Dokument- och ärendehanteringssystem för Polisförbundet 2014-09-04

1. Dokument- och ärendehanteringssystem för Polisförbundet2014-09-04 Ylva Norberg Per Rolder Tomas Wulfing Johan Lönnqvist

2. Vilka är vi som talar • Ylva Norberg, tf. kanslichef Polisförbundet • Tomas Wulfing, verksamhetskonsult från Ways • Per Rolder, verksamhetskonsult från Ways • Johan Lönnqvist, säljansvarig från Ways

3. Inledning, Agenda • Inledning, agenda. (10 min) • Erfarenheter från införandet, Ylva Norberg, Polisförbundet (20 min) • Introduktion dokumenthantering, ärendehantering. (15 min) • Så här blev det - demonstration (30 min) • Hur går man tillväga, metodgenomgång. (10 min) • Vad bör man tänka på och hur undviker man fallgropar (10 min) • Frågor och diskussion (20 min)

4. Ambitionen idag • Dra nytta av att ni träffar • Polisförbundet som genomfört ett införande av dokument- och ärendehantering • Sveriges Ingenjörer som genomfört ett införande av dokumenthantering • Högt i tak – fråga det ni vill • Tiden är för er • Vi välkomnar diskussioner • Speciell stund för frågor på slutet

5. Introduktion • Sveriges Ingenjörer hade en vision ”ingen mer tråkig arkivering” • Tillsammans med Ways och TAM-arkiv byggdes en lösning • Ways Document Manager är grunden i lösningen • Polisförbundet • Har dragit nytta av Sveriges Ingenjörer och deras arbete med TAM-arkiv • Tog steget vidare med dokument- och ärendehantering • Polisförbundet är nu i drift • Ylva kommer att berätta om sina erfarenheter…

6. SharePoint Erfarenheter från Polisförbundet

7. Vilket behov fanns? Ärende- och dokumenthanteringssystem Få ärenden skapas mot vad som finns Hålla ordning på relevanta dokument Enkelt koppla dokument till ärenden Koppla ärenden till andra ärenden Ärenden kan ha samma ärendenummer genom hela systemet Intranät

8. Uppstart Startade med en besättning, avslutade med en annan Projektledare Dedikerad projektgrupp Avsätta tid

9. ”Varför inte bara ha kvar G?” System som används och hittar. Tunnan. Sök och filtrering Metadata tex sakområde Versionshistorik – skicka länkar Tydlighet i vilket dokument är aktuellt Beslutat, utkast eller deadline Arbeta m ärenden – dokument

10. Hur ska det användas? Alla! Minskad sårbarhet (slutar, sjuk) Alla kan inte se allt Fler kan enklare arbeta med samma ärende/område/fråga Om något saknas justera och lägga till. Vi har tillgång till att göra detta själva.

11. Varför är det strukturerat i processer? Allt arbete vi gör utförs i processer. Uppmärkning för att kunna hitta genom olika skärningar istället. Processer har ofta längre hållbarhet än olika grupper eller sakområden. Igenkänning från G, mer ”tillbehör”. Ej mappar, nytt synsätt. Arkivplanen

12. Ärendehantering Vi har färre ärenden, men arbetar mer än någonsin… Vad är ett ärende? Skapa ärenden som håller ihop projekt, ärenden, FS beslut. Tydligare vad vi gör och uppdrag vi får. Elektronisk arkivering och därigenom större/enklare sökbarhet (längre fram).

13. Sjösättning Testperiod Sjösättning Utbildning Engagemang

14. Kom ihåg!

15. Introduktion dokument- och ärendehanteringför fackförbund

16. Vanliga problem med dokument Ökad kostnad Central papperskorg Metadata och smart navigering samt filtrering Leder till Åtgärdar Åtgärdar Leder till Åtgärdar Ökad arbetstid Leder till Kvalitetsbrist Hittar inte dokumentet Dokumentet kan inte återskapas Leder till Någon tar felaktigt bort innehåll ur ett dokument Endast en väg till ett dokument Dokument saknar visst innehåll som inte kan återfås Svårt att söka - bara namn och fritext Leder till Uttalat arbetssätt inom organisationen:så här arbetar vi på företaget! Någon tar felaktigt bort ett dokument Dokument lagras i mappar i filstruktur Leder till Leder till Spårbarhet saknas Leder till Dokument försvinner när någon slutar Två personer arbetar i olika förekomster Åtgärdar Hittar inte senaste version Kraftfull sökfunktion Åtgärdar Versions- hantering Leder till Leder till Tydliga direktiv för namnsättning Åtgärdar Dubbletter Person-beroende Centralt lagrade dokument Åtgärdar Åtgärdar Olika personer sparar dokument på olika ställen med olika namn Tydliga direktiv för var dokument skall lagras

17. Exempel på nuläge Skapa dokument Redigera dokument Färdigställa dokument Publicera Arkivera Välj mall Öppna Redigera info Spara Redigera info Spara Granska Godkänna C: G: Intranät Project place Dropbox Skydrive E-post

