Innkjøpsprosedyrer – Agenda

1. Innkjøpsprosedyrer – SUS/Helse Stavanger HF som case”Hvordan få mer helseproduksjon ut av de tilgjengelige økonomiske ressurser?Flere og bedre konkurranser, bedre kontrakter og forvaltning av disse, samt effektive innkjøpsløsningerinnkjøp- og kontraktsjef Kjell Hauge, SUS/Helse Stavanger HF

2. Innkjøpsprosedyrer – Agenda • Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet • Oversikt over innkjøpsprosessen • Innkjøpsstrategi • Hva vi gjør for å lykkes i anskaffelses og innkjøpsprosessen • Resultater • Gjennomføring av anskaffelsesprosessen • Kvalifikasjon- og tildelingskriterier, herunder nye krav til vekting • Avvisningsreglene • Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon • Rammeavtaler, herunder inngåelse og bruk av parallelle rammeavtaler

3. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet i foretaket og i regionen • All spesialisthelsetjeneste i Sør-Rogaland - somatisk og psykiatrisk: Lokalisert i Stavanger (Våland) og Egersund samt ambulansestasjoner og DPS er over hele sørfylke • Årlig anskaffelsesbudsjett litt over 1000 mill, ca 5200 ansatte • Ca 2600 leverandører aktive pr. år • 50 leverandører som leverer for over 5 mill. pr. år - ca 400 over 200 000 pr. år • Inngår ca 110 kontrakter årlig, og har i drift ca 250 rammeavtaler i drift • Antallet anskaffelser er ca 100 i året, og HFet deltar i innkjøpssamarbeid i ca 10-15 anskaffelser i året • Antall registrerte bestillinger; ca 13 500 pr. år. Alle bestillinger fra HS skal ha bestillingsnummer • Mottar mellom 50-60 000 faktura pr. år

4. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet Insentiver til rasjonelle anskaffelser både for kjøper og leverandører • Til forskjell fra en privat bedrift styres ikke offentlig virksomhet av bunnlinjen, men av tildelte budsjetter. Konsekvensene ved uhensiktsmessig organisering med dårlige og dyre anskaffelser som resultat er ikke særlig problematisk for virksomhetens eksistens • Gjennom formalkrav til prosedyre, innhold samt håndheving og kontroll i lov og forskrift ”motiveres” offentlige oppdragsgivere til ”profesjonalisering” av anskaffelsesvirksomheten hhv organisering og kompetanse i organisasjonen jfr. Loa § 1 ”Forretningsmessighet” • Nøkkelen er altså kunnskap om produktene samt innkjøpsfag og regelverket - fokuserer på regelverkets MULIGHETER ikke begrensninger og krav Lover og forskrift KOFA / Myndighetsmisbruk Interne føringer, kontraktuelle forpliktelser Fritt innkjøpsfaglig skjønn, herunder teknisk og merkantilt skjønn

5. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Gjennomgående prosess

6. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Innkjøpsprosessen er to delprosesser Anskaffelses- og kontraktsadministrasjonsprosessen Behov / Finansiering Konkurranse Kontrakt Kontrakts- forvaltning Erfaringsoverføring eProdukt- katalog web- bestilling Lager vare- mottak faktura betaling statistikk Leverandør Intern behovsmelding Innkjøpsprosessen - Bruk av kontrakten – expediting

7. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Innkjøpsstrategi • ”fra ensidig fokus på bestillingseffektuering (”Expediting”) til fokus også på anskaffelser som virkemiddel for foretaket til å nå kravet om overholdelse av regelverket, og derigjennom nå målsetninger om kostnadsbesparelser for foretaket.” • Økt fokus på anskaffelsesprosessen iht regelverket dvs ved bruk av konkurranse på alle anskaffelser • Alle innkjøp/kontrakter på over 100 tusen skal inngås etter konkurranse iht. lov om offentlige anskaffelser (Loa). Innkjøp utenfor regelverket kalles ulovlige direkteanskaffelser, og kan påklages til Klagenemnda (KOFA) • Helseministeren har innført ”nulltoleranse” for ulovlige direkteanskaffelser som er grove brudd på anskaffelsesregelverket • Loa er meget effektivt verktøy for kostnadsbesparelser og sikrer effektive og kvalitativt gode innkjøp • Analyser viser at bedre organisering, samarbeid, kompetanse og rutiner og systemer er nøkkelen til lavere innkjøpskostnader estimert 30% besparelser • Formålet er å få mer helsetjenester ut av hver budsjettkrone • undersøkelser fra EU viser at 70% av vinnerne av konkurransene er SMB

8. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet - Innkjøpsstrategi • Sentralisering av kontraktsforvaltningen til innkjøp- og kontraktavdeling og desentralisering av bestillinger via Webbutikk • Ansvar for ALLE kontrakter i foretaket - vare, tjeneste og bygge- og anleggskontrakter • Klare oppgaver og rolle i foretaket Hovedoppgave: Ansvar for merkantile og juridiske sider ved anskaffelse av varer, tjenester og bygge- og anleggskontrakter, ved gjennomføring av konkurranse og utarbeide kontrakter, samt forvalte disse. • Utvikling av rutiner og ansvarsområdet • Gjennomføring av effektive konkurranser • Kontraktsforhandlinger og kontraktsetablering • Kontraktsforvaltning herunder desentralisering av ”expediting” funksjonen via nettbutikk (Visma ”E-handel” gir gevinst i form av reduserte transaksjonskostnad og økt avtalelojalitet) • Opplæring og kunnskapsformidling innenfor fagfeltet

9. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet - Noen suksessfaktorer • Utvikling av innkjøpsområdet er solid ledelses- og organisasjonsforankret i HF, samt RHF og er felles i alle foretak i Helseregion vest – Felles strategi på innkjøpsområdet • Alle anskaffelser skal så lang som mulig konkurranseeksponeres • Etiske retningslinjer er utarbeidet og implementeres fortløpende • Kompetanse - fokus på tverfaglig prosess og at kunnskap om det å legge til rette for effektiv konkurranse også er viktig ikke bare kunnskap om produktenes beskaffenhet • Markedskunnskap • God faglig organisering av det regionale og lokale innkjøpsarbeidet • Standardisering av prosesser og begreper (felles nomenklatur) • Rapportering og ledelsesinformasjon • Elektronisk handel • Mål for kostnads og prosessgevinster

10. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Suksessfaktorer i selve anskaffelsesprosessen • Målet er å nytte foretakets samlede anskaffelseskompetanse på en optimal måte både teknisk og funksjonell produktkompetanse og klinisk kompetanse. • Alle anskaffelser (med få unntak) genereres fra linjeorganisasjonen som også har budsjettene • Alle anskaffelser involverer brukere/klinikere, budsjettansvarlig og andre produktspesialister - Ansvar for å utarbeide anskaffelsesstrategi, kravspesifikasjon, kvalifikasjon- og tildelingskriterier, samt deltar i evaluering og tildeling, samt deltar i evaluering av anskaffelsen (besparelser). • Innkjøp- og kontrakt leder anskaffelsen ved å etablere fora for gruppen, framskaffe maler og eksempler, erfaringsoverføring fra tidligere anskaffelser, påser at formalia knyttet til regelverket overholdes, fremdriftsansvar, utarbeider det endelige konkurransegrunnlag inkl. kontrakter, kunngjøring og påser at nødvendig dokumentasjon mht. de valg som gjøres dokumenteres i anskaffelsesprotokoll. • Alle kontrakter signeres av innkjøp- og kontraktsjef eller Adm. Dir. for å være juridisk bindende for foretaket.

11. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – - effektiv aktivering av leverandører

12. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – - Effektiv konkurranse

13. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – effektiv konkurranse

14. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Effektiv konkurranser

15. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Noen resultat av konkurranser Noen direkte pris- og kostnadsreduksjoner gjennom økt fokus på anskaffelsesprosessen. • Prisbesparelser for 2005 gjennom kontrakter inngått av innkjøp- og kontraktsavdelingen er på 13,7 millioner kroner. Prisbesparelser for 2004 var på 9,9 millioner kroner totalt over to år på 23,6 millioner kroner. • Kostnadsreduksjoner i kontraktsperioden på kontrakter inngått i 2005 er på 40,8 millioner kroner. Direkte og indirekte transaksjonsbesparelser: • Reduserte transaksjonskostnader i forbindelse med gjennomføring av innkjøp pga nettbutikk og Efaktura med ca 12 millioner kroner.

16. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Eksempler på konkurranseeffekt Eksempel 1 Kontoravtalen reduserte vi antallet leverandører fra ca 4 -5 til 1 i løpet av 2005. Besparelsen i 2005 er på 520 000,-, og den årlige besparelse er på 1 500 000,- og 6 200 000,- i løpet av kontraktens gyldighetsperiode. Identisk Postitblokk som vi i alle år har betalt 11,55,- pr.stk, betaler vi nå 1,56,- pr stk gir en besparelse på over 320 000,- i kontraktsperioden. Nå har foretaket en lovlig avtale. Eksempel 2 Driftsprodukter til røntgenavdelingen fikk i tillegg til lovlige anskaffelser en besparelse på 900 000,- kroner pr. år, totalt 1 800 000,- kroner spart over to år.

17. Regelverkets betydning for utvikling av innkjøpsområdet – Kontraktsbruk og avtalelojalitet gjennom SUS Webbutikk

22. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag på grunnlag av prosedyrekrav i regelverket • Konkurransegrunnlag er sentralt i alle konkurranser som gjennomføres i foretaket (Beste praksis off. anskaffelser) • Det skilles mellom anskaffelser som gjennomføres i ett trinn eller om det skal kvalifiseres før konkurranse gjennomføres (to trinn). • Konkurransedokumentene i Helse Stavanger HF • Del 1 Administrative bestemmelser for selve konkurransen herunder kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier • Del 2 som består av kontraktuelle vilkår som skal benyttes som grunnlag for beregning av tilbud. Her finnes kontraktsvilkårene som skal benyttes samt beskrivelse av kontraktens gjenstand (kravspec) • Hjelpemiddel til å oppnå den optimale anskaffelsen • Riktig behovstilfredstillelse til lavest mulig kostnad • Målene må avveies mot hverandre og oppgaven er å finne den riktige balanse mellom de relative egenskapene ved tilbudene.

23. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår - Kvalifikasjonskriterier • Kvalifikasjonskriterier gjelder forhold ved leverandøren som er går på organisatorisk, økonomisk / finansiell eller tekniskfaglige egnethet - • ikke- diskriminerende • objektive og dokumenterbare • Alle kriterier som skal evalueres skal være angitt Må fremgå av kunngjøring • Noen krav er obligatoriske for eksempel skatteattester og HMS-egenærklæring ved tjenestekjøp, mens andre er fakultativ. • Risiko for mislighold av kontrakten. Proporsjonalitetsprinsippet gjelder dvs ikke for høye krav i forholdt til risikoen ved anskaffelsen se veileder kap 4. Vi praktiserer lavest mulig kvalifikasjon- og tilhørende dokumentasjonskrav.

24. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår Kvalifikasjonskriterier • Kvalifikasjonskriteriene gjelder ikke tilbudets innhold. • Sammenblanding av kvalifikasjon og tildelingskriterier medfører regelmessig feil i tildelingen av kontrakten. • Vurdering av hvorvidt leverandøren er kvalifisert til å delta i konkurransen må skilles fra vurderingen om hvem som skal tildeles oppdraget. Av dette ser en at evaluering av leverandøren skjer FØR en vurderer selve tilbudene og tildelingskriteriene. Følger av regelverkets system, og av enkeltbestemmelser for eksempel § 15-2. • Dersom det er begrensinger mht. deltakelse utarbeides en vektingsmatrise for kvalifisering, og kriteriene utformes slik at de er graderbare. Dersom vektingen er klar på forhånd skal den oppgis i kunngjøring eller kvalifikasjonsgrunnlaget eller konkurransegrunnlaget jf C-470/99 (Universale Bau)

25. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår - Tildelingskriterier • Tildelingskriteriene gjelder egenskaper ved selve tilbudet som er innlevert som besvarelse på konkurranse fra de kvalifiserte leverandørene (fase 2) og med nødvendig dokumentasjon. • Forhandlingsforbudet ved åpen og begrenset anbudskonkurranse §§ 9-1 og 16-1. • To måter å tildele kontrakt på: Laveste pris alene eller økonomisk mest fordelaktig - uansett færrest mulig kriterier pga kompleksiteten i beslutningen. • Tildelingskriteriene er alltid graderbare til forskjell fra kravspesifikasjonen (enten oppfylt vs. ikke oppfylt, og kun unntaksvis er graderbare). • Tildelingskriteriene blir til kontraktsvilkår enten direkte ifølge tilbudet eller så skal de fremforhandles (tildelingskriteriene er det eneste tema for konkurranse med forhandlinger). De øvrige kontraktsvilkårene er regelmessig ikke tema for forhandlinger.

26. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår - Tildelingskriterier • Vidt innkjøpsfaglig skjønn • Kriteriene MÅ angå et forhold som er av økonomisk verdi for foretaket • Knyttet til kontraktens gjenstand og kontraktens verdi • Må ikke lede til ubetinget fritt valg (klarhet dvs at alle rimelig opplyste og normalt påpasselige leverandører vil tolke kriteriet likt). • Må ikke være i strid med de grunnleggende kravene i Loa § 5 og må ikke • utformes slik at enkelte leverandører får en fordel samt objektive kriterier dvs er saklige, relevant og ha betydning for formålet med anskaffelsen • Alle kriteriene MÅ være angitt i konkurransegrunnlaget eller kunngjøringen • Tildelingskriteriene må være knyttet opp mot opplysninger som er gitt i tilbudet. • Er det inntatt et ulovlig kriterium er konsekvensen at anskaffelsesprosessen må stoppes. Unntaksvis kan det ulovlige kriterium tas ut av vurderingen dersom en kan anta at det ikke er egnet til å påvirke leverandørens utforming av tilbudet jfr. KOFA 2004/180 og 67. Dersom det medfører at det ikke finnes tildelingskriterier skal laveste pris benyttes.

27. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilkår - Tildelingskriterier • Plikt for oppdragsgiver å angi vektingen av de ulike kriteriene • Vektingen kan angis ved fastsettelse av en ramme med et passende maksimalt utslag • Ikke like påkrevd under terskelverdien (1,8 mill), men uhensiktsmessig å operere med to standarder.

28. Helse Stavanger HF - Offentlig kunngjøring DOFFIN og/eller TED • Alle anskaffelser over 500 000,- kunngjøres på DOFFIN og ved anskaffelser over 1,8 mill på DOFFIN og TED (www.doffin.no). • Grense på 500 000,- for kunngjøring og inngåelse av kontrakt iht prosedyrereglene. • Alle anskaffelser skal skje etter konkurranse og med hensyn til likebehandling. • Doffin kommer ikke til å legge til rette for kunngjøring også under 500 000,-. • Protokollplikt, skatteattest og HMS fra 100 000,-. • overtredelsesgebyr på inntil 15% av kontraktsverdi ved ulovlige direkteanskaffelser. • Enhver får adgang til å påklage ulovlige direkteanskaffelser til KOFA. • Alle konkurransegrunnlag som gjelder anskaffelser til Helse Stavanger HF er tilgjengelig i tilbudsperioden 24 timer i døgnet 365 dager i året på www.helse-stavanger.no uten passord. Leverandørene må selv holde seg oppdatert mht. evt. spørsmål og svar som publiseres samme sted fortløpende dvs endringer er tillatt før tilbudsfristen utløper.

