild av när respektive uppgift och aktivitet skall vara färdigställd för att hela förvaltningens prognos skall kunna godkännas. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 46

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 8. Övervakning av processen, forts • Uppföljning sker med hjälp av rapporten ”Status processflöde” – inget övrigt systemstöd finns, t ex påminnelse-mail. Datum för start och slut kan läggas in på förvaltningsnivå men styr bara när uppgiften är tillgänglig hos användaren. När slutdag är passerad syns inte uppgiften längre men blir inte med automatik godkänd. • Byte av inmatare/godkännare måste göras under processen när den som skall godkänna inte finns på plats för att inte processen skall stanna upp. När uppgiften/aktiviteten flyttas från en användare till en annan kommer uppgiften att dyka upp hos den nya användaren under ”mina uppgifter”. Ett antal personer per förvaltning bör ha tillgång till denna behörighet. De som har lokal systemadminstrationsbehörighet kan göra detta. Detta görs i rapporten ”Koppla användare till aktivitet och uppgift”. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 47

Beskrivning av arbetsflödet – Budget/Prognos • 9. Centrala delar av prognosprocessen • Utgångspunkten är att budget och prognos görs för N900 på samma sätt som övriga förvaltningar. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 48

Inför 2013 ska varje förvaltning anmäla vilka av de frivilliga som de kommer att göra. Prognosversioner OBL. OBL. Friv. Friv. Friv. Friv. OBL. Friv. OBL. Friv. NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I 49

Exempel övergripande prognosprocess (drift) oktober 16/10 1 dgr 16/10 1 dgr 17/10 1 dgr 18/10-8/11 16 dgr 9-14/11 3,5 dgr 14/11 1 dgr 15-?/11 5 dgr Exempeldatum Arbetsdagar Analys/tillägg och klar-markering Steg 9 Förbereda systemlösningen för ny prognos* Steg 1-3,5 Registrera kommuncentrala förutsättningar Ej i Fas 1 Registrera förvaltnings-centrala förutsättningar Ej i Fas 1 Lokalt arbete med prognos på olika nivåer enligt arbetsprocess Steg 6+7 Avstämning, analys, justering samt godkännande av förvaltningens prognos Steg 7 Avstämning av kommunens prognos** Steg 9 Kommun-prognos Tilldela uppgifter Steg 4 Lokal tidplan måste fastställas för denna period Här blir prognosen godkänd och kan användas för att skapa prognosförslag i nästa prognosprocess *Tidpunkt styrs av när budget, prognos och utfall från föregående period är säkerställt/stängs eftersom det är dessa värden som utgör grund för det prognosförslag som visas i inmatningsmallen. **När förvaltningen godkänts blir dessa därmed tillgängliga i inmatningsmall för nästa prognos. Kommuncentralt kan man således fortsätta arbeta med prognosen samtidigt som en ny process startar för förvaltningen. = Aktivitet som sker kommuncentralt = Aktivitet som sker på resp. förvaltning NEKK | Utformningsprinciper och tillämpning, informationsstruktur, utdata och prognos | Version I

Utformningsprinciper och tillämpning Utdata, prognos och budget