O que é uma boa prática?

1. O que é uma boa prática? • É uma expressão derivada do inglês "best practices" que denomina técnicas identificadas como as melhores para realizar determinada tarefa. • No setor público, considerando apenas as organizações públicas prestadoras de bens e serviços, puramente públicas, excluindo-se, desta forma, as empresas de economia mista, a justificativa para adoção de boas práticas de governança não é a atratividade de recursos por meio de investidores, mas sim o aumento da eficiência e eficácia (FONTES FILHO, PICOLIN, 2008).

2. 1. Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas (físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da ação administrativa. • As boas práticas: • Implementar plano de ação que contenha medidas/ providências necessárias para mitigar/eliminar as fragilidades na execução dos Programas e Ações de Governo sob sua responsabilidade. • Instituir e manter rotinas de atualização das informações sobre Programas e Ações de Governo previstos no SIGPLAN; • Adotar rotinas que permitam identificar riscos que possam impactar negativamente a execução (atingimento de resultados físicos e financeiros) dos Programas e Ações de Governo sob sua responsabilidade.

3. 2. Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à mensurabilidade e à utilidade do indicador, utilizados pelas unidades jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão. • As boas práticas: • Instituir e manter sistemas de seleção de servidores que possuam elevado grau de conhecimento dos objetivos, finalidades, formas de execução, público-alvo, metas dos programas e ações de governo que se quer medir/avaliar. • Estabelecer política de capacitação para os servidores selecionados (participação em cursos, leitura de cartilhas/manuais, etc), visando à elaboração/revisão de indicadores de gestão, com o apoio do MPOG. • Instituir e manter rotinas que visem testar os indicadores, por meio de avaliações piloto. • Implementar os indicadores, estabelecendo rotina para a aplicação das regras de uso dos indicadores (obtenção, tratamento, formatação, difusão, interpretação), bem como para sua avaliação periódica, revisão e retroalimentação.

4. 3. Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da UJ, devendo contemplar os seguintes aspectos: ambiente de controle; avaliação de risco; procedimentos de controle; informação e comunicação; monitoramento. • As boas práticas: • Estabelecer rotinas que propiciem a participação de todos os servidores (incluindo os altos dirigentes) na definição e efetiva utilização dos controles internos; • Instituir, manter atualizado e disseminar código de ética/conduta; • Implementar sistema de comunicação interna, atentando para o compartilhamento das informações consideradas sensíveis; • Adotar normas e procedimentos de delegação e segregação de funções eficazes; • Instituir e manter atualizada matriz de risco (probabilidade e impacto) nas principais áreas da Unidade;

5. As boas práticas (continuação): • Instituir, pelo menos para os riscos com alta probabilidade e/ou alto impacto, respostas compatíveis e exequíveis; • Adotar sistema de controle interno que permita melhorar o desempenho da UJ nas áreas mais relevantes, por intermédio de definição de fluxos, processos e produtos, os quais devem ser periodicamente revisados.

6. 4. Avaliação da situação das transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência. • As boas práticas: • Firmatura do convênio • Adotar rotinas que permitam acompanhar: • a situação de adimplência dos possíveis convenentes. • quando da celebração de convênios e instrumentos congêneres, o atendimento ao disposto nos artigos 11 e 25 da LRF. • a padronização dos objetos e para a natureza dos gastos que compõem os planos de aplicação dos convênios e congêneres, bem como para o estabelecimento de critérios objetivos para transferências de recursos.

7. As boas práticas (continuação): Acompanhamento da execução • Instituir e manter regras de designação formal de fiscais para cada instrumento pactuado, bem como das atribuições e das formas de acompanhamento; • Instituir e manter atualizado o planejamento das fiscalizações atentando para a qualidade dos produtos gerados.

8. As boas práticas (continuação): Prestação de contas -Instituir e manter rotina: • de cobrança de apresentação das prestações de contas parciais e finais. • que permita analisar tempestivamente as prestações de contas apresentadas. • que permita a instauração tempestiva de TCE, bem como da efetiva identificação do responsável e quantificação do dano.