18. Exempel på önskat läge Skapa dokument Redigera dokument Färdigställa dokument Publicera Arkivera Välj mall Öppna Redigera info Spara Redigera info Spara Granska Godkänna Mallar DHS Intranät Arkiv

19. Vad är ett dokumenthanteringssystem? • Hanteringsystem för • Filer • Information om filer – metadata Uppgift: Hantera dokuments livscykel Dokumenthanteringssystem

20. Dokumenthantering Grunderna • Lagra dokument • Märka upp dokument • Läsa dokument • Uppdatera dokument • Ta bort dokument Enkel och effektiv navigering, sök och filtrering är ledord för att snabbt hitta det eller de dokument du söker. Namn Process Verksamhetsområde Ämne

21. Mappstrukturens labyrinteffekt

22. Filstruktur Felstruktur Fel felfel! mitt perspektiv är rätt!

23. Metadata-uppmärkning • Alla dokument behöver inte samma uppmärkning • Generella metadata • Typspecifika metadata • Dokumenttyper • Exempel på metadata • Process • Verksamhetsområde • Dokumenttyp • Status • Ägare • Sakområde • Dokumentdatum • Avtalsnummer • Ritningsskala • Filmformat 10 i topp – metadata 0 - Filnamn 1 - Dokumenttyp 2 - Process 3 - Sakområde 4 - Ägare 5 - Författare 6 - Innehållsbeskrivning 7 - Status 8 - Avtalsområde 9 - Nyckelord Bilder, filmer Ritningar Rapporter Presentationer Avtal

24. Metadata-uppmärkning och åtkomst • Navigering ger filtrering – smarta (virtuella) mappar • Visa respektive målgrupp vad de vill se • Från sitt perspektiv ”Genom ett fåtal klick kommer jag till min plats och hittar mina dokument” BIBLO • Process • Verksamhets-område • Status • Ägare • Sakområde • Dokumentdatum Bilder, filmer Ritningar Rapporter Presentationer Avtal

25. Hitta via sök eller filtrering • Sök • hitta dokument som du inte vet så mycket om • ”hagelbössan” • för de som inte är så insatta eller inte vet i detalj vad de letar efter • Filtrera • snabbt hitta dokument som du vet mycket om • ”mitt i prick” • smart för dynamisk navigering som ger exakt de dokument du vill ha • för de som vet vad de letar efter

26. 6. Kommunikation 5. Utbildning 4. Förhandlingar 2 Verksamhetsstöd 1. Verksamhetsstyrning Arbetsmiljö Anställningsskydd Arbetstid Utbildning Ekonomi Avtal Protokoll Instruktion Presentation Kollektivavtal

27. 6. Kommunikation 5. Utbildning 4. Förhandlingar 2 Verksamhetsstöd 1. Verksamhetsstyrning Arbetsmiljö Anställningsskydd Arbetstid Utbildning Ekonomi Avtal Protokoll Instruktion Presentation Kollektivavtal

28. 6. Kommunikation 5. Utbildning 4. Förhandlingar 2 Verksamhetsstöd 1. Verksamhetsstyrning Arbetsmiljö Anställningsskydd Arbetstid Utbildning Ekonomi Avtal Protokoll Instruktion Presentation Kollektivavtal

29. 6. Kommunikation 5. Utbildning 4. Förhandlingar 2 Verksamhetsstöd 1. Verksamhetsstyrning Arbetsmiljö Anställningsskydd Arbetstid Utbildning Ekonomi Avtal Protokoll Instruktion Presentation Kollektivavtal

30. Ärendehantering • Ett ärende har ett syfte • Ett ärende startas och avslutas • Ett ärende har personer knutna till sig • Hmm, ungefär som ett projekt… • Eller precis vad som helst man arbetar tillsammans med, eller t.o.m. arbetar ensam med • Dokumenthanteringssystem med ett enkelt ärendestöd • Ärende och dokument, kopplas via ärendenumret • Det händer inget med dokumentet för att du kopplar det till ett ärende • Det som händer i ärendet är att det kommer att listas ett till dokument bland de dokument som hör till ärendet

31. Ärendehantering • Essensen från två dominerande systemen inom offentlig förvaltning • Ett basalt ärendestöd man kommer mycket långt med • Helt integrerat med dokumenthanteringen • För Polisförbundet var detta ett naturligt steg

32. Såhärblevdet - demonstration

33. Demo • Hitta via navigera • mina dokument • olika verksamhetsområdens dokument • olika dokumenttyper • mina ärenden • olika ärendetyper • Hitta via filtrering – få fram dokument ur ditt egna perspektiv • Hitta via sök – kraftfull funktion med andra, tredje… chans att hitta Lägga in dokument • Skapa dokumentet i den arbetsprocess det hör till • Märk upp med mer information när/om det behövs • Koppla till ärende om det är tillämpligt

34. Demo - Ärendehantering • Ärendekortet och ärendeegenskaper • Lista på ärenden • Lista på relaterade ärenden • Navigera – Ärendetyper • Hitta via filtrering • Hitta via sök

35. Hur går man tillväga, metodgenomgång

36. Från problem till affärsnytta – hur går det till? • Vision Strategi • Förändrings-arbete • Effekt-hemtagning • Analys • Bakgrund • (problem-område) • Lösning

37. Kartlägga behovet – analyser • varför gör användaren det? • vad blir effekten av detta? • vem gör det? • vem har nytta av det? • vilka skall kunna se och ändra? Intressent- analys Målanalys Informations- utbytes- analys • krävs integration? • vad behandlar användaren? Verksamhetens behov Informations- analys UserStories/ Funktions- lista • vad skall man kunna göra? • hur exakt skall det gå till? Dokument- typer Termlista Process- analys • vad betyder det? Mallar Metadata • hur gör användaren det?

