La Planeación Multimodal: Sus aplicaciones.

1. La Planeación Multimodal: Sus aplicaciones. MelchorTorresMuñoz Mayo 2011

2. Propósito del Curso Brindar elementos y herramientas a las instituciones, a través de un esquema de planeación multimodal y evaluación institucional, que contribuya a que atiendan –de manera más efectiva- la realización del Autoestudio y la exhibición de sus resultados, necesarios en la aplicación del Sistema de Acreditación de FIMPES (versión 3.0), a efecto que los participantes desarrollen o potencien las habilidades apropiadas para realizar la planeación y la evaluación institucionales.

3. Objetivos del Curso • Promover la reflexión, criticidad y creatividad ante el proceso de Planeación. • Facilitar la comprensión de las etapas que conforman el proceso. • Estimular el desarrollo de habilidades. • Prepararse para conducir procesos de Planeación. • Utilizar la Planeación como base de sustento de la Efectividad Institucional.

4. Productos esperados del Curso-Taller Al final del curso, el grupo participante contará con una base de análisis, esquemas y formatos que apoyen a la Institución en los procesos de Efectividad Institucional, a efectos de sustentar el autoestudio para la acreditación, como productos de este ejercicio.

5. Alineamiento

6. El proceso de planeación • El plan para planear. • Análisis externo. • Grupos de interés. • Misión y Valores. • Análisis interno. • Visión y Estrategias Maestras. • Los Programas y sus Metas. • Establecimiento de Planes a corto plazo. • Presupuestación. • Instrumentación de Planes y Programas. • Revisión y Evaluación de planes.

7. * Torres M.M. y M.E. PérezRodriguez 2010. Esquema de Planeación y Evaluación Multimodal ¿Qué podemos? ¿Qué debemos? ¿Qué hacemos? ¿Qué logramos? ¿Qué queremos? Planeación Prospectiva Planeación Estratégica Planeación Normativa Planeación Táctica-Operativa Evaluación • Estructura Esquema Evaluación • Conceptos, Metas, Variables, Estándares y Procedimientos • Instrumentos • Corte para análisis y toma decisiones • Filosofía, Principios • Propósitos, Planeación y Efectividad • Normatividad, Gobierno y Administración • Programas Académicos • Estudiantes • Académicos • Personal Administrativo • Apoyo Soporte Académico • Infraestructura • Recursos Físicos • Fines • Tiempos • Medios • Recursos Misión - Perfil de la Organización Visión Valores - Modelo Filosófico - Escenarios y Proyecciones Futuras - Análisis Ambiente Organizacional y Externo Capacidades • Programas • Proyectos • Acciones • Variables y Metas • Presupuesto • Registro - Esquema Normativo Plan Institucional Efectividad Institucional - Alineación Estratégica - Objetivos y Programas Estratégicos • Evaluación Acción Egresados • Evaluación Agencias Externas • Resultados Impacto de la Institución en la Sociedad Resultados Unidades de Responsabilidad Resultados Redefinición de la Planeación Funciones de la Educación Investigación Institucional • Definición Objeto de Estudio • Identificación Factores que inciden • Definición Técnicas de Análisis • Elaboración de conclusiones y propuestas Apoyo Institucional Apoyo Académico Valoración del Cumplimiento de la Misión Extensión y Vinculación Infraestructura Investigación Docencia

8. El Plan para planear • Identificar los temas principales u opciones que dirigirá la planeación. • Crear un comité de planeación. • Clarificar los roles. • Desarrollar un perfil organizacional para la efectividad. • Identificar los temas principales u opciones que Identificar la información a integrarse para apoyar el proceso de toma de decisiones.

9. FUTURO LÓGICO PERCEPCIÓN Y SUSTENTACIÓN DE LA REALIDAD EXISTENTE. ANÁLISIS DE CONVERGENCIA Y DE DIVERGENCIA ESCENARIOS DE REFERENCIA FUTURO DESEADO ANÁLISIS DE BRECHAS PROYECCIONES DIRECTAS Y DE REFERENCIA FUTURO POSIBLE CONFRONTACIÓN FUTURO-PRESENTE VISIÓN A X años ANÁLISIS DE IMPACTO CORTES PARA EVALUACIÓN DERIVACIÓN DE OBJETIVOS CICLO PROSPECTIVO EJECUCIÓN DEL DISEÑO DISEÑO DE POLÍTICAS DEFINICIÓN DE METAS IMPLANTACIÓN PLANIFICACIÓN DE MEDIOS PLANIFICACIÓN DE RECURSOS

10. Análisis Externo (esquema PESTE *) • Tendencias Políticas • Tendencias Económicas • Tendencias Sociales • Tendencias Tecnológicas • Tendencias Educativas * Martinez, M. & M. Wolverton. (2009). Innovative strategy making in higher education. Information Age Publishing (IAP). Charlotte, N.C.

