Kp 4 Målformulering

1. Kp 4 Målformulering • Godt formulerte mål skal: • Sikre at prosjektet er i samsvar med bedriftens overordnede mål og strategiske retning. • Skape felles forståelse av oppgaven • Gi et bilde av hva prosjektet skal resultere i, slik at man har noe å planlegge ut fra, og noe å holde resultater opp mot. • Skape et motiverende samlingsmerke • Gi underlag for å informere omgivelsene. • Alltid en fordel med målbare mål!

2. Hovedmål og delmål Effektmål Utgangspunkt for prosjektet Hoved mål Resultat- mål For å oppnå ønsket effekt må vi nå følgende resultater Delmål 1 Delmål 2 Delmål 1 Resultatmålet brytes ned i delmål som deltakerne finner riktig og fornuftig. Er en del av planleggingsprosessen.

3. Effektmål Det man ikke har mål for kan fort bli glemt. Effektmål Resultatmål Prosjekt Prosjekt- resultat Bedriften +………. +………. • Effektmål • Effekter i bedriften/hos kundene ved gjennomføring av prosjektet • Peker tilbake på behov/problemer som utløste prosjektideen • Eksempler • Bedre ressursutnyttelse • Lavere kostnader • Økt markedsandel • Bedre service • Økt kompetanse • Bedre profil i markedet Kvantitative Kvalitative

4. Resultatmål Effektmål Resultatmål Prosjekt Prosjekt- resultat Bedriften +………. +………. • Resultatmål • Fastsettes med utgangspunkt i effektmål, hva skal foreligge når prosjektet er • ferdig • Egenskaper/kvalitet – kravspesifikasjon, funksjonelle egenskaper/kvalitet. Kan også være eksterne krav • Framdrift/tidsramme – ferdigtidspunkt sentralt/milepæler • Ressurser – ressurs (personell, maskin/utstyr, materialer) og kostnadsramme • Økonomi – ref. kostnadsmål (kost/nytte)

5. Målformuleringsprosessen • Målene må gi eierskap • For effektmål, viktig at brukerne deltar aktivt i prosessen. • For resultatmål knyttet til framdrift og ressursbruk, viktig at de personer som skal gjennomføre prosjektet deltar. • En gruppe tenderer å sette dristigere mål en enkeltpersoner. • Hele gruppen bør akseptere definerte mål før prosessen avsluttes.

6. MålformuleringsprosessenReviderte mål Behov/ ideer Prosjekt- forslag Utkast til mål Idevurdering Stopp vent Vurdering av prosjekt- forslag, beslutning B Forprosjekt Forprosjekt- rapport Forslag til mål • Målene blir mer • presise etter hver som • informasjonsgrunnlaget • gir mulighet for det. • Kvalitetssikring • Formelle revideringer knyttes til beslutningspunkter. • Det samme gjelder risikoanalysen. Stopp vent B Beslutning om hovedprosjekt Vedtatte mål Hovedprosjekt Mål/plan Reviderte mål ved milepæler Prosjektresultat

7. Hva er en god målformulering? • Mål skal være operasjonelle • Så konkrete/spesifikke at det er mulig å etterprøve om de er nådd eller ikke. • Eksempel effektmål • Redusere bedriftens rentetap på utestående fordringer med 20% ifht dagens situasjon • Eksempel resultatmål • Utvikle og sette i drift et nytt fakturasystem og rutiner som • Reduserer gjennomsnittstiden for fakturautsendelse med 2 dager • Redusere antall fakturaer med feil til maks 3% av alle utsendte faktura • Prosjektet skal gjennomføres innenfor • En kostnadsramme på NOK 1 mill • En tidsramme på 12 måneder

8. Hva er en god målformulering? • Eksempel kvalitative effektmål • Vårt mål er å være best på kvalitet i vår bransje • Prosjektet skal gi bedre arbeidsmiljø • To problemer • Hva menes med kvalitet/arbeidsmiljø? • Hvordan skal kvaliteten/arbeidsmiljøet måles? • For å løse dette bør mer konkrete indikatorer defineres • Garanatikostnader skal være mindre enn x kr • Antall servicekrav mindre enn y% • X% av brukerne skal være fornøyd • Sykefravær skal være mindre enn x%

9. Hva er en god målformulering? • Operasjonelle • Mulig å etterprøve om målene er nådd. • Gi veiledning for løpende arbeid • Gi føring til hvordan resultatene vil bli målt. • Resultatbeskrivende • Skal beskrive resultater – ikke aktiviteter. • Noe å strekke seg etter • Men ikke så ambisiøse at de mister troverdighet. • Mål har tendens til å være selvoppfyllende – høye mål høye resultater. • Aksepterte • De som skal arbeide mot målene må akseptere dem – intellektuelt og • følelsesmessig – dette klarer vi!

10. Vanlige feil i målformuleringsarbeidet • Man setter i gang arbeidet før målene er tilstrekkelig kartlagt • Prosjektet er for dårlig avgrenset. • Formuleringene er for lite operasjonelle. • Ambisjonsnivået for høyt i forhold til tids- og kostnadsrammer. • Overser betydningen av aksept fra deltakerne. • Kan dels skyldes at prosjekteier/prosjektleder ikke er bevist sin oppgave om å skape aksept., dels at berørte personer og grupper ikke aktivt trekkes med i målformuleringen. • For dårlig informasjon om målene.

11. Kontrollspørsmål • Er målene formulert slik at de virker som rettesnor og ramme for prosjektet? • Er de formulert slik at jeg kan holde resultatene av arbeidet opp mot målene og se hvordan jeg ligger an? • Mangler noe i målformuleringen? • Er målene balanserte og troverdige?