38. Exempel på målmodell Inriktnings-mål Visionen Samverkan Närhet Säkerhet Långsiktighet Tydlighet Transparens ●● Användarvänligt enkelt och snabbt ●●●●●●●●●● ●●●●●●●●●●● Säkerhet ●●●● Ej personberoende ●●●● Effekt-mål Kostnadseffektiv administration ●●●●●●● Samarbete Tillgänglighet ●●●●●●● Spårbarhet ●●●● Dokument måste säkerhets-klassas enligt regelverk En enkel men ändå fungerande och intuitiv strukturerad lösning för att skapa, hantera och finna dokument som är förankrad hos personalen Projekt-dokument måste hanteras Dokument måste märkas med bl. a. fastighets-fakta byggnad Existerande dokument-mängd måste hanteras strukturerat och gallras. Arkiv-lösning behövs Projekt-mål

39. Exempel på informationsmodell

40. Informationsutbytesanalys • Vilka system och applikationer skall växelverkas med och vilken information skall skickas mellan systemen C A B

41. Vad finns redan på plats för fackförbund • Processlista, med underprocesser • Dokumenttypslista • Metadatafält • Koppling mellan dokumenttyper och metadata • Regelverk för arkivering

42. Metod för identifiering och värdering Beslut • 2-8 workshops beroende på mål och prioriteringar hos kund • 5-8 personer, 40-60 timmar per person Resultat Värdering Rekommendation Beslutsunderlag Workshops Prototyp Eget arbete Behov/krav Resultat Informationsmodell, informationsutbytesmodell, processmodell mm Funktionslista, Övergripande krav Börläge Resultat Önskat framtida läge Framgångsfaktorer Prioriterade mål, viktigaste behov/funktioner Nuläge Resultat Förståelse av helhetsbild och komplexitet Målmodell, intressentmodell

43. Metod för identifiering och värdering Skapar delaktighet Inspirerar till åtagande Workshops Förankrar resultatenunder hand Prototyp Eget arbete, dokumentation Inte minst det är KUL Sprider lärande Främjar samsyn och kommunikation Stödjer beslutförmågan Höjer medvetandegraden Ökar tydligheten Förstärker tänkande

44. Exempel - dokumenttyper • Avtal • Instruktion • Kursschema • Protokoll • Policy • Rapport/PM • Remiss • Presentation

45. Övriga metadatafält – några populära • Några övriga populära metadatafält • Process/verksamhetsområde • Sakområde • Målgrupp

46. Process • Processer beskriver varaktigt hur man arbetar i organisationen • Alla vet vilken process de arbetar i • Ett bra fält för att skapa ”mitt ställe” i strukturen

47. Sakområde • Sakområde förstärker uppmärkningen… • Vilket område/vilka områden berör detta eller berörs av detta? • Ger andra möjligheten att se det ur sitt perspektiv • Kan hantera äpplen och päron på ett logiskt sätt • När det krävs • Stor volym • Viktigt område

48. Sakområde - exempel • Arbetsrätt • Anställningsavtal, anställningsvillkor • Anställningsskydd • Arbetsmiljö • Arbetstid • Brottmål • Diskriminering, föräldramissgynnande • Facklförtroendemans ställning • Immaterialrätt • Kompetensutveckling • Konflikt, stridsåtgärder • … • Politikområden • Forskningspolitik • Inkomstpolitik • Jämställdhet • Miljöpolitik • Näringslivspolitik • Universitets- och Högskolepolitik • Utbildningspolitik

49. Målgrupp • Målgrupp förstärker uppmärkningen… • Ger andra möjligheten att se det ur sitt perspektiv • Kan hantera äpplen och päron på ett logiskt sätt • När det krävs • Stor volym • Viktigt grupp av personer intressegrupp

50. Målgrupp - exempel • Medlemmar • Alla medlemmar • Arbetslös • Chef • Doktorand • Egen företagare • Forskare • Föräldraledig • Gästmedlem • Högskoleanställd • Icke medlem • Kvinna • Man • Pensionär • Studerande • Utlandsmedlem • Yrkesverksam • Förbundet • Distrikt • Förtroendevald • Högskolegruppen • Ingenjören • Kursledare • Lokalavdelning/kontaktman • Rådgivande ombudsman • Studentinformatör • Teknologverksamheten • Yrkesförening