9. 5. Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e à inexigibilidade de licitação, selecionados pelo OCI com base nos critérios de materialidade, relevância e risco. • As boas práticas: • Instituir rotinas que permitam a revisão da real necessidade das contratações efetuadas, avaliando ainda as quantidades e especificações dos objetos a serem contratados; • Manter orientações, devidamente divulgadas aos servidores competentes, sobre as regras de correta formalização da fundamentação e motivação das contratações; • Implementar rotinas de forma que a cotação de preços no mercado sofra criteriosa avaliação, com capacitação dos servidores envolvidos; • Instituir rotina para que a fundamentação da dispensa e inexigibilidade sejam devidamente chanceladas pelos setores técnico e jurídico.

10. As boas práticas (continuação): • Adotar mecanismos que possibilitem a aplicação da sanção de impedimento de licitar, nos termos previstos no art. 28 do Decreto 5.450/2005; • Instituir e manter rotina de consultas ao Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas da CGU.

11. 6. Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão. • As boas práticas: • Instituir e manter mecanismos que evidenciem a situação da força de trabalho permitindo uma análise sobre a capacidade do RH da UJ em implementar os Programas e Ações de Governo sob sua responsabilidade. • Instituir e manter atualizado um plano de reposição da força de trabalho, considerando data do últimos concursos e pedidos de aposentadoria; • Instituir e manter atualizado um plano de alocação de servidores que considere as competências, habilidade e atitudes dos mesmos, coerente com as metas e objetivos da UJ.

12. As boas práticas (continuação): • Instituir e manter mecanismos que garantam a correta concessão e pagamento dos benefícios trabalhistas. • Instituir plano de capacitação de servidores da área de RH e da área de pagamento de pessoal.

13. 7. Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI, quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em cada caso. As boas práticas: Instituir mecanismos de controle que permitam evidenciar junto: Ao TCU: -As deliberações que foram atendidas e as providências efetuadas pela UJ; -As deliberações pendentes de atendimento ao final do exercício e as respectivas justificativas. À CGU: -As recomendações que foram atendidas e as providências efetuadas pela UJ; -As recomendações pendentes de atendimento ao final do exercício e as respectivas justificativas

14. As boas práticas (continuação): À Unidade de Controle Interno: -Recomendações realizadas pela unidade de controle interno, caso exista na estrutura do órgão, apresentando as justificativas para os casos de não acatamento • Instituir e manter um plano de ação (com definição de responsabilidades, cronograma e recursos necessários, pelo menos) para implementação das providências necessárias ao atendimento das determinações/ recomendações, com definição das prioridades com base nas situações-problemas (considerando probabilidade e impacto) que afetam a gestão da UJ e sua capacidade operacional.

15. 8. Avaliar se a UJ tinha capacidade de intervir previamente sobre as causas que ensejaram a ocorrência de passivos sem a consequente previsão orçamentária de créditos ou de recursos, bem como as medidas adotadas para a gestão desse passivo, se for o caso. • As boas práticas: • Instituir e manter um plano de ação para atender aos passivos ocorridos sem o devido suporte orçamentário; • Manter um canal de discussão com a SOF e a STN a fim de implementar o plano anterior; • Promover o registro tempestivo de todas as obrigações oriundas de despesas já incorridas de forma a permitir que as Demonstrações Contábeis expressem de forma fidedigna as obrigações assumidas pela UJ.

16. 9. Avaliação quanto à conformidade da inscrição de Restos a Pagar no exercício de referência, nos termos do artigo 35 do decreto 93.872/86, ou legislação que o altere. • As boas práticas: • Instituir e manter rotinas que garantam a inscrição de restos a pagar não processados conforme o artigo 35 do Dec. 93.872/86, aferindo inclusive a pertinência do enquadramento e o eventual cancelamento quando se observar incompatibilidade entre o fato gerador e o enquadramento evidenciado; • Instituir e manter rotinas de cancelamento de restos a pagar não processados residuais (oriundos principalmente de empenhos por estimativa e global) cujos contratos já tenham sido liquidados, pagos e encerrados.

17. 14. Avaliar os critérios adotados para a aferição da qualificação técnica e capacidade operacional no chamamento público de convenentes entidades privadas sem fins lucrativos, conforme Art. 5º do Decreto 6.170/2007. • As boas práticas: • Instituir e manter mecanismos que permitam avaliar a veracidade da qualificação técnica e da capacidade operacional [declaração de funcionamento regular nos 3 (três) anos anteriores ao credenciamento, emitida por 3 (três) autoridades do local de sua sede, exceção as Ações de educação, saúde e assistência social que pode ser de 1 ano. • Instituir e manter mecanismos que permitam avaliar no chamamento (para convênios e contratos de repasse celebrados após 1° julho de 2008) observar o desempenho do convenente quanto ao atingimento de objetos relativos aos convênios anteriores. • Estabelecer rotinas que garantam a divulgação na primeira página do sítio oficial do órgão ou entidade concedente, bem como no Portal dos Convênios ao chamamento público (prazo mínimo de quinze dias)

18. 15. Avaliação objetiva sobre a atualização das informações referentes a contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres disponíveis, respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria – SICONV, conforme estabelece o § 3º do art. 19 da Lei nº 12.309, de 9 de agosto de 2010. • As boas práticas: • Instituir sistema de seleção de designação formal de servidores capacitados a alimentar o SIASG e SICONV; • Instituir política de capacitação e atualização dos servidores selecionados; • Instituir e manter atualizado um cronograma de inserção de informações de dados no SIASG e SICONV com os respectivos responsáveis pela inserção. • Instituir sistemática de verificação do atendimento das informações exigidas no SIASG e SICONV, de tal forma que a autoridade concedente seja municiada tempestivamente das informações acerca de eventuais pendências nesses sistemas, com impactos concomitantes nas ações conseguintes e na identificação/advertência de responsáveis.

19. 16. Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais previstas. • As boas práticas: • Instituir e manter rotinas que permitam que a cada posse ou entrega de cargo na UJ a declaração de bens e renda seja entregue tempestivamente; • Instituir arquivo atualizado contendo todas as declarações de bens em renda dos servidores/ funcionários alcançados pela legislação.

20. 17. Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao Decreto nº 5.940/2006. • As boas práticas: • Instituir e manter rotinas que permitam a inserção nos editais licitatórios dos critérios de sustentabilidade da IN 01/2010 e da Portaria 2/2010; • Capacitar membros da equipe de licitação da UJ de forma a permitir a aderência dos editais de licitação à IN 01/2010 e à Portaria 2/2010; • Manter canal de discussão com a SLTI/MPOG com o intuito de superar óbices na implantação de critérios de sustentabilidade nas licitações; • Instituir e manter atualizado um plano de gestão responsável de resíduos sólidos.

21. 18. Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ. • As boas práticas: • Instituir e manter rotinas que permitam a inserção correta e tempestiva dos dados dos bens imóveis especiais no SPIUnet; • Capacitar pessoal designado formalmente para a correta inserção de dados no SPIUnet; • Manter canal de discussão com a SPU/MPOG com o intuito de superar óbices na inserção e atualização dos dados dos bens especiais no SPIUnet; • Manter rigoroso controle documental dos imóveis não registrados no SPIUnet ou não pertencentes à União, no que respeita a contratos de cessão de uso, comodatos, usucapião, arrendamento, etc.

22. 19. Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI. • As boas práticas: • Instituir e manter atualizado o PETI e o PDTI atentando para o conteúdo do mesmo e para a participação integrada das diversas áreas da UJ; • Instituir comitê de TI atuante; • Instituir e manter atualizada política de aquisição e substituição de equipamentos, em conformidade ao parágrafo 2º do art. 7º da Instrução Normativa nº 01, de 19 de janeiro de 2010 da SLTI/MP; • Possuir a maior parte dos recursos de TI sob a responsabilidade de servidores de carreira; • A UJ possui ou está produzindo ferramentas de TI peculiares a sua capacidade e missões institucionais.

23. As boas práticas (continuação): • Os produtos adquiridos ou serviços contratados de TI pela UJ envolvem transferência de conhecimento, estabelecida em contrato, para os servidores da UJ. • Instituir e manter atualizada formalmente uma Política de Segurança de Informação (PSI), aprovada pelo corpo diretivo e de conhecimento de todos, que contemple os seguintes aspectos dentre outros: definição de segurança da informação, metas globais, escopo e importância do compartilhamento da informação; declaração do comprometimento da direção; estrutura para estabelecer os objetivos de controle e os controles; definição das responsabilidades gerais e específicas; referências à documentações que possam apoiar a política, como: Política de controle de acesso e Programa de Gestão de Continuidade de Negócios.