11. Consumidores directos Competidores Consumidores indirectos Consejo de Directivo Empleados Otros miembros de la organización Personal Mercado potencial Proveedores Gobierno Grupos de Interés

12. Visión ¿A dónde deseamos llegar? y... ¿Cómo actuaremos al estar ahí? Misión La razón de ser de la organización y escalera de logros para alcanzar la Visión Principios La balanza axiológica que nos guía en la construcción de la organización Misión y Valores

13. Visión Alcance Competitividad Cultura Escala Mercado Imagen Características de la Misión y la Visión Clientes Servicios Diferenciación Participación Objetivos Misión

14. Características de la Misión • Breve • Puntual • Memorizable • Atractiva • Estimulante • Distintiva

15. Naturaleza de la Misión Programas Estratégicos Funciones de la Educación Superior Misión Institucional

16. Autoestudio y Acreditación Programas Estratégicos Acreditación FIMPES Autoevaluación Institucional

17. Características de la Visión • Integradora • Amplia • Realizable • Activa • Realista • Alentadora • Dimensionada en el Tiempo • Difundida • Flexible • Escrita en lenguaje sencillo

18. La visión del futuro Visión Estado futuro (lo que la organización desea y puede lograr en un futuro determinado) Posibles escenarios Valores (Filosofía, creencias y principios) Grupos de interés Estado presente (auto-análisis de la situación actual) Plazo definido

19. Estrategias maestras • Definir el rumbo • Información sólida • Matriz LOFA o FLOA • Suposiciones, datos y valores • Posibles obstáculos • Elementos de alerta

20. Tipos de Estrategia • Ofensiva • Defensiva • Diferenciación • Armonía • Expansión • Especialización • Diversificación • Readaptación

21. Matriz LOFA

22. Matriz LOFA Análisis Fortalezas y Limitaciones • Administración • Cultura y recreación • Infraestructura • Investigación • Oferta educativa • Perfil de ingreso y egreso • Planta académica • Servicios a la comunidad • Vinculación • Otras • Amenazas y Oportunidades • Ambientales • Culturales • Económicas • Educativas • Políticas • Sociales • Tecnológicas • Otras

23. Oportunidades Amenazas Fortalezas Invertir Defender Limitaciones Decidir Retraerse Control de Daños Posibilidades Estratégicas

24. De la visión a la estrategia Factores críticos de éxito Escenarios Externos Amenazas / Oportunidades Ambiente externo Directrices Estratégicas VISIÓN Estrategias Fortalezas / Limitaciones Ambiente interno Posición competitiva Posición organizacional

25. Fuentes: -Clientes -Financiadores -Miembros -Reguladores Diagrama Conceptual Tendencias: -Políticas -Sociales -Económicas -Tecnológicas -Educativas Competidores Colaboradores Análisis externo Oportunidades y Amenazas Estrategias Maestras: Misión Propósitos Objetivos Políticas Grupos de interés: - Internos - Externos Revisión y evaluación de planes y programas El plan para planear Programación a mediano plazo Programación de corto plazo Instrumentación programática Fortalezas y Limitaciones Misión y Valores Desempeño: Indicadores Resultados Historia Análisis interno Estrategia actual: General Departamental Procesos Funciones Recursos: Humanos Financieros Informáticos Cultura

26. Planeación Estratégica Validación de la Misión Objetivos estratégicos por programa o Actividad Institucional Revisión de la Visión Indicadores estratégicos y metas por Programa o Actividad Institucional ASIGNACIÓNPRESUPUESTAL PROYECTOS Proyectos para cumplir con los objetivos estratégicos y mejorar el sistema • Objetivos • Indicadores • Metas • Costos $ Análisis Estratégicos

27. Instrumentación de Programas y Proyectos • Evitar la rigidez • Comunicación

28. Programas y sus Metas • Desarrollar un portafolios de programas directamente relacionados con la estrategia. • Analizar el enfoque actual y el propuesto.

29. Revisión y evaluación de planes • ¿Resultado del proceso? • Razones • Indicadores • Ajustes

30. Planes a corto plazo • Estrecha relación con los programas. • Objetivos, responsables, recursos. • Actividades y fechas.

31. Planeación Táctica Unidades de Medida ACCIÓN 1 Requeri-mientos META 1 ACCIÓN 2 META 2 ACCIÓN 3 PROYECTO ESTRATEGIA OBJETIVO META 3 META 4

32. Visión Misión Experiencias Factores contingentes (externos Medio Ambiente: Tecnología Economía Clima social Clima político Educación Limitaciones físicas Límites y referencias: Fuente o controladores de recursos (humanos, económicos, informativos) Necesidades del cliente Competidores y colaboradores Cultura organizacional Otros limitantes Estructura Organizacional Metas Estructura: Centros de Responsabilidad Sistemas de control Procesos: Planeación/Programación Presupuestación Seguimiento de operaciones Evaluación y Control Rendimiento institucional: Sistema de indicadores Estrategia Diagrama Conceptual Autores: Leslie PearlmanPh.D. y Melchor Torres M. MSc.

33. Alineamiento estructural ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA

34. Planteamiento estratégico ¿Qué quiero? ¿Qué puedo? ¿Qué haré para lograr lo que quiero?

35. Presupuestación Programática Presupuesto Programa Operativo El presupuesto se define en función de lo que se quiere hacer y no solamente de los recursos con que se cuenta en un momento dado

36. Presupuestación Programática Es el instrumento de planeación que cumple el propósito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato, con las metas de corto plazo de los planes institucionales.

37. Presupuestación Programática • Alta competencia • Programación de necesidades • Prioridades • Fondeo a la calidad y a la eficiencia • Claridad en el manejo de los recursos • Escasez de recursos • Racionalidad en el uso de recursos

38. El Ciclo Presupuestario Programación Presupuestación Ejecución Evaluación

39. Etapas de la Planeación Táctica Conceptos Guía Etapas Programas Estratégicos Misión PROGRAMACIÓN Proyectos Conceptos Metas Acciones PRESUPUESTACIÓN Requerimientos Variables Aplicación de técnicas EVALUACIÓN Indicadores Políticas Institucionales Funciones

40. Programación Presupuestación programática Presupuestación Ejecución vs Presupuesto Seguimiento de operaciones Entradas y salidas de información Medición del Rendimiento Factores críticos Registro Etapas y Procesos

41. Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición. 1.- Entender el programa o actividad organizacional 2.- Identificar los objetivos estratégicos del programa especifico o actividad organizacional Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición. Identificar los resultados que deben ocurrir para considerar que se ha tenido éxito en la consecución del objetivo. 3.- Identificar los criterios de éxito del objetivo. 4.- Identificar la manera de medir cada uno de los factores críticos de éxito. Definición de indicadores 5.- Denominar el indicador y establecer una meta por indicador. Definir la magnitud o el impacto del reto a lograr. Pasos para la definición de indicadores

42. Propósitos de la Evaluación • Medición del avance en cada uno de los programas. • Explicación de los factores condicionantes de estos logros. • Desagregación de resultados para hacer juicios de valor. • Mejoría de la calidad académica.

43. El Sistema de Evaluación Institucional • Integrado por conceptos, metas, variables, estandares, procedimientos e instrumentos para valorar el logro de los objetivos del PDI. • Permite la reflexión colectiva sobre el quehacer universitario. • Su referente principal es la estructura programática - presupuestal. • La mayor parte de la información relacionada se procesa en el Sistema de Información Institucional. • Cada unidad responsable puede valorar los logros obtenidos en los proyectos.

44. Función Programa Proyecto Variable V1 Variable V2 Variable V3

45. Las Variables Para establecer las variables es necesario: • Determinar las metas de evaluación. • Señalar el criterio de calidad o criterio de éxito que se va a seguir en la evaluación. • Determinar las variables, mediante las cuales se valorará el logro del objetivo del proyecto.

46. Los Parámetros Son expresiones cuantitativas o cualitativas establecidas por las diversas entidades normativas o certificadoras (SEP, FIMPES, CIEES, CONACYT, CONAEVA, CENEVAL, UNESCO, OCDE, etc.), así como los fijados por la propia universidad, por tal razón, deben ser internos y externos.

47. Las Escalas de Medición Las escalas permiten otorgar valores a las variables de acuerdo con su comportamiento en las distintas dependencias de la Universidad y conforme los parámetros de calidad seleccionados.

48. La Evaluación del Proceso Permite conocer las causas que condicionan el nivel del logro alcanzado y proponer las acciones para mejorar la calidad de la operación de los programas en el próximo período.

49. Cumplimiento El cumplimiento de los objetivos de un Programa depende • Los niveles de eficacia y eficiencia del proceso. • La utilización de la estructura programática. • La participación de la comunidad. • La pertinencia de las acciones realizadas.

50. Elementos básicos del Sistema Institucional de Información • Internos: • Estructura programática • Estructura orgánica • Plan institucional de desarrollo • Normatividad • Externos: • Lineamientos de política educativa. Sistema de Información en la Universidad