Check-list VZW

1. Check-list VZW • Welke zaken moeten in orde zijn tegen 31/12/2005 ? • 1. Aanpassing statuten • 2. Extern verenigingsdossier (griffie) • 3. Intern verenigingsdossier (inzagerecht) • 4. Boekhouding • 5. Statutaire AV

2. Check-list vzw • 1. Aanpassing statuten: • Vooral grotere transparantieten aanzien van zowel derden alsook de eigen leden via meer gedetailleerde regels van openbaarmaking en in het verplicht aanleggen van een dossier voor iedere vzw op de griffie van de rechtbank van koophandel. • De verenigingen krijgen ook een boekhoudkundig kader dat verschilt naargelang de grootte van de vereniging. • Zowat elke regionale vereniging die werkt met middelen uit het subsidiebesluit heeft intussen statuten aangepast zo leert een recente BBL-enquête. • Zij die nog niet 100 % rond zijn kunnen statuten door BBL laten nalezen.

3. Check-list vzw 2. Extern verenigingsdossier - Wat ? neerlegging in het verenigingsdossier dat u persoonlijk dient te overhandigen aan de Griffie van de Rechtbank van Koophandel (en NIET langer bij Rechtbank Eerste aanleg) tot wiens werkingsgebied uw vereniging behoort. Het precieze kanton kan u opzoeken via www.juridat.be/kantons/kantons.htm

4. Check-list vzw • De statuten van de vereniging; • De akten betreffende de benoemingen of de ambtsbeëindigingen; • Een kopie van het register van de leden, en bij wijzigingen in de samenstelling van de vereniging, een bijgewerkte ledenlijst Enkel de werkende leden neerleggen • De beslissingen betreffende de nietigheid, de ontbinding en de vereffening van de vereniging; • De jaarrekeningen van de vereniging • De wijzigingen aan al de voormelde akten, stukken en beslissingen; • De gecoördineerde tekst van de statuten na de wijziging ervan.

5. Check-list vzw Hoe ? Het KB van 26 juni 2003  legt hierbij volgende vormvereisten op: • wit of ivoorkleurig papier van goede kwaliteit; • A4-formaat; • een neergelegd stuk mag slechts één taal gebruiken; • maar aan één zijde beschreven zijn, tenzij voor expedities van authentieke akten • naam & handtekening van de ondertekenaars; • getypt, gedrukt of gefotokopieerd in zwarte letters met voldoende contrast; • ondertekende door de bevoegde personen uit de organisatie • bovenaan elke pagina een strook van minstens 20 millimeter openlaten; • bovenaan wordt dan vermeld: naam vereniging, rechtsvorm, nauwkeurige aanwijzig zetel (postcode, gemeente, straat, (bus)nummer), het ondernemingsnummer, onderwerp van bekendmaking;

6. Check-list vzw Sanctie ? Indien het verenigingsdossier onvolledig is voorziet de rechter een opschorting van een vordering in rechte. De vereniging krijgt dan nog een bepaalde termijn om zich te regulariseren. Laat de vereniging dit na zal de rechter de vordering in rechte ontontvankelijk verklaren.

7. Check-list vzw 3. Intern verenigingsdossier- Wat ? -Alle notulen en beslissingen algemene vergadering -alle notulen en beslisingen van de Raad van Bestuur -alle notulen en beslissingen van de personen, al dan niet met een bestuursfunctie, die bij de vereniging een mandaat bekleden -Alle boekhoudkundige stukken van de vereniging (Tenzij men commissaris aanstelt van het Instituut der Bedrijfsrevisoren)

8. Checklist vzw Hoe inzage ? -Principe moet in de statuten ingeschreven zijn – best verwijzen naar inzagerecht ‘volgens de in het bij KB vastgelegde modaliteiten’. -Praktijk – welke zijn die modaliteiten (KB 16/6/2003): Alle leden kunnen de stukken op de zetel van de vereniging raadplegen. Daartoe richten zij een schriftelijk verzoek aan de Raad van Bestuur met wie zij een datum en uur overeenkomen (de stukken zelf mogen niet worden verplaatst)

9. Check-list vzw Sanctie ? Indien het inzagerecht niet voldoende voorzien is, kunnen leden (en zelfs niet-leden als ze ‘belang’ kunnen aantonen) en het openbaar ministerie een ontbinding van de vereniging vorderen…

10. Check-list vzw 4. Boekhouding- Wat ? • De wetgeving maakt een onderscheid tussen kleine, grote en zeer grote verenigingen. Deze verenigingen moeten elk specifieke boekhoudkundige regels volgen. De meeste streekgebonden verenigingen en zelfs regionale met vzw-structuur zijn kleine verenigingen

11. Check-list vzw De kleine vereniging is deze die op de afsluitdatum van het boekjaar aan geen of hoogstens één van de volgende criteria beantwoordt:  • Een jaargemiddelde van vijf werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten. Vrijwilligers, uitzendkrachten en het ter beschikking van de vereniging gesteld personeel komen niet in aanmerking voor deze berekening. • Een totaal van ontvangsten, aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, van 250.000,- EUR exclusief BTW. • Een balanstotaal van 1.000.000,- EUR.

12. Check-list vzw • Hoe ? Grote verenigingen: zij volgens de vzw-wet onderworpen aan de boekhoudwet van 17 juli 1975 (rekeningstelsel enz…) Er is hiervoor een uitgebreid KB van 19/12/2003 dat in detail omschrijft hoe de vzw’s in hun specifieke situatie en aard van werkzaamheden die boekhoudwet moeten toepassen.

13. Check-list vzw Kleine verenigingen -> enkele boekhouding volstaat - daar gelden volgende principes: -De boekhouding moet aangepast zijn aan aard en omvang activiteit -verrichtingen worden zonder vertraging ingeschreven: getrouw een volledig en naar tijdsorde in een opgesplitst dagboek volgens een voorgeschreven minimum model -Het dagboek is genummerd en geïdentificeerd door de naam van de vzw -Het dagboek wordt jaarlijks ondertekend door de personen die de vzw vertegenwoordigen -De vzw maakt jaarlijks een inventaris op van bezittingen, vorderingen schulden en verplichtingen – de raad van bestuur bepaald de waarderingsregels -Het dagboek en alle originele stukken moeten minsten 10 jaar bewaard worden.

14. Check-list vzw • 5. Statutaire AV: • De nieuwe vzw-wet zegt hierover (art 17): Ten laatste 6 maanden na het afsluiten van boekjaar moet de Raad van Bestuur de jaarrekening alsook de begroting van het volgend boekjaar aan de av voorleggen !!