29. Helse Stavanger HF - Rutiner for avvisning • Hva er avvisning og når skal avvisning skje? • Avvisning foreligger når tilbudet ekskluderes fra å delta i den videre konkurranse. • Avvisning skal skje så snart som mulig §§ 8-13 og 15-13. • Informasjonsplikt jfr. § 3-8 (1) dvs skriftlig kort begrunnelse for hvorfor tilbudet avvises. • Skillet mellom ”Skal” og ”Kan” avvises. • ”Skal” er absolutt dvs. oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbudet (1) ved pliktbrudd foreligger det brudd på kravet til likebehandling av leverandørene- noe som kan gi grunnlag for erstatning både for den positive og negative kontraktsinteresse for øvrige leverandører. • ”Kan” betyr at oppdragsgiver velger om han skal avvise eller ikke dvs. oppdragsgiver har en rett men ikke plikt til å avvise tilbudet (2). Krav likebehandling og saklig samt rimelighet.

30. Helse Stavanger HF - Rutiner for avvisning • Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet §§ 8-10 og 15-10 • (1) bokstav a. Overholdelse av innleveringsfristen for tilbud • innleveringsfristen er absolutt dvs kommer tilbudet for sent frem til oppdragsgiver skal tilbudet avvises av hensyn til likebehandling av leverandørene. • Mangler i tilbudet kan rettes i en viss utstrekning ved at det gis en kort tilleggsfrist noe som medfører en forsinkelse i prosessen da evaluering ikke kan starte før mangelen er rettet opp. • Tilbudets utforming §§ 8-5 og 15-5 er absolutt mht. avvisning • Manglende dokumentasjon kan rettes opp gjennom tilleggsfrist dersom oppdragsgiver ikke har satt opp annet

31. Helse Stavanger HF - Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon • Protokollføring (anskaffelsesprotokoll) skal føres av HS. • Skal være egnet til å rekonstruere anskaffelsen i ettertid (KOFA eller evt. erstatningskrav). • ”alle vestentlige forhold og beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen”. • Minimum: ”begrunnelse for valg av tilbudets verdi og relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene” dvs angi den relative vekt av tildelingkritene slik de er vurdert (vektingsmatrise skal være utarbeidet innen tilbudsfristen), samt hvordan det enkelte tilbudet oppfylte det enkelte kriterium.

32. Helse Stavanger HF - Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon • Begrunnelse i to trinn: • først en kort begrunnelse mht. det valgte tilbudet • så en utdypende individuell begrunnelse etter anmodning. • Karensfrist - min. 10 dager fra tildelingsbeslutning er meddelt leverandørene (samtidig) før skriftlig kontrakt kan inngås - klage KOFA i inntill 6 mnd (evt. midlertidig forføyning). • Mao. omfattende dokumentasjonsplikt.

33. Helse Stavanger HF - Rutiner for inngåelse av rammeavtaler, herunder inngåelse og bruk av parallelle rammeavtaler • Definisjon: ”En avtale som inngås mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har som formål å fastsette vilkårene for de kontrakter (bestillinger) som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder”. Oversettelse av nytt EU direktiv i utkast til nytt regelverk • Inngåelse skjer som ved tildeling av andre kontrakter • Bruk av rammeavtalen kan kun skje mellom de parter som var omhandlet i konkurransen • Omfanget i avtalen kan ikke utvides i særlig grad (vesentlige endringer) • Tidsbegrensning maksimalt 4 år, eller det som er angitt i kontrakten - tidsubegrensede kontrakter er ulovlige

34. Helse Stavanger HF - Rammeavtaler herunder inngåelse og bruk av parallelle rammeavtaler • Rammeavtale med flere leverandører om leveranser av tilsvarende/overlappende produkter kalles parallelle rammeavtaler. • Krav: Avropsmekanisme (forutberegnelighet og etterprøvbarhet) • Tidligere var det anledning med flere former for avropsmekanismer nå: • Minst 3 leverandører (om mulig) og konkurransen gjenåpnes.