COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

1. COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

2. Auditoria  Definições Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011

3. Auditoria  Definições BS 8800 OHSAS 18001

4. Auditorias em Sistemas de Gestão • Atividades Independentes • Não pertencer à área auditada • Ter mente aberta • Atividades Sistemáticas • Detectar vícios • Avaliar degradação • Critérios de auditorias adotados • Eficácia (“O que fazer”) • Eficiência (“Como fazer”) • As Auditorias . . . • Verificam Conformidade • Avaliam controles (diferentes de inspeção) • Não possuem caráter punitivo • Constituem processo amostral

5. IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 E BS 8800

6. ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA • ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO • DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO • PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA • CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO • RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS” • FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO • ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR AUDITOR • ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO • PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES • SER IMPARCIAL E OBJETIVO • ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS • MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA

7. ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA AUDITADO • COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA • COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR • DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO • FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES • PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS CLIENTE DA AUDITORIA • DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA • DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA • DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO) • RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS

8. Tipos de Auditoria • Finalidade Auditoria de adequação ou conformidade • Interação entre as partes Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes • Objeto de auditoria Processo, produto ou sistema

9. Etapas das Auditorias PLANEJAMENTO * ESCOPO * OBJETO * OCASIÃO * CRITÉRIOS DE AUDITORIA PREPARAÇÃO * ESTUDO DOS DADOS * LISTAS DE VERIFICAÇÃO * NOTIFICAÇÃO RELATO * VERBAL * DOCUMENTADO CONDUÇÃO * REUNIÃO DE ABERTURA * EXECUÇÃO * REUNIÃO DE ENCERRAMENTO AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA * ÁREA AUDITADA * CONSENSO AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE * NOVA AUDITORIA * ENVIO DE DOCUMENTOS / REGISTROS AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS * GRUPO AUDITOR * AUDITADO SISTEMÁTICO

10. PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS ESCOPO • Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor líder e consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e recursos OBJETIVO • Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação) e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade) CRITÉRIOS DE AUDITORIA • Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

11. PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS GRUPO AUDITOR • Designado considerando-se Critérios de auditoria Tipo de organização e processos Capacidade de comunicação Requisitos legais aplicáveis OCASIÃO • Definida considerando-se Alterações no sistema de gestão Requisitos legais Ações corretivas e preventivas

12. Preparação para a Auditoria CONTATOS COM O AUDITADO * SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE) * CONFIRMAÇÃO DOS PARÂME- TROS PLANEJADOS VISITAS ÀS INSTALAÇÕES * SE NECESSÁRIO E VIÁVEL ATIVIDADES A REALIZAR GRUPO AUDITOR * DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA * CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA * PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO

13. EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO

14. CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS • ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS Reunião de abertura Visita às instalações Condução da auditoria Reuniões parciais com o auditado Reunião de encerramento

15. REUNIÃO DE ABERTURA • Apresentação dos auditores Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável • Confirmação do panejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria • Confirmação da agenda Alterações devem ser feitas, se necessário • Confirmação dos arranjos administrativos Transporte, almoço, sala de reunião e etc.

16. REUNIÃO DE ABERTURA • Confirmação dos contatos Auditados e demais envolvidos Guia de auditoria Interferir, se necessário Conhecer objeto e critérios de auditoria Não é auditado (a princípio) • Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

17. CONDUÇÃO DA AUDITORIA • Visitar as instalações Se necessário, antes da condução da auditoria Apenas observar. Interferir em situações de risco • Coletar evidências por meio de Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades • Realizar amostragem Aleatória e em quantidade “suficiente” • Utilizar documentos de trabalho Listas de verificação (diretriz) Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)

18. CONDUÇÃO DA AUDITORIA • Utilizar técnicas de rastreamento Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório (“trace random) • Interferir o mínimo possível Solicitar permissão • Gerenciar o tempo da auditoria Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com o auditado

19. Reuniões parciais com o auditado • Objetivo: consolidar os resultados da auditoria Envolver os auditados do dia (no mínimo) Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte Reportar eventuais não conformidades ou observações • Facilita a reunião de encerramento • Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores

20. REUNIÃO DE ENCERRAMENTO • Reapresentação dos auditores Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não estavam na reunião de abertura • Agradecimentos ao auditado Cooperação e tempo dedicado, por exemplo • Reconfirmação do planejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria • Reconfirmação da agenda Destacar eventuais alterações • Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos” Resumidamente

21. REUNIÃO DE ENCERRAMENTO • Entrega dos relatórios individuais de não conformidade Se previsto no procedimento de auditoria ou outro procedimento. Caso contrário, acordar prazo. • Esclarecimento de dúvidas, Se existirem • Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

22. RELATO DE AUDITORIA * RELATO VERBAL AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO DA AUDITORIA AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO * RELATO DOCUMENTADO NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS CONCLUSÃO FINAL RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL * CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS CONFIDENCIALIDADE PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL

23. Relatório Individual de NC

24. Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias NÃO CONFORMIDADES REAIS POTENCIAIS AÇÃO PREVENTIVA AÇÃO CORRETIVA • Identificar a causa • Propor solução • Implementar solução AUDITADO • Avaliar efetividade AUDITOR

25. Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva * RESPONSÁVEL LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO * FORMA DE AVALIAÇÃO NOVA AUDITORIA ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER PRÓXIMA AUDITORIA * FORMA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES)

26. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES REQUISITOS BÁSICOS

27. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - ISO 19011 e outras referências -

28. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL - ISO 19011 e outras referências -

29. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001

30. PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO

31. Desafios do Auditor • Primeiro desafio • Lidar com pessoas Estabelecer confiança Acrescida de respeito: harmonia, transparência e ganhos mútuos Acrescida de credibilidade: reconhecimento da competência (treinamento e experiência) • Segundo desafio • Distinguir entre avaliação e asserção Exige do auditor Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo Capacidade de distinguir julgamentos de fatos “O tempo está ruim” “O tempo está nublado”

32. A comunicação na auditoria .... • Qualificação inicial do auditado: • Chame-o pelo nome • Quebre o “gelo” inicial Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e busque a empatia Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois de apresentado, faz o seguinte questionamento: - Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o sistema da qualidade para a auditoria de certificação?” - Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras. - E vocês já conseguiram muitas melhorias? - Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da qualidade...”

33. A comunicação na auditoria .... • Ouça o auditado: • Conduza o diálogo • Não demonstre sinais de impaciência ou distração • Faça perguntas do tipo “aberta” “O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia) “Mostre-me” • Faça perguntas do tipo “fechadas” Obter respostas “Sim” ou “Não” • Faça perguntas do tipo “alternativas” Fornecer alternativas no questionamento • Considere a ansiedade do auditado Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado Comunicação

34. Situações típicas de auditoria .... • O auditado .... • Fala demais, desviando o assunto • É resistente • Discorda das eventuais não conformidades • Prepara “balão fixo” • Chega atrasado • Solicita sugestões • E durante a auditoria .... • O tempo planejado é insuficiente • O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade • A independência do auditor é “ameaçada” • Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado